Что такое тайм менеджмент: Тайм-менеджмент: что это такое, основные принципы и техники эффективного управления временем

Содержание

менеджмент — секреты и способы управления временем

Допустим, у вас не один интернет-магазин, а два. Или три. Или пять. Или есть работающая офлайн-точка и вы задумываетесь перенести часть продаж в интернет. Как не запутаться в ассортименте и одинаково эффективно работать с каждым проектом? Читайте в нашей следующей статье.

Кому будет полезна эта статья?

Всем тем, кому приходится решать несколько задач одновременно.

Итак, если вы:

  • предприниматель, который открыл несколько интернет-магазинов;
  • владелец офлайн-бизнеса, который хочет открыть интернет-магазин в дополнение;
  • владелец нескольких офлайн-бизнесов — в одной сфере и в разных;
  • контент-менеджер или маркетолог, который ведет несколько интернет-проектов одновременно.

Что такое тайм-менеджмент?

Очевидно, что “управление временем” — любой ребенок знает. Предполагается, что освоивший эту науку сам является хозяином своего времени, сам планирует рабочий день, неделю, месяц, сам определяет, какие задачи приоритетны, а какие могут и подождать. И самое главное — он знает, как успевать больше за ту же единицу времени. То есть работать меньше, а успевать больше — мечта же просто!

Еще русский физиолог Николай Введенский отметил: “Мы устаем и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, не организованно работаем, бестолково работаем”. Наверное, вы не раз замечали: когда день не распланирован, когда не поставлено четких задач — мы болтаемся как некая субстанция в проруби, перескакиваем с одного на другое, отвлекаемся. В результате вечером, подводя итоги, с горечью резюмируем: ничего полезного за день не сделано, какая-то суета и тлен.

Рассмотрим на примерах. У нас есть гипотетический школьник, который приходит домой и делает уроки. Один может растянуть процесс выполнения домашки на 5 часов, постоянно отвлекаясь на игрушки, другой соберется и выполнит все за час — а дальше долгожданная свобода. Кто из них лучший управленец своим временем?

Пойдем дальше. Мальчишки выросли, стали бизнесменами. У обоих несколько бизнесов, десятки сотрудников, постоянные задачи, которые надо решать в режиме рабочего времени. Один по привычке прокрастинирует, мешает рабочее с личным или пытается решить все сразу — в итоге ничего не успевает и зашивается от текущих задач. А в долгосрочной перспективе его ждет профессиональное выгорание, ибо нельзя все время работать на пределе возможностей. Второй поставил все на поток и теперь может работать по нескольку часов в день — и качество бизнеса от этого не пострадает.

Для чего нужно знать основы тайм-менеджмента?

  • чтобы жить полноценной жизнью, находить время не только для работы, но и для отдыха;
  • чтобы эффективно распределять время на личное и рабочее, полезное и для отдыха, решение важных задач и не очень;
  • чтобы научиться отделять зерна от плевел — важные задачи от несущественных;
  • чтобы осмысливать свои цели и вообще жизненные поступки. Учет времени — хорошая практика и в повседневной жизни. Научившись планировать время, вы по привычке будете переносить эти умения и на жизнь в целом. А значит, она будет более осмысленной и наполненной;
  • чтобы мотивировать самого себя более эффективно работать и жить.

Основные принципы тайм-менеджмента

1. Составляйте списки дел. Все, что запланировали, обязательно фиксируйте — как вам удобнее. Хоть на бумаге, хоть в мобильном приложении, хоть в ежедневнике. Еще оптимальнее — указывайте время, в течение которого задача будет выполнена. Например, 9.00 — планерка с сотрудниками. 10.00 — встреча с поставщиком. 11.00 — совещание с маркетологом, разработка рекламной кампании. И так далее. Это даст вам четкий план и инструкцию, как и когда все успеть. И потом, когда вы записываете, мозг лучше запоминает информацию. Так вы точно ничего не забудете!

2. Разделяйте большие задачи на малые. Так проще даже в психологическом плане — крупные задачи висят над нами, как Дамоклов меч, к ним страшно приступить и так тянет отложить на потом! Когда большая задача разделена на несколько малых, уже не так страшно. Планомерно выполняйте каждую — и увидите, как быстро вы достигнете результата.

3. Расставляйте приоритеты. Каждый день определяйте самое важное дело и бросайте на него все ресурсы и возможности. Выполняйте его первым или возвращайтесь к нему в течение дня — главное, чтобы задача была выполнена. Между делом выполняйте задачи менее важные — о них тоже не следует забывать.

Как правило, самые важные дела — обычно и самые сложные. Или неприятные. Например, надо договариваться об отсрочке платы за аренду или заводить тяжелый разговор с проштрафившимся сотрудником. Вот тут-то поднимает голову прокрастинация — мы оттягиваем момент, убивая время мелкими делами или вовсе тратя его на ерунду.

Возьмите за правило выполнять главное дело первым — увидите, как быстро упадет камень с вашей души. Дальше все пойдет просто как по маслу!

4. Не отвлекайтесь. Заведите себе определенные часы для продуктивной работы, во время которых вас запрещено отвлекать. Приучите сотрудников: что бы ни случилось, решайте проблемы сами, а начальник должен работать. Сами не отвлекайтесь на звонки, письма, общение в мессенджерах — именно они съедают несколько часов вашего личного времени. Лучше выделить по полчаса утром, в обед и вечером, чтобы проверить все сообщения и пообщаться, и не выходить за рамки этого лимита.

5. Четко формулируйте цели. Не “повысить объем продаж”, а “увеличить средний чек на 20%”. Не “увеличить конверсию сайта”, а “добиться повышения трафика засчет контекстной рекламы”. В этом вам помогут основные показатели эффективности бизнеса — мы писали о них в этой статье.

6. Ставьте цели правильно. Это нужно для того, чтобы не было мучительно больно за бездарно потраченное время. Любая цель должна быть конкретной, актуальной, достижимой за реальный период времени (а не когда-то там потом), измеримой. Например, “хочу стать лучшим в своей нише” — неправильная, слишком размытая цель. “Хочу за 2020 год обогнать главного конкурента” — уже лучше. “Хочу за 2020 год обогнать конкурента, использовав современные тренды маркетинга” — еще лучше. “В 2020 году увеличу объем продаж на 30%, обгоню конкурента, используя рекламу у блогеров и задействуя дополнительные рекламные каналы” — вот это правильная цель!

7. Ставьте высокую планку. Намечайте чуть больше задач, чем сможете выполнить. Ставьте чуть более ранние сроки, чем планировали — например, запустить продажи новой коллекции через месяц, а не через полтора. Теперь хочешь не хочешь — а придется выполнять! Если не получится — всегда сможете отыграть назад, но с большей вероятностью вы азартно будете стараться успеть все в срок.

8. Или наоборот — оставляйте запасное время. Да, планы и четкие графики нужны, но в любом бизнесе могут случиться форс-мажоры. То поставщик подведет, то сотрудник накосячит — всякое бывает. Не планируйте выполнить задачи, особенно крупные, за минимальный срок — дайте себе фору. За это оставленное про запас время вы сможете исправить ситуацию, если что-то пойдет не так.

9. Делайте текучку, не забывайте о главном. Даже если в данный момент вы работаете над повседневными задачами — выбираете новый ассортимент, принимаете на работу нового сотрудника — всегда помните, во имя чего вы это делаете. Вспомните о миссии компании — отвечает ли конкретная текущая задача главной цели? Если да — прекрасно, вы на верном пути. Если нет — цель надо скорректировать.

10. Делегируйте полномочия. Даже если вам кажется, что вы лучше всех все знаете, не бросайтесь выполнять обязанности других сотрудников. Ваша задача как руководителя — не отвечать на звонки, не фотографировать новые товары для карточек и не развозить заказы вместо курьера. Всю текучку можно смело отдавать подчиненным — а самому заниматься планированием, разработкой долгосрочных стратегий, масштабированием бизнеса и другими приятными вещами. Для того вы и нанимали сотрудников и заместителей, чтобы загружать их рабочими обязанностями и разгружать себя любимого для решения глобальных задач. Подробнее о делегировании полномочий читайте в этой статье.

11. Учитесь говорить “нет”. Герой Джима керри в фильме “всегда говори “да!” страдал избытком свободного времени — поэтому с радостью заполнил свою жизнь интересными событиями. Но у вас-то этого времени нет — так не отнимайте его у себя еще больше! Дела, к которым не лежит душа, нецелесообразные, нерентабельные вещи — настоящие убийцы времени руководителя и прибыли любого бизнеса. А всего-то надо научиться говорить “нет” и отказываться от невыгодных предложений!

12. Позволяйте себе отдыхать. Выжатый как лимон начальник — гроза для подчиненных и замедленная бомба для самого себя. Думать о работе ночью и днем, срываться в офис в законный выходной, пренебрегать личной жизнью — все это звучит героически, но к добру не приведет. Все успеть сделать все равно невозможно — хотя бы несколько раз в неделю позволяйте себе расслабиться и отдохнуть, заняться любимым делом. Так вы перезагрузите мозги, восстановитесь и будете работать в разы эффективнее. Разве это не то, чего вы хотите?

13. Живите по своим биоритмам. Все детство и юность из нас искусственно делали жаворонков — вспомните подъемы в школу и институт к восьми утра! Теперь вы — владелец собственного бизнеса и можете разрешить себе жить в гармонии со своим телом. Какой смысл, если вы сова, поднимать себя в 7.00 и ходить до обеда как вареная муха — в таком состоянии вы все равно будете непродуктивны. Гораздо полезнее как следует выспаться и начать работу в 12 дня — а потом жить по собственному графику. Если вам комфортно работать в час ночи — работайте в час ночи.

Это были основные правила тайм-менеджмента. Теперь усложним задачу — поговорим о том, как управлять несколькими проектами одновременно.

Варианты ведения тайм-менеджмента

Вариант первый. Офлайн- и онлайн-бизнес

Итак, у вас есть магазин или торговая точка. Бизнес идет неплохо, продажи растут, и вы все чаще задумываетесь о том, чтобы охватить еще один сегмент целевой аудитории: тех, кто предпочитает делать покупки в интернете. Таких становится все больше — отказываясь от онлайн-магазина, вы теряете часть клиентов. И не худшую их часть: молодых, современных, платежеспособных.

Что вам нужно сделать?

1. Главная ваша задача — сохранить плюсы офлайн-магазина (привычность, территориальная доступность, возможность потрогать и померить товар) и привлечь покупателей преимуществами онлайн-торговли

. В обычном магазине оставляйте все по-прежнему, а вот с правилами открытия и продвижения интернет-магазина придется разобраться:

  • цены в интернет-магазине должны быть ниже, чем в офлайн-точке: это самое главное его преимущество;
  • вы можете доставлять товары не только в пределах вашего города, но и по всей стране;
  • вы можете разработать собственную бонусную или партнерскую программу;
  • вы можете сотрудничать с другими сайтами и ресурсами в сети. Их больше, чем кажется!

2. Автоматизируйте бизнес-процессы. Вы же не будете вручную переводить весь каталог товаров в онлайн! Проще и надежнее воспользоваться готовыми системами, например ЕКАМ.

3. Расширять каналы продвижения. Если раньше вы ограничивались стандартной рекламой: публиковали статьи в СМИ, раздавали листовки, развешивали по улицам города рекламные щиты и баннеры, с e-commerce все иначе. Вам придется одновременно рекламировать свой магазин среди вашей новой ЦА:

  • в соцсетях — именно там обитает большинство молодежи;
  • с помощью SEO-продвижения;
  • с помощью контекстной и таргетированной рекламы;
  • с помощью видео, инфографики и других современных методов продвижения.

4. Создать удобный современный сайт, в котором удобно будет не только продавать, но и покупать. Советуем обратиться в рекламное агентство или воспользоваться готовыми шаблонами InSales специально для интернет-магазинов.

5. Рекламировать офлайн-точку на сайте, а в самом магазине разместить информацию об открытии онлайн-ресурса. Люди должны знать, что вы расширяетесь и покоряете интернет.

Совет: найдите хорошего специалиста, который возьмет на себя создание и продвижение сайта и наполнение его товарами. Наблюдайте за его работой: возможно, потом вы и сами втянетесь, а пока занимайтесь лучше тем, что у вас получается на отлично: развитием офлайн-точки.

Вариант второй. Несколько интернет-проектов

Если это ваш случай — сто процентов, в интернете вы плаваете как рыба в воде и сами все знаете об открытии и продвижении интернет-магазинов. Один у вас точно есть — возможно, ассортимент слишком расширился, и вы решили разбить его на два или несколько ресурсов? Ну например, начали продавать товары для дома, и со временем в каталоге появились сотни моделей садовых товаров или инструментов — пора открывать отдельный магазин!

Можно, конечно, оставить все как есть, но в этом случае магазин превратится в скопище самых разных категорий. Покупателям будет сложно разобраться в многообразии товаров — вы будете терять клиентов и прибыль. Парадокс, но он работает!

Плюсы создания нескольких интернет-магазинов:

  1. Вы сможете детально прорабатывать каждую тематику, каждую категорию. Теперь у вас есть возможность вносить в ассортимент не только стандартные товары, но и редкие, необычные модели на любителя — поверьте, и на них обязательно будет спрос. Словом, вы сможете дать покупателю самый полный выбор в вашей нише.
  2. У людей будет больше доверия к каждому магазину. Такова психология: если вы будете подчеркивать, что являетесь специалистами в каждой выбранной области, наймете несколько подкованных продавцов-консультантов, клиенты будут думать, что в этом магазине действительно работают профессионалы своего дела, которые дадут грамотный совет.
  3. Вы сможете делать отдельный лендинг и свое УТП на каждый интернет-магазин. С каждого лендинга придет свой трафик — а значит, вы будете обеспечены клиентами, которые попадут в воронку продаж.

Минусы нескольких проектов:

Это затратно. Даже если вы воспользуетесь бесплатными шаблонами InSales, придется вложиться в наполнение сайта, продвижение в интернете, оптимизацию для поисковых систем, контекстную рекламу.

Что вам нужно сделать?
  1. Чтобы не запутаться, сделайте магазины максимально похожими по структуре, движку, разделам. Поставьте одинаковые виджеты обратной связи, похожие фильтры: по цене, категориям, другим параметрам. Сделайте это хотя бы в начале, в период обкатки. Потом можно провести А/В тестирование и понять, какие инструменты работают лучше.
  2. Выберите одинаковую CMS, или платформу интернет-магазина. Это нужно вам опять же для удобства, а также с прицелом на будущее: в случае проблем вам достаточно будет связаться с одним специалистом техподдержки. Мы, конечно, будем советовать в первую очередь платформу InSales: почитайте кейсы магазинов, которые успешно работают на этом движке. Но есть и другие варианты — главное, чтобы сайт был удобным, полезным и имел весь необходимый современный функционал.
  3. Используйте одну онлайн-кассу для всех продаж. Это вполне возможно и законно, особенно если у вас один офис, из которого идет управление несколькими интернет-магазинами. Достаточно выбрать модель, которая может работать одновременно с несколькими сайтами. На чеке обязательно нужно указывать сайт магазина, в котором сделана покупка, — это регулируется настройками кассы.

Вариант третий. Несколько офлайн-проектов

Здесь надо различать — в одной сфере находятся ваши бизнесы или все же в разных. Если в одной или смежных — понятно, так проще. Все бизнес-процессы обкатаны, конкуренты изучены, поставщики найдены, схема работы с ними упорядочена — даже покупатели могут быть одними и теми же!

Когда бизнесы в разных сферах — тут намного сложнее. Поэтому мы бы все же советовали найти точки соприкосновения. Ну не монтируется магазин спортивных товаров и уютная девочковая кофейня! Слишком все разное: целевая аудитория, ассортимент, поставщики — как тут не запутаться! Нужно быть Железным Арни или биороботом, чтобы держать все в голове.

Что вам нужно сделать?
  1. Перекрестную целевую аудиторию. Клиенты одной торговой точки вполне могут стать постоянными покупателями другой. Для этого облегчите жизнь клиентам: пусть один магазин рекламирует другой. Разложите на кассе промо-материалы, накажите продавцам расхваливать другие бизнесы, предлагайте скидки, устраивайте акции и распродажи.
  2. Привлекать партнеров из смежного бизнеса. Или переманивать у конкурентов, или самостоятельно искать человека в теме, который поможет вам на первых порах. Так вы разграничите зоны ответственности: сами будете делать упор на один бизнес, партнер — на другой. Иначе вряд ли получится: объять необъятное еще никому не удавалось.
  3. Постоянно развиваться: учиться новому, читать книги, посещать курсы по управлению. Два и несколько бизнесов — огромная ответственность, которую тянут не все.  

Основные правила тайм-менеджмента для нескольких проектов

Какой бы вариант вы ни выбрали, придется научиться распределять время между несколькими важными задачами. Приведем основные правила тайм-менеджмента, которые нужно знать каждому управленцу:

1. Составляйте графики. Допустим, у вас есть офлайн-точка и два интернет-магазина или три онлайн-точки. Возьмите ежедневник, откройте “Гугл-таблицу” и начинайте составлять расписание. В понедельник вы занимаетесь вплотную одним объектом, во вторник — другим, и так далее. Это ваши главные задачи, но есть и второстепенные: в понедельник нужно съездить на встречу к поставщикам, посмотреть макеты новой вывески, провести собеседование с продавцом. Вспомните все задачи на вторник и среду и тоже занесите их в график. Когда задачи будут выполнены — смело вычеркивайте их из списка. Это очень мотивирует.

2. Формируйте единую базу клиентов по всем проектам. Допустим, клиент оформил заказ в одном интернет-магазине — расскажите ему о другом, предложите скидку или бонус. Приручайте его, привлекайте выгодными условиями и отличным сервисом. Сделайте так, чтобы он сам никуда не ушел, а заодно и рассказал друзьям о ваших проектах.

3. Делайте перекрестную рекламу. На каждом интернет-ресурсе рассказывайте о других своих проектах. Создайте единую группу в соцсетях, где публикуйте информацию о каждом вашем проекте. Постоянно подчеркивайте, что в ваших силах вести несколько направлений сразу, что вы молоды и полны сил, а ваши сотрудники горят желанием работать не покладая рук!

4. Автоматизируйте. Везде, где можно, привлекайте искусственный интеллект — так у вас и ваших сотрудников будет больше времени. Искусственный интеллект — это не что-то из мира отдаленного будущего, алгоритмы на основе нейросетей давно работают в интернете. Это алгоритмы поисковых систем — “Палех”, соцсетей — “Прометей” и “Немезида”, голосовой помощник Алиса, чат-боты, которые общаются вместо менеджера с клиентами в “Вайбере” или “Телеграме”. Каждый из этих алгоритмов постоянно обучается и совершенствуется. Каждый направлен на облегчение жизни рядовых сотрудников и простых пользователей.

5. Играйте командой. Идеально, если к работе над несколькими проектами будут привлечены уже знакомые люди, ранее состоявшие в вашей команде. Во-первых, вы их уже знаете и можете на них положиться. Во-вторых, они уже проявили свои сильные и слабые стороны. Если вам пришлось набрать в команду новых членов — придется поработать над сплочением команды для более эффективной работы.

И напоследок пять ложек дегтя

Не стоит думать, что знание тайм-менеджмента сделает из вас сверхчеловека. Совсем нет — давайте развенчаем основные мифы, чтобы жизнь медом не казалась. Лучше правда, чем сладкая ложь!

  1. Управлять временем нельзя. Оно бессердечно: идет и идет вперед, и ничего вы с этим не сделаете. Вы можете управлять лишь собой, убивая попытки прокрастинации, планируя день и составляя четкие планы.
  2. Работать больше вы не будете, расслабьтесь. Скорее меньше — за те же единицы времени. В этом, на наш взгляд, и заключается главная фишка тайм-менеджмента. Вы повысите личную эффективность и продуктивность.
  3. Тайм-менеджмент — панацея от всех бед. Ну уж нет. Если вы будете ставить изначально неправильные цели, принимать спонтанные бестолковые решения — никакое управление временем не спасет.
  4. Тайм-менеджмент подходит всем. Так-то оно так, но каждый человек индивидуален, нужно выбирать стратегию под себя. Выше мы написали 13 общих принципов тайм-менеджмента и 5 правил для тех, кто ведет несколько проектов одновременно. Есть из чего выбрать!
  5. Все сразу пойдет как по маслу. Стоит начать воплощать в жизнь правила тайм-менеджмента — и словно волшебную таблетку выпил. Совсем наоборот: сначала будет тяжко, ведь по сути, вы будете ломать привычный уклад жизни, вырабатывать новые навыки. Главное — не сломаться в первую же неделю. Дальше будет легче, проверено!

