Деловое письмо с предложением о сотрудничестве: Образец составления письма с предложением о сотрудничестве в 2021 году

Содержание

Деловое письмо: 21 распространенная ошибка

Стараетесь, пишете, подбираете необходимые слова — и все бесполезно! Потенциальный партнер или инвестор не открывает ваше деловое письмо или пролистывает, даже не удостаивая ответом. Знакомая ситуация? В нашей новой статье рассказываем, как вести деловую переписку правильно и что написать в письме, чтобы его дочитали до конца.

Для кого эта статья?

Сразу отметим: речь пойдет об электронных письмах. Если кто-то еще пользуется обычной почтой, уверяем вас, правила те же. В принципе, все эти правила действуют и для обычных рассылок, о которых мы уже писали. Сейчас речь идет именно о деловой переписке.

Если вы:

  • предприниматель, который общается с важными для дела людьми;
  • сотрудник, который пишет начальнику или будущему руководству;
  • человек, который интересуется основами интернет-этикета и людской психологией — тогда смело читайте, будет интересно.

Особенности деловой переписки:

  • ровное, спокойное изложение — не путать с сухим бюрократическим языком;
  • общение строго по делу — донести до адресата определенную информацию;
  • небольшой объем — листа А4 более чем достаточно;
  • соблюдение субординации, никакого панибратства. В особых случаях, когда с адресатом делового письма складываются неформальные, нерабочие отношения, — конечно, можно этим правилом пренебречь. Но это будет уже не совсем деловое письмо, а дружеское, согласитесь?
  • особой солидности придает письмо, написанное на фирменном бланке компании. В нем должны быть логотип и название, реквизиты и контактные данные, адрес сайта.

Текущая ситуация в стране и мире с каждым днем набирает все больше и больше оборотов.

Сегодня каждый предприниматель задается вопросом: “А что же сейчас будет с моим бизнесом?”

Если вы поддадитесь всеобщей панике и “заморозите” деятельность компании, то ни к чему хорошему это не приведет. Если вы видите, что кризис неизбежен и доход компании уже начинает сокращаться — не приостанавливайте свою деятельность. Ни в коем случае не сокращайте расходы на рекламу и не прекращайте продвижение (если вас, конечно, не закрыли из-за Постановления правительства).

Направляйте максимум усилий и внимания на продвижение своей компании и увеличение потока новых клиентов.

Для того, чтобы у вас было понимание, как следует себя вести во время кризиса — поделюсь с вами полезными инструментами, которые помогли нам не только преодолеть кризис, но и выйти из него победителями.

Ниже вы можете скачать чек-лист из простых и доступных для любой компании инструментов привлечения стабильного потока новых клиентов или возвращения существующих. А также в качестве бонуса получить бесплатное использование наших сервисов для увеличения заявок с сайта в течение 7 дней и 30% скидку на их подключение. Желаем вам удачи, новых клиентов и больших продаж!

Виды деловых писем

Рассмотрим какие виды деловых писем бывают:

  1. Информационные. Такие письма не предполагают ответа — вы пишете их, чтобы рассказать адресату о какой-либо информации. Например, вы владеете интернет-магазином и сообщаете, что завтра последний день скидок. Или что цены меняются. Видов информационных писем множество: в них можно заявить о намерениях, напомнить о важном событии, подтвердить доставку и получение товара и так далее.
  2. Письма с просьбами. Как часто предпринимателям, особенно начинающим, приходится их писать! Это обращения к инвесторам с просьбой проспонсировать ваш крутой проект, бесчисленные предложения о сотрудничестве, разного рода запросы, чтобы узнать, например, некие сведения.
  3. Пост-письма — то, что иногда необходимо написать уже после встречи с адресатом. В этом письме напомните основную тему вашей встречи, выразите свое отношение к ней, подчеркните, что хотите продолжения сотрудничества и предложите свой вариант времени и места следующей встречи.
  4. Гарантийные
    . Если вы уже договорились о сотрудничестве, возможно, скоро потребуется необходимость в этого рода письмах. В них вы даете гарантии, что выполните свои обязательства: сделаете работу в срок, заплатите за услугу, привезете товар в срок и так далее.
  5. Рабочие письма — те самые, которые рассылает и получает любая компания каждый день. Это переписка с партнерами и клиентами: заключения договоров, обсуждение и переговоры, знакомство с прайс-листом и каталогом продукции, напоминания о встречах — рутинные рабочие процессы.
  6. Письма-претензии — да, приходится и так. Обычно их пишут, когда одна сторона недовольна действиями другой. И не просто действиями, а обязанностями, закрепленными в договоре. Например, Вася заключил договор с поставщиками товаров, а они, редиски такие, постоянно задерживают сроки. Или купил он автомобиль, а тот сломался.
  7. Нерабочие письма — это послания, не относящиеся напрямую к вашей деятельности. Это поздравления, благодарности за работу и даже соболезнования — в жизни все бывает.
  8. Резюме и рекомендации — тут все просто. Либо вы пишете резюме и подкрепляете его сопроводительным письмом, либо составляете рекомендацию для вашего сотрудника или партнера.

Структура делового письма

  1. Заголовок. Составлять заголовки писем — это целая наука. Если коротко — заголовки деловых писем должны быть максимально полезными для адресата.

    Провокации и юмор тут вряд ли подойдут: мы же пишем серьезным людям, помните? Вот если узнаете человека поближе — тогда можно попробовать, а пока лучше не рисковать.

  2. Вступление. Как и обычное, деловое письмо начинается со вступления, или преамбулы. В нем вы здороваетесь и рассказываете самую суть, самое мясо. Берегите время адресата: сразу расскажите, что вам от него нужно. “Я, Вася Пупкин, придумал классный стартап в сфере интернет-маркетинга (строительства, красоты, промышленности, авто — смотря какая у вас сфера деятельности) и прошу вас ознакомиться с ним и поддержать материально. Основная ошибка на этом этапе: растекаться мыслью по древу, мямлить, не переходить к сути вопроса.
  3. Основная часть. Тут все просто: вы подробно рассказываете, что у вас за идея, излагаете факты и аргументы, которые способны заинтересовать адресата. Если вернуться к Васе и его стартапу — он объяснит, в чем его суть, польза и выгода для человечества в целом и для адресата письма в частности. Он приведет цифры и факты, мнение целевой аудитории, мнение экспертов. Мы верим в Васю, он сможет!
  4. Самое главное. Если вы просите — попросите еще раз. Если спрашивайте — задайте вопрос четко и конкретно. Если надеетесь на сотрудничество — еще раз четко сформулируйте свое предложение. И все это в нескольких строчках.
  5. Заключение. Поблагодарите за внимание и выразите надежду, что адресат ответит вам или совершит другое необходимое действие. Используйте призыв к действию, как в продающих текстах или видеороликах.
  6. Укажите свои данные: Ф.И.О., контакты, название организации и ее реквизиты.
  7. Прикрепленные файлы. Часто об этом забывают, а зря. Многим людям проще оценить наглядную информацию, чем просто буквы и строчки. Прикрепите к письму фотографии для наиболее полного представления о теме письма, приложите необходимые документы, чтобы уверить адресата в своей платежеспособности и серьезности намерений.

Самые распространенные ошибки деловых писем

Да, тысячи вежливых и воспитанных людей почему-то забывают здороваться, начиная письмо со слов “Уважаемый (-ая)…” Конечно, приятно быть уважаемым, но простого человеческого приветствия еще никто не отменял.

  • Как уже было сказано, растекаться мыслью, то есть мыслью, по древу.

Если вы перескакиваете с одного на другое, учитесь формулировать мысли, а если некогда, нанимайте копирайтеров и журналистов — они точно помогут.

  • Говорить безжизненным, сухим языком.

Все эти “принимая во внимание”, “при наличии возможности” оставьте чиновникам — вы же не изъясняетесь так в реальной жизни, так почему же ваш адресат должен? Пожалейте человека, пишите, как можно проще!

  • При этом не скатывайтесь в панибратство.

В деловой переписке есть два стиля: личный и формальный.

При личном вы общаетесь от первого лица — то есть “Я, Вася Пупкин, предлагаю вам…” В формальные личные местоимения, как правило, заменены на нейтрально-среднее “Компания “Рога и Копыта” предлагает вам…” Какой стиль вам ближе и насколько он коррелирует со сферой деятельности вашего адресата — решать вам.

Если ваш партнер молодой современный человек, смело пишите от первого лица. Если вам нужно общаться с госорганами, муниципальными организациями — лучше не испытывать судьбу и общаться нейтрально. Ответить-то вам ответят — обязаны! — но впечатление можете произвести негативное. Будьте уместными.

Можно сто раз сказать, какое у вас выгодное предложение и крутая идея, но какой в этом смысл без доказательств? Деловые люди привыкли оперировать фактами, они не верят красивым словам и картинкам. Цифры, факты, конкретика — вот ваше главное оружие.

Представьте, что вы сами получаете деловое письмо от Васи Пупкина. Открываете, начинаете читать, а там… сплошь восхваления Васи и его продукта. Я рад за Васю, подумаете вы, но мне-то что с того? А вот если Вася расскажет, как может помочь именно вам, какую он принесет выгоду и как скоро окупятся инвестиции — тут-то станет интересно.

  • Ошибки, описки, неряшливое оформление (разный шрифт, отсутствие пробелов) — без комментариев.
  • Чрезмерное использование сленга.

Даже если вы и ваш адресат работаете в одной сфере с особым профессиональным сленгом — используйте специфические выражения аккуратно. Лучше вставлять их в текст по минимуму, расшифровывать аббревиатуры, объяснять смысл некоторых слов. Вдруг вашему собеседнику — 60?

Мы все еще надеемся на Васю. Вася умный, он не будет рассылать предложения о своем стартапе в сфере автобизнеса владелицам бьюти-салонов. А сколько Петь и Коль допускают такую ошибку! О том, как создать базу адресов для рассылки коммерческих предложений, хорошо написано в статье нашего эксперта.

Как не надо и как надо. Реальный пример

И вот он — самый главный вопрос, на который сейчас ответит коллективный разум.

Редактор Павел Молянов провел недавно конкурс среди подписчиков своей группы во “ВКонтакте” “Кайф редактора”.

Топ 3 типа ошибок при написании деловых писем

Составление делового письма — серьезный процесс, требующий от его автора внимания, усидчивости и тщательности. Грамотно написанное письмо, произведет наилучшее впечатление на получателя письма, представляя его автора как серьезного и ответственного человека, что внушит к нему доверие. Ошибки же в деловом письме говорят о небрежности или неграмотности автора, что в конечном итоге производит худшее впечатление и вызывает недоверие к автору.

  1. Отсутствие делового этикета.
  2. Злоупотребление номенклатурной лексикой.
  3. Неэффективная подача информации.

1) Первая ошибка — отсутствие делового этикета. 

Независимо от того, что вы чувствуете по отношению к получателю письма (радость, боязнь, гнев или другие эмоции) вы должны быть сдержаны, вежливы и тактичны. Это общепринятый язык делового общения, граничащий балансированием между официальностью и проявлением этических норм поведения.

Многие считают, что такой язык «сухой». Нет, когда вам предстоит написать письмо с негативной окраской (письмо требование, претензию, исковое заявление и т.п.), в таком случае вам надо говорить на языке убедительных фактов и доказательств. Для того, чтобы получатель письма принял вашу точку зрения, почувствовав силу убеждения и неопровержимого доказательства вашей правоты.

  • Вот пример грамотного убедительного письма требования:
  • ___________________________________________________________________
  • «Уважаемый Виктор Сергеевич,

АО «Х» согласно Договору поставки от 12 декабря 2018 года №31-1 доставила Вам партию офисной мебели по накладной №123-1 от 17 декабря 2018 года. Срок оплаты по Договору составляет десять дней со дня получения Вами товара.

В связи с образовавшейся задолженностью Вашей компании перед АО «Х» за поставку офисной мебели, просим Вас оплатить долг в размере 2 000 000 (два миллиона) тенге в срок до 29 декабря 2018 года.

В случае неоплаты Вами долга в выше указанный срок Вам в соответствии с п. 7.1 Договора на сумму просроченной задолженности будет начислена пеня в размере 0.02 %  за каждый день просрочки.».

с уважением, …

______________________________________________________________________

2) Вторая распространенная ошибка — злоупотребление номенклатурной лексикой, профессиональными терминами, аббревиатурами.

Это означает, что все номенклатурные слова, аббревиатуры и термины могут быть в письме, но в разумных дозах и понятные обоим участникам — не только автору, но и адресату. Примеры номенклатурной лексики: стандарт ISO (Международная организация по стандартизации), АО (акционерное общество), ЗИЛ-130, электропривод СП-6М, бензин А-76 (марка) и так далее.

  1. Вот пример делового письма, в котором автор (в данном случае государственный орган АО «ГИТ») злоупотребляет использованием номенклатурных слов:
  2. ___________________________________________________________________
  3. » Уважаемый Виктор Сергеевич,
  4. АО «ГИТ» (государственные информационные технологии) приносит извинения за возникшие неудобства и по вашему запросу информирует о следующем.

В ходе ППМ (планово-профилактического мероприятия) в целях повышения ИБКП (информационной безопасности компонентов портала) проводились работы с программным кодом по услуге «ОГ» (обращения граждан).

В этой связи была недоступна одна из функций услуги — ВГ (выгрузка сообщений), с 06.50 часов 5 ноября до 12.45 часов 8 ноября текущего года. В настоящее время АО «ГИТ» наладил услугу «ОГ» и «ОГ» работает в штатном режиме.

Отметим, как известно, максимальный срок рассмотрения «ОГ» гос. органами, при отсутствии исключительных случаев, по закону не должен превышать 15 дней.

с уважением, …»

_______________________________________________________________________

3) Третья ошибка заключается в неэффективной подаче информации, когда информация не вызывает у адресата позитивного отклика и присутствует наличие слишком длинного текста (лишней информации или слишком короткого текста (недостатка информации)

Большой объем информации побуждает отложить документ и отправить его корзину; слишком маленький объем информации иногда не раскрывает сути проблемы. Поэтому для достижения цели письма необходимо следовать одному из принципов составления документов – минимум слов при максимуме информации.

  • Вот пример неэффективного письма с лишней информацией:
  • ________________________________________________________________________
  • «Уважаемая Ирина Николаевна!

АО «N», крупнейшая европейская компания — провайдер документарных услуг, предлагает Вам услуги по хранению и утилизации документов. Эти услуги позволят Вашему предприятию существенно сократить расходы на работу с документами.

Российское законодательство предписывает компаниям сохранять документы бухгалтерского и управленческого учета в течение пяти лет, предоставлять их по требованию, защищать от несанкционированного доступа, — а по истечении срока уничтожать с соблюдением строгих правил конфиденциальности. Работа с документами требует площадей, людей, ресурсов. Вы можете освободить эти площади, высвободить людей и ресурсы и ежегодно экономить сотни тысяч евро, поручив ведение архива Вашего предприятия нам.