Многозадачность — задачка не из легких, простите за каламбур. Многим людям тяжело работать в таком режиме — в этом случае лучше сконцентрироваться на одном проекте, а остальные перепоручить надежному человеку. В противном случае вы рискуете не довести до конца ни один проект. Это не страшно: каждый живет в своем темпе. Главное — вовремя понять это и найти надежного партнера и заместителя. Удачи в управлении!

О тайм-менеджменте простыми словами: цель, принципы и техники

Здравствуйте! В статье мы расскажем, что называют тайм-менеджментом, чем он полезен, с помощью каких техник можно управлять своим временем и где найти курсы по time management. А также разберемся, кому важно планировать свой день и каким принципам нужно следовать.

Говоря простыми словами, тайм-менеджмент (англ. «управление временем») — это совокупность принципов, техник и инструментов, которые помогают грамотно распределять время, вести учет рабочих задач и повседневных дел, а также эффективно с ними справляться.

Если кратко, цель тайм-менеджмента — сделать вашу жизнь проще и внести в нее здоровую и красивую упорядоченность. Вся эта система принципов необходима для того, чтобы разгрузить голову от беспокойства о делах и освободить время для действительно важных вещей.

Тайм-менеджмент дает возможность:

  • остановиться и провести ревизию всего, что происходит в вашей жизни;
  • навести порядок в делах, отделить важное от неважного и любимое от нелюбимого;
  • научиться управлять своими ресурсами;
  • делать дела без суеты, стресса и все успевать;
  • выделять время только для себя.
Подборка курсов Все онлайн-курсы по тайм-менеджменту в 2022 году

Посмотреть подборку

Кажется, что тайм-менеджмент — это что-то для руководителей высшего звена, менеджеров и бизнесменов. На самом деле нет.

Даже если вы не бизнесмен и не управленец, вы все равно ходите на работу, выполняете задачи с той или иной эффективностью, возвращаетесь домой уставшим и не успеваете отдохнуть за выходные из-за домашних дел.

Тайм-менеджмент жизненно важен для студента, который не может заставить себя создать документ с названием «Курсовая». Тайм-менеджмент полезен для всех, кто работает из дома, фрилансит, творит и хотя бы раз в день думает, что ничего не успевает.

Различают два направления — личный и корпоративный тайм-менеджмент.

Личный time management

Личный тайм-менеджмент — это методы, которые вы используете сами для себя, чтобы достигать личные цели.

Например, вы заметили, что каждый день переносите несколько задач на завтра, потому что не успеваете все сделать. И, не дожидаясь вопросов и предложений от руководителя, решили сами понять и исправить проблему. Или вы хотите получать больше от выходных: побыть наедине с собой, уделить внимание близким, переделать домашние дела, позаниматься своим увлечением. Для всего этого есть личный тайм-менеджмент.

Понадобится настойчивость и дисциплина, чтобы внедрить эти методы. Однако результат будет замечательным. Проще всего это делать с грамотной поддержкой со стороны.

Корпоративный time management

Корпоративный тайм-менеджмент — это система организации рабочих процессов, которую внедряет руководство для всей компании.

В первую очередь, это делают для комфорта самих сотрудников. Ведь чем счастливее человек на работе, тем лучше его результаты.

Управление временем состоит из ряда принципов. Планирование — это фундаментальный принцип, на котором зиждется вся система тайм-менеджмента.

Наш мозг так устроен, что может спокойно воспринимать 7-9 объектов внимания одновременно. Все, что сверх, воспринимается как опасность. Мозг поднимает тревогу, организм выделяет адреналин и кортизол. Возникает древняя реакция «бей/беги/притворись мертвым». В современности «бей» превращается в трудоголизм, «беги» — в прокрастинацию, а «притворись мертвым» (ступор) — в выгорание и депрессию.

Всего этого можно избежать, если вы точно знаете, что зафиксировали свои дела на внешнем носителе, и сейчас не будете отвлекаться ни на какую другую задачу, в ущерб текущей. И когда вы завершаете задачу, то точно знаете, какой шаг будет следующим. Не придется метаться и принимать решение, что делать дальше. А принятие решений — это один из самых стрессовых и трудоемких для психики процессов.

Рассмотрим другие принципы управления временем:

  • Ставьте цели. Цель — это ваше желание и путеводный маяк. Нет цели — нет действия. Важно сформулировать цель ясно и конкретно, чтобы не сбиваться с пути и сохранять мотивацию.
  • Расставляйте приоритеты. Определите, какие дела действительно важны и срочны, какие — чуть ниже по рангу, какие можно делегировать, а какие — вовсе вычеркнуть из вашей жизни.
  • Выделяйте время на отдых. Помните, что для высокой продуктивности нужны силы и здоровье. Если пренебрегать регулярным качественным отдыхом, вы неизбежно выгорите или заболеете. А это неинтересно ни вам, ни вашей семье, ни начальнику.
  • Записывайте все дела, идеи, желания. Во-первых, не записали = не сделали. Во-вторых, когда голова забита огромным списком дел — это просто тяжело. Представьте себе жизнь с заполненным до отказа туристическим рюкзаком за спиной — мягко говоря, это неудобно.
  • Опирайтесь на самодисциплину. Управление временем — это не волшебная таблетка, которая действует за секунду. Регулярная практика, работа с привычками, отказ от сиюминутных удовольствий в пользу долгосрочных результатов — придется приложить усилия. Но трудно только в начале, и результат стоит того.
  • Выстройте свою систему тайм-менеджмента. Ваша жизнь уникальна и складывается из множества факторов: работа, привычки, потребности, склад характера, импульсивность и т.д. Подберите методы, которые применимы именно к вашим запросам, пробуйте и модифицируйте.
  • Будьте гибкими. Если обстоятельства изменились, планы тоже придется корректировать.
  • Анализируйте. Регулярно проводите рефлексию: что изменилось, стало лучше или хуже, как вы чувствуете себя, что нужно скорректировать?
  • Не загоняйте себя в рамки. Тайм-менеджмент — это средство, а не цель. Цель, как мы уже говорили, — сделать жизнь свободной, полной и счастливой.

Техники тайм-менеджмента — это конкретные алгоритмы, следуя которым вы наводите в жизни и работе порядок. Все технологии можно разделить по целям, которым они отвечают:

  • анализ ситуации;
  • планирование, постановка целей и расстановка приоритетов;
  • борьба с прокрастинацией.

Расскажем про самые действенные методы.

Getting Things Done или GTD

Суть технологии GTD в том, чтобы выгрузить из головы абсолютно все дела на 1-2 внешних носителя. Все дела, желания и идеи вы вносите в файл «входящие», а затем распределяете по категориям:

  • я могу сделать это прямо сейчас;
  • я могу это делегировать;
  • я хочу сделать это когда-нибудь;
  • я хочу это сделать в определенный срок.

При этом, если дело предполагает несколько шагов — это не просто задача, а проект, в котором все шаги нужно зафиксировать по порядку.

И дальше вы потихоньку справляетесь с делами, пополняете папку «входящие», когда необходимо, и раз в неделю проверяете и распределяете новые дела. Метод хорош, т.к. снижает стресс до здорового мотивирующего уровня и освобождает голову для стратегического мышления.

Time-blocking

Это техника планирования. Суть в том, чтобы выделить самые важные повторяющиеся активности и внести их в свое расписание, указывая четкие интервалы. Нерегулярные дела вы вносите по необходимости, также указав четкий интервал времени. Все это удобно делать, например, в Гугл-календаре.

Прелесть метода в том, чтобы в первую очередь позаботиться о личном времени. Тайм-блокинг защищает ваше время от чужих посягательств. Зафиксируйте для себя полчаса на ежедневную прогулку и 2 часа в неделю на любимое вдохновляющее занятие и попробуйте пожить так несколько недель.

Автофокус

Техника хороша для того, чтобы расправиться с делами. Вы выписываете все, что нужно сделать, и спокойно перечитываете список. Когда ваш взгляд за что-то зацепится, спросите себя, хотите ли вы это сделать прямо сейчас. Если да — приступайте, нет — ищите дальше. Сделав задачу, вычеркните ее и повторите весь алгоритм.

Правило Парето

20% усилий приносят 80% результата. Проведите ревизию всех задач и активностей. Тем занятиям, что быстрее приведут к вашим целям, отдавайте первый приоритет внимания.

Pomodoro

Отличный метод работы для тех, кто страдает от прокрастинации. Заведите таймер на 25 минут и занимайтесь делом, ни на что не отвлекаясь. Затем 5 минут отдыха. Все это один цикл, и таких циклов должно быть 4. После этого обязательно сделайте перерыв на 20-30 минут.

Техника снимает тревогу перед неприятными делами, потому что вы знаете: это всего лишь 4 раза по 25 минут, это выносимо и конечно.

Правило 10 минут

Тоже действенное лекарство от прокрастинации. Скажите себе: «Я буду делать это всего лишь 10 минут. Если не захочу продолжать, то остановлюсь». Обязательно проговорите эту мысль или даже запишите. Затем поставьте таймер на 10 минут.

Ваш мозг расслабляется, зная, что это маленький период и он скоро закончится. При этом в расслабленном состоянии легко войти в поток, так что вы, скорее всего, продолжите заниматься. И даже если вы не в ресурсе, вы продвинулись и можете поблагодарить себя за работу.

Хронометраж

Это диагностическая методика для тех, кто мало успевает и буквально не понимает, куда уходит время.

Подготовьте таблицу «занятие/время» и каждые 1-2 часа записывайте, что и сколько вы делали. Записывайте каждую чашку чая и «минутку» в Инстаграме. Делайте так 5-7 дней, пока не сложится отчетливая картина ваших активностей. Затем проанализируйте таблицу и перераспределите внимание и приоритеты в делах.

Важно: если вы чувствуете, что проблема глубже, чем просто невнимательность во времени, сделайте расширенную таблицу.

ЗанятиеВремяЯ действительно хотел это делать?Что я чувствовал в этот момент?

Так вы лучше узнаете себя: что вызывает радость и прилив сил, а что только тревогу или временное облегчение; каковы ваши настоящие желания, а что вы только думаете, что хотите делать.

Что насчет лягушек

Лягушка в тайм-менеджменте — это самое противное и самое важное дело, которое обязательно должно быть сделано. Суть в том, что самые важные дела, как правило, еще и самые неприятные (почему — это отдельный вопрос). Такие дела хочется снова и снова откладывать на попозже, пока задача не перейдет в разряд суперсрочных. Часто это единственное, что заставляет в конце-концов «съесть лягушку».

Брайан Трейси, создатель этого приема, предлагает неприятные дела завершать в первую очередь. Одно волевое усилие и дело сделано. Вы получаете колоссальное удовлетворение и облегчение от выполненной задачи. После этого справиться с оставшимися задачами будет в разы легче.

Как связаны слоны и тайм-менеджмент

Слонами в тайм-менеджменте называют сложные долгосрочные проекты. Как съесть целого слона? С какой стороны подойти? Суть в том, чтобы разделать его и съедать по кусочкам. Дробление проектов на маленькие последовательные шаги — это одна из лучших техник тайм-менеджмента.

Писательница Энн Ламотт дала этому методу более поэтичное название — «птица за птицей». «Птица за птицей» — это книга о писательском ремесле, которая учит, что даже такая огромная задача, как написание книги — это лишь кусочек бумаги 12х12, который вы каждый день заполняете словами. Попробуйте применить это к любому сложному и объемному делу.

Поглотители времени (или хронофаги) — это все, что забирает время впустую, начиная от форс-мажоров и заканчивая прокрастинацией.

Все хронофаги в тайм-менеджменте можно разделить на несколько категорий:

  • Занятия — что угодно, что не несет пользы и только отнимает время. Сами по себе эти занятия не плохи и некоторые даже полезны, когда вы отдыхаете. А вот во время важных дел это все лучше отложить.

Примеры: компьютерные игры, зависание в соцсетях, сериалы, веб-серфинг.

  • Организационные ошибки — все что связано с неэффективным планированием и организацией труда.

Примеры: неправильно поставленные цели, неверные приоритеты, перфекционизм.

  • Люди, которые претендуют на ваше время, не заботясь о ваших потребностях.

Примеры: слишком разговорчивые коллеги, дальние родственники, которым нужна помощь с ремонтом, но нет времени помочь вам, банковские менеджеры холодных продаж.

  • Форс-мажоры — обстоятельства, на которые мы не можем повлиять.

Примеры: пробки из-за аварии, отключение электричества, сломавшийся компьютер, стихийные бедствия.

  • Психологическое состояние — обстоятельства, которые исходят от нас самих. Это означает, что их можно контролировать, приложив усилия.

Примеры: выгорание, депрессия, прокрастинация, усталость, отвращение к работе.

  1. Тайм-менеджмент не работает.

    Почему существует такое заблуждение? Техник в тайм-менеджменте много, и они все нацелены на решение разных проблем. Одни приемы нужны, чтобы навести порядок в накопившихся делах, другие — чтобы быстро переходить от завершенных задач к новым, третьи — для того, чтобы хоть как-то договориться с собой и начать действовать. Поэтому всегда нужно начинать с анализа вашей индивидуальной проблемы и только затем подбирать подходящий инструмент.

  2. Тайм-менеджмент подходит не всем.

    Тайм-менеджмент есть и для творческих людей, и для бизнесменов, и для прокрастинаторов, и для мам в декрете, и для интровертов, и для холериков. Выбирайте техники, подходящие именно под ваши рабочие процессы и жизненный уклад.

  3. Тайм-менеджмент превращает людей в роботов без минуты свободного времени.

    Как раз наоборот. Цель применения тайм-менеджмента — отделить важные и полезные дела от ненужных, помочь качественно справиться с ними, выделять время на отдых и любимые занятия и при этом спокойно и методично двигаться к достижению целей.

  4. Невозможно победить прокрастинацию.

    Прокрастинация — это не свойство характера, предопределяющее всю жизнь, — это всего лишь психическое явление. В основе прокрастинации лежит эмоция тревоги. Мы прокрастинируем, когда не можем подступиться к неприятной или слишком объемной задаче. И тогда отвлечение на посторонние дела приносит кратковременное облегчение и покой. В такой момент нужно остановиться и понять, что именно мешает начать, а затем подобрать подходящее решение проблемы.

  5. Тайм-менеджмент делает жизнь скучной и предсказуемой.

    Да, тайм-менеджмент вносит в жизнь некоторый порядок. Однако это не значит, что должна быть расписана каждая минута. Порядок здесь — это:
  • вовремя завершенные дела,
  • привычка в единицу времени сосредоточиваться только на одной задаче,
  • проекты, которые не лежат в долгом ящике, а постепенно воплощаются,
  • гарантированно отведенное время на себя и отдых.

Да, придется пожертвовать хаосом в мелочах и наладить бытовую рутину. Зато в по-настоящему важных вещах ваша жизнь станет еще интереснее и полнее.

Что такое тайм-менеджмент и для чего он нужен: обзор самых популярных техник, книг и приложений

Добрый день, уважаемые читатели!
Как у вас дела со временем? Все успеваете или живете в постоянном цейтноте? Сегодня я расскажу вам, что такое тайм-менеджмент и как он работает. Рассмотрим основные принципы, методы и техники, которые вы сможете применить сразу же после прочтения статьи. Будем вместе приводить ваши дела в порядок.

Определение

Термин “тайм-менеджмент” происходит от двух английских слов time и manage, что означает буквально “управление временем”. Изначально этим определением называли организацию рабочего процесса на предприятиях. Затем уже понятие перекочевало в повседневный обиход вместе с основными принципами и подходами. Сегодня без него не обходится ни один тренинг по личной эффективности.

Тайм-менеджмент – это набор специальных методов, техник, приемов, которые помогают увеличить продуктивность с помощью правильной организации времени. Внедрив их в свою жизнь, человек становится более эффективным и начинает больше успевать. Его техники универсальны и подходят как для мужчин, так и для женщин.

В основе тайм-менеджмента лежат знания о психологии человека. Богатый опыт исследований позволил выявить объективные закономерности в психике людей, которые определяют их продуктивность.

Например, ученые выяснили, что максимальное время сосредоточения на одной задаче без перерыва – 90 минут. Затем мозг начинает непроизвольно переключаться. Это знание легло в основу нескольких законов и принципов тайм-менеджмента.

Сегодня кафедры тайм-менеджмента есть в нескольких российских вузах. Появилась даже новая профессия – тайм-менеджер. Это специалист, который помогает людям максимально эффективно организовывать деятельность, учитывая их психологические особенности. Клиентами тайм-менеджеров чаще всего становятся руководители крупных фирм, желающие оптимизировать рабочий процесс и повысить продуктивность труда.

Для чего нужен тайм-менеджмент

Ритм жизни в современном мире с каждым годом ускоряется. Только те, кто способен идти в ногу со временем, не отставая ни на шаг, смогут добиться успеха и реализоваться в жизни.

Сегодня сложно найти человека, который мог бы похвастаться тем, что все успевает. Дом, учеба, работа, спорт, семья – все это требует нашего внимания, сил и времени. “Ах, как жаль, что в сутках всего 24 часа!” – вздыхают люди и продолжают бешеную гонку за счастьем. Мы никак не можем увеличить количество часов, отведенных нам, но мы можем выжать максимум из того, что есть.

Представьте, что за день вам нужно выполнить пять важных дел: написать отчет по работе, сводить ребенка в поликлинику, вымыть все окна в квартире, пройти онлайн-урок английского и позаниматься в тренажерном зале.

При обычных условиях вы бы с трудом уложились в отведенные временные рамки и наверняка освободились бы где-то ближе к полуночи. Владея же техниками тайм-менеджмента, вы потратите на все эти дела в 1,5–2 раза меньше времени.

В тайм-менеджменте нет ничего сложного, от вас не потребуется каких-то сверхъестественных знаний и навыков. Для людей, работающих над собой и занимающихся саморазвитием, эта система – настоящая находка. Немного времени на изучение и внедрение техник, чуточку самодисциплины – и вы хозяин своего времени!

Распространенные мифы о тайм-менеджменте

В нашей стране к тайм-менеджменту, как и ко всему новому, до сих пор относятся с опаской. С одной стороны, людей отталкивает странное заморское название, а с другой – витающие вокруг него мифы и стереотипы. Мы постараемся развеять самые распространенные из них и убедить вас, что у этого явления одни только плюсы.

Миф № 1. Все это чепуха – управлять временем невозможно

Время – объективная величина, поэтому человек действительно не может на него влиять. Но, говоря об управлении временем, имеют в виду нечто совсем другое. Правильнее было бы сказать “управлять собой”.

Тайм-менеджмент не превратит вас в заклинателя времени, он всего лишь научит успевать делать больше, чем вы привыкли. Его техники в большинстве своем просты и доступны каждому. Поэтому не стоит пугаться громких и неправдоподобных формулировок, за ними скрывается весьма безобидное содержание.

Миф № 2. Мне придется больше и усерднее работать

Методы тайм-менеджмента направлены не на увеличение объема работы, а на повышение результативности деятельности. Достигается это путем правильного планирования, расстановки приоритетов и устранения отвлекающих факторов, так называемых “пожирателей времени”.

Вам не придется изматывать себя работой и отказываться от личного времени. Скорее наоборот. Благодаря тайм-менеджменту у вас появятся дополнительные часы, которые вы сможете использовать на свое усмотрение.

Миф № 3. Тайм-менеджмент сделает из меня бездушную машину и лишит мою жизнь спонтанности

Давайте представим двух людей – назовем их Вася и Петя. Вася живет в постоянном хаосе, ничего не успевает и все время куда-то торопится. Из-за этого большую часть дел он делает неосознанно, как бы “на автомате”. Ему некогда отвлекаться на всякие мелочи вроде созерцания заката или задушевной беседы с сыном, зато больше часа в день он, сам того не подозревая, тратит на соцсети и игры в телефоне.