АО «N», лидер в области документарной логистики в Европе, выводит на российский рынок комплекс услуг по архивному хранению и конфиденциальному уничтожению документов: •  складирование документов; •  архивный поиск; •  ограничение доступа к документам; •  уничтожение документов по истечении срока — в полном соответствии с российским законодательством.

АО «N» управляет архивами сотен тысяч компаний по всей Европе. Под нашим управлением находятся архивы крупнейших европейских банков АВС и XYZ. В среднем клиенты АО «N» экономят на хранении и утилизации документов 200–300 тысяч евро в год. Косвенная экономия за счет оптимизации процедур документооборота составляет дополнительно до 100 тысяч евро в год.

Уверены, что наши услуги будут полезны и Вашему предприятию. Наш специалист готов приехать к Вам в офис и предоставить всю необходимую информацию. Сообщите, пожалуйста¸ на какое время Вам было бы удобно назначить встречу.

  1. Мы будем рады рассмотреть все варианты и предложить Вашей компании оптимальное решение.
  2. с уважением, …»
  3. ______________________________________________________________________________
  4. Какие ошибки совершены автором этого письма?
  • Первая ошибка — длинный текст при наличии излишней информации.
  • Вторая ошибка — неэффективная подача, отсутствие позитивного отклика. Автор «тянет одеяло на себя», хваля самого себя. То есть у автора нет ориентированности на адресата, на его боли и потребности.
  • Вот пример измененного письма, которое станет наиболее эффективным и вызовет более позитивный отклик у адресата:
  • _______________________________________________________________________
  • «Уважаемая Ирина Николаевна!
  • АО «N» рада предложить Вам услуги по хранению и утилизации документов, которые позволят Вашему предприятию существенно сократить расходы на работу с документами.

Согласно Российскому законодательству компании обязаны хранить внутренние документы в течение пяти лет, а по истечении срока хранения уничтожать их с соблюдением строгих правил конфиденциальности. Возможно Вашей компании приходится затрачивать огромные ресурсы на содержание площадей и персонала по хранению документов.

Поручите ведение архива Вашего предприятия нам, так как мы управляем архивами сотен тысяч компаний по всей Европе и  под нашим управлением находятся архивы крупнейших европейских банков АВС и XYZ.

Мы гарантируем Вам надежное хранение архивных документов и их конфиденциальное уничтожение в соответствии с законодательством РФ.

Вы сможете освободить площади для хранения документов, высвободить людей и ресурсы и ежегодно экономить на этом сотни тысяч евро.

Надеемся,  что наши услуги будут полезны Вашему предприятию. Наш специалист готов приехать к Вам в офис и предоставить всю необходимую информацию в наиболее удобное для Вас время. Мы будем рады рассмотреть все варианты и предложить Вашей компании самое оптимальное решение.

с уважением, …»

12 правил делового письма деловой переписки

  • Ни в коем случае не забывайте о вежливости. Как уже подчеркивалось выше, она важна, если вас интересует деловая переписка
  • Фразы типа “рад сотрудничеству”, “спасибо за внимание”, “прошу прощения за беспокойство”, “будем рады видеть вас”, “не составите ли вы нам компанию” и другие. Последние две, кстати, относятся, скорее, к приглашениям на корпоративные празднования, чем к деловому письму
  • Всегда, в знак уважения, добавляйте к фразам “пожалуйста”, “спасибо”, “будьте любезны” и так далее там, где это уместно.

Не меньшую важность в процессе написания деловых писем имеет и грамотность человека. Точнее сказать, если вами будет допущена хоть одна элементарная ошибка в процессе создания письма, можно сказать, что собеседник сформирует о вас совершенно иное мнение, чем то, которое вы ожидаете

Поэтому старайтесь писать максимально грамотно и проверять все несколько раз. Если не знаете, как находить ошибки и исправлять их самостоятельно, воспользуйтесь услугами корректора или специализированными сервисами. Это очень просто, зато позволит вам быть уверенными в своем тексте.

Требования к письму

Итак, правила деловой переписки гласят, что все письма должны быть, во-первых, краткими. Это главное правило того, что оно будет прочтено. Согласитесь, все мы не любим, когда нас загружают большим объемом информации.

Если это письмо делового характера, оно не должно быть громадным — в таком случае его могут просто проигнорировать.

Если не получается сократить информацию сразу — сделайте это после того, как напишете первый черновик своего письма.

Во-вторых, ваш партнер (участник переписки) должен понимать, о чем идет речь. То есть, письмо следует сделать информативным и понятным. В нем нужно поместить те сведения, которые вы хотели бы донести таким образом, чтобы избежать дополнительных вопросов и не тратить время на уточнение деталей.

В-третьих, письмо следует сделать как можно более уважительным по отношению к вашему партнеру или сотруднику компании, который будет его читать. Это правда — чем больше уважения вы проявите к своему собеседнику, тем больше шансов, что он должным образом отреагирует на вашу просьбу и, в конце концов, вы достигнете желаемого эффекта.

Как разобраться в аббревиатурах

  • EOB (end of business day) → конец рабочего дня.
  • SOB (start of business day) → начало рабочего дня.
  • EOQ (end of quarter) → к концу квартала.
  • TBD (to be determined) или TBA (to be announced), используем, когда информация по срокам или дате еще не известна.
  • PTO (paid time off) → отпуск.

Самые частые ошибки в деловой переписке – Hussle

Многие менеджеры по обслуживанию клиентов жалуются на низкий уровень делового общения среди персонала компании. Чаще всего они указывают на ошибки в переписке по электронной почте, которые могут негативно повлиять на имидж организации. Эксперты выделяют несколько самых распространенных недочетов, которые допускают работники при составлении и отправке деловых писем.

Отправка письма не тому адресату

Отправка письма не по адресу — довольно распространенная ошибка, которая возникает из-за банальной невнимательности сотрудника.

Если ваш e-mail был доставлен коллеге или незнакомому человеку, то в следующем сообщении необходимо перед ним извиниться за свою оплошность.

Ситуация усугубляется в том случае, если письмо содержало ценную информацию и ушло, например, одному из ваших клиентов или партнеров. Таким образом адресат может получить доступ к конфиденциальным сведениям.

Чтобы этого не произошло и все корпоративные тайны остались внутри компании, перед отправкой сообщения проверьте адрес и имя получателя. Лучше всего проговорите их вслух, чтобы точно не ошибиться.

Отсутствие конкретики

Многие сотрудники не умеют доносить информацию в лаконичной и доступной форме. В результате их письма превращаются в нагромождение слов, за которыми трудно найти смысл.

Такие сообщения раздражают получателей, ведь им приходится тратить время на то, чтобы расшифровать послание.

По этой причине перед составлением текста сотруднику необходимо задать себе вопрос: «Что я хочу сказать в письме?» Ответ должен уместиться в несколько фраз — именно такого сообщения, короткого и ясного, ждут ваши коллеги.

Лучше всего в самом начале заявить основную тему: «Я пишу, чтобы обсудить сотрудничество между нашими компаниями до конца текущего года». В этом случае читатель сразу же обратит внимание на ваше послание и ему не придется самостоятельно расшифровывать смысл сообщения.

Использование жаргона или непонятных сокращений

Сотрудники часто используют жаргон или аббревиатуры, которые понятны только их коллегам. Но если их присутствие в личной переписке обосновано, то в деловом общении такие фразы недопустимы. Составленное на профессиональном или ином жаргоне письмо является признаком неуважения к собеседнику, которому придется приложить усилия, чтобы понять смысл послания.

Приведем примеры двух сообщений. Первое вполне приемлемо для личной переписки: «Предлагаю встретиться в ЦО, в 205-й, в 18:30. Возьмите задание и приготовьтесь сидеть до закрытия». Близкие коллеги смогут понять, о чем идет речь.

Но догадаются ли посторонние люди, которые не посвящены в тонкости вашей работы? По этой причине письмо необходимо составить примерно следующим образом: «Коллеги, предлагаю встретиться в центральном офисе, в 18:30, в комнате №205. Возьмите с собой все материалы по проекту.

Скорее всего, наша встреча продлится до 9-10 часов вечера».

Забывчивость

Переписка по электронной почте сродни диалогу. Представьте, что вы задаете собеседнику вопрос, на который он не отвечает и продолжает игнорировать долгое время.

Что вы почувствуете в этот момент? Своевременный ответ на письмо — это не только знак уважения, но и значимая часть бизнес-процесса.

Не подводите своих коллег, если от вашего сообщения зависит реализация того или иного проекта.

Большие абзацы в тексте

«Один абзац — одна мысль» — по такому принципу необходимо составлять деловое письмо. Этот подход особенно актуален в нашу эпоху коротких сообщений, которыми наполнены социальные сети.

Сегодня никто не любит длинные тексты, поэтому в лучшем случае ваше послание просмотрят, но не уделят ему достаточно внимания.

Если вы хотите добиться от адресата вдумчивого чтения, то разбейте текст на небольшие абзацы и не перегружайте каждый из них информацией.

Грамматические и орфографические ошибки

Современные офисные программы помогают сотрудникам составлять грамотные письма. Однако на них не стоит полностью полагаться, особенно если вы используете в тексте профессиональные термины.

Чтобы чувствовать себя более уверенным при написании сообщения, просматривайте онлайн-словари и справочники, а также находите информацию по грамматике и орфографии на специализированных сайтах. Если коллега или начальник укажет вам на ошибку — не расстраивайтесь.

Отнеситесь к этому как к ценной и своевременной информации, которую необходимо применить для избежания недочетов в будущем.

Стили общения сотрудников между собой

10 ошибок, которые вы допускаете в деловой переписке

Мы постоянно пишем письма, и на карантине многие стали писать их в разы больше – уже нельзя дойти до стола коллеги или собраться на обед с партнерами.

Какие ошибки часто возникают в деловых письмах, и как их избежать? «Цех» попросил Анастасию Ландер, автора курса «Пишем сами» в InLiberty, разобраться в тонкостях переписки.

По промокоду ПИШЕМЦЕХ вы можете записаться на курс со скидкой 10%.

Вика Шибаева / ЦЕХ

Вика Шибаева / ЦЕХ

Невнятная тема письма

Вы наверняка получали письма с темой “Документы”, “Счет” или “IMG_4703”. Удобно ли в них ориентироваться? Нет. Тема письма должна помогать адресату работать с почтой, а не сбивать с толку. Обязательно укажите в теме важную дату или время, если в самом письме вы говорите об этом. Если вы назначаете встречу, озаглавьте письмо так: “Встреча с Имяреком 10 сентября”.

Если присылаете мотивационное письмо работодателю или эйчару, укажите, на какую вакансию претендуете, например: “Вакансия графического дизайнера в “Я и сыновья” – резюме Семена Петрова”.

Если же вы отправляете те самые документы, счета или хайрезы картинок, то смело пишите: “Закрывающие документы к договору WY01 от 13 июня 2020 года”, “Счет LC015 от 7 августа” или “Иллюстрации для материала о медитации”. 

Потрудитесь писать слова целиком. Так ли много времени вы экономите на каждом пжлст? 

Фамильярное или слишком выспренное приветствие

Как вы обычно приветствуете адресата – и приветствуете ли? “Привет, Ирин,”? “Многоуважаемая Ирина Сергеевна, позвольте засвидетельствовать вам свое почтение”? Или используете ставшее знаменитым и лингвистически неправильное “Доброго времени суток?” 

Чтобы поздороваться, выбирайте “Здравствуйте” или “Добрый день”, если вы не слишком близко знакомы с адресатами. Постарайтесь выяснить, зовут вашу адресатку Наталья или Наталия – это разные имена.

Если Ирина Сергеевна любит обращение по имени и отчеству – отлично, вы все правильно пишете. Но витийства вроде “многоуважаемая” и прочая оставьте для дипломатической переписки.

В деловом письме будет достаточно просто “Уважаемый / уважаемая”.

Отсутствие контекста

Вы впервые пишете адресату и сразу переходите к делу: 

Здравствуйте, Николай,

мне нужна презентация вашего выступления на маркетинговой конференции три года назад. Пришлите, пож-ста.

С приветом,

Михаил”.

С таким подходом шансов получить от Николая заветную презу маловато. Подложите контекст!

“Здравствуйте, Николай,

позвольте напомнить о себе: меня зовут Михаил Марков, мы познакомились на конференции Red Apple три года назад и обедали вместе в перерыве. Я был впечатлен вашим выступлением, и мы обсуждали кейсы, которые вы упоминали в презентации.”

А дальше уже можно вежливо высказывать просьбу.

Шаблонный текст

Вы пишете так называемое “холодное письмо”, предлагая свои услуги потенциальному партнеру, и, чтобы сберечь свое время, вставляете в текст описание деятельности вашей компании, взятое с вебсайта. Получается нечто подобное:

“Мы имеем достаточный опыт работы как с крупными федеральными компаниями, так и с небольшими местными компаниями. Нашими Клиентами являются предприятия различных отраслей из разных уголков нашей страны, а также ближнего и дальнего зарубежья.”

Читателя тянет зевать. Чтобы ваше предложение все же изучили, придется потратить время и сформулировать прелести вашего предложения так, чтобы они были важны именно этому адресату.

Суть вопроса не раскрыта

Вы написали отличный текст о себе и своих услугах, но ответа нет. Посмотрите на свои письма критически – есть ли в них формулировки того, что вы хотите получить? Адресаты должны понимать, почему вы им пишете.

Если вы хотите предложить услугу, подать свою кандидатуру на вакансию, получить смету или уточнить детали встречи, обязательно сформулируйте это четким и емким предложением.

Дайте адресату понять, что ему нужно сделать по прочтении вашего письма. 

Много букв

Вы пишете отличные, но уж очень длинные письма. А как иначе? Ведь ваш стартап такой уникальный, ваши услуги дешевле рынка, а ваш послужной список затмевает всех звезд индустрии.

Что делать? Оставляйте в письме самое главное, а подробности распишите в презентации, которую приложите к письму.

Только не забудьте упомянуть, что вы приложили документ с подробной информацией о сути вашего вопроса. 

Сокращения, заискивание, канцелярит

У вас столько дел, что нет времени объяснять. Поэтому в ваших письмах нет заглавных букв, запятых, и полно сокращений наподобие “Спс”, “пжлст”, “кот” вместо “который”. Если письмо писать долго, лучше достаньте телефон. 

В противном случае потрудитесь писать слова целиком. Так ли много времени вы экономите на каждом пжлст? 

Вы очень боитесь доставить неудобство адресату или проявить недостаточное почтение, поэтому сдабриваете письма всякими “подскажите, пожалуйста, выдалась ли возможность ознакомиться с нашей презентацией”. Не надо так – вы ставите себя в слабую, заискивающую, неуверенную позицию. Нет ничего оскорбительного в вопросе: “Скажите, пожалуйста, видели ли вы мое предыдущее письмо и презентацию?”