Совсем другое дело Петя. Он привык планировать свои дела и строго придерживаться плана. Ему хватает самодисциплины не отвлекаться во время работы на что-то ненужное и бесполезное. Поэтому он никогда не спешит и проживает каждую секунду своей жизни осознанно. Он всегда находит время на семью, потому что это один из главных приоритетов его жизни.

Чья жизнь больше похожа на жизнь бездушной машины? Думаю, ответ очевиден. В роботов нас превращает не планирование и следование расписанию, а отсутствие осознанности и контакта с жизнью. 

Главные принципы эффективного управления временем

Тайм-менеджмент держится на трех китах: целеполагании, расстановке приоритетов и планировании. Давайте рассмотрим, как каждая составляющая помогает управлять нашим временем.

Целеполагание

Правильно поставленные цели могут сэкономить вам кучу времени уже в самом начале пути. Разберитесь с ними, иначе вы будете постоянно топтаться на месте. У вас должны быть глобальные цели, к которым хотите прийти, и промежуточные задачи по их достижению. 

Например, вы решили начать заниматься английским и за год с уровня Elementary добраться до Intermediate. Эту цель вам нужно будет разбить на более мелкие задачи, с которыми вам будет проще и комфортнее взаимодействовать. А именно: выучить 10 английских времен, набрать 2 500 слов словарного запаса, научиться грамотно изъясняться и понимать чужую речь.

Для постановки таких вот задач в тайм-менеджменте используется принцип SMART.

Исходя из этого принципа, нужно каждую задачу проверять на соответствие пяти критериям:

  1. Конкретность (Specific). В ней не должно быть общих расплывчатых формулировок вроде “много”, “лучше”, “больше”. Все, что может быть выражено в числовом эквиваленте, должно быть выражено в нем. Например, “выучить 500 новых слов” вместо “увеличить словарный запас”.
  2. Измеримость (Measurable). У вас должны быть четкие критерии, по которым вы поймете, что выполнили задачу. На помощь вам опять же придут числа и другие объективные показатели.
  3. Достижимость (Attainable). Задача должна быть реалистичной. Пример нереалистичной задачи – похудеть на 30 кг за неделю.
  4. Адекватность поставленной цели (Relevant). Нужно убедиться в том, что задача действительно приближает достижение глобальной цели. Например, задача “пройти курсы повышения квалификации” соответствует цели “начать зарабатывать на 30 % больше”, а задача “начать заниматься в спортзале” – нет или очень косвенно.
  5. Ограниченность по времени (Time-bound). Вы должны определить четкие временные рамки на выполнение каждой задачи. Иначе они могут навсегда остаться нереализованными.

Расстановка приоритетов

Теперь, когда мы определились с конкретными целями, нужно научиться ранжировать их по значимости. Целей может быть очень много: одни более важные, другие – менее, а третьи – совсем незначительны. Если выполнять их хаотично, на что-то важное может попросту не хватить времени.

Самый простой метод для расстановки приоритетов на каждый день называется способом АБВГД (ABC). Суть его в том, что вы составляете ежедневный список задач в порядке убывания их значимости – от самой главной до самой второстепенной. И выполнять стараетесь в том же порядке. Так вы точно не упустите ничего важного.

Первая задача в списке, как правило, бывает и самой трудоемкой. Каким бы ни был сильным соблазн отложить ее на потом, делать этого нельзя. У вас может попросту не хватить на нее сил после выполнения всех остальных задач.

Если эта задача останется невыполненной, общий итог дня будет неудовлетворительным, даже когда сделано все остальное. Зато если вы выполните ее в первую очередь, вы тут же почувствуете свободу и прилив сил для выполнения более мелких дел.

Это правило сформулировал Брайан Трейси – автор бестселлеров по психологии успеха. Оно носит название “Съесть лягушку на завтрак”. “Лягушка” в этом случае – самое трудоемкое и сложное дело на текущий день.

Способ АБВГД подходит не для всех случаев. Представьте, что у вас дома прорвало трубу и вам нужно срочно заняться устранением этой проблемы. Хоть это дело не такое уж и важное, с точки зрения ваших глобальных целей, но отложить его на потом не получится.

Тут вам на помощь может прийти матрица Эйзенхауэра, названная в честь президента США. С помощью нее задачи ранжируются не только по значимости, но и по срочности. В итоге получается 4 категории текущих задач:

Важные и срочные: дела, которые требуют выполнения в первую очередь. К ним относятся горящие проекты на работе, экзамены, плановое и экстренное лечение.

Неважные и срочные: категория дел, которые никак не приближают к вашей цели, но выполнены должны быть в срок. Наш пример с трубой как раз отсюда. Такие дела лучше всего по возможности делегировать.

Важные и несрочные: дела, направленные на улучшение вашего будущего. Сюда можно отнести обучение чему-то новому, саморазвитие, планирование.

Неважные и несрочные: праздное общение с друзьями, серфинг в интернете, компьютерные игры. Совсем вычеркивать эту категорию из жизни не стоит, просто не вспоминайте о ней, пока не сделаны все дела из первых трех категорий.

Планирование

С целями и приоритетами разобрались. Теперь нам не составит труда научиться эффективно планировать. Для продуктивной жизни вам будут нужны как долгосрочные планы, так и планы на каждый день. Сначала разберемся с долгосрочными.

“Лягушек” мы с вами сегодня уже ели, пришло время и для “слонов”. “Слоном” в тайм-менеджменте называют большую задачу, которую невозможно выполнить с наскока. Из них и формируются долгосрочные планы.

Например, сделать ремонт к Новому году, похудеть к лету, накопить на новую машину.

Что же с ними делать? Очевидно, что “есть слона” нужно не целиком, а разделив на части. Каждый день по маленькому кусочку – и вскоре от него не останется и мокрого места.

Рассмотрим на уже знакомом нам примере. Помните, мы разделили нашу цель “достичь уровня Intermediate в английском за год” на несколько задач, одна из которых “увеличить словарный запас до 2 500 слов”? Давайте разделим ее на маленькие кусочки, чтобы она не казалась нам такой страшной.

Наш текущий уровень – Elementary, а это где-то 1 000 слов словарного запаса. Значит, выучить нам предстоит около 1 500 слов (2 500 минус 1 000). Заниматься мы планируем каждый день. Количество слов делим на количество дней в году – получается примерно по 4 слова в день нам нужно учить, чтобы справиться с задачей. Теперь можно смело вписывать этот пункт в наше повседневное расписание.

С краткосрочными планами дела обстоят намного проще. Помните, мы рассматривали матрицу Эйзенхауэра? Стивен Кови, автор книги “7 навыков высокоэффективных людей” советует составлять ее перед началом каждой недели. По его мнению, 7 дней – идеальный отрезок времени для краткосрочного планирования. Распределяйте все дела по дням недели в следующем порядке:

  1. важные и срочные;
  2. неважные и срочные;
  3. важные и несрочные;
  4. неважные и несрочные (если на них останется время).

Выбирая время для каждого дела, применяйте уже известный нам метод “поедания лягушек”.

Методы и техники

С некоторыми методами тайм-менеджмента мы уже успели ознакомиться. Давайте рассмотрим еще несколько.

Метод 10 минут

Если есть задача, которую вы совсем не хотите выполнять, скажите себе: “Я позанимаюсь ей всего 10 минут, а потом переключусь на что-то более приятное”. Как правило, этого времени хватает, чтобы втянуться и уже не останавливаться.

Принцип Парето

Согласно этому принципу 20 % наших дел приносят нам 80 % результата, а остальные 80 % дел – всего 20 % результата. Наша задача – разобраться, какие именно дела самые продуктивные, и сфокусироваться на них.
 

Закон Паркинсона

Задача заполняет все время, отведенное на нее. Говоря простыми словами, если у вас есть две недели на подготовку к экзаменам, вы закончите подготовку аккурат к концу второй недели. Даже если весь материал можно выучить за один вечер. Из этого закона вытекает важное правило – обязательно устанавливайте дедлайны!

Метод “Канбан”

“Канбан” переводится с японского как “карточка”. Этот метод позволяет визуализировать процесс планирования и выполнения задач.

Возьмите доску для стикеров и разделите ее на три столбца: Нужно сделать, Делаю и Сделано. Затем напишите все свои задачи на стикерах и разместите по столбцам. В процессе выполнения задач перемещайте карточки из одного столбца в другой. Вместо доски с карточками, можно использовать какой-нибудь сервис по организации дел типа Trello.

Лучшие книги по тайм-менеджменту

Если вы хотите заняться тайм-менеджментом всерьез, без чтения специальной литературы не обойтись. Предлагаю вам мини-подборку самых популярных книг по управлению временем:

  1. “Мастер времени” Брайан Трейси. Эта книга – настоящая библия тайм-менеджмента от всемирно известного гуру по личной эффективности. Если вы никогда не читали на эту тему, начинайте с нее. В книге живым и доступным языком изложены основы тайм-менеджмента и даны простые советы по повышению продуктивности деятельности.
  2. “Как привести дела в порядок” Дэвид Аллен. Автор книги – создатель классической концепции тайм-менеджмента GTD (Getting Things Done), принесшей ему невероятную популярность по всему миру. Суть ее заключается в том, чтобы освободить мозг от необходимости запоминать все дела и обязанности, перенеся их на внешние носители. Книга “Как привести дела в порядок” поможет вам внедрить эту концепцию в свою жизнь и научит эффективно действовать в условиях многозадачности.
  3. “Тайм-драйв. Как успевать жить и работать” Глеб Архангельский. Эта книга уже успела стать классикой. За 6 лет она была переиздана более 15 раз, что говорит о ее небывалой популярности у российских читателей. Она подойдет тем, кто уже знаком с азами тайм-менеджмента и хотел бы отточить свои навыки. В книге собрано огромное количество методов и техник управления временем, среди которых каждый сможет найти что-то для себя.

Приложения для тайм-менеджмента

Если 30 лет назад единственным помощником в тайм-менеджменте был ежедневник, то сегодня в нашем распоряжении огромное количество электронных приложений, облегчающих управление временем. Рассмотрим самые удачные из них.

Trello

Сервис, реализующий японский принцип “Канбан” – доску с карточками задач. Подходит как для личного применения, так и для управления проектами в командах. К карточкам можно прикреплять метки, чек-листы, устанавливать дедлайны, менять обложку.

Основные преимущества: наглядность, интуитивный интерфейс, доступность для всех видов устройств, возможность добавлять участников и вести совместные проекты.

Todoist

Приложение для управления списками задач с очень богатым функционалом. С помощью него можно составлять планы на каждый день, сортировать задачи по проектам и подпроектам, ранжировать их по важности, добавлять голосовые напоминания и многое другое. Придется немного покопаться в руководстве пользователя, но это того стоит! Доступно для Android и iOS.

Sectograph

Самое оригинальное приложение среди ему подобных. В нем задачи располагаются на циферблате часов в соответствии со временем, когда они должны быть выполнены. Можно настроить уведомления о начале и окончании временного отрезка, отведенного под конкретную задачу, а также добавить часы как виджет на главный экран. Sectograph идеально подойдет для последователей системы GTD. Доступно пока только для Android.

Заключение

Давайте подведем итоги. Мы с вами выяснили, что тайм-менеджмент – крайне полезная и эффективная вещь, и рассмотрели его основные принципы и постулаты. Наша команда регулярно применяет его подходы, методики и техники в повседневной жизни. Наши любимые – принцип SMART и правило 10 минут.

Начните и вы потихоньку внедрять их в свою жизнь. Читайте книги, устанавливайте приложения, проходите курсы и тренинги по тайм-менеджменту. Уже через месяц вы заметите первые результаты и не захотите останавливаться. 

Что не так с советами по тайм-менеджменту

Личные качества и навыки
Эрих К. Дирдорф
Фото: Maurizio Cigognetti/Getty Images

Затягивающиеся проекты, сдвигающиеся сроки и список задач, который, кажется, с каждым днем разрастается, — эти испытания слишком часто постигают нас и в быту, и на работе. Сейчас, когда многие ставят задачи на наступивший год, мы снова обещаем себе «научиться лучше распределять время», «быть продуктивнее» и «сосредоточиться на важном». Эти направления саморазвития действительно важны для успешной карьеры. Достаточно взглянуть на глобальные опросы — и среди самых важных и необходимых, а равно и самых редких навыков всегда упоминается тайм-менеджмент.

Так как же нам научиться лучше управлять временем? Недостатка в советах по этому вопросу, определенно, нет. К нашим услугам книги и блоги, лайфхаки и мобильные приложения, специально созданные для желающих покорить тайм-менеджмент с помощью готовых к употреблению инструментов. Однако эти инструменты, как бы эффективно они ни были устроены, вряд ли помогут добиться результата. Попросту говоря, они рассчитаны на пользователя с базовыми навыками, однако для эффективного использования любого из этих инструментов или приложений изначально необходимы умения, которые и составляют суть тайм-менеджмента. Например, разве кто-то будет всерьез ожидать, что, купив хороший набор ножей, передовое кухонное оборудование и свежие продукты, он сразу станет пятизвездочным шеф-поваром? Конечно, нет. Точно так же использование приложения для составления графика едва ли поможет добиться результата, если у вас нет необходимых навыков управления временем.

К счастью, навыки, составляющие суть тайм-менеджмента, многократно исследовались. Под тайм-менеджментом здесь понимается процесс принятия решений, позволяющий распределять, фиксировать и перераспределять свое время с учетом меняющихся внешних условий. Успех в этой задаче определяют три конкретных навыка:

  • Осознанность: реалистичная оценка своего времени, основанная на понимании того, что это ограниченный ресурс.

  • Систематизация: формирование и упорядочивание личных целей, планов, графиков и задач, позволяющих эффективно использовать время.

  • Адаптация: отслеживание использования времени в процессе выполнения действий, подразумевающее перестройку изначальных планов с учетом вынужденных перерывов или изменения приоритетов.

Пожалуй, из этих трех навыков систематизация — самый известный, ведь недаром большинство приложений и лайфхаков относятся к созданию графиков и планированию. Однако осознанность и адаптацию упоминают нечасто. И здесь возникают важные вопросы с точки зрения развития этих навыков. Они одинаково важны? Вызывает ли какой-то их них особые трудности? Есть ли различия в том, как часто каждый из них встречается?

Оценка навыков тайм-менеджмента

Чтобы ответить на эти вопросы, я изучил результаты более чем 1,2 тыс. человек, принявших участие в тридцатиминутном эксперименте с микромоделированием, разработанном для объективной оценки навыков тайм-менеджмента. Участникам предложили роль дизайнера на фрилансе и поручили управлять задачами и отношениями с клиентами и коллегами на коммуникационной платформе с электронной почтой, мгновенными сообщениями, облачными хранилищами для файлов и т. п. Им пришлось решать, в частности, такие задачи, как устранение накладок в рабочем графике, расстановка клиентских требований по степени приоритетности, а также выбирать, как использовать (или не использовать) свое время.

По результатам я сделал несколько веских выводов.

Во-первых, все три навыка оказались одинаково важны для общих результатов тайм-менеджмента. Следовательно, тот, кто совершенствует только навыки составления графиков и планирования (то есть систематизации), игнорирует две трети компетенций, необходимых для эффективного управления временем. Понятно, почему новые инструменты могут вызывать у нас такое разочарование и ощущение, что мы ни на волосок не приблизились к тому, чтобы стать мастерами тайм-менеджмента.

Во-вторых, самые большие затруднения возникают с осознанностью и адаптацией. Оценки по ним оказались в среднем на 24% ниже, чем по навыку систематизации. Получается, что навыки осознанности и адаптации не только реже встречаются, но и сами по себе, без целенаправленных изменений, вызывают наибольшие трудности. Кроме того, оказалось, что от осознанности, главным образом, зависит, насколько успешно люди избегают прокрастинации, а от адаптации — насколько успешно они распределяют свои действия по приоритетности.

В-третьих, полученные выводы не соответствовали популярным доводам о преимуществах и недостатках многозадачности. В ходе опроса по окончании эксперимента участники ответили, как они относятся к многозадачности. Их ответы показали, что предпочтения по поводу многозадачности (которую ученые называют «полихронность») вообще-то никак не связаны с навыками тайм-менеджмента. То, насколько хорошо или плохо люди управляли своим временем, никак не влияло на их готовность делать несколько дел одновременно. Так что преувеличенное внимание к многозадачности в самых разных рекомендациях относительно тайм-менеджмента едва ли даст хороший результат.

В-четвертых, полученные данные показывают, что сам человек не может точно оценить свое умение управлять временем. Например, баллы, выставленные себе участниками, менее чем в 1% случаев совпадали с результатами объективной оценки. Более того, различия в фактических показателях тайм-менеджмента самооценка отражала всего на 2%. Эти результаты согласуются с выводами ранее опубликованных исследований о точности самооценки компетенций и о возникающих в связи с этим сложностях в работе над собой и развитии лидерских качеств.

Как улучшить свои навыки тайм-менеджмента

Что же можно сделать, чтобы эффективно подготовиться к освоению тайм-менеджмента? Для этого необходимо прежде всего понять, на чем сосредоточить внимание. Чтобы ответить на этот вопрос, важно внимательно проанализировать уровень развития навыков на текущий момент. Вот три предварительных шага, которые помогут в дальнейшем эффективно работать над собой.

Точно оцените свои навыки тайм-менеджмента. Этого можно добиться с помощью инструментов объективной оценки, таких как микромоделирование, обратная связь от других (коллег или начальника) либо выбор базовой модели для оценки достигнутых результатов.

Поймите, что ваши предпочтения влияют на ситуацию, но не так, как вы думаете. Понимание своих предпочтений или особенностей применительно к тайм-менеджменту — вроде многозадачности или инициативности — поможет вам лучше понять, с чем могут быть связаны трудности, поскольку вам придется ломать свои сложившиеся привычки. Но помните, что навыки, в отличие от характера, наиболее пластичны, и именно в этой части работа над собой даст вам максимальную отдачу.

Определите самый главный навык, над которым нужно поработать. Возможно, это очевидно, но ключ к успеху здесь — не пытаться делать «все понемногу», не разбрасываться. Лучше расставить приоритеты в развитии своих навыков и сначала сосредоточить внимание на самой острой потребности и затем перейти к следующей.

Есть несколько подтвержденных тактик, позволяющих улучшить свои навыки управления временем. Ниже приведено несколько примеров. Очень важно понимать, что эти тактики предназначены для развития ваших базовых навыков, которые в итоге помогут добиться успехов в тайм-менеджменте. Сами по себе они не являются конечной целью.

Развивайте осознанность. Различайте качественную и количественную эффективность: первая — это когда человек работает хорошо, а вторая — когда он работает быстро. И то, и другое очень важно. Борьба за количественную эффективность сама по себе контрпродуктивна.

  • Определите время вашей наибольшей производительности. Разделите свой обычный день на три-четыре интервала и на основании недельных наблюдений расставьте эти интервалы по порядку от самого продуктивного до наименее продуктивного (самый продуктивный соответствует наибольшей производительности).

советуем прочитать

Вельпе М. Изабель,  Мозер Дж. Килиан,  Тумасаджан Андраник

Войдите на сайт, чтобы читать полную версию статьи

Тайм-менеджмент — это не про время

Есть миф, будто хороший тайм-менеджмент — это что-то такое: 

  • Мы управляем своим рабочим и личным временем, чтобы получать максимум выгоды.
  • Задача — успевать как можно больше.
  • Для этого нужно максимально эффективно использовать время.
  • Нужно бороться с прокрастинацией.
  • Чем больше ты успел — тем больше ты молодец.

Эти мысли глубоко порочны и прямая дорога к выгоранию. Сейчас разложим.

Это не управление временем

Никто не способен управлять временем. Время протекает вне зависимости от наших решений. Сутки для всех одинаковые. Нет такой техники, чтобы вдруг в сутках стало больше часов, чтобы больше успевать. 