Вы хотите, чтобы ваши письма звучали весомо и солидно, поэтому пишете только так: “Наши услуги являются уникальными на данном рынке, а я являюсь наилучшим специалистом, имеющим необходимый спектр квалификаций для наиболее оптимального решения данных проблем и вопросов”. Ваш диагноз – канцелярит. Его легко нагромоздить и сложно распутать. Используйте активный залог, дробите длинные предложения, добавляйте понятные подробности, чтобы сообщение приобрело ценность.

“Мы разработали шаблон делового письма, который легко адаптировать для мотивационных и холодных писем любого стиля. Я пишу деловые письма вот уже 20 лет и благодаря опыту работы в международных корпорациях нахожу правильные ответы на самые сложные запросы клиентов и агентств”. 

Неподходящая подпись

В ней только ваше имя и мобильный телефон без кода страны. Или только мейл. Или подписи нет совсем. Или она занимает восемь строк, включает почтовый адрес вашего офиса, ссылки на все аккаунты в соцсетях, вебсайт, логотип и миссию компании, а также пару цитат CEO.

У разных компаний могут быть разные стандарты подписи, и с некоторыми из них ничего нельзя поделать. Но если вы можете составить подпись самостоятельно, посмотрите на нее с точки зрения здравого смысла. В ней обязательно должны быть:

  • — ваши имя и фамилия;
  • — ваш мейл;
  • — должность – если она у вас есть;
  • — мобильный телефон – если вы готовы его давать;
  • — если вы инфлюэнсер – дайте ссылку на ключевую соцсеть;
  • — если ваш вебсайт – основная платформа бизнеса, укажите его.
  • Все остальное лучше опустить.

Неудобные ссылки, тяжелые приложения

Вы любите вставить длинную ссылку в тело письма так, что она занимает три строки? Прикладываете к письмам PDF весом больше 5 мегабайт? Любите вставить хайрезы фотографий прямо в тело письма? Не надо так делать, пожалуйста. Ссылки сокращайте специальными сервисами, большие файлы и фотографии заливайте в облако и давайте адресатам ссылку с нужными вам уровнями доступа.

Проблемы с ответом

Вы написали идеальное письмо, и – о, чудо! – вам ответили. И вы уже неделю не можете собраться с духом и продолжить переписку – нужно подготовить много данных, подумать о содержании письма, или вас затянула текучка. Что делать? Держите под рукой шаблон быстрого ответа на любое письмо. Он может быть, например, таким (выберите нужные элементы):

“Дорогой / дорогая Имярек,

благодарю вас за ответ. Я обязательно напишу вам подробное письмо / позвоню вам, чтобы обсудить детали завтра / через два рабочих дня / в течение недели.

С уважением,

Я и сыновья.”

Это даст вам поле для маневра. Непременно сдержите слово и ответьте или перезвоните собеседнику в обещанный срок. Иначе никакая переписка не спасет вашу репутацию. 

Толь­ко по­лез­ные по­сты и сто­рис — в на­шем In­sta­gram

«Цех» — медиа о непрерывном образовании взрослых людей. Мы целиком захвачены идеей постоянного развития личности — профессионального, интеллектуального, эмоционального и даже духовного. Мы исследуем, как, чему и где лучше всего учиться и, главное, зачем. Если вам понравился этот материал, подпишитесь, пожалуйста, на нашу почтовую рассылку.

как написать коммерческое письмо с предложением о сотрудничестве? — TextProm.ru

В нашу компанию, которую мы по-другому называем «биржа статей», довольно-таки часто поступают просьбы разъяснить правила оформления делового письма. В одной из статей мы уже останавливались на этом, а теперь хотели бы более подробно рассказать все нюансы, возникающие при написании коммерческого письма.

Для начала давайте определимся, что входит в понятие «коммерческое письмо». Это деловое письмо с предложением вашему уже существующему партнеру или тому, с кем бы вы хотели наладить отношения в будущем, смысл которого сводится, например, к обсуждению условий будущей сделки, и на которое также распространяются правила делового письма. От того, насколько грамотно и красиво написано деловое письмо о сотрудничестве, напрямую зависит успех всей работы. Как правило, составление делового письма несколько отличается от прайс-листа или от описания товара. В первую очередь, это официальное деловое письмо, которое направлено не только на информирование клиента о предлагаемом вами товаре или услуге, но и на побуждение в нем интереса для его приобретения. Именно правильное написание делового письма способно заинтересовать ваших партнеров и заставить действовать, так же как грамотный PR копирайтинг способен вывести ваш ресурс на более высокие позиции в поисковом рейтинге.

Любое деловое письмо о сотрудничестве, при условии его хорошего содержания, будет играть весомую роль в доведении до адресата необходимой информации. При этом следует соблюдать правила оригинального торгового предложения, так же как копирайтинг статьи подразумевает под собой написание уникального текста. Оригинальность предложения сводится к тому, что данное деловое электронное письмо содержит ссылку на выгоду для конкретного получателя, которую он не сможет получить, воспользовавшись предложениями конкурирующих фирм. Само составление делового письма необходимо начинать с определения конкретного предмета, чтобы даже при беглом просмотре послания можно было иметь четкое представление, о чем этот текст. Запомните: получатель никогда не читает все письмо целиком – ему достаточно всего лишь несколько секунд, чтобы принять то или иное решение. Поэтому продумайте заранее так сказать «ударную фразу», увидев которую он заинтересуется в дальнейшем ознакомлении с полученным текстом.

Однако четкость определения коммерческого предложения не всегда является гарантом того, что данное написание делового письма можно считать эффективным. Для того чтобы его смысл нашел отклик в сердцах ваших партнеров, необходимо, в первую очередь, уметь очень тонко затронуть эмоциональные струны адресата, и только лишь потом – его разум. Для этого любое оформление делового письма должно нести в качестве основной составляющей именно акцент на индивидуальность вашего предложения, которое можно донести до клиента разве что только в личной беседе по телефону. В основе индивидуализации конкретного коммерческого письма лежит отработанная на соответствующем уровне база данных по клиентам, в которую необходимо своевременно вносить возникшие изменения. Использование этой информации при написании деловых писем сразу же превращает обычное сухое и безликое общение в разговор близких людей, на который в любом случае у вашего партнера возникнет желание непременно ответить. Не стоит также забывать, что очень важно под своим обращением оставлять подпись, что свидетельствует о вашем почтении адресату. При этом, чем выше статус адресата, тем, соответственно, должно быть выше положение отправителя.

Также при написании коммерческих писем следует учитывать особенности разговорного языка получателя. Например, адресаты, чья деятельность связана с юриспруденцией, сразу же отреагируют на такие слова в тексте, как «законность», «согласно статье №_» и т.д. Получателей, работа которых связана с компьютерами, определенно сразу же заинтересуют следующие фразы: «процессор», «увеличение быстродействия» и прочие.

С другой стороны, к употреблению данных словосочетаний необходимо подходить очень внимательно, ведь излишняя перегрузка данными терминами может испортить на корню всю самую лучшую задумку. Другими словами, адресат, читая текст, не должен напрягаться и с трудом улавливать основную его тему. Простой язык с употреблением в меру профессиональных терминов, лаконичность, конкретные предложения и доступность написанной информации – это те основные составляющие, которые помогут вам при написании коммерческих писем с предложением о сотрудничестве и станут гарантом будущего успеха и дальнейшей плодотворной работы.

Написание делового письма — 6 у.е. за 1000 знаков без пробелов

Новые тексты:

 


Комментарии

 

Информационное письмо: образец составления и пример использования в email-маркетинге

Информационное письмо — это вид делового послания, в котором адресату сообщают о каких-то фактах либо событиях. В digital-пространстве информационными письмами часто называют email-сообщения, которые содержат полезный для подписчиков контент.

Какие задачи решает информационное письмо

Основная задача информационного письма — рассказать получателю, что что-то произошло. Например: 

  • оповестить партнёров об изменениях внутри компании; 
  • напомнить контрагентам об исполнении обязательств по договору; 
  • рассказать клиенту о внедрении новых услуг или расширении ассортимента. 

Информационное письмо просто констатирует факт и не предполагает мотивации к действию. 

Объём инфо-письма варьируется от одного предложения до нескольких страниц. Как правило, информационное письмо подписывает руководитель организации или ответственное лицо. В случае массовой рассылки наличие ручной подписи необязательно. 

Нередко информационные письма носят типовой характер — их оформляют по утверждённому шаблону. В содержании могут присутствовать рекомендации или цитаты из официальной документации. Также информационные письма могут содержать различные приложения — фотографии, документы, таблицы, pdf-файлы. 

Разновидности информационных писем

Классификация информационных писем весьма условна, поскольку одно послание может выполнять сразу несколько функций. Но в целом существует несколько основных видов. 

Письмо-уведомление

Сообщает о каком-либо факте, событии или процессе. Например: о смене руководства организации или ее реквизитов, об изменении политики компании или цен на товары. 

Образец:

 

Уважаемый Имя Отчество,

ООО «Н» информирует вас о повышении цен на наш ассортимент на 10% в связи с подорожанием сырьевой продукции.

Подробно ознакомиться с изменениями вы можете в приложенном прайсе. Если есть вопросы — звоните по телефону +7 xxx xxx xx или пишите нам на email [email protected]

С уважением, …

Письмо-напоминание

Сообщает адресату про то, что ему нужно сделать. К примеру, выполнить договорные обязательства, дать ответ на предложение, явиться на встречу в указанное время. 

Образец:

 

Уважаемый Имя Отчество,

Напоминаю, что 30.08.2020 г. пройдёт семинар по теме «…».

Чтобы подтвердить участие, не забудьте зарегистрироваться по ссылке.

С уважением, …

Письмо-подтверждение

Зачастую выступает гарантией ранее оговоренных условий и обещаний. Пример: «товар получили», «оплату провели», «ваше предложение утвердили». 

Образец:

 

Уважаемый Имя Отчество,

Получили ваше коммерческое предложение.

О принятом решении сообщим до 01.09.2020 г.

С уважением, …

Письмо-заявление

Уведомляет адресата о планах автора, разъясняет причины сложившейся ситуации, формулирует позиции автора по определённому вопросу. Например: «мы решили пересмотреть условия сотрудничества», «по данному вопросу я считаю…», «сообщаю, что намерен предпринять следующие действия…». 

Образец:

 

Уважаемый Имя Отчество,

Я изучил ваше предложение об изменении условий сотрудничества. Сообщаю, что…

С уважением, …

Рекламно-информационное письмо

Эти письма зачастую самые объёмные и похожи на коммерческие предложения. Они содержат информацию о товарах и услугах, о расширении ассортимента, об изменениях ценовой политики. От обычных коммерческих писем их отличает то, что в них отсутствует призыв к действию. Это просто констатация факта. Тем не менее, послания должны быть интересными, чтобы их прочитали. 

Образец:

 

Уважаемый Имя Отчество,

Мы расширили ассортимент. Теперь вы можете купить… Подробнее читайте в приложении.

Приложение: «Каталог товаров»

С уважением, …

Как написать информационное письмо

Информационные письма в корпоративной переписке — обычные деловые сообщения, написанные в свободной форме. Однако оформлять послания лучше по правилам деловой переписки. 

Например, для информационных писем часто используют такую структуру: 

  1. В левом верхнем углу листа либо по центру укажите реквизиты компании — наименование, юридический адрес, контактные данные. Укажите дату составления документа и его исходящий номер, если регистрируете корреспонденцию. Если отвечаете на чьё-то письмо, то обозначьте дату и номер входящего документа. 
  2. В правом верхнем углу пропишите сведения об адресате — Ф.И.О., должность, название и адрес компании. 
  3. По центру письма при необходимости напишите тему, отражающую содержание. Ниже темы добавьте обращение в уважительной форме или начните с вежливого приветствия — «Добрый день, …», «Уважаемая … (имя-отчество)». 
  4. Ниже обращения напишите вступление — кратко изложите суть послания. «Прошу Вас…», «Наша компания предлагает…»
  5. В основной части после вступления изложите содержание сообщения. Пишите кратко и последовательно — только факты и самая необходимая информация. Деловое письмо должно чётко отвечать на вопросы: «Кому», «Зачем» и «Почему». Убедитесь, что стиль изложения и содержание будут понятны адресату. Если ваша цель состоит в сотрудничестве — постарайтесь описать выгоду для адресата. 
  6. В заключение письма подведите итог написанного и при необходимости кратко сформулируйте своё предложение или просьбу.
  7. Если к письму прилагаются какие-либо материалы, перечислите их. Для каждого приложения напишите краткое пояснение — что это, о чём и для чего нужно адресату. 
  8. Завершите письмо стандартной фразой «С уважением…» (или что-то аналогичное). Укажите должность и имя отправителя. Если послание персональное — поставьте подпись. Ниже можно прописать контактные данные дополнительного контактного лица.

Образец информационного письма:

В корпоративной среде для деловой переписки обычно применяют бланки с водяными знаками и логотипом компании. При отсутствии утверждённого бланка можно использовать обычную бумагу формата A4. 

Образец формы письма-напоминания

В деловой переписке также важно правильно форматировать текст. Проверьте, чтобы сообщение соответствовало рекомендациям ГОСТа:

  • Предусмотрите наличие полей. 10 мм —  по правому краю. 20 мм —  по левому краю. сверху и снизу. 
  • Выровняйте содержание письма по ширине страницы. 
  • Проставьте в тексте абзацный отступ на отметке 1,25 см.
  • Наименования разделов (при наличии) печатате с отступом абзаца либо центрируйте по ширине. 
  • Печатайте текст с 1-1,5 межстрочным интервалом. 
  • Проставьте нумерацию страниц со второго листа, если письмо включает несколько страниц. Номер проставляют посередине верхнего поля документа, отступая минимум 10 мм от верха листа. 
  • Приоритетные шрифты — Times New Roman № 13/14 либо Arial №12/13. 
  • В таблицах допустим мелкий шрифт — 9/10. 

Готовое информационное письмо проверьте на орфографические и пунктуационные ошибки. Также ещё раз проверьте читабельность и логическую последовательность текста — всё ли понятно, не возникает ли разночтений. 

Как правильно отправить информационное письмо

Для отправки инфо-письма в бумажном виде — почтой или курьером — используют фирменный конверт с логотипом и реквизитами компании. На нём указывают данные адресата — имя, должность. При использовании обычного конверта, лучше выбрать продолговатый конверт того же цвета, что и само письмо. 