Тайм-менеджмент — это управление не временем, а своими решениями. На что я потрачу следующий час, день, неделю? Какие-то из этих решений сделают нас эффективнее, здоровее и счастливее. Какие-то, наоборот, подтолкнут к депрессии и ранней деменции.

Тайм-менеджмент — это управление решениями

  • Это чужие проекты, которые не двигают тебя к твоей цели — ни глобально в карьере, ни в твоей команде, ни даже лично для тебя. И ты вписываешься в эти проекты, чтобы «не обидеть», то есть чтобы «не стало хуже». 
  • Это не твоя работа, а затыкание дыр за другими людьми.
  • Это не работа, а просто болтовня. У кого-то в заднице загорелось, и он собрал совещание, чтобы со всеми всё обсудить. Через неделю идея сдуется, а время потрачено. 
  • Это работа, которую давно можно автоматизировать или перепоручить, но ты этого не делаешь, потому что ручками быстрее. 

Жизнь наполнена ненужными делами

Обычно, говоря о тайм-менеджменте, произносят фразу «Всё успевать». Например, если у тебя 25 дел на день, то хороший тайм-менеджмент — это успеть все 25 за день. Для этого нужно встать пораньше, работать без отвлечений и ходить на все встречи. 

Но если посмотреть — огромную часть из этих дел на самом деле не нужно было делать вообще.

И вот так ты живёшь, обрастаешь балластом из дел и носишься с ними, повесив язык на плечо. Под конец дня ты очень устаёшь, а потом оглядываешься назад — а ничего в жизни не произошло. Всю неделю затыкал дыры и решал чужие проблемы. Ты был суперэффективным решальщиком, но в итоге ни в чём не продвинулся — ни для команды, ни для карьеры, ни для здоровья. 

Короче: 

Хороший тайм-менеджмент — это не «успевать всё», а «регулярно успевать делать то, что тебе важно». Если ты неделю носился с чужими задачами и ничего не успел из своего, это плохой тайм-менеджмент.

Отдых не менее важен, чем работа

Часто ребята кичатся тем, что работают без отпусков и выходных. В духе «Вы все слабаки, вам нужен отдых, а я — машина эффективности. Я не был в отпуске уже 10 лет!» 

Потом таких героев мы ловим либо в дурке, либо на тренингах по выгоранию, либо на кладбище. Потому что даже если ты очень любишь свою работу, тебе всё равно нужно отдыхать. Это не культурная прихоть и не изобретение миллениалов. Отдых — часть гигиены труда. Мы об этом ещё напишем. 

Кто не отдыхает, тот выгорает

Как нормально

К нормальному тайм-менеджменту требования довольно простые: 

  • Есть время на отдых, здоровый сон и разгрузку.
  • Есть время на те дела, которые двигают тебя в нужном тебе направлении. Например, если задумал писать книгу — время на книгу. Если пилишь стартап — время на пилево. Если работаешь в команде над общим продуктом — время на команду и продукт. 
  • Дела, которые заполняют всё остальное время, сгруппированы так, чтобы не взрывать тебе мозг. 

Как достичь такого режима дня? Для начала понять, к какой цели ты идёшь. А потом начать принимать такие решения, которые не будут противоречить твоей цели. Вроде просто, да непросто. 

Разберём пример

Ты работаешь в команде над проектом. Ты менеджер, у тебя в команде есть разработчик, дизайнер, райтер и маркетолог. У всех них помимо твоего проекта есть и другие задачи. 

Как менеджер ты понимаешь, что тебе нужно заниматься проектом по два часа в день. В это время нужно делать самостоятельную работу и контактировать с командой. Ты выделяешь время в первой половине дня: «каждый день с 10 до 12 я занимаюсь этим проектом». 

Тут прилетает задача по другому проекту: «Давай созвонимся в 11:00». 

Что выберешь?

Коллега будет счастлив, но ты подведёшь сам себя.

Ну это совсем как-то не по-командному.

Коллеге это менее удобно, но он подстроится.

Вот это и есть настоящий тайм-менеджмент: понять, чего тебе надо, и начать принимать решения в эту сторону. 

Поддерживаем такое 🗡

отдых, релакс, досуг, отпуск, нервы, сон, привычки, хобби, здоровье

Тайм-менеджмент что это: советы и инструменты как управлять временем

Когда людей интересует информация про тайм-менеджмент, они хотят научиться больше успевать или вовсе думают, что вообще ничего не успевают. У каждого в сутках 24 часа, но иногда кажется, что другие люди делают куда больше. Если у кого-то хоть раз возникал вопрос: «как этот Вася столько всего успевает?», то ответ прост. Вася использует тайм-менеджмент правильно — ставит приоритеты и отказывается от неважного, поэтому успевает делать важное.

Можно кинуть в нас тапком, но не обязательно вставать с восходом солнца, чтобы зарядиться «магией утра» и все успевать. Нет, если кому-то удобно вставать рано утром — это круто. Просто, кому-то это может не подойти или даже навредить. Дело в том, что система тайм-менеджмента способна как улучшить человека, так и морально и физически уничтожить. Также, желательно тщательно фильтровать информацию, так как большое количество техник, учения «гуру» в соцсетях и советы друзей и коллег могут попросту не работать у определенной личности.

Прочтите эту статью и подойдите к решению исходя из собственных потребностей — пробуйте разные техники, выстраивайте собственную систему, следите за результатом, ошибайтесь, снова пробуйте и находите то решение, которое сможет подойти в конкретной ситуации именно вам. 

В конце статьи мы прикрепили шаблон планировщика в Notion, который вы можете забрать себе и адаптировать под свои задачи и особенности. Никаких указаний и 100% работающих механик — только личные предпочтения, только хардкор.

Принципы тайм-менеджмента

Несмотря на всю индивидуальность этого вопроса, существуют принципы на которые следует обратить внимание. Как минимум, они способны помочь выстроить собственную систему продуктивности.

Планируйте

Система планирования — это один главных столпов тайм-менеджмента. Можно завести привычку каждый вечер или утро записывать дела, которые необходимо выполнить в течение дня. Для этого существуют ежедневники, электронные приложения или блокнот. По сути, форма не имеет значения и следует использовать то, чем будет комфортно пользоваться.

Систему планирования придумали для того, чтобы не держать в голове всю информацию и уменьшить стресс. Если кто-то не планирует день, он может забыть сделать что-то важное: позвонить маме, выполнить зарядку или решить рабочую проблему. 

В какой-то момент к людям приходит понимание, что дела все же надо где-то фиксировать, но они не делают этого пока ситуация не дойдет до критической точки. Тогда в бой идут всевозможные методы. У человека начинают висеть стикеры на стенах, копятся заметки в телефоне и обязательно что-то записано в блокноте. Это нельзя назвать системой планирования и со времен желательно прийти к единому месту, а не писать заметки везде, где это возможно. 

Расставляйте приоритеты

После того как человек собрал пул задач на день или неделю, не надо приступать к ним сразу. Лучше сначала сгруппировать свои дела, особенно, если рабочие задачи между собой схожи. Необходимо поставить их одну за другой и не втыкать между ними что-то другое. 

Приоритеты у всех свои, но в любом случае они зависят от срочности и сложности. Чем срочнее и сложнее дело, тем быстрее его нужно выполнить и наоборот. А если задача не срочная и человек больше трех-четырех раз откладывает ее на потом — нужно задуматься, нужно ли ее вообще делать. Если такие задачи не выкидывать, то рано или поздно список дел превратится в хранилище, которое только придаст тяжести.

Реально оценивайте силы

У тех кто только начинает учится системе планирования, может возникнуть желание успевать делать все и сразу. Выписывать слишком большое количество дел, ставить не особо адекватные цели и тем самым вредить себе. Концентрироваться необходимо на одной задаче, выполнить ее и только потом переходить к следующей. Безусловно, можно успеть выполнять большое количество дел один день, второй, но к концу недели есть вероятность привести свой организм к истощению. А еще, кто-то может переоценить себя и не успеть сделать то, что запланировал. Результат — ненависть к тайм-менеджменту, самобичевание и отсутствие мотивации делать что-то дальше. 

Не каждый может сразу грамотно оценить вес задачи и это нормально. В таком случае просто разбейте повторяющиеся и похожие дела на категории, засекайте время на их решение в течение недели-двух и зафиксируйте результаты в табличку. После того, как соберете достаточное количество данных — сможете вывести среднее значение по каждой категории, которое в дальнейшем и будете брать при планировании похожих задач.

Планируйте свое расписание до начала недели. Не стремитесь к совершенству, так как никто в мире не совершенен. Вместо этого сосредоточьте усилия на том, что возможно выполнить и не беспокойтесь о вещах, которые нельзя контролировать или с которыми невозможно справиться прямо сейчас.

Не отвлекайтесь

Представим, что человек проснулся с твердой решимостью провести супер-продуктивный день.Он садится за стол и начинает упорно выполнять рабочие задачи. Проходит 10 минут и на телефон приходит уведомление от друга, хочется ответить. Потом появляется желание налить кофе и что-нибудь покушать. Вслед открывается вкладка ютуба и человек не замечает, как уже час залипает на разные видео.

К сожалению стопроцентного способа, который помог бы как по взмаху палочки научиться концентрироваться на работе не существует. Только нацеленность на результат, дисциплина и постоянная практика. 

Определите отвлекающие факторы и постарайтесь их устранить. Например, автор книги «Атомные привычки» рассказывает как упростить внедрение новых привычек и усложнить взаимодействие с нежелательными. Это не совсем в тему, но там есть стоящая мысль, которая способна помочь. 

Идея в том, что если у человека есть нехорошие привычки, которые только отвлекают — следует усложнить к ним доступ. Например, убрать телефон в другую комнату и очистить рабочий стол от лишних приложений. Если телефон нужен во время работы — можно избавиться конкретно от того приложения, которое больше всего мешает. Удалите приложение соцсетей и скачивайте их только тогда, когда действительно есть свободное время. Поставьте воду, чайник с кофе и какой-нибудь перекус рядом с рабочим местом, чтобы лишний раз не вставать. Конечно, такой подход не всем может подойти, но если на это есть возможность — однозначно следует попробовать.  

Делегируйте

Делегирование означает, что часть своих дел человек способен передать другим. Как правило, на работе есть специалисты, которые могут посвятить свое время более серьезным делам, а простые задачи передать менее опытным сотрудникам. 

Если же человек работает сам на себя, то все зависит от результата, который хочется получить. Если наваливается много крутых проектов, которые просто невозможно выполнить одному, то стоит подойти к вопросу открытия ИП, найма сотрудников и для начала — отгрузки им элементарных дел. Да, деньги больше не будут принадлежать только одному человеку, но он получит новый навык и горизонт развития — управление и собственный бизнес.

В повседневной жизни также можно делегировать свои дела. Например, заплатить кому-нибудь за уборку квартиры или нанять няню, которая проследит за ребенком, пока человек работает. 

Отдыхайте

Та забота, которую человек оказывает телу, поможет на регулярной основе поддерживать себя в тонусе. Только люди со здоровым умом и телом выполняют задачи быстро, легко и эффективно. Важно научиться слушать собственное тело, чтобы определить, когда организм продуктивно настроен, а когда не стоит мучить себя лишней работой. Если кому-то сложно дается утреннее время — не нужно ставить себе тяжелые задачи. Лучше налить себе кофе, спокойно позавтракать, посмотреть в окно и только через определенное время после пробуждения подойти к рабочему месту. Также, есть люди, которые любят работать вечером или даже ближе к ночи. В таком случае не надо насиловать себя и пытаться уснуть в десять часов вечера, так как это якобы очень полезно для организма. Безусловно, ранний подъем и отход ко сну важен, но не стоит впадать в крайности, если не получается вставать в семь утра и ложится в десять вечера. 

Также, если кто-то ведет сидячий образ жизни, желательно выполнять зарядку или хоть как-то двигаться. Например, меньше ездить на такси или автобусе и больше прогуливаться. Ну или ходить три раза в неделю в спорт-зал. Когда человек станет регулярно выполнять физические упражнения, он действительно будет становиться здоровее — а значит и работа пойдет куда лучше. 

Техники тайм-менеджмента

Ниже описаны только часть техник тайм-менеджмента — на самом деле их сильно больше. Если на первых порах не получается придумать собственную систему продуктивности, то стоит попробовать что-то из этого списка. Важно отметить, что кому-то эти техники могут не подойти. Строить жизнь нужно исходя исключительно из собственных ощущений.

10 минут

Необходимо засечь 10 минут каждый раз, когда человек понимает, что не может решить ту или иную задачу. Если в течение этого времени не удалось найти решение, то нужно просто остановиться — попить воды, сходить на прогулку или скушать что-нибудь вкусное.

Эту техника поможет тем кто думает, что если он не способен решить задачу, то не имеет права взять перерыв или приступить к другой работе. С одной стороны — это хорошая привычка, но все хорошо в меру. Бывают дела, которые мы пытается решить весь день и ничего не получается. 

Когда человек останавливается, у мозга есть шанс разобраться в сложной деле —  переварить информацию и подумать. Ирония в том, что если бросить задачу и постараться о ней не думать, существует вероятность достаточно быстро найти ответ.

Правило трех

Автор книги по тайм-менеджменту «Мой продуктивный год» Крис Бейли разработал правило трех. Оно означает, что для того, чтобы достичь желаемые цели, необходимо выполнить три самых важных дела за день. 

Вместо того, чтобы распылять силы и внимание на пару десятков пунктов в чек‑листе, выберите три задачи на день и сфокусируйтесь на них. На следующий день выберите еще три, и так далее. Таким образом человек будет сохранять сосредоточенность и двигаться вперед куда быстрее. Эту же технику тайм-менеджмента можно применять для постановки целей на неделю, месяц или год.

Правило 1-3-5

Суть этой техники заключается в том, что за день нужно выполнить только одну большую задачу, три средние и пять мелких. В итоге, человек получает девять дел на день и не больше. Это правило тайм-менеджмента способно упростить работу и поможет научиться разбираться в собственных задачах. Придется подумать, какая задача действительно будет сложной, а какая нет.

Метод 90/30

После того как человек настроился на рабочий день, нужно поставить таймер на 90 минут и начать работу. После этого стоит взять перерыв на 30 минут и повторять эту технику по-кругу. При этом, первую половину дня необходимо отвести под самую сложную работу, которую в любом случае необходимо сделать. После выполнения, следующие отрезки времени стоит занимать более простыми делами. 

Pomodoro

Еще одна интересная техника тайм-менеджмента основанная на цикличности. Суть заключается в том, чтобы распределить ежедневные задачи, а затем поставить таймер на 25 минут. После того, как прозвенит будильник, необходимо сделать перерыв на пять минут и так далее. Когда человек повторит это 4 раза, можно сделать большой, полноценный перерыв.

Если так посмотреть, то мы постоянно отвлекаемся на социальные сети, мобильные игры или YouTube. Почему бы не попробовать делать это в определенное время.

Закон Парето

20% усилий дают 80% результата, остальные 80% усилий — только 20% результата. 

Если следовать закону Парето, то следует делать важные задачи тогда, когда продуктивность наиболее высока. Например, не надо начинать рабочий день со сложной задачи. Как правило, это будет 80% усилий на 20% результата. Начните с простого: налейте кофе, пообщайтесь с коллегами, приведите рабочий стол в порядок. Как только человек придет в себя, выполнять необходимые задачи станет легче. Когда вы на пике работоспособности, 20% усилий приводят к 80% результата. 

Правило двух минут

Если задача займет не более двух минут — стоит выполнить её немедленно. Так человек разгрузит мозг, потому что не придётся больше помнить об этом деле. Например, не стоит систематически копить грязную посуду в раковине, иначе впоследствии это займет не две минуты, а двадцать. 

Матрица Эйзенхауэра

Схема создана американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром. В матрице четыре раздела для задач: «несрочные и неважные», «срочные, но неважные», «важные и несрочные» и «срочные и важные». Распределите дела по разделам и сможете узнать, на что больше всего тратите времени и каким задачам стоит уделить больше внимания.

Бонус: личный таск-трекер в приложении Notion

Наш главред подбила свой личный планировщик под шаблон электронного ежедневника в Notion. Его может использовать любой, кто хочет серьезно подойти к вопросу системы тайм-менеджмента. Варианта два — просто забрать и использовать или же прочитать как он создавался и какие задачи решает, а затем придумать собственное решение.

Сам планировщик выглядит вот так, но не пугайтесь раньше времени: 

Как это работает

За каждой областью жизни закреплен определенный цвет, чтобы была возможность видеть то, чему отдавать приоритет. В разрезе недели можно понять, чем человек занимается больше всего, а чего не делает вовсе. 

Создаем хранилище для заметок на случай, если человек сидит на созвоне или где-то еще и получает сразу большой объем информации, который позже нужно разбить на задачи.

Затем разбиваем месяц на недели, недели на дни, а внутри дней — чек-листы с задачами, которые удобно зачеркивать. Некоторые люди получают удовольствие от процесса закрытия чек-листов — это добавляет мотивации не переставать делать задачи.

Также внутри дней могут быть большие задачи с мелкими подзадачами — их следует вести вот так:

Так можно сгруппировать близкие по смыслу мелкие задачи, чтобы ничего не забыть, но при этом и не засорять пространство.

Если не удалось выполнить задачу — можно перенести на другой день и поставить стрелочку. Если стрелок накапливается 3 — стоит либо выкинуть задачу, потому что она на самом деле не нужна, либо тащить дальше, но по количеству стрелок понимать, в какой области идет сильное отставание. 

Лучше всего проводить анализ каждую неделю и более серьезный анализ в конце месяца. Это позволит идти целенаправленно и отслеживать ошибки в разрезе короткого промежутка времени. Затем остается постараться оптимизировать нагрузку так, чтобы выделить больше времени под ту сферу, которую забросили. 

По началу эти системы и техники выглядят сложно и кажется, что тайм-менеджмент противоречит сам себе. Здесь главное не перестараться и не пытаться сделать все сразу. Создавайте пути решения, пробуйте разные техники постепенно и опирайтесь на собственные ощущения. Если думаете, что какой-то принцип не подходит под ваши задачи — не тратьте на него время и пробуйте что-то другое. В конечном счете если человек действительно заинтересуется этим вопросом, он сможет придумать личную систему продуктивности, которая будет работать исключительно на него.

Ну и не забывайте о том, что не стоит работать сверх нормы, так как за всем не угнаться. Отдыхайте, гуляйте с друзьями, спите и разрешайте себе просто ничего не делать. Так с большей вероятность удастся продуктивно работать, не сойти с ума и прожить действительно насыщенную и здоровую жизнь.

Ссылка на шаблон планировщика в Notion: https://lobykina.notion.site/ffc5a9ef35694380ba9a1526517d7dc8

Тайм-менеджмент против переработок и стресса. Базовые принципы и инструменты управления временем

Мы все живем под давлением надвигающихся дедлайнов и незакрытых списков дел. К счастью, есть способ взять контроль над своим временем и повысить продуктивность, при этом избежав выгорания.

Не бойтесь — тайм-менеджмент не про то, чтобы сделать каждый момент жизни технично-рациональным. На самом деле наоборот: вы выстраиваете расписание под себя и работаете более продуктивно, не забывая про личную жизнь. Расскажу, как этого добиться.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент — это собирательный термин для разных техник, инструментов и стратегий, которые помогают структурировать график и управлять рабочими и личными процессами. Ключевые стратегии тайм-менеджмента — работа по графику и достижение целей — повышают производительность и помогают чувствовать себя успешнее.

Тайм-менеджмент помогает управлять своим временем, и в том числе наконец избавиться от хронического недосыпа из-за переработок. Его смысл — работать не больше, а продуктивнее.

Зачем нужен тайм-менеджмент

Если не хватает времени на качественный отдых и восстановление, человек находится в состоянии постоянной усталости. Такое состояние плохо сказывается на продуктивности, повышает уровень гормонов стресса и приносит постоянную неудовлетворенность результатами. Тайм-менеджмент поможет снизить влияние стресса и повысить продуктивность.

Тайм-менеджмент для работы в команде

Тайм-менеджмент в командной работе позволяет достигать измеримых успехов и грамотно распределять задачи. Гораздо легче избегать лавины неожиданных задач, если все идет по графику, обсуждается и приоритизируется.

Постоянные срывы сроков, бесконечные встречи, звонки и метания между задачами — самые частые пожиратели времени в любой корпоративной культуре. Но с этими проблемами встречаются и небольшие агентства. Управление временем поможет бороться с такими пожирателями и умело распределять время, ответственность и интеллектуальный ресурс внутри команды.

Тайм-менеджмент для фрилансеров и предпринимателей

Назначение дедлайнов самому себе — коварная задача. Методы тайм-менеджмента в этом случае помогут набраться уверенности в себе, выбрать нормальное место для работы и поддерживать мотивацию, а главное — не выгорать.

Работа на себя — это всегда большое давление и ответственность: нет предсказуемого расписания, поддержки команды и работодателя, регулярных выплат. Тайм-менеджмент поможет научиться гибкости, дисциплине и балансу — качествам, которые нужны любому независимому специалисту.

Тайм-менеджмент для учебы и саморазвития

Освободить время для учебы всегда нелегко. Управление временем поможет вам создать уверенный баланс между обучением и остальной занятостью. Например, если сложно учиться после рабочего дня — попробуйте поэкспериментировать с расписанием. Может, вам больше понравится смотреть лекцию отрывками в течение дня, или вообще посвятить обучению утро, а не вечер.

Теперь давайте поближе познакомимся с некоторыми принципами, стратегиями и техниками тайм-менеджмента, которые помогут легко справляться с задачами и не сходить с ума.

Автоматизация email рассылок

Отправляйте цепочки триггерных сообщений приветствия, брошенной корзины, реактивации, совмещая внутри одной цепочки email, SMS и web push.

Настроить триггерные рассылки

Основы тайм-менеджмента

Прокрастинация и недостаток самоорганизации настигают нас во множестве форм и ситуаций. Научитесь распознавать и уничтожать их все с помощью универсальных принципов тайм-менеджмента.

Это первые шаги к качественному управлению временем, которые можно внедрить в свой рабочий процесс. Для некоторых из них есть специальные программы и приложения, которые мы рассмотрим дальше.

  1. Четко определите свои планы и цели. Трудно управлять временем, если нет сроков и промежуточных этапов. Особенно от этого страдают предприниматели и фрилансеры. Распишите планы и цели: кто, когда, где, зачем, какой нужен результат. Чем подробнее и реалистичнее будет ваш план, тем проще будет ему следовать.
  2. Распределите приоритеты по задачам и проектам. Запишите абсолютно все задачи, затем распределите их на три категории: на месяц, на неделю, на день. Это поможет видеть полную загрузку и состояние дел.
  3. Записывайте планы, не пытайтесь все запомнить. И лучше замените хаос из стикеров и обрывков бумаги на нормальный электронный календарь, хотя бы Google Calendar. Записали все задачи — меньше рискуете что-то пропустить или забыть, особенно если установите напоминания.
  4. Используйте свою креативную фазу с умом. Определите время, в которое вы наиболее креативны и производительны, и отдайте его под приоритетные задачи. На это время избегайте всяческих раздражителей: коллег, домашних, уведомлений на компьютере или телефоне.
  5. Принимайте меньше решений. Процесс принятия решений требует большой ментальной нагрузки и быстро утомляет. Даже банальных решений вроде «открыть письмо / оставить до вечера». Чтобы не тратить на это силы, выработайте для себя комплекс правил — готовых решений на типовые ситуации, и следуйте ему.
  6. Доверяйте и делегируйте. Научитесь максимально понятно и уважительно объяснять, какая помощь вам нужна в данный момент. Полезно будет для этого разобраться с методами «Ненасильственного общения». Этот метод основан на эмпатии: находить вариант действий, который будет комфортным для всех участников, и для вас в том числе.

А вот несколько опасных моментов, о которых нужно помнить.

  • Будьте осторожны с мультизадачностью. Некоторые исследования заявляют, что многозадачность улучшает результаты труда, другие — что может снижать продуктивность до 40%. Однозначного мнения на этот счет нет, но можно точно сказать, что постоянная работа на пределе быстро приведет к выгоранию.
  • Не отвечайте на все письма сразу же. Если ваша работа не предполагает переписки с клиентами в реальном времени, лучше отвести несколько минут на проверку почты два-три раза в день.
  • Не соглашайтесь на все. Если вы уже перегружены, каждое ваше «да» означает переработку. И что более важно — лишает вас возможности взять какой-то более интересный или важный проект в будущем.
  • Не перерабатывайте. Обязательно оставляйте себе время на перезарядку, даже если его не запланировали и вообще кажется, что отдых вам не нужен.

Восемь популярных техник тайм-менеджмента

Собрали самые популярные и действенные техники, с которыми вам следует познакомиться. Попробуйте и определите, какая из них лучше подойдет под ваш характер и стиль работы.

Канбан

Доска с карточками, которая помогает визуализировать работу и отслеживать прогресс по перемещениям задач через этапы. Один быстрый взгляд на доску — и вы в курсе, что происходит с проектами. Канбан-приложения дают прозрачный учет времени: большинство из них показывает время нахождения каждой задачи на любом из этапов и у каждого из исполнителей.

Канбан-режим есть во многих приложениях для тайм-менеджмента, дальше в статье мы рассмотрим некоторые из них. Карточки легко менять под себя, переименовывать, наполнять информацией и помечать.

Пример канбан-доски, сделанной в Trello

Доска обычно отражает один проект, а карточки — отдельные задачи. Отдельные доски лучше делать простыми, чтобы не усложнять вид, например, разделить этапы на «Нужно сделать», «В процессе», «На проверке», «Готово». Если нужно более сложная иерархия, ее лучше настроить через связь между отдельными досками.

Матрица Эйзенхауэра

Эта система планирования времени помогает ранжировать задачи по срочности и важности. С помощью матрицы Эйзенхауэра легко решить, нужно ли вам делать задачу сейчас или лучше ее делегировать или отложить.

Стандартная матрица выглядит так: квадрат, поделенный на четыре части, со шкалами срочности и важности.

Пример матрицы Эйзенхауера

В итоге все ваши задачи разделятся на четыре категории:

  1. Важные и срочные = сделать первыми.
  2. Важные и несрочные = запланировать.
  3. Срочные и неважные = делегировать.
  4. Несрочные и неважные = удалить из списка задач.

Все поступающие задачи сразу анализируйте по этой матрице и сразу записывайте в ежедневник, календарь или тот список, который вы ведете. Можно записывать прямо в матрицу, а позже распределять из нее. Главное — сразу определить приоритет каждой задачи.

Помидорная техника

Используйте таймер, чтобы разделить рабочее время на интервалы с короткими перерывами. После четвертого интервала возьмите перерыв подлиннее. Традиционно в помидорной технике используется рабочий интервал в 25 минут и перерывы по 5 минут — теоретически это идеальные периоды, чтобы не терять концентрацию внимания. Но вы можете настроить для себя любые длительности, которые вам удобны.

Мобильное приложение Focus To-Do, основанное на помидорной технике

Необязательно использовать промежутки 25 и 5 минут. Например, согласно исследованиям специалиста по сну Натана Клейтмана, рабочий промежуток может занимать 90 минут — за это время бодрствующий мозг проходит период постепенно снижающейся активности и нуждается в 30-минутном отдыхе.

Если вы не любите прерываться, чтобы не терять настрой, то смотрите следующие техники из нашего списка.

Техника Flowtime

Выберите одну задачу и зафиксируйте время начала работы над ней. Не ставьте таймер, делайте перерывы по необходимости. Эта техника требует большей дисциплины, чем помидорная, потому что вам нужно уметь различать усталость и лень.

Для flowtime подойдет любой трекер времени и даже простой листочек с ручкой. Отмечайте время старта, перерывов и окончания работы. Онлайн-версия трекера в этом случае будет более функциональна, потому что подсчитает все эти периоды автоматически.

Пример отслеживания временных затрат в Toggle

Такой трекинг поможет вам определить самые продуктивные и непродуктивные часы вашего рабочего дня, а также период времени, на котором вы можете сохранять концентрацию.

Таймбоксинг

Эта техника управления временем предполагает выделение четких временных слотов под задачу и соблюдение этих слотов в работе. Таймбоксинг — лекарство для прокрастинаторов, ведь придется подгонять себя и укладываться в сроки.

Таймбокс-расписание можно создать практически в любом календаре, который графически показывает длительность запланированных событий. Для обозначения слотов используйте разные цвета. Это поможет быстрее ориентироваться в созданном таймбокс-расписании.

Пример расписания, созданного в технике таймбоксинга

Один слот может длиться от 20 минут до нескольких недель, как вам удобно. Главное — когда он заканчивается, работа должна быть сделана. Если следовать слотам не получается, пересмотрите рабочий процесс и определите, почему — может, вы неправильно оценили силы или поставили слот на неудобное время, когда внимание рассредоточено.

Таймблокинг

В отличие от таймбоксинга, этот метод тайм-менеджмента сосредоточен на работе над задачей, а не на ее обязательном выполнении. Вы блокируете определенное количество времени и целиком посвящаете его задаче, не отвлекаясь на другие дела.

С таймблокингом в вашем расписании не будет хаоса: каждому занятию отведено свое время.

Схематичное изображение того, как выглядит хаотичное расписание и таймблокинг. Источник

Это простая, но мощная техника управления временем, особенно если вас постоянно что-то отвлекает от работы дома или в офисе. Просто запланируйте все перерывы, и даже послерабочий досуг, и дайте семье и коллегам знать, когда вас можно потревожить.

Техника Bullet journal

Записывайте все в один блокнот. В основе стандартного bullet journal лежит календарь и расписание на день, неделю и месяц. Но сюда также добавляются разделы для ваших идей, рисунков, графиков и таблиц — всего, что приходит в голову, что нужно запомнить, что вас вдохновляет. Это скрупулезный, но более захватывающий способ, чем обыкновенная скучная таблица.

Это необязательно должен быть ежедневник в прямом смысле. Можно завести электронную версию в каком-нибудь приложении и заносить в нее идеи и дела с разных устройств в течение дня.

Свой bullet journal вы можете вести так, как вам нравится: экспериментировать с разделами, подразделами, оформлением, наполнением. Это бесконечная система организации ваших мыслей, целей, планов и идей.

Съешь лягушку

Еще один убийца прокрастинации. Эта техника управления временем — про то, что самые сложные и неприятные задачи-«лягушки» должны быть сделаны первыми. Техника помогает прямо в начале дня почувствовать себя победителем и мотивирует на весь остаток работы.

Термин придумал в 2001 году известный спикер и автор бестселлеров Брайан Трейси. Он описал эту и другие техники в своей книге «Съешь лягушку! 21 способ научиться успевать».

Некоторые используют обратный метод: выполняют сначала все мелкие задачи, чтобы получить чувство удовлетворенности собой и освободить мозг для больших дел.

Бонус — метод двух минут. Полезная техника управления временем, которая помогает избежать лавины мелких дел. Правило простое — если дело требует меньше двух минут, сделайте его прямо сейчас.

Сервисы для тайм-менеджмента

Собрали сервисы и приложения для управления задачами, трекинга времени, ведения списков дел.

Сервисы для управления задачами

Trello

Пример карточек в Trello

Канбан-сервис для одиночек и команд. Простой интерфейс, подойдет для управления личными и рабочими делами. Бесплатно на команду любого размера при ограниченных функциях, платно от 10 долларов в месяц.

Asana

Пример канбан-системы в Asana

Проста, поэтому популярна наравне с Trello. Есть канбан-режим, todo-списки и таймлайны. Командам до 15 человек и на 1000 задач — бесплатно, далее от 11 долларов в месяц.

Jira

Канбан-доска, созданная в Jira

Идеально подойдет айти-командам, которые работают по agile-методикам, то есть разбивают работу над проектом на короткие спринты, чтобы вовремя реагировать на меняющиеся требования. В функционале: канбан и скрам-доски, таймлайны, есть автоматические отчеты по работе, обновляющиеся в режиме реального времени. Бесплатно для команды до 10 человек, далее от 7 долларов в месяц за пользователя.

MeisterTask

Схематичный пример канбан-интерфейса в сервисе MeisterTask

Канбан-доска для личных и командных проектов. Есть предустановленные work flow, на которые можно сразу раскидать свои типовые задачи, или создать свою доску с нуля. Есть импорт данных из Trello и Asana. До трех проектов с неограниченным количеством участников — бесплатно, далее от 8,25 доллара в месяц.

Hygger

Канбан-доска в сервисе Hygger

Приложение для командной работы. Кроме канбан-досок, есть таймлайны, календари, таблицы, todo-списки и графики. Прямо в проекте можно подсчитывать временные затраты и определять ценность задач по нескольким встроенным методикам.

Сервисы для учета задач

Any.do

Список задач в приложении Any.do

Приложение для записи и напоминания о задачах. Создатели предлагают вести здесь план дел и учет расходов, составлять списки покупок, фильмов, книг и всего что угодно. Приложение есть для телефонов и компьютеров, можно синхронизировать свои девайсы и составлять общие списки на несколько пользователей. Удобная фича — синхронизироваться с почтой и превращать письма в задачи. Бесплатно на всех устройствах, но есть расширенная премиум-версия за 6 долларов в месяц.

Todoist

Десктопный и мобильный интерфейс приложения Todoist

Еще один популярный задачник. Задачи здесь можно объединять в проекты и добавлять к ним подзадачи, назначать сроки исполнения и создавать уведомления, подключать коллег к процессу. Доступен вид стандартных todo-листов, а также карточек по канбан-системе. Бесплатно на 80 проектов и команду до 5 человек, далее от 3 долларов в месяц.

TickTick

Демонстрация интерфейсов сервиса TickTick на разных устройствах

В TickTick есть возможность создавать задачи, формировать их в списки и папки, ранжировать по приоритету, помечать тегами. Календарь здесь доступен в целых пяти видах. Задачи можно создавать голосом или из входящих писем, работать над ними командой и отслеживать прогресс. Есть встроенный помидорный таймер и генератор белого шума, чтобы перекрывать отвлекающие звуки при работе. Приложением можно пользоваться бесплатно либо купить премиум, он обойдется примерно в 2,4 доллара в месяц.

Notion

Сервис для составления списков и хранения информации Notion

Мощный таск-трекер с простым дизайном и множеством функций. Его главное преимущество — кастомизация под каждого пользователя. Здесь есть шаблоны элементов, которые можно перетаскивать на страницу в каком угодно порядке, создавая практически лендинг. Благодаря такому подходу в Notion можно делать очень много: от банальных списков задач и сборника информации по проекту до базы знаний для команды, учета времени и бюджета.

Notion бесплатен для персонального использования, продвинутые и командные тарифы начинаются от 4 долларов в месяц.

Сервисы для трекинга времени

TMetric

Трекинг времени в приложении TMetric

Классический трекер времени с функциями ручного добавления затрат и автоматического отслеживания времени, потраченного в онлайне. Для полноты картины можно заводить проекты и добавлять клиентов, чтобы вести учет времени по каждому отдельно, а заодно создавать счета на оплату согласно замерам времени в приложении.

Бесплатно при ограниченном функционале. Полная версия от 5 долларов за человека в месяц.

TogglTrack

Приложение для подсчета временных затрат Toggl

Приложение от Toggl считает все ваше потраченное время автоматически: работу в программах и других приложениях, сколько вы провели на сайтах и на каких, и считает, сколько стоила ваша работа. Можно синхронизироваться с вашим обычным календарем и посмотреть, совпадают ли намеченные планы с реальностью. есть удобная функция для забывчивых: Toggle автоматически напоминает о действиях, которые вы обычно делаете в определенное время, например, подключиться к командному созвону.

Бесплатно для команд до 5 человек при ограниченной функциональности. Далее от 9 долларов в месяц за пользователя.

Harvest

Тайм-трекинговый сервис Harvest

Этот трекер времени работает на «полуавтомате». Для начала работы нужно забить в него все свои проекты и/или типы занятости по ним, а дальше просто запускать и останавливать таймер. Можно установить цену работы и на ее основании автоматически формировать счета для клиентов. Интерфейс только на английском, зато есть приложения для десктопов под macOS и Windows, а также для мобильных под Android и iOS. Бесплатно на одного пользователя и два проекта, далее от 10 долларов в месяц за пользователя.

Сервисы для фокусировки внимания

Go Fucking Work

Приложение для Chrome, которое блокирует отвлекающие сайты. Пользователь самостоятельно задает список сайтов и время, на которое их нужно заблокировать, так что отвлечься можно будет только в перерывах. При попытке зайти на заблокированный сайт на экране будет появляться оскорбительно-мотивирующая надпись с призывом вернуться к работе. Бесплатно.

Сервис для фокусировки внимания Go Fucking Work

Помидорковый таймер

Простейший веб-сервис, работающий по помидорной технике. Запускается без регистрации прямо в окне браузера. Настройте под себя размер и количество «помидорок», малых и больших перерывов, уведомления и принимайтесь за работу.

Помидорковый таймер

FocusFox

Текстовый веб-редактор с минималистичным интерфейсом — когда работаешь над текстом, панели инструментов становятся почти прозрачными, виден только текст. Из интересных функций: переключение на темную тему, несколько фоновых саундов из разряда «успокаивающий звук дождя», предпросмотр документа в виде веб-страницы. Есть все стандартные возможности оформления: выделение жирным и курсивом, цитаты, ссылки и картинки, маркированные и нумерованные списки. Есть сохранение и скачивание созданных документов, а при обновлении страницы весь набранный текст сохраняется.

Бесплатный, не нужно ничего скачивать или регистрироваться.

FocusFox

Тайм-менеджмент: что стоит запомнить

Тайм-менеджмент — это комплекс стратегий и техник по управлению временем, которые помогают сосредоточиться на задачах, работать продуктивнее и быть спокойней. Выберите технику, которая подходит вашему характеру и стилю работы, и начинайте с малого: проанализируйте свою продуктивность с помощью инструментов из статьи и понемногу начинайте концентрироваться на действительно важных задачах.

Помните: самая эффективная техника управления временем — та, которая избавляет вас от стресса, а не вгоняет в него.

Общение с клиентами также может быть затратным по времени, если не оптимизировать процесс. Регистрируйтесь в SendPulse и автоматизируйте свои рассылки: запланируйте цепочки писем, которые будут отправляться без вашего участия, и постройте чат-ботов, которые смогут решать базовые вопросы вместо вас.

11 навыков тайм-менеджмента, которые помогут вам стать лучше

Сталкивались ли вы когда-нибудь с фразой «В сутках просто не хватает часов»? Все время от времени так себя чувствуют, будь вы работающим родителем, занятым предпринимателем, студентом или любым другим человеком в нашем быстро меняющемся мире. А теперь подумайте об этом так: у всех одинаковое количество часов в сутках.Так что же отличает Уоррена Баффета и Шерил Сандберг от всех нас? Ответ — навыки тайм-менеджмента.

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент — это ваша способность эффективно использовать свое время, быть продуктивным и выполнять не только повседневные задачи, но и более важные жизненные цели. Это означает знание разницы между занятостью и продуктивностью: когда вы заняты, ваш разум занят списком дел, перескакивая с одной задачи на другую, не сосредотачиваясь ни на чем.Когда вы продуктивны, у вас есть план выполнения всего, что вам нужно сделать, и вы можете сфокусироваться на своих целях.

Навыки управления в режиме реального времени выходят за рамки составления ежедневника или написания бесконечного списка дел, который только кажется, что он становится длиннее, а не короче. Первый шаг к тому, чтобы научиться лучше управлять временем, — осознать, что это умственная игра, в которой каждый может освоить игру, и что ваши затраты времени и энергии окупятся десятикратно.

Разблокируйте свое пиковое состояние и достигните своих целей с Ultimate Edge

Получить бесплатную пробную версию
Преимущества хороших навыков тайм-менеджмента

В жизни есть много вещей, которые находятся вне вашего контроля, но то, как вы проводите свое время, не входит в их число.Использование ваших часов для достижения результатов, которые вы цените больше всего, поможет не только принести вам успех, но также поддержит чувство удовлетворения, которое приходит от достижения ваших целей, и принесет вам множество других преимуществ.