Но всё чаще деловую переписку ведут в электронном формате. Отправляя электронное информационное письмо: 

  • Укажите тему письма. Постарайтесь отобразить самую важную информацию из содержания или указать, кому предназначено письмо. Например, тема «Супер выгодное предложение для вас» ни о чём не говорит адресату —  от кого предложение, чем выгодно. А вот тема «Компания N снижает цены на 15% на весь ассортимент» понятно поясняет содержание. 
  • Желательно использовать email, который содержит название компании или вашу фамилию. 
  • При отправке ответа цитируйте исходное письмо. 
  • Не прикрепляйте много приложений к сообщению без запроса. 
  • Не забывайте про подпись. 

Для электронной деловой переписки применяют практически все те же нормы, что и для бумажной корреспонденции. Но учитывайте, что чрезмерно длинные послания могут просто проигнорировать, особенно если это первое письмо и адресат его не ждёт. Старайтесь сделать электронное информационное письмо максимально лаконичным — 1-2 страницы. 

Информационные письма в email-маркетинге

Чёткое определение информационного письма в email-маркетинге отсутствует. Кто-то называет так исключительно транзакционные сообщения — уведомления об оплате или статусе заказа, подтверждение регистрации. Но в большинстве случаев информационными письмами считают контентные рассылки, которые несут полезную информацию для пользователя.

Контентные письма в email-маркетинге помогают: 

  • удерживать внимание подписчиков; 
  • поддерживать регулярный контакт; 
  • подтверждать статус эксперта; 
  • периодически напоминать о продукте или компании; 
  • привлекать трафик на сайт. 

Некоторые компании полностью строят стратегию email-маркетинга на инфо-письмах. Но чаще информационные письма применяют в комплексе с промо-рассылками. Это позволяет продавать менее агрессивно — подписчики не устают от переизбытка коммерческих предложений и одновременно не забывают о компании. 

Хотя информационные письма могут не содержать call to action (призыва к действию), направленного на привлечение продаж, но они тоже привлекают трафик. Подписчики переходят по ссылкам на интересные материалы сайта и со временем могут стать реальными клиентами.

Пример информационного письма в email-маркетинге. Дайджест интересных статей за неделю от Elle

О чём писать в инфо-письмах

Информационные письма в email-рассылках используют для информирования аудитории и привлечения потенциальных клиентов. 

Инфо-письма могут содержать: 

  • истории о вашем бизнесе; 
  • истории и отзывы клиентов; 
  • «закулисье» деятельности; 
  • полезные для клиентов статьи; 
  • ссылки на интересные материалы; 
  • новости вашего бизнеса; 
  • анонсы новых товаров и услуг; 
  • напоминания об акциях.

Как быстро создавать информационные письма для email-рассылки

Допустим, вы уже решили, какой именно информационный контент вы хотите представить подписчикам. Вам нужно лишь «упаковать» материалы. Для этой цели можно использовать готовые шаблоны писем. 

В сервисе UniSender предусмотрены шаблоны для самых разных типов писем — для e-commerce, по отраслям, универсальные. Для создания инфо-писем можно выбрать шаблоны категории «Блоги и новости» или «Универсальные».

Страница выбора готовых шаблонов в UniSender

Чтобы создать информационное письмо, вам нужно просто заменить шаблонный текст на свой. При необходимости можно доработать шаблон — добавить или удалить отдельные блоки, вставить видео или изображение и прочее.

Редактирование информационного письма в UniSender

Как создать письмо в UniSender

Регулярная рассылка полезных и интересных информационных писем укрепит отношения с подписчиками, удержит потенциальных клиентов и повысит лояльность со стороны читающей аудитории.

Письмо-предложение, коммерческое предложение на английском

Для того чтобы предложить товар, рабочие условия и другие услуги, в деловых кругах принято отправлять специальные документы, нацеленные непосредственно на то, чтобы потенциальный партнер заинтересовался и откликнулся. Такой тип делового письма называется письмо предложение и, как правило, составляется по определенной форме. Кроме того, commercial offer подразумевает разные по своему назначению предложения: это может быть реклама товара, предназначенная партнерам, приглашение к сотрудничеству, предложение встретиться с целью обсуждения определенного вопроса и пр. Именно поэтому следует подробно рассмотреть все особенности того, как должно составляться коммерческое предложение на английском, а также какие типы этой деловой корреспонденции сегодня встречаются.

Основные характеристики письма-предложения

Прежде чем составлять коммерческое предложение на английском языке, следует ознакомиться с основными характеристиками, которыми оно обладает.

Так, текст письма может быть составлен работником, который является ответственным за развитие деловых отношений и связь с потенциальными партнерами. Однако такая переписка обычно заранее согласовываться со старшим руководством, поэтому в случае получения правильно составленного предложения о встрече, закупках или других услугах, можно быть уверенным, что сторона-отправитель несет полную ответственность за суть предложения.

Письмо с коммерческим предложением обязательно должно включать в себя некоторые необходимые элементы для того, чтобы документ соответствовал общепринятому стандарту деловой переписки и при этом мог передать все сведения, необходимые для получателя. Чтобы понять, как правильно написать commercial offer, нужно помнить о следующих структурных частях:

·      Название компании, отправляющей запрос;
·      Данные для связи: точный адрес, телефон, электронная почта;
·      Имя и должность сотрудника, отправляющего письмо;
·      Непосредственно сам текст, необходимый для переговоров.

Кроме того, в том случае, если  упоминаются те или иные правовые или нормативные акты, должен прилагаться особый бланк со ссылками на данные документы.

Варианты коммерческих предложений в письмах

В качестве основного текста в письме-предложении передается описание определенной услуги, которую отправитель хочет получить от собеседника. Вариантов таких переговоров может быть несколько.

Предложение о сотрудничестве

К примеру, это может быть письмо предложение о сотрудничестве, где предлагается партнерство на взаимовыгодных условиях. Так, рассматривая предложение о сотрудничестве пример письма может быть следующим:

Договоренность о сотрудничестве образец которого представлен выше, как правило, подразумевает взаимовыгодное партнерство.

Предложение товаров и услуг

Еще один вариант – письмо клиенту с предложением услуг и товаров. Автор текста может отправлять потенциальным партнерам документ с описанием преимуществ сотрудничества с ним и подробным представлением конкретного товара. При этом очень часто определенный шаблон используется для таких писем; как правило, example отправляется не одной, а сразу нескольким компаниям для того, чтобы привлечь как можно больше партнеров.

При переводе текста с русского на английский, можно использовать разные готовые конструкции наподобие We would like to present… – «Мы хотели бы представить…» или We wish you would pay attention to… – «Нам бы хотелось, чтобы вы обратили внимание на…». В остальном, с переводом проблем обычно не возникает.

Вот как может выглядеть письмо с предложением товара:

Фразы «мы предлагаем…» и «мы рады представить…» типичны для таких писем.

Ответ на письмо-предложение

Помимо исходного документа, направленного к конкретному получателю с предложением определенного типа сотрудничества, встречаются также письма-ответы, то есть корреспонденция, направленная в обратную сторону, когда получатель тем или иным образом реагирует на полученное предложение. Ответ может заключать в себе примерно те же конструкции, и автор такого письма обычно либо соглашается на партнерство, либо вежливо отказывается.

Следуя всем этим особенностям написания писем-предложений, отправитель сможет зарекомендовать себя как ответственный и активный представитель делового рынка, готовый работать и предлагать свои услуги для достижения успеха. Такой тип переписки весьма популярен сегодня, и многие довольно часто сталкиваются с подобными письмами. Поэтому следует ориентироваться в том, как написать такое письмо и уметь апеллировать специальными шаблонами, способными ускорить сам процесс написания.

Курс «Деловое письмо»














2.2. Ответ на письмо-предложение.

Ответ на письмо с предложением о сотрудничестве может быть положительным, отрицательным или нейтральным, если получатель не вполне уверен в результате предполагаемого сотрудничества, однако хотел бы выяснить некоторые вопросы, которые помогут ему принять окончательное решение.

Позитивный ответ на письмо с предложением о сотрудничестве

Если Вы пишете положительный или нейтральный ответ на письмо-предложение, план письма должен быть таким.

План письма

  1. Поблагодарить за письмо-предложение, указав продукты, товары, услуги и пр., которые были предложены Вашему вниманию. Thank you for your letter of May 19 in which you: Thank you for sending us your «Smart Styler» for evaluation.
  2. Сообщить о положительных результате экспертизы предложенных товаров, проведенных в Вашей компании. I am very glad to inform you about the positive referee report concerning: The appropriate specialists within our company positively reported about:
  3. Перечислить вопросы, которые вы считаете важными для заключения контракта. To make a final decision we would like to clarify the following questions: We would like to ask you to answer the following questions regarding: …
  4. Предложить встречу с Вашим потенциальным партнером для обсуждения деталей контракта. I would be very pleased to meet you at my office at your earliest convenience to discuss some importance issues concerning you product. Would you be kind enough to find a day next week to meet with me at my office?
  5. Выразить надежду на будущее взаимовыгодное сотрудничество. Закончить письмо стандартной фразой. We look forward to hearing from you. We would be grateful for an early reply.
  6. Подпись, Ваше имя, должность.

Золотое правило Постарайтесь ответить по возможности срочно на заманчивое предложение о сотрудничестве. Если предложение чего-нибудь стоит, его автор наверняка послал предложения также вашим конкурентам.



Письмо с предложением о сотрудничестве. Как составляется, образец

Каждый работоспособный человек хотя бы раз в жизни сталкивался с необходимостью написания деловых писем, в частности, письма с предложением о сотрудничестве. У каждого человека – своя цель письма и свой адресат, но кому бы ни было оно адресовано – тема одна. Кстати, очень популярная в современном мире, потому что все прогрессивные компании начинают понимать – один в бизнесе не воин, пора объединяться. В этой статье мы будем разбираться, что это за письмо, и для чего оно нужно, а также как его составлять и избежать типичных ошибок. В конце статьи прилагается пример письма.

Что это за письмо?

Письмо с предложением о сотрудничестве – это письменный документ, в котором организация или частное лицо предлагает другой организации совместную или взаимовыгодную работу. Основная цель предложения в том, чтобы заинтересовать выбранную организацию и побудить его к дальнейшим совместным работам, которые неизбежно должны привести к росту прибыли.

Как известно на практике, письмо данной направленности служит началом для заключения договора, сделки или долговременного сотрудничества на взаимовыгодных условиях.

Для чего оно нужно?

В большинстве случаев, такие письма нужны, чтобы организовать кооперацию и сотрудничество с организацией, которая необходима для реализации стратегий или выполнения ожидаемых результатов. Однако, здесь цель может быть любой: 

  • сотрудничество с известной организацией для повышения собственного имиджа, 
  • сотрудничество с компанией, более опытной – для «перенятия» технологий работы в свое предприятие.

Например, корпорация Coca-Cola и McDonald’s – акция с возможностью получить стакан за 1 рубль с логотипом Coca-Cola при покупке еды в ресторане. Это яркий пример того, как Coca-Cola для реализации своей маркетинговой кампании заключает договор посредством отправки письма с предложением о сотрудничестве.

Кто и кому может писать письмо с предложением о сотрудничестве

Один из самых важных пунктов. Потому что, если написать письмо не тому человеку, оно может вовсе не дойти до руководителя предприятия или получить не компетентный ответ. В лучшем случае, можно будет получить хоть какой-то ответ. 

Обычно письмо с предложением о сотрудничестве составляет тот работник, который отвечает за развитие организации в определенном направлении. Но содержание письма все равно согласовывается с руководителем компании. Письмо должно быть написано на имя директора, это важно, потому что принимать решение о заключении сделки будет именно руководящее лицо организации.

Общие правила написания и логического оформления письма

Самое главное правило любого коммерческого предложения – зацепить, заинтересовать и привлечь внимание потенциального бизнес-партнера, поэтому оформлять его нужно интересно, содержательно, грамотно, «вкусно». Также правильный ход в таком случае – сразу написать о компании, чем она «дышит», и на чем зарабатывает + чего ожидает от организации, с которой хочет сотрудничать.

Письмо с предложением о сотрудничестве относится к официальному документообороту и является деловой корреспонденцией, у которой отсутствует стандартный бланк. Все составляется индивидуально с учетом особенностей правил, устава (или другого документа, главенствующего среди свода правил компании) и вида деятельности фирмы. 

В большинстве случаев, документ оформляется в свободном виде, но чаще – по шаблону, который разработали внутри самой компании, исходя из внутренних правил, задач и потребностей, а также целей письма и адресата. 

Содержание и структура письма

Начало письма должно быть с обращением к адресату, обязательно со слова «Уважаемый». Обязательные пункты письма:

  • наименование компании-отправителя,
  • её адрес и телефон для связи,
  • должность и ФИО её представителя,
  • суть предложения.

В основной части письма должна быть информация о сути предложения, она должна быть обозначена четко, лаконично и без лишней «воды», чтобы быть понятной. Также именно в основной части нужно ставить акцент на преимуществах и выгодах от сотрудничества. 

Обязательный момент – информация о компании-отправителе: можно написать город и виды деятельности, действующих клиентов, которые могут дать отзыв (если они известные, это будет большим плюсом). Остальное будет лишним на данном этапе. 

Настроение письма нужно стараться держать побудительным, но не навязчивым. Если текст получается слишком длинным, необходимо разделить его на смысловые части (абзацы) – так информация будет восприниматься проще и понятнее.

В заключении письма рекомендуется оставить ссылку на сайт или социальные сети, где потенциальный бизнес-партнер сможет найти дополнительные сведения.

Часто встречающиеся ошибки, и как их избежать

Ошибка 1. Писать про себя

Старайтесь избегать лишней «болтовни» о себе, пишите больше о сотрудничестве и партнере, выгодах, условиях, возможно, о требованиях. О подводных камнях нужно предупреждать заранее, иначе нет смысла тратить свое и чужое время впустую.

Ошибка 2. Неправильное оформление

Важна структура – смысловые части должны бросаться в глаза сразу, не забывайте об этом! По статистике, 75% компаний смотрят именно на оформление документов от сторонних предприятий. Это говорит, в том числе, и об отношении к работе, когда в документе все четко, чисто и понятно.

Ошибка 3. Невозможность донесения ценности

Чтобы правильно донести ценность сотрудничества до потенциального партнера, следует разделять предложение о сотрудничестве на две логические связки: ценность и цена (или выгода для партнера).

Ошибка 4. Много «воды»

Проблема решается просто – опирайтесь на факты. Не врите, пишите только реальную информацию и достоинства своей компании. Постарайтесь пробудить в собеседнике желание сотрудничать с вами посредством своих реальных достижений и заслуг перед клиентами. Покажите, что таким образом партнер сможет увеличить и лояльность своих клиентов тоже.

Ошибка 5. Одинаковый подход ко всем потенциальным партнерам

Письмо с предложением о сотрудничестве обязательно нужно составлять с индивидуальным подходом. Для каждой компании нужно делать такое содержание, чтобы привлечь внимание к своей организации, чтобы руководители компании чувствовали нужду в общей с ними работе.

Правила деловой переписки

Не важно, онлайн-переписка это, или почтовое письмо, а может быть, даже факс, нужно соблюдать вежливый тон. Использовать вежливые фразы «рад сотрудничеству», «спасибо за внимание», «пожалуйста», «будьте любезны», «прошу прощения за беспокойство» – они не только повысят ваш уровень мобильности в глазах партнера, но и прибавит уважения.

Не меньшую важность в процессе написания деловых писем имеет и грамотность отправителя. Точнее сказать, если вами будет допущена хоть одна элементарная ошибка в тексте письма, можно сказать, что собеседник формирует о вас худшее мнение, чем то, которого вы заслуживаете на самом деле.

Обращайте внимание на время отправки письма! По выходным и праздничным дням переписку вести не рекомендуется, так же, как и после 18:00 часов вечера, так как на рабочих местах уже никого нет, а решать деловые вопросы во внерабочее время считается плохим тоном.

Способы отправки письма

Письмо с предложением о сотрудничестве можно отправить несколькими способами:

  • Первый способ самый простой и распространенный, актуальный – электронная почта. Конечно, есть и свои минусы, в этом случае письмо может легко затеряться, например, попасть в папку «спам», поэтому первый способ подходит только тогда, когда у отправителя уже выстроен прямой контакт с получателем, или стороны переписывались по почте ранее (через телефон или личные встречи).
  • Второй способ, более надежный, но затратный по времени – отправить предложение через обычную Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении (не подходит в тех случаях, когда рассылка носит массовый характер, но если письмо содержит какую-то особо ценную информацию, то ничего лучше не придумать).
  • Третий вариант – факс, классический способ, до сих пор не утративший своей актуальности, но менее популярный, чем электронная почта.
  • Четвёртый способ: отправить предложение через любой мессенджер и прочие не совсем стандартные для деловой переписки современные средства связи (подходит только тогда, когда отправитель и адресат лично знакомы друг с другом). Зато вариант очень мобильный, простой и крайне удобный.
  • Пятый вариант – отправить официальный документ через курьера. Обычно передать его поручают сотруднику компании при личной встрече. Это один из самых эффективных вариантов для привлечения клиентов.

Полезные советы

Обратите внимание на следующие моменты:

  • Всегда указывайте пометку-тему письма, чтобы его было легче идентифицировать.
  • Адрес электронной почты должен быть с деловым «ником», никаких [email protected]
  • Общайтесь только на «Вы», соблюдайте субординацию.
  • Обращайтесь по полной форме имени: не Саша, а Александр.
  • Следите за орфографией. 
  • Будьте кратки – у деловых людей нет времени читать ваши мемуары.
  • В конце письма обязательно укажите свое ФИО и контактные данные для возможности связаться. 

Заключение

Старайтесь соблюдать эти простые, но очень эффективные правила деловой переписки, в частности, письма с предложением о сотрудничестве, чтобы иметь успешные кооперативные связи с другими организациями. Следуйте логике составления письма, тем самым вы подадите знак о том, что с вами можно сотрудничать, что вы надежный партнер. 

Смотрите пример составления письма ниже:

Письмо с предложением о сотрудничестве. Как составляется, образец

немецкий | Фразы — Бизнес

Если у вас возникнут дальнейшие вопросы, вы можете обратиться ко мне за информацией.

Für weitere Auskünfte stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Официально, очень вежливо

Если в дальнейшем мы чем-либо еще сможем быть вас полезны, пожалуйста дайте нам знать.

Bitte lassen Sie uns wissen, falls wir Ihnen weiter behilflich sein können.

Официально, очень вежливо

Заранее спасибо…

Vielen Dank im Voraus…

Официально, очень вежливо

Если у вас возникнут дальнейшие вопросы, пожалуйста свяжитесь со мной.

Für weitere Informationen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Официально, очень вежливо

Был бы очень признателен, если вы сможете заняться этим вопросом как можно скорее

Ich wäre Ihnen äußerst dankbar, wenn Sie diese Angelegenheit so schnell wie möglich prüfen könnten.

Официально, очень вежливо

Прошу ответить как можно скорее, поскольку..

Bitte antworten Sie uns umgehend, da…

Официально, вежливо

При возникновении дальнейших вопросов, пожалуйста свяжитесь со мной.

Für weitere Informationen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Официально, вежливо

Я заинтересован в дальнейшем сотрудничестве.

Ich freue mich auf die Zusammenarbeit.

Официально, вежливо

Спасибо за помощь в этом деле.

Vielen Dank für Ihre Hilfe in dieser Angelegenheit.

Официально, вежливо

Я хотел бы обсудить это с вами

Ich freue mich darauf, diesen Sachverhalt mit Ihnen zu besprechen.

Официально, прямо

Если вам необходимо больше информации…

Falls Sie weitere Informationen benötigen…

Официально, прямо

Мы ценим ваш вклад

Wir schätzen Sie als Kunde.

Официально, прямо

Пожалуйста свяжитесь со мной по номеру…

Bitte kontaktieren Sie mich. Meine Telefonnummer ist…

Официально, прямо

Надеюсь на скорый ответ

Ich würde mich freuen, bald von Ihnen zu hören.

Менее официально, вежливо

С уважением…

Mit freundlichen Grüßen

Официально, имя получателя неизвестно

С уважением…

Mit freundlichen Grüßen

Официально, широко используется, получатель известен

С уважением ваш…

Hochachtungsvoll

Официально, редко используется, имя получателя известно

С уважением…

Herzliche Grüße

Неофициально, между деловыми партнерами, которые общаются на «ты»

С уважением…

Grüße

Неофициально, между часто сотрудничающими деловыми партнерами

Как сделать предложение о партнерстве | Малый бизнес

Андра Пичинку Обновлено 8 апреля 2019 г.

Помните старую поговорку: Две головы лучше, чем одна ? Это касается и бизнеса. Стратегическое партнерство может вывести ваш бизнес на новый уровень и открыть новые двери.

Независимо от вашей отрасли, вы можете использовать опыт и ресурсы другой компании, чтобы укрепить свой бренд и привлечь больше клиентов. Это беспроигрышный вариант для обеих сторон — все, что нужно, — это убедительное предложение о партнерстве.

Совет

Подчеркните, какую пользу партнерство принесет компании, на которую вы нацелены. Изучите его потребности и любые проблемы, с которыми он может столкнуться, и отразите их в своем предложении.

Проведите исследование

Прежде чем делать предложение о партнерстве, найдите время, чтобы изучить интересующую вас компанию . Конечно, вы уже знаете, что это хорошо подходит для вашего бизнеса и что его видение совпадает с вашим, но этого может быть недостаточно. Постарайтесь узнать больше о его истории, достижениях, сотрудниках и организационной деятельности.

Чем больше вы об этом знаете, тем выше ваши шансы на успех. Вся идея состоит в том, чтобы продемонстрировать живой интерес к компании , с которой вы хотите сотрудничать. Прочтите тематические исследования, проверьте его веб-сайт и страницы в социальных сетях, найдите пресс-релизы и изучите его продукты. Убедитесь, что вы знаете, что отличает его от конкурентов и каковы его преимущества.

Обладая этой информацией, вы будете лучше подготовлены к тому, чтобы сделать предложение о партнерстве. Обратитесь к генеральному директору компании или другим руководителям и кратко изложите свою идею.Как только вы привлечете их внимание, напишите предложение, подробно описывающее ваше видение. Подчеркните, как это партнерство пойдет на пользу обеим сторонам и почему это разумный шаг.

Составьте ваше предложение о партнерстве

Ключ к сильному предложению о партнерстве — это убедить читателя в том, что ваша идея прибыльна и правдоподобна . Подтвердите свои утверждения неопровержимыми фактами; структурируйте свою презентацию так, чтобы она сообщала им то, что они хотят и что им нужно знать. Будьте краткими и актуальными.10-страничное предложение никто не будет читать.

Обратитесь к получателю по имени. Представьте себя и свою компанию. Выделите свои ключевые достижения и уникальное торговое предложение, чтобы привлечь внимание человека. Включите в свое предложение следующие моменты:

Приложите все подтверждающие документы к вашему предложению. Используйте диаграммы, графики и другие наглядные пособия , чтобы проиллюстрировать свою точку зрения и подчеркнуть преимущества партнерства.

Увеличьте свои шансы на успех

Предложение о партнерстве — это не коммерческое письмо. Подчеркните достижения своей компании и подчеркните ее индивидуальность, но воздержитесь от чрезмерной рекламы. Помните, вы пытаетесь построить взаимовыгодные отношения. Будьте искренними и профессиональными.

Используйте разумное повторение, чтобы выделить ключевые моменты. Включите только факты и информацию, относящиеся к компании, с которой вы хотите сотрудничать. Если вы обращаетесь к нескольким компаниям, адаптируйте свое предложение для каждой организации и убедитесь, что оно соответствует их видению и целям.

Избегайте превосходной степени, а также слов или фраз, которые могут задать негативный тон. Отрежьте ворсинки и переходите к делу. Напишите письмо или позвоните по телефону через несколько дней после подачи предложения. Дайте им понять, что вы готовы ответить на любые их вопросы о потенциальном партнерстве.

Письмо о сотрудничестве для малых и средних предприятий: инструкции, шаблоны и примеры

Источник изображения

Сотрудничество — эффективная стратегия для всех предпринимателей, независимо от их рынка или характера бизнеса.Именно отношения, которые вы развиваете друг с другом, позволяют вашему бизнесу поднять вашу карьеру на более высокий уровень. Кроме того, вы можете работать вместе, чтобы поддерживать партнерские отношения.

Малый и средний бизнес, или СМБ, всегда находится в стадии роста. Ему нужна помощь, поддержка и руководство, чтобы достичь высот. Таким образом, сотрудничество важно для малых и средних предприятий, чтобы ускорить их расширение как по горизонтали, так и по вертикали. В этой статье объясняется, как вы должны составить письмо о сотрудничестве для развития вашего малого и среднего бизнеса.

Почему предприятиям малого и среднего бизнеса следует сотрудничать?

Великие бизнесмены разделяют намерение знакомиться с новыми людьми и расширять круг своих связей и единомышленников. Чтобы быть конкурентоспособным в компании, вы должны регулярно устанавливать контакты и налаживать партнерские отношения. Подумайте, как быстро упала бы компания, если бы вы продолжали поддерживать контакты с одними и теми же людьми и продавать им.

Одним из наиболее значительных преимуществ совместной работы является способность учиться. Любой контакт, который у вас был с кем-либо за пределами вашего близкого сообщества, на самом деле научит вас большему.Любое из самых плодотворных партнерств — это отношения двух практиков с очень разнообразным набором навыков. Если это произойдет, вы, несомненно, будете ошеломлены активным обучением.

  • Сокращение затрат и разделение затрат:

В некоторых рабочих партнерствах аналитический вклад, практическая учебная работа, даже, в некоторых случаях, расходы разделяются. Вы удвоите свои расходы и минимизируете накладные расходы, если станете партнером другой компании. Более того, если в состав условий входит разделение затрат на производство и продвижение.Вы получите большую отдачу от вложенных средств, чем если бы вам приходилось полагаться исключительно на свои собственные деньги.

Если человек не может выполнить задачу самостоятельно, больше людей смогут ее выполнить. Чем сложнее будет преодолеть дилемму, тем больше нам будет выгодно, если нам поможет кто-то, не относящийся к ситуации. Когда вы привносите в уравнение новые перспективы и идеи, конечный продукт всегда выходит за рамки того, что вы намеревались достичь.

  • Вдохновение и желание действовать:

Важно просто выйти из головы, чтобы по-новому взглянуть, разжечь воображение и критически проанализировать поступающие данные.Вы должны привнести больше смысла в слова, которые вы собираете, если вы используете их эффективно. Изучение совместной работы за пределами того, что вы делаете и видите каждый день, будет увлекательным и заставит вас учиться по-разному.

Почему вам следует отправлять письма о сотрудничестве по электронной почте?

Сообщения электронной почты — это способ официального общения между людьми, состоящими в профессиональном или коммерческом партнерстве. Уведомления, отчеты, жалобы, апелляции, благодарности и планы задокументированы в этих юридических документах.Это самый популярный способ общения корпоративных спонсоров, коллег и предприятий со своими клиентами и фирмами.

Хотя технологии сделали взаимодействие проще и быстрее, сообщения электронной почты по-прежнему используются профессионалами. Они не только обеспечивают конкретную запись всех официальных контактов между сторонами, но также передают чувство профессионализма и срочности. Другими словами, деловые письма и электронные письма заслуживают большего доверия, чем звонок или мгновенное сообщение.

Какие ключевые моменты следует упомянуть в письме о деловом сотрудничестве?

  • Опишите будущих партнеров
  • Как вы хотите решать проблемы, с которыми вы сталкиваетесь.
  • Назовите преимущества и цели сотрудничества.
  • Опишите свою компанию и способы получения прибыли.
  • Обращайтесь к вашей инициативе, оценке и т. Д.

Какие важные факторы следует учитывать при написании писем о сотрудничестве?

Электронные письма с предложениями по проектам или писем о сотрудничестве. — это логичный вариант обращения к организации, сотруднику или сообществу людей, чтобы пригласить их присоединиться к компании или принять участие в деловом предприятии.При разработке проекта нового предприятия важно помнить, что звучание должно быть максимально реалистичным. Ваши слова должны убедить человека, читающего письмо, принять меры.

Специфика делового общения может допускать различия в форматах деловых писем. Это также зависит от правил и политики компании. Однако все деловые письма должны отвечать одному требованию: они должны быть компетентными.

Ширина должна быть дюйм со всех сторон, но она может растягиваться до дюйма и еще нескольких частей с любой или со всех сторон, в зависимости от стиля разделов.

Выберите стиль шрифта без засечек. Часто люди используют Times New Roman из-за его умеренного изображения, но в равной степени подходят такие варианты, как Georgia и Arial. Поддерживайте размер шрифта от 10 до 12. Буква со слишком маленьким размером шрифта приведет в ярость вашего читателя. Точно так же буква со слишком большим размером шрифта сделает ваш текст похожим на книжку с картинками.

Бумага формата Letter используется для деловых писем в некоторых странах, например в США. Бумага формата A4 предпочтительна в таких странах, как Великобритания и Китай.Лист бумаги легального размера будет нормой для длинных контрактов.

Как написать письмо о сотрудничестве?

  • Укажите контактные данные своего предприятия:

Это не только проинформирует клиента о том, как с вами связаться, но и повысит доверие к вашему сообщению. Это приемлемо, если вы не используете заранее разработанный информационный бюллетень. Напишите название компании, адрес и номер телефона в одном из верхних углов бумаги.

  • Получите контактный адрес получателя:

Вы должны знать, кому будет адресовано ваше письмо.Это может быть, насколько это возможно, независимо от их статуса.