Интеграция работы и личной жизни

Вы были бы удивлены, узнав, что баланса между работой и личной жизнью не существует? Единственный способ достичь истинного баланса — это интеграция работы и личной жизни: найдите свою миссию и включите ее в свою жизнь, чтобы ваша работа не ощущалась как работа — она оживляла вас.Это именно то, что вы получите с хорошими навыками тайм-менеджмента.

Снижение беспокойства

Наши графики заполнены как никогда раньше, и неудивительно, что тревога стремительно растет по всей стране. Когда вы постоянно в пути, ваш мозг остается в состоянии повышенной готовности и стресса, что в конечном итоге может изменить его химию. Навыки тайм-менеджмента позволяют перевести дыхание, снизить уровень стресса и дать себе передышку.

Больше свободы

Что бы вы сделали, если бы у вас было время на то, что вам нравится? Вы бы научились играть на музыкальном инструменте, копали огород или занимались спортом? Вы можете вернуть свое время и свою жизнь.Ведь что такое тайм-менеджмент, как не способность делать то, что хочешь, когда хочешь и сколько хочешь?

Повышение уверенности

Навыки тайм-менеджмента касаются не только времени, но и всего вашего мышления. Когда вы измените свою точку зрения, отпустите убеждения, которые сдерживают вас, и посвятите себя жизни, которой вы хотите, вы также откроете чувство уверенности, которое приходит только от глубокой веры в себя.

Как улучшить управление временем

Чтобы максимально эффективно использовать свое время и достичь жизни, о которой вы мечтаете, вы должны изменить свое отношение к тайм-менеджменту.Перестаньте думать о времени как о ресурсе, который вы не можете контролировать. Это правда, что количество часов в сутках ограничено, но вы можете развить навыки тайм-менеджмента, чтобы сосредоточить свое внимание на том, что действительно важно. Используйте эти 11 стратегий, чтобы ваш мозг сосредоточился на наиболее важных результатах, не отвлекаясь на отвлекающие факторы.

1. Сфокусируйтесь

«Куда направлено внимание, туда течет энергия», — говорит Тони.Первый шаг — понять, чего вы действительно хотите, а затем согласовать свои конечные цели с действиями, которые вам нужно предпринять сегодня. Если задачи, которые вам нужно выполнить, не соответствуют тому, что действительно важно для вас — вашим основным ценностям, — тогда у вас никогда не будет времени на их выполнение. Это методология метода быстрого планирования Тони: сосредоточившись на результате, вы развиваете организацию, необходимую для достижения ваших целей.

Что вы считаете своими конечными целями? Если вы перечислили много вещей, сделайте паузу.Бесконечный список целей — это то же самое, что не иметь целей. Спросите себя: какие действия приносят наибольшую пользу? Какие результаты соответствуют вашей жизненной цели? Как только у вас появится направление для движения, вы лучше поймете, какие действия заслуживают вашего внимания, а какие нет.

2.Использовать фрагментацию

Улучшение навыков тайм-менеджмента начинается с сосредоточения внимания на том, чего вы действительно хотите — будь то укрепление ваших отношений, ускорение вашей карьеры, открытие собственного бизнеса или здоровый образ жизни. Оттуда создавайте более мелкие цели, которые все «лестничают» к желаемому конечному результату. Тони говорит: «Большая часть твоего стресса связана с тем, что ты думаешь о слишком многих вещах одновременно».

Если вы сталкиваетесь с огромным количеством задач, связанных с результатом, помните, что вы можете создавать лучшие списки дел, разбивая все связанные задачи на более мелкие группы, чтобы ими было легче управлять и решать.Таким образом, вы сможете лучше визуализировать и определить шаги, которые необходимо предпринять для достижения цели.

Тони объясняет силу фрагментации и то, как она помогает сосредоточить ваше внимание на том, что действительно важно.

3. Определите свои приоритеты

Откуда вы знаете, куда направить свою энергию, чтобы увидеть желаемые результаты? Как узнать, работаете ли вы над своими основными ценностями? Проведите аудит основных ценностей: отслеживайте свою деятельность в течение двух недель, обращая внимание на то, с какими основными ценностями связаны ваши действия, и внимательно проверяйте себя, оценивая, как приблизиться к своим целям.

После того, как вы запишете прогресс за несколько недель, объективно взгляните на то, как вы проводите свое время. Исключите любую деятельность, которая не связана с вашими основными ценностями и целями. Замените эти действия, такие как слишком частое посещение социальных сетей, чем-то, что служит вашему окончательному плану, например, приготовлением здоровой пищи или регулярными физическими упражнениями. После нескольких недель практики вы обнаружите, что не пропускаете отнимающие много времени задачи, которые вы исключили.

4.Ставьте разумные цели
Цели

SMART являются конкретными, измеримыми, достижимыми, реалистичными и привязаны к временным рамкам. Четко определите результат, которого вы планируете достичь, и обозначьте время, необходимое для достижения цели. Вместо того, чтобы говорить себе, что вы хотите похудеть в этом году, поставьте перед собой четкую цель: один фунт в неделю или пять фунтов в месяц.Не забывайте быть реалистом. Если вы говорите себе, что собираетесь перейти от менеджера среднего звена к генеральному директору в вашей компании, это будет невероятная цель, но вы понимаете, что это может занять больше шести месяцев.

Конкретизируя свои результаты и имея ясное представление о том, что они из себя представляют и почему вы их хотите, вы можете сфокусироваться на лазерном наведении, необходимом для их достижения. Не только это, вы почувствуете большее чувство удовлетворения, когда достигнете своих целей.

5.Научитесь говорить нет

Одним из важнейших элементов обучения тому, как улучшить управление временем, является умение говорить «нет» вещам, которые не помогают вам достичь ваших целей. Когда вы говорите «нет» чему-то, что не добавляет ценности вашей жизни или не поддерживает ваши основные ценности или цели, вы говорите «да» чему-то другому, а именно: времени, чтобы побыть с семьей, заняться спортом или насладиться столь необходимым сном.

Если сказать «нет» чему-то кажется трудным, вспомните случай, когда вы неохотно сказали «да» чему-то, а потом пожалели об этом.В конце концов, вы либо скрепя сердце выполняли задачу, хотя у вас не было ни времени, ни ресурсов для ее выполнения, либо вы выбивались из сил, потому что были перегружены. Во-первых, сказать «нет» намного проще — и вы сэкономите время, чтобы сосредоточиться на том, что важно для вас .

6. Сведите к минимуму отвлекающие факторы

Воспринимайте сведение к минимуму отвлекающих факторов как еще один способ сказать «нет».«Что вас отвлекает? Эл. адрес? Тексты? Социальные сети? Что бы это ни было, скажи «нет». Избавьтесь от отвлекающих факторов и связанного с ними стресса. Блокируйте веб-сайты, если вам нужно. Поместите уведомление «Нет на месте» или «Не беспокоить» в своих учетных записях. Ваше время ваше , так что контролируйте свое рабочее пространство и время, чтобы успевать больше.

Часто мы позволяем себе терять фокус и прерываться в качестве костыля, когда испытываем неприятные эмоции, такие как скука, разочарование или отсутствие интереса.Это выученные, вызывающие привыкание реакции, и мы можем научиться преодолевать их и менять свое поведение, применяя эффективные навыки тайм-менеджмента вместо того, чтобы отступать, когда задача становится сложной.

7. Сократите мгновенные ответы

Если вам сложно сказать «нет», один из лучших способов улучшить управление временем — перестать сразу отвечать.Подумайте об этом: слишком часто люди просят нас что-то сделать, и мы сразу соглашаемся. Затем у нас есть обязательство, которого мы придерживаемся. Вместо того, чтобы отвечать сразу и давать ответ, о котором вы потом пожалеете, отойдите от электронного письма или скажите человеку, что вам нужно подумать об этом.

Не выполнять мгновенную фиксацию в течение одного месяца. Вместо этого найдите время и убедитесь, что вы посвящаете себя только тем задачам или действиям, которые поддерживают ваши основные ценности и цели. Если что-то, что кто-то просит вас сделать, не соответствует этим ценностям и целям, будьте смелыми и вежливо откажитесь.В конце месяца оцените: сколько времени вы сэкономили? Насколько больше вы чувствуете себя удовлетворенным тем, что вы сделали?

8. Возьмите на себя ответственность

Чего стоит тайм-менеджмент, если вы не считаете себя ответственным? Ничего.Предположим, вы хотите укрепить отношения со своим партнером и решили использовать час своего дня, чтобы уделить этому человеку внимание, которого он заслуживает. Но пока вы сидите там, ваш телефон вибрирует в вашем кармане. Что вы делаете?

Вместо того, чтобы проверять свой телефон, оставайтесь приверженными своему целевому результату — более здоровым, более страстным отношениям с человеком, которого вы любите, — и уделяйте своему партнеру внимание, которого он заслуживает. Сосредоточившись на своей конечной цели и позволив телефонному разговору подождать час или больше, вы достигнете результата, который больше всего соответствует вашим основным ценностям, и принесет вам больше удовлетворения, чем проверка телефона.

9. Используйте правило 20 минут

Вы знаете, когда вы «в зоне»? Вы неудержимы.Что, если бы вы могли попасть в зону, когда захотите? 20-минутный блок приращений — один из самых мощных навыков тайм-менеджмента, потому что он позволяет вам делать именно это.

Приготовься; дайте себе знать, что вы собираетесь сосредоточиться на чем-то важном. Подготовьтесь к выполнению задания и поставьте будильник на 20 минут. Пока не зазвенит будильник, отдайте этой задаче все, что у вас есть, ни на что не отвлекаясь. Когда сработает будильник, решите, собираетесь ли вы отложить задачу или закончить ее.Сделайте небольшой перерыв, затем вернитесь к этой задаче. Повторяйте процесс, пока задача не будет выполнена.

Работа над своими задачами в течение этих 20-минутных блоков поможет вам втянуть себя в зону по мере необходимости, вместо того, чтобы надеяться попасть в нее случайно. Со временем вы сможете погрузиться в это мышление самостоятельно, без помощи таймера.

10.Аутсорсинг

Хотите стать лучшей и наиболее эффективной версией себя? Аутсорсинг задач — это важнейший навык, которым должен овладеть каждый успешный предприниматель и генеральный директор из списка Fortune 500, и вы тоже. Когда вы можете делегировать задачи, делайте это.

Подумайте об этом так: если вы слишком сосредоточены на выполнении гигантского списка черных задач каждый день, вы не сможете сосредоточиться на своих более крупных целях и основных ценностях.Также стоит помнить, что, делегируя полномочия, когда это возможно, вы помогаете себе расти, потому что вы даете себе пространство для самостоятельного выполнения самых новых и сложных задач и можете делегировать кому-то другому выполнение более мелких повседневных задач в вашем списке дел.

11.Сделай перерыв

Если это кажется нелогичным — это не так. Самые успешные люди в мире знают о важности заботы о себе. Уоррен Баффет играет в бридж и играет на укулеле в свободное время. Опра Уинфри медитирует. Саймон Коуэлл лазает по деревьям и смотрит мультфильмы! Дело в том, что иногда лучшее, что вы можете сделать, — это дать своему мозгу отдохнуть от текущей задачи.

Отправляетесь ли вы в отпуск на Гавайи или прогуливаетесь в обеденный перерыв по своему офисному зданию, перерыв дает вашему мозгу возможность перезагрузиться.Это повышает творческий потенциал и концентрацию и приводит к лучшему решению проблем. Если вам интересно, как улучшить тайм-менеджмент, и вы чувствуете, что сделали все возможное, отойдите на минуту или две. Вы вернетесь с новой концентрацией и энергией.

Навыки эффективного тайм-менеджмента лежат в основе более счастливой и полноценной жизни, потому что вы сможете сосредоточиться и добиться результатов, которые движет вашей страстью. Представьте себе это сильное чувство умиротворения, которое приходит с удовлетворением от того, чего вы достигли; это чувство находится в ваших руках, пока вы берете на себя обязательство восстанавливать свое время и работать для достижения своей цели.Имея правильную структуру управления временем и отличные навыки управления временем, вам больше не нужно представлять себе это состояние — вы можете достичь его и жить в нем.

Тайм-менеджмент саботирует вашу жизнь?

Возьмите под свой контроль и составьте план управления своей жизнью, а не только своим временем.Достигайте большего с помощью метода быстрого планирования.

советов по повышению производительности

6 мин. Читать

  1. Ступица
  2. Производительность
  3. Важность тайм-менеджмента: советы по повышению продуктивности

28 марта 2019 г.

Малым предприятиям и фрилансерам необходимо максимально использовать время, которое у них есть, для развития своего бизнеса, и в этом могут помочь надлежащие навыки тайм-менеджмента.Тайм-менеджмент важен для занятых компаний, чтобы они могли расставлять приоритеты для всех своих рабочих задач и быстрее достигать своих целей. Когда вы лучше управляете своим временем, вы сможете использовать новые возможности и развивать свой бизнес устойчивым образом.

В этих темах рассказывается о важности управления временем и предлагаются советы по повышению продуктивности на работе:

Что такое тайм-менеджмент?

Почему важен тайм-менеджмент?

Основы тайм-менеджмента

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент — это стратегия планирования вашего свободного времени и контроля количества времени, которое вы тратите на конкретные задачи, чтобы работать более эффективно.Эффективное управление временем дается одним людям легче, чем другим, но каждый может выработать привычку улучшать свои навыки управления временем. Без эффективного тайм-менеджмента ваша работа и благополучие могут пострадать, что может привести к:

  • Некачественная работа
  • Срыв сроков
  • Повышение уровня стресса
  • Нарушение баланса между работой и личной жизнью
  • Нанесение ущерба вашей профессиональной репутации

Почему важен тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент важен, потому что он помогает вам контролировать свой рабочий день, чтобы вы могли строить свой бизнес, не ставя под угрозу баланс между работой и личной жизнью.Вот семь преимуществ правильного тайм-менеджмента:

Улучшите свою производительность

Когда вы научитесь выделять время в течение дня на все важные задачи, вы будете лучше понимать, что вам нужно сделать, и сколько времени займет выполнение каждой задачи. Когда у вас есть график, которому нужно следовать, вы, вероятно, обнаружите, что тратите меньше времени на решение того, над чем работать, или на прокрастинацию, и больше времени на то, чтобы заняться важной работой. Тайм-менеджмент может помочь вам сосредоточиться только на важных задачах и не отвлекаться на отвлекающие факторы.

Производить лучшую работу

Когда вы не гонитесь постоянно, чтобы уложиться в срок, вы можете приложить больше усилий и усилий к своей работе. Тайм-менеджмент помогает расставить приоритеты задач, чтобы у вас было достаточно времени для завершения каждого проекта. Качество вашей работы повышается, когда вы не торопитесь завершить ее до того, как быстро приближается крайний срок.

Доставить работу вовремя

Правильное управление своим временем включает в себя назначение каждой задачи в вашем списке на определенные периоды времени.Многие люди используют тайм-менеджмент, чтобы выделить себе несколько дней на завершение проекта или завершить его досрочно, чтобы обеспечить буфер для любых проблем, которые могут возникнуть. Если вы правильно распланируете время, необходимое для завершения своей работы, вы сможете каждый раз укладываться в сроки.

Уменьшите стресс

Легко забеспокоиться, когда у тебя есть полный список дел, которые нужно выполнить как на работе, так и в личной жизни. Грамотное управление временем может помочь вам расставить приоритеты в списке дел и выделить время, необходимое для самых важных задач, чтобы вы точно знали, что вам нужно сделать и сколько времени у вас есть для выполнения всего.Приоритизация задач и предоставление себе достаточно времени для их выполнения может помочь снизить уровень стресса.

Улучшение карьерных возможностей

Тайм-менеджмент может помочь вам стать более надежным сотрудником, который всегда выполняет высококачественную работу в установленные сроки. Это, в свою очередь, повысит вашу ценность как работника и улучшит вашу профессиональную репутацию, что может помочь вам найти новые возможности для расширения вашей карьеры.

Повысьте уверенность в себе

Когда вы правильно управляете своим временем и успешно выполняете поставленные задачи, вы почувствуете чувство выполненного долга и уверенность в своих силах.Постоянное завершение списка ежедневных дел — мощный мотиватор, который может подтолкнуть людей к дальнейшему совершенствованию своих навыков тайм-менеджмента и поиску новых возможностей для работы.

Стать более эффективным

Когда вы поймете, как эффективно управлять своим временем, вы станете более сосредоточенными на работе, что позволит вам делать больше с меньшими затратами времени. Например, вместо того, чтобы пытаться работать над большим проектом, когда у вас есть пятнадцать свободных минут перед совещанием, вы можете выполнить несколько небольших задач за это время и отложить более крупные задачи, требующие больших умственных усилий, до тех пор, пока у вас не появится большой блок задач. свободное время.Вы сможете работать более эффективно, чтобы достичь большего за меньшее время.

Основы тайм-менеджмента

Улучшение навыков тайм-менеджмента может сделать вас более продуктивным и менее подверженным стрессу. Вот пять простых шагов, чтобы улучшить управление временем:

Планируйте заранее

Заблаговременное планирование своего времени — самый важный элемент правильного тайм-менеджмента. Поймите, когда вы наиболее продуктивны: может быть, вы наиболее бдительны утром, или, возможно, вы набираете обороты ночью.Сохраняйте самые важные и сложные задачи на тот момент, когда ваша продуктивность будет максимальной. Планируйте более простые или мелкие задачи на время, когда вы менее бдительны. Прежде чем начать каждый день, хорошо продумайте, сколько времени вы потратите на работу со всем в своем списке задач.

Приоритизация задач

Оценивайте каждый проект, над которым вам нужно работать, чтобы определить, какие задачи являются наиболее срочными и важными, и сделайте их своим главным приоритетом на день. Оставьте менее важные задачи или проекты, которые еще не стали срочными, на потом, когда у вас будет больше времени, чтобы сосредоточиться на менее важных проектах.

Устранить отвлечение

Отвлекающие факторы — один из главных убийц продуктивности. Сайты социальных сетей, смартфоны и назойливые коллеги могут отвлечь вас от ваших приоритетов и нарушить ваш график. Согласно исследованию Think Money, треть сотрудников отвлекаются на целых три часа рабочего дня. Если вы обнаружите, что некоторые отвлекающие факторы слишком велики для вас, подумайте о том, чтобы оставить свой смартфон запертым в ящике стола в течение дня или использовать расширение для браузера, чтобы заблокировать веб-сайты, которые вас больше всего отвлекают.

Не многозадачность

Многозадачность может показаться хорошим способом выполнения дополнительной работы, но на самом деле она снижает вашу продуктивность. Вместо завершения нескольких проектов вы начинаете, но не заканчиваете ни один из них. Лучший способ управлять своим временем — это сосредоточиться на одной задаче за раз и уделять ей все свое внимание, пока вы работаете над ней, чтобы избежать ошибок.

Наградите себя за хорошую работу

Награды могут стать отличным мотиватором для правильного управления временем.Дайте себе небольшую награду за каждую задачу, которую вы выполняете в течение дня. Например, вы можете отпраздновать завершение отчета, совершив 15-минутную прогулку на свежем воздухе. Вознаграждения поддерживают вашу мотивацию на работе и могут помочь вам достичь лучшего баланса между работой и личной жизнью.

Ищете более подробные советы о том, как улучшить свои навыки управления временем? Эта статья поможет вам стать экспертом в тайм-менеджменте.


РОДСТВЕННЫЕ СТАТЬИ

Как управлять временем? | Лучшие университеты

Гостевой пост: Рэйчел Кэмпбелл

Взгляните на наши семь лучших советов по тайм-менеджменту

Приближаются экзамены, и вам следует подумать о том, как улучшить свои навыки в тайм-менеджменте и организовать свой день так, чтобы вы могли найти правильный баланс между домом, работой и университетской жизнью.Вы также должны попробовать съесть немного пищи для мозга — и нет, мы не имеем в виду чипсы и энергетические напитки!

Потратив время на расстановку приоритетов, вы можете дать себе наилучшие шансы не сбиться с пути и быть организованным во время экзаменационного периода, что, в свою очередь, может помочь снизить уровень стресса, который может быть разницей между успехом и неудачей в университете.