  • Сделайте общение прямым:

Люди, которые работают в корпоративном мире, очень заняты. Будьте уверены, что даже если они просто прочитают первую строку, они поймут суть вашего сообщения.

  • Предложите им прибыльную идею:

При разработке бизнес-идеи сразу же упомяните свою цель, чтобы привлечь внимание читателя.

  • Используйте профессиональный тон:

Поскольку общение происходит между двумя компаниями, всегда поддерживайте профессиональный тон, используя понятный жаргон.

Чем должно заканчиваться письмо о сотрудничестве?

Ваше презентационное письмо, как и заключение, должно быть действительным. Коммерческое предложение, которое дает ощущение срочности, должно быть включено в конце писем с предложениями. Этот призыв к действию побуждает получателя приступить к выполнению плана. Опишите преимущества, которые каждый партнер получает от инициативы, в своем письме о сотрудничестве .

Письмо о сотрудничестве для партнерства:

Вариант 1: Полуформальный:

Уважаемый [Имя получателя],

Добрый день!

Мне очень приятно предложить вам официальное деловое партнерство.Я считаю, что наш бизнес подходит. Это потому, что у нас есть товары, которые мы можем предложить друг другу, и мы разделяем общее видение и цели.

Наш пробный запуск имел огромный успех, и я очень хочу продолжить эти деловые отношения. Это партнерство обязательно поможет обеим компаниям в финансовом отношении и, несомненно, внесет наши имена в соответствующие отрасли.

К этому письму прилагаются юридические документы по данному предложению о партнерстве. Я также приложил контактную информацию моего юриста, если вы запрашиваете встречу по поводу партнерства.Если у вас возникнут дополнительные вопросы, вы можете связаться со мной напрямую.

С уважением,

[Имя отправителя]

[Наименование], [Название организации]

Вариант 2: Официально:

Уважаемый [Имя получателя],

Надеюсь, у вас хороший день !

Ваша компания [название организации-получателя] является одной из ведущих компаний, решительно выступающих за защиту окружающей среды. Наша компания [название организации отправителя] разделяет ваше благородное намерение в этом титаническом предприятии.Мы считаем, что партнерство с компаниями, которые разделяют общие цели и задачи, облегчит выполнение поставленной задачи.

Я приложил к этому письму предложение о партнерстве, в котором подробно описаны все необходимые вопросы, касающиеся предлагаемого партнерства.

Как будущие партнеры, мы гарантируем строгое соблюдение всех применимых положений и условий. Это будет регулировать отношения между нами. Если вам нужна более подробная информация о предлагаемом партнерстве, свяжитесь с нами.

С уважением,

[Имя отправителя]

[Наименование], [Название организации]

Письмо о сотрудничестве для деловых отношений:

Уважаемый [Имя получателя],

Добрый день!

Мы более чем рады служить вашей компании. Таким образом, мы хотели бы начать наши услуги как можно скорее.

Ваша компания известна своим лучшим программным обеспечением на рынке. Однако мы видим, что в настоящий момент вы сталкиваетесь с серьезными проблемами, и хотели бы воспользоваться этой возможностью, чтобы сформировать партнерство, чтобы помочь вам в вашей текущей ситуации.Такое партнерство принесет огромную пользу нам обоим.

Вы можете найти прилагаемые юридические документы по этому предложению в приложении к этому электронному письму вместе с вводным профилем нашей компании для вашего ознакомления. Вы можете вернуться к нам через 5 дней.

С уважением,

[Имя отправителя]

[Наименование], [Название организации]

Письмо о сотрудничестве для предложения о посещении мероприятия:

Уважаемый [Имя получателя],

Добрый день!

Я пишу это письмо от имени [Название организации отправителя], чтобы предложить вам прекрасную возможность поучаствовать в мероприятии с нами.Мы будем проводить мероприятие под названием [Название мероприятия] [дата проведения мероприятия].

Кроме того, компания стремится привлечь как можно больше аудиторий, чтобы привлечь внимание СМИ. Поскольку обе наши компании находятся в одном файле, это мероприятие — прекрасная возможность привлечь внимание к нашим компаниям. Это поможет нам получить как можно больше информации. Это принесет пользу нашим компаниям в будущем.

В связи с этим я приложил план предложения о партнерстве для указанного мероприятия.Предложение даст вам более полное представление о потенциальных и фактических расходах. Они могли быть понесены так же, как и выгода для вашей компании. Просмотрите полный план предложения о партнерстве и сообщите нам о своем решении при первой же возможности.

С уважением,

[Имя отправителя]

[Наименование], [Название организации]

Письмо о сотрудничестве для медиа-партнерства:

Уважаемый [Имя получателя],

Добрый день!

Я пишу это письмо, чтобы попросить вашу хорошую компанию, [название организации-получателя], стать информационным партнером в мероприятии, организованном нашей компанией.Мероприятие проводится в [Название места проведения] [Дата проведения мероприятия].

Подробная информация о мероприятии представлена ​​в прилагаемом документе.

Я хотел бы пригласить вас сотрудничать с нами и помочь нам в распространении информации о мероприятии и его мероприятиях. Став информационным партнером, вы получите определенные преимущества. Полная информация о медиа-партнерстве представлена ​​в предложении медиа-партнерства, которое прилагается к этому письму.

Пожалуйста, свяжитесь с нами по нашему контактному телефону, чтобы мы могли договориться о встрече и обсудить детали.Я с нетерпением жду вашего принятия нашего предложения.

С уважением,

[Имя отправителя]

[Наименование], [Название организации]

Письмо о сотрудничестве по стратегическому партнерству:

Уважаемый [Имя получателя],

Добрый день!

Нам очень приятно, что наша компания хотела бы предложить предложение о создании партнерских отношений с вашей компанией. Речь идет о нашей встрече по поводу возможности вступления нашей компании в деловое партнерство.Изучив профиль вашей компании, наша компания считает, что продукты, которые предлагают наши компании, идеально подходят.

Мы подготовили предложение о стратегическом деловом партнерстве, которое прилагается к настоящему письму. Мы знаем, что ваша компания известна своими продуктами и услугами. Кроме того, мы считаем, что это партнерство пойдет на пользу обеим нашим компаниям с финансовой точки зрения и может увеличить нашу долю на рынке.

Для справки прилагаю также анкету нашей компании.Ждем вашего положительного ответа.

С уважением,

[Имя отправителя]

[Наименование], [Название организации]

Точно так же, как ваша организация следует профессиональным приличиям, общение между другими предприятиями также должно следовать тому же принципу. Мы надеемся, что этот список шаблонов и советы по ним помогут вам понять, как написать письмо о сотрудничестве . В худшем случае вы можете заменить свое имя в предоставленных шаблонах и отправить его для лучшего роста бизнеса.

Как написать письмо с предложением (с примерами)

Написание письма с предложением может показаться простым. Вам нужно представиться, написать несколько деталей о проекте и указать цену на свои услуги, верно?

Если вы воспользуетесь подходом, аналогичным только что описанному, вы, скорее всего, потеряете продажи и клиентов. Когда дело доходит до написания предложений, большинство продавцов допускают несколько ошибок, убивающих конверсию. И простая реальность такова, что большинство из них можно исправить быстро и легко.

В этой статье мы покажем вам, как написать привлекательное письмо с предложением. Мы дадим вам проверенную структуру, дадим несколько легко реализуемых советов по повышению ваших шансов на успех и покажем вам практический пример письма, которое можно использовать сегодня.

Что такое письмо-предложение?

Чаще всего «письмо с предложением» (термин, имеющий несколько совпадающих значений) — это документ, который действует как полное предложение для небольших проектов, где подробное предложение с оглавлением и подробными деталями проекта , не требуется.

В качестве альтернативы письмо с предложением отправляется либо в качестве предшественника всеобъемлющего и более подробного делового предложения, либо включается как часть фактического предложения, используемого в качестве сопроводительного письма для привлечения потенциальных клиентов.

Первому определению и будет посвящена данная статья. Письма с предложениями представляют собой более короткие сокращенные формы полных предложений. Тем не менее, они имеют аналогичную, хотя и более лаконичную структуру.

Следует отметить еще один момент. Иногда термины «предложение» и «письмо с предложением» используются как синонимы.В таких случаях «письмо с предложением» должно быть полным предложением, и вам следует соответствующим образом структурировать и написать свой документ.

Как написать письмо-предложение?

Вы всегда должны следовать любым конкретным инструкциям получателя, особенно если вы отвечаете на RFP (запрос предложений). Вообще говоря, вы можете использовать следующую структуру при составлении письма-предложения:

Введение и предыстория

Задайте контекст для письма, предоставив небольшую справочную информацию в первом абзаце.Если вы уже общались с получателем, укажите это во вступительных словах. Возможно, вы обсудили проблему потенциального клиента и согласились с приблизительным набором целей. Сделайте ссылку на этот разговор и вкратце повторите (в нескольких предложениях или около того), почему вы подходите для решения проблемы.

Постановка проблемы

Вы можете включить это как часть раздела выше, или вы можете посвятить ему несколько абзацев, в зависимости от степени проблемы.

Цели и задачи

При описании целей и задач лучше всего быть как можно более конкретным. Цели должны быть изложены в виде списка, желательно с приложенными рисунками. Лучше сказать что-то вроде: «Мы повысим производительность на 30% за три месяца», чем «Мы значительно повысим производительность». Вы также можете предоставить подробную информацию о методах, которые вы будете использовать для достижения этих целей.

Оценка

Как клиенты узнают о прогрессе? Вы будете отправлять ежемесячный отчет? Будут ли они иметь доступ к панели инструментов аналитики в реальном времени? Кто будет основным контактным лицом? Какие показатели вы будете использовать для измерения успеха? Нарисуйте четкую картину того, как вы убедитесь, что получатели знают, что проект продвигается в правильном направлении.

Бюджет

Обычно не рекомендуется давать полную разбивку расходов в сопроводительном письме, но вы должны дать представление о бюджете. Стоимость проекта является важным фактором в процессе принятия решений, поэтому важно включить эту информацию.

Контактная информация

Предоставление полного набора контактных данных в конце письма, включая номер телефона и адрес электронной почты, может быть невероятно полезным, если клиенты хотят позвонить или написать вам напрямую.

Пример письма с предложением

Приведенный ниже шаблон предложения создан для того, чтобы показать вам, как может выглядеть типовое деловое письмо с предложением. В зависимости от вашего понимания потенциального клиента, вы можете сделать его длиннее или короче или добавить более подробную информацию в определенные разделы.

Письмо должно иметь традиционный формат и содержать имена и адреса как вас, так и вашего получателя на бланке.

Уважаемый господин / госпожа,

Было приятно поговорить с вами в пятницу о проблемах, с которыми вы сталкиваетесь в отношении набора и обучения персонала.Вы описали свое желание улучшить практику найма и внедрить проверенные методы адаптации персонала, ориентированные на результат.

В Generic Recruitment Company мы имеем более чем двадцатилетний опыт оказания услуг по подбору персонала таким предприятиям, как то, которое вы представляете. Наша команда имеет конкретный опыт в вашей конкретной области, работая с компаниями A и B.

В этом письме я хотел бы кратко описать, как Generic Recruitment Company предоставит комплексное решение вашей проблемы, а также цели мы бы достигли.

Цели

O Наша общая цель будет заключаться в сокращении общего объема ресурсов — рабочего времени персонала и общих расходов — затрачиваемых на набор персонала на XX% при сохранении текущих результатов. Мы повысим продуктивность нового персонала в течение первых XX месяцев работы на XX% за счет улучшения процессов обучения персонала.

Есть ряд промежуточных целей, которые мы должны достичь для достижения этого:

  1. Обзор текущей практики найма и обучения.
  2. Создание инфраструктуры тестирования и формулирование жизнеспособных KPI.
  3. Период тестирования и внедрения для выявления возможных положительных изменений.
  4. Долгосрочный анализ и оптимизация новых процессов в течение нескольких месяцев.
Оценка и отчетность

Вы будете получать ежемесячный отчет, который будет охватывать все важные KPI. Вашим основным контактным лицом будет руководитель группы.Каждый квартал вас будут приглашать на презентацию, объясняющую результаты тестирования, положительные изменения и общий прогресс в достижении целей проекта.

Бюджет

Как обсуждалось ранее, приблизительная стоимость проекта составляет 10 000 долларов, выплачиваемых ежеквартально в течение 12 месяцев. Этот план выплат, конечно, гибкий и открытый для обсуждения.

Если вы хотите продолжить работу над проектом, не стесняйтесь обращаться ко мне.Я указал свои контактные данные ниже. Если вы готовы сразу приступить к работе, просто подпишите ниже.

С уважением,
X

Рассматривали ли вы предложение программного обеспечения?

Один из самых простых способов оптимизировать рабочий процесс создания предложения, независимо от того, являетесь ли вы малым или крупным предприятием, — это использовать такое программное обеспечение, как PandaDoc.

Вы можете не только работать с шаблоном, основанным на описанной выше структуре, но также можете воспользоваться преимуществами инструментов совместной работы, функций автоматизации и элементов предложения с возможностью перетаскивания, таких как электронные подписи и варианты оплаты.

Если вы хотите провести тест-драйв PandaDoc и точно посмотреть, что он может сделать с вашими письмами с предложениями, вы можете подписаться на бесплатную 14-дневную пробную версию.

Связанные вопросы

Заявление об ограничении ответственности

Стороны, кроме PandaDoc, могут предоставлять продукты, услуги, рекомендации или мнения на сайте PandaDoc («Сторонние материалы»). PandaDoc не несет ответственности за изучение или оценку таких Сторонних материалов и не предоставляет никаких гарантий в отношении Сторонних материалов.Ссылки на такие Сторонние материалы предназначены для вашего удобства и не означают одобрения таких Сторонних материалов.

Образец письма о принятии предложения

Когда вы принимаете деловое предложение от другой компании или организации, лучше всего официально уведомить компанию о том, принимаете ли вы это предложение или нет. Лучше всего сделать это в официальном письме о принятии предложения. Это хороший способ облегчить взаимовыгодные отношения между двумя компаниями и выразить свою признательность.Вам нужно знать, как написать отличное письмо, которое будет хорошо представлять вашу компанию, поэтому продолжайте читать, чтобы получить несколько полезных идей и советов, которые помогут вам писать эффективно и успешно.

Формат и содержание

Официальный и профессиональный формат письма о принятии предложения должен содержать примерно три абзаца. Начните с заявления, подтверждающего, что предложение было принято, и дайте все важные детали, касающиеся принятия. Вы также должны предоставить свою контактную информацию, поскольку может потребоваться дальнейшее обсуждение.В заключение выразите признательность за сотрудничество по данному предложению. Пишите на официальном бланке вашей компании, уделяя особое внимание правильности грамматики и орфографии, и обязательно подпишите письмо и поставьте дату в нужных местах.