Взгляните на наши семь лучших советов по тайм-менеджменту , чтобы вы могли как можно лучше учиться в университете, а также находить моменты, чтобы расслабиться и даже заработать немного денег на стороне.

1) Что вы должны делать, чтобы эффективно управлять своим временем?

Первый этап улучшения вашего тайм-менеджмента состоит в том, чтобы перечислить абсолютно все, что вы должны сделать. Это может показаться очевидным, но, судя по опыту, большинство студентов склонны откладывать важные задачи на последний момент, что может повлиять на качество их работы и их общую оценку.

Включите в список любые сроки окончания университета, а также любые смены, в которые вы работаете, и отметьте, сколько времени каждый приоритет займет в вашем расписании.

2) Создайте график жизни

через GIPHY

Будь то планировщик в виде пин-ап, расписание или календарь на вашем телефоне, найдите органайзер, который вам подходит, и добавьте в него свой список приоритетов. Есть много приложений для тайм-менеджмента, которые могут помочь в этом. Кроме того, подумайте о том, когда вы наиболее бдительны, чтобы вы могли планировать свои учебные периоды в это время.

Найдите время для общения, но также убедитесь, что вы высыпаетесь. Большинству людей требуется от 7 до 8 часов сна каждую ночь, чтобы оставаться сосредоточенными и бодрыми во время учебы.

3) Будьте гибкими, но реалистичными

через GIPHY

Как правило, отводите около 8-10 часов в день на работу, учебу, общение и другие практические дела.

Будучи студентом дневного отделения, вы должны посвящать учебе в университете 35 часов в неделю, включая время, которое вы проводите на семинарах и лекциях. Если вы тратите только 15 часов в неделю на обучение под руководством репетитора, вам следует использовать дополнительные 20 часов для самостоятельного обучения.

Также важно помнить, что часто все занимает больше времени, чем ожидалось.Итак, выделите немного дополнительного времени на случай, если вы потратите на задачу больше времени, чем рассчитывали.

4) Дайте время на планирование, чтобы избежать повторения

через GIPHY

Выделение времени на изучение, планирование и обдумывание своей работы имеет решающее значение для эффективного управления временем. Дайте себе время обработать новую информацию и спланировать, как вы собираетесь ее использовать, так как это поможет вам избежать повторного чтения и повторения каких-либо исследований.

Один из способов эффективного планирования перед исследованием — составить список всего, что вы хотите узнать, чтобы вы могли делать пометки под каждым подзаголовком по мере продвижения.

5) Избегайте проволочек и отвлекающих факторов

через GIPHY

Один из способов избежать прокрастинации  – это подумать о разных местах, где вы были во время учебы – где вы были больше всего сосредоточены? Где вы больше всего отвлекались? Есть ли что-то, что вы можете сделать, чтобы сделать учебу хоть немного приятной?

Помните, что то, что работает для одного человека, может не сработать для вас. Для некоторых обучение с друзьями может ограничить их продуктивность. Но для других обучение в группах может помочь повысить мотивацию и избежать прокрастинации.

6) Делайте упражнения, чтобы очистить голову между учебными занятиями

через GIPHY

Хотите верьте, хотите нет, но упражнения работают так же, как и сон. Это может сфокусировать ваше состояние ума, помогая вам очистить голову и повысить мощность мозга в перерывах между учебными занятиями. Если вы новичок в упражнениях, постарайтесь уложиться в 10-минутную пробежку то здесь, то там, постепенно увеличивая количество пробежок по мере продвижения.

7) Был ли ваш график эффективным?

через GIPHY

Постоянный просмотр и переоценка своего расписания может помочь вам понять, нужно ли вам вносить какие-либо изменения, чтобы помочь вам выполнить какие-либо университетские задания, а также иметь время, чтобы расслабиться и провести время с друзьями и семьей.

Рэйчел Кэмпбелл является творческим автором контента для Pure Student Living , поставщика высококачественных студенческих общежитий, расположенных в нескольких местах по всему Лондону.

Хотите больше подобного контента? Зарегистрируйтесь для получения бесплатного членства на сайте , чтобы получать регулярные обновления и личный канал контента.

(Главное изображение: Дэвид Вега (Flickr))

Навыки тайм-менеджмента: определение и примеры

  1. Развитие карьеры
  2. Навыки тайм-менеджмента: определение и примеры
Ханне Кейлинг

8 декабря 2021 г.

Ханне была старшим контент-менеджером в компании Indeed.

Видео по теме: Советы по повышению производительности при работе на дому

В этом видео мы объясняем, как «взломать» домашний офис и добиться максимальной эффективности.

Правильное управление временем может помочь вам улучшить вашу карьеру. Организация каждого дня помогает вам выполнять работу вовремя, оставаться вовлеченным во время важных встреч и дает вам пространство для творчества и инициативы в ваших задачах. Наличие сильных навыков тайм-менеджмента может в конечном итоге привести к достижению ключевых целей и продвижению в вашей должности.

В этом руководстве мы обсудим значение тайм-менеджмента, почему это важно и как вы можете улучшить и продемонстрировать свои навыки во время поиска работы.

Связанный: Лучшие навыки для включения в резюме

Что такое навыки тайм-менеджмента?

Навыки тайм-менеджмента включают в себя множество навыков, которые помогут вам эффективно управлять своим временем. Некоторые из наиболее важных навыков тайм-менеджмента включают в себя:

Организованность

Сохранение организованности поможет вам сохранять четкое представление о том, что вам нужно сделать и когда.Быть хорошо организованным может означать ведение календаря в актуальном состоянии, способность легко находить определенные документы, иметь аккуратную обстановку и делать подробные и старательные заметки.

Расстановка приоритетов

Оценка приоритетности каждой из ваших обязанностей является ключом к тому, чтобы быть хорошим тайм-менеджером. Есть много способов расставить приоритеты в том, что вам нужно сделать. Возможно, вы решите выполнять быстрые простые задания, а затем более сложные и сложные. В качестве альтернативы вы можете расставить приоритеты своих задач, начиная с наиболее срочных, или комбинируя оба варианта.

Постановка целей

Постановка целей — это первый шаг к тому, чтобы стать хорошим тайм-менеджером. Постановка целей позволяет вам четко понимать свою конечную цель и то, что именно вам нужно расставить по приоритетам для ее достижения. Постановка как краткосрочных, так и долгосрочных целей может привести к успеху в вашей карьере.

Общение

Развитие сильных коммуникативных навыков позволит вам доносить свои планы и цели до людей, с которыми вы работаете. Это также позволяет вам делегировать полномочия, что позволяет вам сосредоточиться на выполнении наиболее важных и актуальных задач, которые соответствуют вашим целям.

Планирование

Фундаментальной частью тайм-менеджмента является планирование. Если вы будете эффективно планировать свой день, встречи и то, как вы будете выполнять дела, это поможет вам придерживаться своего графика.

Delegation

Быть хорошим тайм-менеджером означает выполнять только ту работу, которая поможет вам и вашей компании достичь целей. Хотя этот навык чаще всего используется менеджерами, вы также можете практиковать делегирование задач, если вы управляете проектом. Хотя часто бывает трудно сказать «нет», когда кто-то просит вас что-то сделать на работе, важно практиковать установление границ, чтобы хорошо управлять своим временем и в конечном итоге достигать своих целей.

Управление стрессом

Практикуя правильное управление временем, вы также должны внимательно следить за своим психическим здоровьем. Позитивное обращение со стрессом может помочь вам сохранить мотивацию и хорошо выполнять свои обязанности в соответствии с вашим графиком. Вы можете делать это, делая небольшие перерывы в течение дня или вознаграждая себя небольшими способами по мере выполнения задач.

Если вы уделите время развитию каждого из этих навыков, это поможет вам организовать свою повседневную работу, независимо от того, работаете ли вы, ищете работу или пытаетесь развить новую компетенцию.

Статья по теме: 20 советов по тайм-менеджменту для профессионалов

Почему важны навыки тайм-менеджмента?

Навыки тайм-менеджмента важны, потому что они помогают структурировать вашу работу таким образом, чтобы вы могли достигать поставленных целей. Например, если ваша цель — устроиться на работу, вам нужно время, чтобы обновить свое резюме, найти вакансии, подать заявку, изучить компании и подготовиться к собеседованию. Выделение определенного количества времени в день поможет вам выполнить необходимые шаги для получения работы.

В качестве альтернативы, если у вас уже есть работа, у вас, вероятно, есть множество обязанностей, чтобы помочь компании достичь определенных целей. Ведение вашего календаря, встреч и задач необходимо для достижения успеха в вашей роли.

Полное присутствие и сосредоточенность являются результатом сильных навыков тайм-менеджмента. Например, если вы опаздываете на встречу и должны работать над проектом, о котором забыли, пока люди разговаривают, вы можете пропустить важную информацию, которая может помочь вам лучше выполнять свою работу.

Грамотное управление своим временем также дает вам пространство для творчества и инициативы в достижении ваших целей. Когда у вас есть определенное время, отведенное для выполнения ваших задач, вы также можете выделить время, чтобы подумать о общей картине для себя и своей компании.

Как улучшить навыки тайм-менеджмента

Работа над вашими навыками тайм-менеджмента может помочь вам стать лучшим сотрудником и сильным кандидатом при подаче заявки на новые вакансии. Вот несколько способов улучшить свои навыки тайм-менеджмента:

1.Ставьте краткосрочные и долгосрочные цели

Регулярная постановка целей поможет вам четко понять, что именно вам нужно сделать для достижения определенных результатов. Чтобы достичь более масштабных и долгосрочных целей, по пути определите более мелкие промежуточные цели. Например, если у вас есть цель получить повышение в течение шести месяцев, вам может потребоваться установить более мелкие цели для улучшения определенных навыков. Ваши цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и привязанными ко времени. Чтобы узнать больше о постановке целей, посетите страницу Цели SMART: определение и примеры.

2. Управляйте своим календарем

Выделение времени для выполнения наиболее важных задач в вашем списке важно для управления своим временем. Вы можете регулярно блокировать определенные временные рамки в своем календаре, чтобы гарантированно находить время в своем расписании без отвлекающих факторов или встреч. Вам также следует подумать о том, полезно ли посещение определенных собраний. Если вы чувствуете, что не принесете пользы или не внесете какой-либо вклад, вы должны чувствовать себя в праве отказаться от определенных встреч.Если вы сделаете это, проявляйте осмотрительность и будьте вежливы — вы можете отправить владельцу собрания электронное письмо, сообщив ему, почему вы отказались.

3. Расставляйте приоритеты в своих заданиях

Расстановка приоритетов — сложный навык, но с практикой становится легче. Вы можете практиковать расстановку приоритетов, составляя списки дел. Написание или печатание всего, что вам нужно сделать, может помочь вам физически расставить приоритеты для наиболее срочных или легко выполнимых задач. Если вам нужна помощь, вы можете спросить своего руководителя или коллегу, который хорошо расставляет приоритеты в том, как они будут выполнять работу.Понимание сроков выполнения и того, как задача влияет на других и бизнес-цели, может помочь вам выполнить определенные задачи раньше других. Если вы по-прежнему не можете уложиться в срок, вы можете запросить продление срока выполнения задачи.

Улучшение навыков тайм-менеджмента может помочь вам лучше работать и иметь возможность полностью сосредоточиться в течение дня. Вы можете стать лучшим тайм-менеджером, если будете организованы, будете ставить цели и расставлять приоритеты в своем списке дел.

Статья по теме: 10 приложений для управления временем, которые помогут организовать ваши проекты и держать вас в курсе событий столкнулась с трудностями тайм-менеджмента на работе.Вы просыпаетесь с надеждой и оптимизмом — вы не только уложитесь в сроки, но и пойдете в спортзал и приготовите здоровую домашнюю еду.

Тогда жизнь случается. Вы уходите поздно, попадаете в пробку и приходите к своему рабочему столу уже разочарованным миром. Садясь, чтобы, наконец, завершить проект, который вы откладывали в течение нескольких недель, вы понимаете, что у вас есть встречи подряд до полудня — и да, вы уже опаздываете на первую. Вы, наконец, уходите с последней встречи и начинаете просматривать электронные письма, когда вас втягивают на встречу с вице-президентом.У него к вам последняя просьба. «Это займет всего час», — говорит он. Попробуйте три.

Хорошей новостью является то, что есть способы вернуть эти, казалось бы, неуловимые потерянные часы дня. Все дело в личном управлении временем — управляйте своим временем, а не позволяйте ему управлять вами. У нас есть десять советов по тайм-менеджменту для начала работы

1. Выясните, как вы сейчас тратите свое время.

Если вы собираетесь оптимизировать свое личное управление временем, вам сначала нужно выяснить, куда уходит время.Попробуйте усердно записывать свое время в течение недели, отслеживая свои ежедневные действия. Этот аудит поможет вам: 

  • Определить, сколько вы реально можете сделать за день.
  • Выявление отстойного времени.
  • Сосредоточьтесь на деятельности, приносящей наибольшую отдачу.

Когда вы проведете этот аудит времени, станет ясно, сколько времени вы тратите на непродуктивные мысли, разговоры и действия.
Вы получите более точное представление о том, сколько времени у вас занимают определенные типы задач (что будет очень полезно для выполнения в более позднем совете).Это упражнение также может помочь вам определить время дня, когда вы наиболее продуктивны — таким образом, вы будете знать, когда работать над своими проектами, требующими наибольшего внимания и творчества.

2. Составьте распорядок дня и придерживайтесь его.

Ежедневное расписание (Нажмите на изображение, чтобы изменить его онлайн)

Этот шаг абсолютно необходим для того, чтобы научиться управлять временем на работе. Даже не пытайтесь начинать свой день без организованного списка дел. Прежде чем уйти с работы на день, составьте список самых неотложных задач на следующий день.Этот шаг позволяет вам приступить к работе, как только вы доберетесь до офиса.

Записывая все на бумаге, вы не будете спать по ночам, перебирая задачи, которые крутятся в вашем мозгу. Вместо этого ваше подсознание работает над вашими планами, пока вы спите, а это значит, что вы можете проснуться утром с новыми идеями на рабочий день.

Если вы не можете сделать это накануне, обязательно напишите свой список утром. Вы обнаружите, что время, которое вы тратите на создание четкого плана, ничто по сравнению со временем, которое вы теряете, переключаясь между задачами, когда у вас нет такого плана.

Узнайте, как составить график управления временем, который вам подходит.

Узнать больше

3. Расставляйте приоритеты с умом.

Когда вы составляете свой список дел, расстановка приоритетов является ключом к успешному управлению временем на работе. Начните с исключения задач, которые вы не должны выполнять в первую очередь. Затем определите три или четыре наиболее важные задачи и выполните их в первую очередь — таким образом вы убедитесь, что выполнили самое необходимое.

Оцените свой список дел и убедитесь, что вы организовали его на основе важности задачи, а не ее срочности.Важные обязанности поддерживают достижение ваших целей, тогда как срочные требуют немедленного внимания и связаны с достижением чужих целей. Мы склонны позволять срочным делам доминировать, когда на самом деле должны сосредоточиться на действиях, которые поддерживают наши бизнес-цели.

Чтобы избежать этой ловушки, воспользуйтесь одним из советов по тайм-менеджменту, которые можно найти в книге Стивена Кови «Сначала в первую очередь ». Он предлагает следующую матрицу управления временем, известную как матрица Эйзенхауэра, в качестве организационного инструмента для определения приоритетов задач на основе этих представлений о важности и срочности.

Матрица Эйзенхауэра (Щелкните изображение, чтобы изменить его онлайн)

Рассмотрим каждый из этих квадрантов более подробно:

  • Важные и срочные: У этих задач есть важные сроки и высокая срочность — выполняйте их немедленно.
  • Важно, но не срочно: Эти вопросы важны, но не требуют немедленных действий и должны включать долгосрочную стратегию развития. Старайтесь проводить большую часть своего времени в этом квадранте.
  • Срочные, но не важные: Эти задачи срочные, но не важные.Сведите к минимуму, делегируйте или устраните их, потому что они не способствуют вашему результату. Как правило, это отвлекающие факторы, которые могут возникнуть в результате плохого планирования других.
  • Несрочные и неважные: Эти действия не имеют большого значения, если вообще имеют, и должны быть устранены в максимально возможной степени.

Посмотрите, какие виды деятельности попадают в каждый квадрант. Попробуйте создать свою собственную матрицу тайм-менеджмента и вставьте элементы из списка дел и повседневных дел, чтобы оценить, как вы в настоящее время тратите свое время.Вы можете создать его в Lucidchart менее чем за минуту — это то, что мы сделали!

Пример матрицы Эйзенхауэра (Нажмите на изображение, чтобы изменить его онлайн)

Когда вы научитесь расставлять приоритеты, ваше личное управление временем может выйти на совершенно новый уровень. Вы будете знать, на чем сосредоточить свое время в те дни, когда просто не хватает часов.

4. Сгруппируйте похожие задачи вместе.

Сэкономьте время и умственную энергию, пытаясь выполнить все задачи одного типа, прежде чем переходить к следующему.Например, выделите отдельные отрезки времени для ответов на электронные письма, совершения телефонных звонков, подачи документов и т. д. Не отвечайте на электронные письма и сообщения по мере их поступления, так как это в лучшем случае отвлекает. Отключите уведомления на телефоне и по электронной почте, чтобы полностью избавиться от соблазна проверить в неурочное время.

5. Избегайте стремления к многозадачности.

Это один из самых простых советов по тайм-менеджменту для работы, но он может быть одним из самых сложных для выполнения. Сосредоточьтесь на поставленной задаче и заблокируйте все отвлекающие факторы.Может показаться заманчивым многозадачность, но вы просто стреляете себе в ногу, когда пытаетесь это сделать. Вы теряете время и снижаете продуктивность при переключении с одной задачи на другую.

Точно так же не перегружайтесь списком дел длиной в милю. Стресс из-за этого не сделает его короче, поэтому вдыхайте, выдыхайте и выполняйте одно задание за раз.

6. Установите ограничения по времени для задач.

Часть создания расписания должна включать в себя установку временных ограничений для задач, а не просто работу до тех пор, пока они не будут выполнены.Списки дел прекрасны и прекрасны, но иногда вам может казаться, что вы никогда ничего не отмечаете.

Если вы хотите установить устойчивый темп рабочего процесса, техника Помидора может помочь вам проверять список дел по 25-минутным отрезкам, делая короткие перерывы между каждым заданием и более длительный перерыв после выполнения четырех. Эта техника уравновешивает узкую направленность с частыми перерывами, снижая умственное напряжение и поддерживая мотивацию.

Если вы предпочитаете задавать свой собственный темп, функция тайм-боксинга позволяет вам заблокировать разное количество времени.Используйте свой журнал времени (шаг № 1), чтобы оценить, сколько времени у вас займет то или иное действие. После того, как вы потратите определенное количество времени на эту задачу, переходите к следующему важному действию. Вы обнаружите, что ваша продуктивность стремительно растет, а список дел сокращается, когда у вас есть эти параметры.

Пример ограничения времени (Нажмите на изображение, чтобы изменить его онлайн)

7. Создайте буферы.

Один из самых приятных советов по управлению рабочим временем: сделайте перерывы частью своего графика. Когда вы закончите задачу, дайте себе время передохнуть.Делайте небольшие перерывы для восстановления сил, будь то короткая прогулка, игра в пинг-понг, медитация и т. д.

8. Научитесь говорить «нет».

Вы никогда не научитесь управлять временем на работе, если не научитесь говорить «нет». Только вы действительно знаете, на что у вас есть время, поэтому, если вам нужно отклонить просьбу, чтобы сосредоточиться на более важных задачах, не стесняйтесь сделать это. И если вы беретесь за проект, который явно никуда не годится, не бойтесь бросить его.

Вместо того, чтобы выполнять множество задач, которые приносят мало или вообще не приносят никакой пользы, выполняйте меньше задач, приносящих большую ценность.Помните о правиле 80/20: 80 % вашего результата зависит от 20 % вашего вклада. Сосредоточьте свои усилия соответствующим образом.

Если вы не можете сказать «нет», делегируйте это. Хотя делегирование может быть трудным навыком для изучения, оно может творить чудеса с вашим личным тайм-менеджментом. Вы собрали талантливую команду, поэтому определите задачи, которые вы можете передать.