Образец

Если у вас нет опыта в написании писем подобного рода, вам может быть интересно, что именно в них должно быть сказано. Рассмотрение примера — отличный способ собрать некоторые идеи. Вот образец письма о принятии предложения, уведомляющего строительную и консалтинговую компанию о том, что их предложение о расширении бизнеса было принято.Он включает в себя контактную информацию для дальнейшего обсуждения, а также красивое выражение благодарности за отличное предложение.

Уважаемая г-жа Нэш,

Я пишу от имени компании ABC, чтобы сообщить, что мы приняли предложение Acme Construction & Consulting о нашем новом расширении. Из всех полученных предложений мы посчитали, что ваше было наиболее близким к тому, что мы планировали для нашей компании, и наиболее реалистичным с точки зрения достижения наших целей в отведенное время. Возможно, вам будет интересно узнать, что это предложение было единогласно одобрено нашим советом директоров.

Мы хотели бы начать проект как можно скорее и надеемся на встречу с вами и получение необходимых документов. Для дальнейшего обсуждения этого вопроса, пожалуйста, свяжитесь со мной в удобное для вас время по телефону (555) -555-5555 или [электронная почта]. Мы с нетерпением ждем вашего ответа и свяжемся с вами в кратчайшие сроки.

Мы очень признательны Acme Construction & Consulting за усердную работу и сотрудничество с нами в этом проекте. Мы надеемся на продолжение сотрудничества с вами, поскольку расширение нашего бизнеса становится реальностью.Благодарим вас за внимание к этому вопросу и ждем вашего быстрого ответа.

С уважением,

Эйвери Эндсли

Эйвери Н. Эндсли

Менеджер

Компания ABC

Как написать сопроводительное письмо к предложению [с примером]

Подобно дьявольски соблазнительному угощению Хозяйки Дин Донг, сопроводительное письмо к предложению должно быть коротким, приятным и плотным. В отличие от вышеупомянутой очаровательной хоккейной шайбы, сопроводительные письма к предложению не могут выпускаться серийно.Чтобы написать сопроводительное письмо к предложению без лишних слов, вам сначала нужно понять его стратегическое значение в общем предложении.

Я потратил более 17 лет на предложения и написал сотни сопроводительных писем к предложениям. Когда я начинал, мы распечатывали предложения и создавали огромные папки, чтобы поделиться с рецензентами. Рецензенты открывали папки, чтобы увидеть сопроводительное письмо к предложению, затем краткое изложение, а затем копались в самом предложении. Связующие — часть ушедшей эпохи; с тех пор, как я начал, произошел большой цифровой сдвиг.

Запросы на безбумажную подачу документов и растущая популярность онлайн-порталов изменили стратегическое значение сопроводительного письма к предложению. Он превратился из обязательного элемента в обязательный. В основном я занимаюсь страхованием и здравоохранением. Как ни странно, возможно, только 30% запросов предложений (RFP) в здравоохранении и страховании запрашивают исполнительные резюме, в то время как большинство добровольцев заявляют, что сопроводительное письмо является необязательным. Если они предоставят вам возможность, воспользуйтесь ею.

Некоторые интернет-порталы даже не позволяют включать дополнительные документы, например сопроводительные письма.В таких случаях теперь вам необходимо включить сопроводительное письмо как часть вашего предложения в формате PDF. В то же время запросы предложений сложнее, чем когда-либо, и требуют более подробной информации в представленных предложениях. Эмитенты ожидают, что ваш контент будет в порядке и в большом количестве.

Кстати об эмитентах и ​​о том, что они ищут в сопроводительных письмах к предложениям: им не нужна информация, которую они могут найти на вашем веб-сайте, которую они могут найти в Google, или которая звучит банально. Они хотят убедиться, что вы ознакомились с требованиями RFP, и совершенно необходимо сообщить им об этом заранее, в сопроводительном письме к вашему предложению.Особенно, если ваше решение соответствует всем требованиям эмитента. Подчеркните этот факт просто и прямо.

Что такое сопроводительное письмо к предложению?

Сопроводительное письмо к предложению призвано сформировать ваше предложение RFP. Это не перефразирование предложения или резюме. Это средство поблагодарить эмитента за возможность ответить: «Мы изучили требования вашего бизнеса и составили это предложение, потому что считаем, что мы лучший партнер для вас». Думайте об этом как о бантике на вашем пакете предложений RFP.

Будь то бумага, PDF-файл или каменный планшет, одна вещь, которая не изменилась в сопроводительном письме к предложению, — это то, что это ваша первая возможность объявить ценностные предложения, которые отличают ваше от конкурентных предложений. Эти ценностные реквизиты будут нитью, которая будет проходить через ваше предложение, от сопроводительного письма до резюме и ответов на вопросы.

Что касается длины, я стараюсь составлять полторы страницы, когда пишу сопроводительные письма к предложениям. Постарайтесь, чтобы его было меньше двух. Работайте дольше только в том случае, если эмитент предоставляет шаблон или конкретную структуру для сопроводительного письма, что иногда имеет место в государственных запросах предложений.

Почему важно хорошее сопроводительное письмо

Рецензенты

RFP будут искать отклонения в ответах. Отклонения среди респондентов, а также отклонения от их (эмитентов) требований.

Когда вы можете написать сопроводительное письмо и заявить: «После рассмотрения запроса предложения мы уверены, что наше решение соответствует всем требованиям, и подробно изложите этот факт в нашем предложении», вы приводите убедительный аргумент для рецензентов, чтобы они сосредоточились на том, как ваше предложение иллюстрирует, как вы решаете проблемы.Они заметят сопроводительные письма, в которых не упоминается что-то прямое, и рассмотрят эти предложения, чтобы найти решения, которые не подходят.

Когда следует писать сопроводительное письмо к предложению?

Это первая страница, так что ее нужно написать первой, не так ли? Не обязательно. Я сторонник того, чтобы сначала написать резюме, а потом сопроводительное письмо, а затем разрабатывать предложение. Обязательно сначала просмотрите запрос предложения, чтобы вы могли определить, о чем он просит. Но не спешите сразу же отвечать оттуда.Найдите время, чтобы установить ценностные ориентиры, которые сделают предложение целостным.

Составление резюме поможет вам сформулировать аргументы и определить, какое содержание вам понадобится для предложения. Как только вы узнаете, что вам нужно для убеждения и как решить проблему эмитента, вы можете разработать от трех до пяти ценностных свойств (я пытаюсь свести их к трем твердым уникальным ценностным параметрам), которые вы можете определить в сопроводительное письмо к предложению.

Кто подписывает сопроводительное письмо к предложению?

Обратите внимание, что я не озаглавил этот раздел «Кто пишет сопроводительное письмо к предложению?» Человек, который его пишет, и человек, который его подписывает, не могут быть одним и тем же.

Если вашей команде предложения повезло, что у нее есть преданный писатель, попросите их написать письмо на основе информации, полученной от главного торгового представителя. Тот, кто пишет письмо, должен быть полностью проинформирован о стратегии ответа и хорошо разбираться в предложении и резюме. Стратегия, голос и стиль должны быть единообразными во всех документах (сопроводительное письмо, резюме и предложение).

Кто его подпишет, зависит от множества факторов. В большинстве случаев торговый представитель подписывает сопроводительное письмо к предложению.У них есть отношения, они владеют стратегией и, вероятно, совершили открытие, которое послужило основой для предложения. Однако нередки случаи, когда подписание контракта осуществляется исполнительным спонсором, например вице-президентом по продажам. Считается, что исполнительные рецензенты могут оценить предложение, одобренное другим руководителем.

Бывают и такие случаи, когда письмо подписывает руководитель исполнительной власти, генеральный директор. Есть два распространенных сценария этого спектакля. Во-первых, RFP может быть достаточно большим, чтобы составлять значительный процент годового дохода респондента.Во-вторых, отвечающая организация озабочена тем, чтобы выглядеть относительно маленькой, и, стремясь повысить свой статус, скрепляет предложение подписью генерального директора.

Здесь определенно есть игра. Даже в этом случае имя на письме никогда не затмит содержание предложения.

7 шагов, чтобы написать сопроводительное письмо к предложению

Компактный характер сопроводительного письма к предложению не позволяет уместить все на одной или двух страницах. В таких случаях хорошие писатели являются ценным активом.Каждое сопроводительное письмо предложения должно содержать следующие разделы:

  1. Поблагодарите эмитента (и брокера, если применимо) за предоставленную возможность.
  2. Изложите свое понимание возможности подтвердить, что вы ознакомились с требованиями RFP.
  3. Перечислите свои способности для удовлетворения требований. Если вы можете встретить их всех, руководствуйтесь этим фактом.
  4. Опишите ваши ценностные предложения. Вы пытаетесь изобразить: «Это то, что мы предлагаем, и поэтому мы лучший выбор.”
  5. Предоставьте общее представление о том, как будет выглядеть бизнес после выбора решения.
  6. В заключение убедительно изложите свое понимание следующих шагов: «Мы с нетерпением ждем возможности продолжить обсуждение нашего предложения». Покажите, что вы можете и хотите продвигаться вперед в жизненном цикле продаж.
  7. Подпишите его у ближайшего торгового представителя или исполнительного спонсора. Это не должно выглядеть как стандартное письмо от организации в целом.

3 распространенные ошибки, которых следует избегать

Помимо ошибок, связанных с отсутствием сопроводительного письма к предложению или написанием слишком длинного, проверьте свое следующее письмо на следующие ошибки перед его отправкой.

  1. Избегайте повторения чего-либо из резюме или предложения. Эти документы должны существовать сами по себе, как и сопроводительное письмо к предложению.
  2. Не теряйте место в резюме. Что-то вроде этого…

    Растущий список клиентов RFPIO из 600+, включая 40+ организаций из списка Fortune 500, продолжает пользоваться преимуществами нашей единственной в своем роде модели лицензирования неограниченного количества пользователей, расширяя их использование на платформе для масштабирования организационного успеха .Используя RFPIO в качестве системы поддержки своей команды, они каждый день разрушают разрозненность, облегчая сотрудничество и повышая эффективность процесса ответа на RFX.
    … .это шаблон, который может появляться в другом месте в предложении или не появляться вообще, учитывая, что он, вероятно, доступен эмитенту на вашем корпоративном сайте.
  3. Если есть брокер, тоже поблагодарите его. Сопроводительное письмо к предложению также дает возможность напрямую обратиться к эмитенту. Это может быть особенно ценно, когда задействован брокер.Некоторые эмитенты полагаются на брокеров RFP, которые просеивают ответы, чтобы удостовериться, что только лучшие возможные решения получают серьезное внимание. Игнорировать этих брокеров на свой страх и риск. В то время как ответ и исполнительное резюме будут касаться эмитента и возникшей проблемы, в сопроводительном письме вы можете дать понять брокеру. Признание их участия в процессе и их благодарность за возможность, как минимум, предупредит всех рецензентов о том, что вы уделяли пристальное внимание требованиям RFP.
  4. Не угадайте. Убедитесь, что вы или кто-то из вашей команды делает легкую работу и делает открытия, чтобы сформировать вашу стратегию реагирования. Чем больше вам придется угадывать, тем больше времени потребуется на написание письма.

Пример сопроводительного письма к предложению

Не стесняйтесь использовать приведенный ниже пример сопроводительного письма к предложению в качестве шаблона для своего следующего письма. Одним из многих преимуществ программного обеспечения для создания предложений, такого как RFPIO, является автоматизация процесса сопроводительного письма. Не поймите меня неправильно, вам все равно придется это написать, но RFPIO помогает:

  • Доступ и запись в шаблоне на платформе (нет необходимости переключаться между текстовым процессором и любым приложением, которое вы используете для создания своего предложения)
  • Включите идентичные элементы бренда в предложение и краткое содержание
  • Добавьте сопроводительное письмо к началу предложения и / или резюме, когда вы выводите его для подачи

Когда вы воспользуетесь следующим примером, вам нужно будет заменить элементы, ориентированные на RFPIO, на информацию о вашей компании и решении, а также на пользовательские свойства значений для этого конкретного предложения.В этом примере выделены три преимущества: интеграция с Salesforce, безопасность данных и поддержка клиентов. В вашем письме они будут относиться к вашему решению и проблеме, указанной в RFP.

Привет [имя (имена) эмитента],

Благодарим вас за то, что вы рассматривали RFPIO в качестве потенциального поставщика программного обеспечения для автоматизации RFP. Мы осознаем, какие усилия требуются, чтобы сделать такой выбор, поэтому мы очень ценим возможность. Прежде всего, RFPIO соответствует всем требованиям, изложенным в вашем RFP.Это более подробно проиллюстрировано в этом предложении. Между тем, следующие возможности дают нам уверенность в том, что RFPIO является наиболее подходящей компанией и решением для [название компании-эмитента] [название RFP].

  • Помощь предприятиям в улучшении и масштабировании процесса ответа на запросы предложений для повышения эффективности. Экономия времени и ресурсов, о которой нам сообщили наши клиенты, позволила им участвовать в большем количестве предложений и предоставлять высококачественные ответы, которые создают дополнительные возможности для получения дохода.
  • Автоматизация функций импорта и экспорта, централизация содержания запросов предложений и облегчение сотрудничества между ключевыми заинтересованными сторонами.
  • Управление знаниями и контентом с помощью нашей библиотеки ответов с искусственным интеллектом.
  • Обеспечение четкой видимости всего процесса запроса предложений с помощью отчетов и информационных панелей, включая статус и ход проекта, а также аналитику для получения практических сведений.

Мы знаем, что для [название компании-эмитента] важно найти решение с тесной интеграцией с Salesforce.В этом предложении подробно рассказывается об интеграции RFPIO с Salesforce и о том, как она будет работать для вас. В дополнение к этому, открытый API RFPIO позволяет осуществлять интеграцию со многими другими технологиями для облачного хранения, совместной работы и других желаемых платформ.

Мы также очень серьезно относимся к вашим соображениям безопасности данных, обозначенным в RFP. Вы можете быть уверены, что ваши данные будут в безопасности и доступны. Мы работаем с множеством корпоративных клиентов и понимаем необходимый уровень безопасности.С самого начала мы сделали своей приоритетной задачей обеспечение безопасности прямо в технологии RFPIO, которую мы продолжаем поддерживать. Мы сертифицированы по стандартам SOC 2 и ISO27001, продолжая при этом добиваться других лучших в своем классе сертификатов для обеспечения безопасности.

Что касается вашей потребности в постоянной поддержке после внедрения: Когда дело доходит до поддержки клиентов, наши технические менеджеры и менеджеры по работе с клиентами очень эффективны. У нас есть группа экспертов из 110 проворных программистов и разработчиков, которые всегда готовы предоставить быстрые технические исправления (которые вы можете запросить прямо в решении).Наша надежная и внимательная команда по работе с клиентами готова полностью поддержать [название компании], если мы будем продвигаться вперед в качестве вашего поставщика.

После развертывания RFPIO легко привыкнуть к интуитивно понятному пользовательскому интерфейсу. Вы также получите бесплатный доступ к RFPIO University для всех ваших потребностей в обучении, сейчас и в будущем. Начать работу так же просто, как загрузить первый проект. Оттуда вся команда будет сотрудничать. По мере роста вашей библиотеки ответов машинное обучение будет предоставлять все больше и больше возможностей для автоматизации.Вскоре вы увидите резкий скачок качества предложений и их количества.

Если вы хотите сравнить наше решение с другими сопоставимыми инструментами, мы рекомендуем вам посетить топ-сетку решений RFP на платформе G2 Crowd для проверки программного обеспечения. Эта информация основана на удовлетворенности пользователей и ставит RFPIO на первое место во всех категориях.

Мы с нетерпением ждем возможности обсудить наше предложение дальше. Благодарим вас за внимание и желаем удачи в выборе.

Спасибо,
[Имя подписанного лица]
[Заголовок подписанного лица]

У вас должно быть «прикрытие» — отсюда

Если вы провели исследование и выявили клиентов и знаете, какие ценности относятся к уже рассмотренному RFP, то написание писем пройдет быстро. Чем лучше вы знаете клиента и вовлеченных людей, тем проще вам будет составить сопроводительное письмо к предложению, краткое изложение и, что наиболее важно, предложение RFP.

Чтобы узнать больше о том, как RFPIO может помочь вам лучше написать сопроводительные письма к предложениям, запланируйте демонстрацию сегодня!

Письмо, подтверждающее принятие коммерческого предложения

ОБРАЗЕЦ ПИСЬМА

[Имя отправителя]
[Адресная строка]
[Штат, почтовый индекс]

[Дата письма]

[Имя получателя]
[Адресная строка]
[Штат, почтовый индекс]

[Тема: обычно жирным шрифтом, кратко излагает смысл письма] -Дополнительно-

Уважаемый [Имя получателя],

Поздравляем! Мы хотели бы сообщить вам, что после обсуждения мы решили принять ваше предложение по предоставлению строительных услуг для нашего офиса в Портленде.Вы увидите, что мы приложили условия этого контракта. Найдите время, чтобы прочитать документ. Если вы считаете эти условия приемлемыми, мы просим вас подписать его и отправить мне до 4 июля. Если, с другой стороны, вы хотите более подробно рассмотреть какие-либо условия, пожалуйста, свяжитесь с моим административным сотрудником. помощник, как только вы сможете, чтобы она могла организовать встречу.

Надеюсь на сотрудничество с вами. Спасибо.

С уважением,

[Имя отправителя]
[Заголовок отправителя] -Дополнительно-

[Приложения: номер] — Необязательно —
cc: [Имя получателя копии] — Необязательно —

Письмо, подтверждающее принятие коммерческого предложения .

Дополнительные моменты, которые следует учитывать при написании писем-соглашений деловым партнерам

Письма-соглашения

Письма-соглашения — это письма, написанные между двумя сторонами (одна, которая оказывает услугу, а вторая сторона, которая принимает услугу), чтобы выделить условия предлагаемая услуга. Такие письма могут быть между работодателем и сотрудником, клиентом и поставщиком, подрядчиком и компанией, двумя компаниями и т. Д. Они могут использоваться для описания условий работы между работодателем и новым сотрудником для независимого подрядчика или поставщика, который предоставляет компании с различными услугами, для подтверждения устного соглашения между двумя людьми и многое другое.Поскольку условия и ожидания четко изложены в письмах-соглашениях, эти письма предназначены для юридической защиты обеих сторон.

Большинство писем-соглашений носят формальный характер; следовательно, к ним следует относиться как к таковым. Однако, в зависимости от формы соглашения, письма иногда могут быть неформальными. Тем не менее, все письма-соглашения должны быть простыми и прямыми, и обе стороны должны полностью понимать их содержание в самом первом чтении. Обязательно укажите всю информацию о соглашении.Повторите ключевые моменты, вызывающие озабоченность, или что-либо неясное в соглашении. Чтобы связать обе стороны юридическими обязательствами, письма-соглашения требуют подписей обеих сторон.

Письма деловым партнерам

Письма деловым партнерам — это письма, которые вы пишете людям, с которыми вы в той или иной степени участвуете в их деловых отношениях. Деловое партнерство — это правовые отношения, возникающие, когда два или более человека соглашаются вести бизнес вместе и являются совладельцами. Когда вы заключаете такое партнерство, вам необходимо написать письмо своим деловым партнерам, чтобы четко и четко передать свое сообщение и вести юридический учет партнерства.Письмо должно быть формальным и содержать предложение о партнерстве, имена всех деловых партнеров, а также условия партнерства.

Письма деловым партнерам следует писать профессиональным тоном. Они должны соответствовать всем принятым стандартам деловой корреспонденции. Укажите цель письма. Сообщите все необходимые детали относительно партнерства, как указано в контракте. Включите имя и титул получателя. Используйте соответствующие формальные приветствия и закрытия.Четко укажите дату и укажите все документы, приложенные к письму. Закройте письмо на позитивной ноте и подпишите его своим именем и титулом. Письма деловым партнерам следует печатать на фирменном бланке компании.

6 образцов электронной почты для принятия делового предложения

Электронное письмо для принятия делового предложения — это официальное электронное письмо, написанное организацией, чтобы официально сообщить другой стороне, что ее предложение было принято. Они хотели бы узнать больше о проекте, чтобы продолжить его.

Электронное письмо о принятии предложения — это электронное письмо, которое регулярно отправляется в профессиональном мире. Это официальное электронное письмо, которое служит официальным документом и доказательством того, что компания официально решила вести дела с другой.

Деловые предложения обрабатываются по-разному: через звонки, системы чата, такие как масштабирование, скайп, встречи в Google и т. Д. Эти каналы можно использовать для обсуждения деталей сделок, и сделки могут даже заключаться с ними, но формальное принятие бизнеса предложения часто возвращаются к электронным письмам.Это происходит главным образом потому, что электронные письма оставляют цифровой след и являются официальным электронным документом, официально оформляющим предложение.

Электронное письмо, в котором принимается деловое предложение, не обязательно должно быть адресовано разным компаниям. Если другой отдел компании планирует изменить или изменить какую-либо важную часть компании, ему необходимо отправить электронное письмо с подробным описанием своих планов руководству, чтобы проверить и согласиться с планами, прежде чем продолжить. Затем руководство решает, принято предложение или нет.

Как написать письмо о принятии делового предложения

Перед заключением сделки, партнерства, бизнеса или транзакции отправляется предложение, в котором подробно описывается все, что связано с партнерством, преимущества, сроки, масштаб проекта, расценки на проект и все остальное. Письмо с подтверждением коммерческого предложения является следующим этапом плана, если вы не отклоняете его.

1. Используйте официальный заголовок

Если вы принимаете деловое предложение по электронной почте, ваш адрес электронной почты должен иметь фирменный бланк.Это свидетельствует о профессионализме и формальности.

Если другая сторона должна подписать документы, эти документы должны быть на фирменных бланках, содержащих информацию о вашей компании. Компании часто пренебрегают этим в электронных письмах, поскольку считают, что в этом нет необходимости. Официальные бланки предназначены не только для физических документов.

Официальный бланк компании содержит актуальную информацию о вашей компании: ваш контактный адрес, информацию о телефоне, адресах электронной почты и т. Д.Если ваша переписка хранит бумажные документы о ваших отношениях, письмо с письмом, в котором вы принимаете деловое предложение, в конечном итоге упростит это.

2. Правильно обратитесь к получателю

Хотя это не является неприемлемым, адресовать электронные письма только почетным сотрудникам, это не относится к электронным письмам с коммерческими предложениями. Для электронных писем с коммерческими предложениями вам необходимо напрямую обращаться к получателям. Если вы отправляете электронное письмо генеральному директору, обратитесь к генеральному директору. Ваш адрес электронной почты не должен быть неопределенно адресован тому, кто его получает. Пример такого адреса: « Для тех, кого это может касаться», Это крайне непрофессионально и не должно быть в вашем электронном письме о принятии делового предложения. .

3. Напишите несколько слов лести перед тем, как принять предложение

Фактическая цель электронного письма — принять деловое предложение, но прежде чем перейти к нему, вы должны потратить некоторое время, чтобы поблагодарить получателя за то, что он отправил вам предложение и предложил вести с вами дела. Это стандартная практика независимо от того, принимаете ли вы коммерческое предложение или отклоняете его.

4. Приступить к принятию делового предложения Принятие делового предложения

Это момент, когда вы официально принимаете предложение.

 После обсуждения мы рады принять ваше коммерческое предложение на… 

Это формат при принятии делового предложения по электронной почте.

Это момент, когда вы устраняете любые неопределенности в предложении, формулируете некоторые условия, завершаете расценки или включаете любую дополнительную информацию.

5. Назначить встречу

На этом этапе также рекомендуется запланировать физическую или виртуальную встречу, чтобы завершить соглашение и начать работу.На этой встрече вы завершаете детали, касающиеся проекта, и выражаете оптимизм и энтузиазм в отношении других целей, которых вы надеетесь достичь, работая с ними.

6. Завершите письмо благодарностью.

Это та часть, где вы благодарите их за сотрудничество с вами и за то, как сильно вы рассчитываете на сотрудничество с ними.

6 образцов электронной почты для принятия бизнес-предложения 2

Образец электронной почты для принятия бизнес-предложения Образец 1

 г-н Стивен

Пишу от имени Global Industries Inc.по поводу обсуждения, которое состоялось на Zoom 17 июня 2012 года относительно бизнес-предложения, которое представила ваша компания - Gravel Industries Group LTD.

Выражаем огромную благодарность за то, что вы проявили к нам внимание в этом проекте. Мы официально принимаем ваше предложение. Тщательно изучив предложение и объем проекта, мы рады официально принять ваше предложение.

Все документы по проекту подписаны и отправлены на ваш адрес. Но есть еще некоторые документы, на которых мы хотели бы поставить ваши подписи.Для удобства они прикреплены к этому письму. Пожалуйста, подпишите их и отправьте при первой же возможности.

Мы хотели бы назначить встречу через неделю, чтобы окончательно согласовать условия.

Для получения дополнительной информации о проекте, пожалуйста, позвоните нам по телефону 1234-567-890 или отправьте нам электронное письмо по адресу [адрес электронной почты защищен]

С нетерпением ждем сотрудничества с вами.

С уважением,

Джеффри Осаробо

Бренд-менеджер

Глобальная промышленность


 

Образец электронного письма для принятия делового предложения Образец два

 Уважаемый г-н.Джеймс

Мы рады сообщить вам, что мы приняли ваше деловое предложение. Потратив время на тщательный анализ ваших идей и планов, мы рады принять ваше коммерческое предложение.

Мы хотели бы назначить встречу на следующую неделю, чтобы согласовать условия. Мы также хотим разработать четкую стратегию, чтобы вы как можно скорее приступили к работе. Мы рады отправиться в это путешествие вместе с вами.

Отправьте нам письмо по адресу [электронная почта защищена] или свяжитесь с нами по телефону 123-456-7890.С нетерпением ждем сотрудничества с вами.

С уважением,

Кеншин Ойедамола


 

Образец электронного письма для принятия делового предложения Образец 3

 Дорогой Стивен,

Это электронное письмо официально информирует Israel Heart Enterprise о том, что компания King’s Square Inc. изучила предложение компании Israel Heart Enterprise о строительстве нового медицинского центра на Королевской площади.

После долгих размышлений King’s Square рада принять ваше предложение о строительстве нового оздоровительного центра.

King’s Square Inc. будет рада подписать контрактное соглашение, как только оно будет готово вместе с письмом о принятии предложения.В связи с этим мы хотели бы назначить встречу на следующей неделе, чтобы обсудить условия и подписать необходимые документы.

Пожалуйста, отправьте контракт в наш юридический отдел на [адрес электронной почты] до встречи.

С нетерпением ждем сотрудничества с вами.

С уважением,

King’s Square Inc.

 

Образец электронного письма для принятия делового предложения Образец четыре

 Уважаемый мистер Джефферсон,

Это электронное письмо написано от имени Woculus Enterprise, чтобы сообщить вам, что мы официально приняли ваше предложение по оснащению наших новых офисов.Из всех полученных нами предложений ваше было ближе всего к нашему плану с учетом времени завершения и бюджета.

Ваше предложение было единогласно одобрено всеми членами управленческой команды.

Мы хотели бы, чтобы вы приступили к проекту как можно скорее. В связи с этим мы хотели бы назначить встречу на этой неделе, чтобы окончательно согласовать условия и подписать все необходимые документы.

Вы можете связаться с нами по телефону 111-111-1111 или по электронной почте [адрес электронной почты защищен]. Мы с нетерпением ждем вашего ответа.Искренне Ваш,

Айоаде Ойедотун

Менеджер, Woculus

 

Образец электронного письма для принятия делового предложения Образец пять

 Дорогой Саймон,

После долгих размышлений мы хотели бы официально принять ваше предложение по реконструкции нашего офиса в Лагосе.

Мы рассмотрели разные предложения, и ваше предложение лучше всего соответствовало нашему плану и срокам, намеченным для завершения.

Пожалуйста, ознакомьтесь с условиями в этом письме. Пожалуйста, найдите время, чтобы прочитать документ, и, если вы согласны с условиями, пожалуйста, подпишите их и отправьте нам обратно до 14 июля.Если вы также хотите обсудить какую-либо часть документа, которая неясна, вы можете связаться с нами по телефону 111-111-1111 или по электронной почте [адрес электронной почты защищен], чтобы назначить встречу.

С нетерпением ждем сотрудничества с вами.

Искренне,

Саймон Джимо

 

Образец электронного письма для принятия делового предложения Образец шесть

 Здравствуйте, господин Эммануэль!

Я пишу от имени XYZ Industries по поводу встречи, которая состоялась в Skype 17 июня 2021 года и касалась бизнес-предложения, представленного вашей компанией.

Мы рады официально принять ваше предложение.Мы хотели бы поблагодарить вас за то, что вы выбрали нас для участия в этом проекте.

Мы хотели бы назначить встречу как можно скорее, чтобы согласовать условия и подписать необходимые документы.

Для получения дополнительной информации, пожалуйста, свяжитесь с нами по телефону 222-222-2222 или по электронной почте [адрес электронной почты защищен]

С нетерпением ждем сотрудничества с вами.

Искренне,

Джеймс Осборн

 

Заключение

Электронное письмо о принятии бизнес-предложения — это официальное электронное письмо, отправляемое компании, чтобы принять ее предложение и вести с ней дела.