9. Будьте организованны.

Для эффективного тайм-менеджмента этот совет должен быть в вашем списке дел. Если у вас на столе разбросаны стопки бумаг, найти ту, которая вам действительно нужна, будет все равно, что найти иголку в стоге сена.Мало что так разочаровывает, как трата драгоценного времени на поиски неуместных вещей. Не говоря уже о том, как сильный беспорядок может заставить его сосредоточиться.

Маленькие вещи имеют большое значение. Создайте систему хранения документов. Отпишитесь от писем, которые вам больше не нужны. Только подумайте — вам нужно сделать это только один раз, но вы получаете преимущества навсегда.

10. Устраните отвлекающие факторы.

Социальные сети, просмотр веб-страниц, коллеги, текстовые сообщения, обмен мгновенными сообщениями — количество отвлекающих факторов на работе может быть безграничным.Ключом к личному управлению временем является активное избавление от них. Закройте дверь, чтобы вас не прерывали. Закройте все вкладки, кроме тех, над которыми вы сейчас работаете. Отключите уведомления о сообщениях и оставьте свои личные телефонные звонки на обед.

Делайте маленькие шаги. Определите два основных отвлекающих фактора и сосредоточьтесь на их преодолении в течение двух недель. И помните, что достаточное количество сна, питье достаточного количества воды и здоровое питание могут помочь вам оставаться сосредоточенным в течение рабочего дня, особенно когда наступает дневной спад.

Вот и все — десять советов по управлению временем на работе, которые поднимут вашу продуктивность на совершенно новый уровень. Вскоре вы будете ходить в спортзал и готовить, как Марта Стюарт.

22 Простые и эффективные стратегии управления рабочим временем

Как максимально использовать свое время, чтобы работать эффективно? Время имеет довольно большое значение для мира, принося большие результаты. Цель состоит в том, чтобы каждый день что-то значил. То, как мы проводим время, становится неотъемлемой частью нашего образа жизни.Когда человек мудро управляет своим временем, инвестируя в методы тайм-менеджмента, он с большей вероятностью достигнет столь необходимого баланса между работой и личной жизнью.

Что такое тайм-менеджмент?

Большинству из нас кажется, что в сутках всегда не хватает времени. Тем не менее, у всех нас есть 24 часа в сутках, чтобы выполнить наши задачи, и у некоторых людей это получается исключительно хорошо, в то время как другие изо всех сил пытаются уложиться в сроки.

Почему одни люди используют свое время более эффективно, чем другие? Ответ кроется в эффективном управлении временем.

Чтобы лучше объяснить, мы должны понять, что такое тайм-менеджмент. Проще говоря, тайм-менеджмент — это процесс организации и планирования количества времени, которое вы хотите разделить между конкретными видами деятельности. Эффективное управление временем заключается в том, чтобы выделять нужное время для нужного дела.

Это позволяет людям наилучшим образом использовать доступное время, расставляя приоритеты задач в соответствии с их важностью и расчетным временем, которое требуется для их выполнения. С другой стороны, неспособность управлять временем может негативно сказаться как на вашей профессиональной, так и на личной жизни.

«Если вы хотите эффективно использовать свое время, вы должны перестать тратить его попусту. Переключитесь на программное обеспечение ProofHub для отслеживания времени сегодня!»

Стратегии тайм-менеджмента для работы

1. Знайте, как вы тратите свое время

Основная идея заключается в том, чтобы знать, сколько времени вам нужно, чтобы сделать то, что в вашем списке. Если у вас есть 10 дел, сможете ли вы скрыть все за то количество часов, которое у вас есть в течение дня? Когда вы четко определите, как вы тратите свое время, вы сможете лучше вести учет того, как вы тратите свое время.Проанализируйте свое свободное время. В ProofHub команды отслеживают свое время с помощью программного обеспечения для отслеживания времени, чтобы лучше управлять тем, сколько времени они тратят на свою работу. В целом, это облегчает их работу, и они могут уделить немного свободного времени другим делам.

2. Расстановка приоритетов

Управляйте своим временем>достигайте своих целей>добивайтесь успеха. Это образец для подражания. Управление временем также просто означает тратить время на приоритеты и не тратить время на неприоритеты.Определите свои приоритеты, задав себе следующие вопросы:

  • Определите срочное и важное
  • Каковы ваши ценности?
  • Каковы ваши цели?
  • Что является результатом деятельности?

Когда вы знаете, как расставлять приоритеты в своих целях, вы, вероятно, добьетесь успеха в своей роли.

3. Составляйте список дел в конце каждого дня

Списки дел преимущественно мотивируют, потому что дают четкое представление о том, что нужно делать каждый день.Лучшее время для составления списка дел — в конце каждого дня, чтобы вы четко знали, с чего возобновить работу на следующий день. Вы можете легко сделать это, используя программное обеспечение для управления проектами, такое как ProofHub.

Используя ProofHub, вы можете легко:

  • создавать задачи
  • разбивать их на более мелкие управляемые задачи
  • назначать их
  • устанавливать даты начала и выполнения
  • устанавливать оценки и отслеживать затраченное время

    9

ProofHub может помочь вам спланировать свой день и составить ежедневный список дел. Подпишитесь на бесплатную пробную версию!

Советы по тайм-менеджменту на работе могут быть успешными, если вы вытолкнете себя из отвлекающего круга. Нелегко оставаться на задачах, когда нужно выполнить миллионы задач. Отвлекаться — это нормально. Поэтому, чтобы не сбиться с пути к тому, чего вы хотите достичь, помните о своих конечных целях. Сосредоточьтесь только на одной части вашей работы за раз. Не отвечая на сообщения, не просматривая веб-страницы.

5. Метод блокировки времени Илона Маска

Илон Маск, возможно, один из самых занятых людей на земле.Его секрет эффективного управления временем заключается в методе блокировки времени. Он следует за «сверхчеловеческой» способностью концентрироваться, не отвлекаясь. На самом деле блокировка времени — это метод выделения определенного количества часов только одной задаче и выделения времени для других задач. Кевин Круз в своей книге «15 секретов тайм-менеджмента, которые знают успешные люди» предположил, что лучшие работники организуют свой день с помощью временных блоков. У вас больше шансов быть продуктивным, если у вас есть план действий.

6.Принятие решений

Существует не так много работ, на которых можно просто сесть и начать работать, не принимая предварительного решения и не задумываясь о том, как вы собираетесь планировать всю свою работу. Есть над чем подумать, например;

  • Какая задача имеет высокий приоритет
  • Когда задача должна быть завершена
  • Какие ресурсы доступны для выполнения задачи
  • Какая задача должна быть выполнена позже

Все такие решения должны быть приняты до вас сидеть, чтобы работать, поэтому задача не влияет на другую задачу.Это один из видов стратегии тайм-менеджмента, который при неправильном выполнении может привести к нулевому результату в течение дня. Принимайте четкие решения, связанные с вашими задачами, чтобы значительно улучшить свою работу.

7. Метод быстрого планирования Тони Роббинса

Тони Роббинс, метод быстрого планирования — это ориентированная на результат система планирования, позволяющая изменить ваше мышление, чтобы больше сосредоточиться на результате. Метод быстрого планирования (RPM) означает ориентированный на результат, целеустремленный план масштабных действий.Эти три части помогают получить более качественные ответы, чтобы лучше сфокусировать наши усилия.

8. Записывайте свой распорядок дня

Эта стратегия тайм-менеджмента позволит вам четко определить, на какие действия вы тратите свое время. Вы можете начать с отслеживания своих действий на работе с помощью приложений для учета рабочего времени и приложений для повышения производительности . Когда вы запишете свой распорядок дня на неделю, вы сможете определить все действия, которые тратят время, и лучше прилагать сознательные усилия, чтобы исключить их из своего дня.

9. Автоматизируйте свой рабочий процесс

Пока мы говорим о стратегиях управления временем, автоматизация повторяющихся задач является одной из наиболее эффективных стратегий управления временем. Вы можете создавать повторяющиеся задачи, если это необходимо делать на регулярной основе. Это поможет сэкономить время, затрачиваемое на создание таких задач вручную.

Используя лучшее программное обеспечение для управления проектами, вы можете создавать автоматические повторяющиеся задачи ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежегодно.

«Не верьте внешнему виду списка дел, разумно вкладывайте время в то, что действительно важно. Для эффективного управления временем попробуйте ProofHub!»

10. Будьте организованными

Говорят, что суперуспешные люди суперорганизованы. Это может быть довольно ошеломляющим, когда нужно сосредоточиться на большом количестве задач, которые могут снизить производительность. Однако хорошая система управления проектами со встроенным программным обеспечением для управления задачами поможет вам разделить большие задачи на небольшие управляемые подзадачи..

Этот метод тайм-менеджмента организует все ваши задачи в управляемых категорий. С помощью кусков работы вы можете выполнять свою работу управляемым способом, с простыми категориями для обработки и достижения важных целей в первую очередь. Это также поможет вам разделить вашу рабочую нагрузку.

11. Проводите утро на MIT

Вы хотите продуктивно использовать свое время? Если это так, то определите самые важные задачи (MIT) из своего списка дел и завершите их первым делом с утра.Не секрет, что у вас больше всего энергии и энтузиазма в AM. Так почему бы не использовать его для решения самых больших и сложных задач? Кроме того, когда вы выполните самые важные задачи, вам будет намного легче пережить остаток дня.

12. Объединяйте похожие задачи в пакеты

Различные задачи требуют, чтобы члены команды вкладывали разное количество времени и усилий. Но поскольку большинство задач, которые сегодня получают команды, похожи друг на друга, лучший способ справиться с ними — объединить их вместе.

Причина? Что ж, группирование похожих или связанных задач в одном проекте позволяет командам сократить время на переориентацию и ускорить выполнение проектов. Вы можете добавить собственные метки для фильтрации задач под одной меткой.

«Добавляйте метки к похожим или разным задачам с помощью ProofHub. Зарегистрируйтесь сейчас, чтобы получить бесплатную 14-дневную пробную версию!»

13. Перестаньте быть перфекционистом

Основная причина, по которой большинство людей откладывают задачи или постоянно откладывают выпуск проекта или продукта, заключается в том, что они стремятся к совершенству.Это здорово, что вы хотите быть лучшим в любой задаче, которую вы делаете, но вот важный вопрос: у вас есть только одна задача в вашем списке дел? Очевидно, что ответ «нет». Поскольку в вашем списке дел есть много других задач, которые нужно выполнить в течение одного дня, перестаньте гнаться за совершенством и больше сосредоточьтесь на том, чтобы выполнить каждую задачу максимально эффективно и реалистично.

14. Просто скажите «НЕТ»

Ничего страшного, если вы не хотите никого расстраивать, а соглашаетесь только на сроки, с которыми реально справитесь.Если ваш список дел уже заполнен, и вы получаете запрос на выполнение дополнительной задачи в тот же день, отклоните его. Не соглашайтесь работать над задачей или помогать коллеге, пока у вас не появится свободное время. Держите свои приоритеты прямо и просто.

15. Изучите правило 80-20

К настоящему времени каждый в деловом мире знает, что такое «правило 20/80». По сути, это говорит нам о том, что 80% результатов, которые мы получаем, достигаются за счет 20% наших действий. Теперь, когда дело доходит до эффективного тайм-менеджмента, это правило предлагает вам просмотреть список дел и найти способы упростить его.Согласно этому принципу, вы должны приступить к наиболее важным задачам и сосредоточиться на их выполнении в первую очередь.

16. Оставьте буферное время между задачами

Вы хотите максимально эффективно использовать свое время в течение дня, и поэтому вы переходите от одной задачи к другой, не теряя времени впустую. На первый взгляд это может показаться хорошим использованием вашего времени, но в конечном итоге все оказывается как раз наоборот. В конце концов, человеческий мозг нуждается в перерыве через каждые 90 минут, чтобы поддерживать максимальный уровень концентрации и мотивации.Итак, запланируйте буферное время (перерыв 10-15 минут) между выполнением задачи и началом следующей. Просто сходите на прогулку или почитайте что-нибудь интересное в Интернете, чтобы зарядиться энергией, прежде чем вернуться к работе.

17. Преодолевайте половинчатую работу

В наш век постоянных отвлекающих факторов легко потеряться между тем, что мы должны делать, и тем, что от нас хотят другие. Например, вы работаете над задачей из своего списка дел, но случайно останавливаетесь, чтобы поработать над отчетом, который запросил ваш начальник.Это то, что мы называем «полуработой». Независимо от того, как и где вы сталкиваетесь с половинчатой ​​работой, результат часто один и тот же — плохие обязательства, низкая вовлеченность, низкая производительность. Итак, лучший способ избавиться от половинчатой ​​работы — выделить значительное количество времени для текущей задачи и исключить все остальное.

18. Рассмотрите возможность делегирования/аутсорсинга

Согласен, делегирование и аутсорсинг сложны. Но это не меняет того факта, что они являются важнейшим аспектом современного рабочего места.Мы понимаем, что часто трудно позволить кому-то другому выполнять определенные задачи, но помните, что у вас есть ограниченное время для выполнения определенных задач, а делегирование/аутсорсинг может реально сэкономить время. Просто убедитесь, что вы передаете обязанности правильному человеку с желаемыми навыками. И если вы это сделаете, вам не о чем беспокоиться.

19. Просто ОСТАНОВИТЕ многозадачность

Одновременное выполнение двух задач часто приводит к потере производительности.Согласно недавнему психологическому исследованию, людям, которые предпочитают практиковать многозадачность, трудно сконцентрироваться и удерживать внимание на работе, когда это необходимо. Большинство из них считают, что рутинная многозадачность помогает сэкономить время и сделать больше за день, но на самом деле часто бывает наоборот.

20. Переосмыслите свою стратегию тайм-менеджмента

Если вы здесь и используете эти простые советы по тайм-менеджменту , то совершенно очевидно, что вы ищете способы максимально эффективно использовать свое время. за день.Теперь, если вы боретесь с управлением временем, это просто означает, что ваша текущая стратегия не работает, и вам нужно изменить свой график. Просто потратьте 5 минут в конце каждого дня, чтобы просмотреть цели, которых вы достигли, и производительность, которую вы продемонстрировали. Используйте эту информацию, чтобы определить часы пиковой производительности в течение дня, а также улучшения, которые необходимо внести, чтобы добиться успеха в долгосрочной перспективе.

21. Используйте онлайн-календарь

Поздравляем, если у вас хорошая память.Но не думаете ли вы, что было бы намного лучше, если бы все ваши важные события, задачи и вехи были отмечены в онлайн-календаре. Эффективность календарей в тайм-менеджменте известна давно.

Хорошей новостью является то, что теперь у нас есть цифровые календари, которые подняли управление временем и планирование на новый уровень. С онлайн-календарем планирования проектов вы можете планировать встречи, создавать события, устанавливать напоминания и проверять свою доступность на определенную дату практически с любого устройства.Вы можете просматривать все данные календаря по всем проектам в одном месте, используя один календарь проекта.

22. Не тратьте время на ожидание

Давайте будем честными. Время, которое вы стоите в ожидании проекта, — это потраченное впустую время. Теперь мы не предлагаем вам быть нетерпеливыми. Просто каждый проект должен быть завершен в течение определенного периода времени, и время, потраченное впустую на ожидание, может быть легко потрачено в другом месте. Если вы ищете идеи, послушайте подкаст или прочитайте какую-нибудь полезную запись в блоге, пока вы ждете важной информации или совета по проекту.Это поможет вам разжечь огонь внутри себя и получить мотивацию вернуться на правильный путь.

«Планируйте, расставляйте приоритеты и управляйте временем с помощью ProofHub. Зарегистрируйтесь сегодня для быстрого прохождения!»

Важность тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент заключается в том, чтобы ценить свое время: чем больше вы делаете, тем лучше у вас это получается. Хотя это помогает повысить производительность во всех сферах вашей жизни. Вы получите четкое направление того, что вы хотите сделать и сколько времени вам придется уделить этому делу.

Тайм-менеджмент — это стратегия, позволяющая своевременно выполнять задачи в стабильном и эффективном рабочем процессе. А неспособность управлять временем снижает эффективность и вызывает стресс.

Тайм-менеджмент Статистика и цифры, которые могут удивить «незначительная ценность» или «незначительная ценность».
  • В среднем человека прерывают 1 раз каждые 8 ​​минут, или примерно 7 раз в час, или 50–60 раз в день.В среднем перерыв занимает 5 минут, что в сумме составляет около 4 часов или 50% среднего рабочего дня. 80% этих прерываний обычно оцениваются как «незначительные» или «бесполезные», что приводит к примерно 3 часам потерянного времени в день.
  • Когда кто-то спрашивает наше время для встречи, в 80% случаев есть альтернативная дата и время, которые будут приемлемы.
  • За последние 20 лет рабочее время увеличилось на 15%, а свободное время сократилось на 33%.
  • 10–12 минут, потраченных на планирование дня, сэкономят как минимум 2 часа потраченного впустую времени и усилий в течение дня
  • Эти стратегии управления рабочим временем помогут вам вести более контролируемую жизнь на работе и дома.Вышеупомянутые методы тайм-менеджмента подобны мантрам для изменения образа жизни. С правильным мышлением и правильными стратегиями вы можете жить более радостной жизнью

    Сандип Кашьяп

    Сандип Кашьяп — основатель и генеральный директор ProofHub — ведущего программного обеспечения для управления проектами и совместной работы. Он один из тех, кто всегда в поиске новаторских идей по заполнению пробелов в общении между группами, командами и организациями. Вы увидите, как он говорит: «Поехали!» вместо «Иди!» много раз в день.Именно это заставляет его писать о лидерстве так, как люди вдохновляются мечтать о большем, узнавать больше, делать больше и становиться лучше.

    Подпишитесь на ProofHub

    Получайте последние сообщения прямо в свой почтовый ящик.


    Инструменты тайм-менеджмента | Сайты Родоса

    Хотя вы можете обнаружить, что у вас много свободы в расписании, вы также увидите, что у вас есть много дел, которые борются за ваше время. Чем лучше вы организуете свое время, тем эффективнее вы будете.

    Получить общую картину
    Используйте семестровый или месячный календарь, чтобы быть организованным. Просмотрите свои учебные программы и запишите все тесты, проекты, экзамены, работы и т. д. Это поможет вам увидеть более широкую картину того, как будет выглядеть ваш семестр. Это также поможет вам лучше планировать и мотивировать себя на учебу заранее, когда у вас есть несколько важных сроков.

    Спланируйте детали
    Составьте разумный недельный график с помощью приведенного ниже журнала учета рабочего времени.Когда вы спланируете свое расписание, вы будете поражены тем, насколько продуктивным вы можете быть. Найдите время, чтобы читать, учиться, есть, спать, заниматься спортом и веселиться. Важно найти баланс в своем графике. После составления еженедельного расписания вы можете обнаружить, что у вас появилось гораздо больше свободного времени, которое вы могли бы использовать с большей пользой, или что вы перегружены графиком, и вам, возможно, придется отказаться от одного обязательства. Если составление еженедельного расписания кажется слишком сложным, создайте список следующих действий, чтобы сосредоточиться только на нескольких задачах , которые необходимо выполнить в ближайшее время.

    Создание мер по обеспечению подотчетности
    Самая трудная часть управления своим временем часто заключается в том, чтобы взять на себя ответственность за выполнение задач, которые вы обещали выполнить. Когда вы ставите цели, обдумайте дополнительные меры, которые помогут вам оставаться подотчетными. Вы можете нанять друга для достижения цели вместе с вами. Устно делитесь своей целью с другими и просите их следить за вашим прогрессом, чтобы оставаться приверженным делу. Вы можете быть более мотивированы, если вознаградите себя за соблюдение небольших сроков.Подумайте о том, чтобы нанять тренера из числа сверстников, который поможет вам установить цели и принять меры для их достижения. Еще одна полезная привычка — записывать свои цели на видном месте. Вы также можете использовать форму отслеживания ниже, чтобы отслеживать свой прогресс и лучше понимать свои сильные и слабые стороны при соблюдении продуктивных привычек.

    Дополнительные ресурсы

    .