Образец коммерческого предложения о сотрудничестве: как правильно написать

Обновлено: 2 февраля 2021

# Нюансы бизнеса

Образцы писем, правила и рекомендации

При составлении письма с предложением сотрудничества их авторы чаще всего грешат стилистическими нарушениями.

• Образы и шаблоны – польза и опасности
• Как написать коммерческое предложение о сотрудничестве
• Типичные ошибки
• Ответ на коммерческое предложение
• Сроки ответа на предложение о сотрудничестве

Сотрудничество в бизнесе – это совместная взаимовыгодная хозяйственная деятельность. Оно замышляется с целью увеличения доходов каждой из договаривающихся сторон. Однако поскольку удачная идея редко приходит двум будущим партнёрам в головы одновременно, всегда есть кто-то один, выступающий инициатором. К тому же, в сотрудничестве всегда одна из сторон заинтересована больше другой, пусть и ненамного – полного равенства не бывает в природе.

Случай из истории. Ярким примером удачного сотрудничества могут служить взаимовыгодные отношения советской пищевой промышленности с фирмой Pepsi. Американский производитель напитков получил исключительное право на торговлю водкой «Столичная», а взамен в СССР поставлял свой концентрат и оборудование для розлива. Сделка обошлась без уплаты драгоценной иностранной валюты.

Как выразить своё стремление к совместной работе, приносящей пользу как минимум двум предприятиям? Можно направиться в офис нужной фирмы и на словах изложить плодотворную идею, и так предприниматели поступают часто. Телефонный разговор – тоже вариант. Когда же есть желание дать потенциальному партнёру возможность обдумать, оценить и взвесить глубину мысли, бизнесмены обычно используют эпистолярную форму, то есть письменное предложение о сотрудничестве.

О том, как правильно составить этот документ, будет рассказано в этой статье.

Образы и шаблоны – польза и опасности

В нашу эпоху всеобщей стандартизации и унификации, особенно высоко ценится «живое слово». Так как искусству изложения мыслей на бумаге (сейчас – чаще на экране монитора) будущих бизнесменов почти никто не учит, возникает соблазн просто скачать образец предложения о сотрудничестве, заменить в нём названия фирм, имена-отчества и другие нужные слова, и получить готовое письмо. Ничего скверного в этом методе нет, однако такое заимствование таит в себе следующие опасности:

• Нет гарантии, что шаблон составлен абсолютно правильно;
• Образец может не вполне соответствовать актуальной ситуации;
• Кто-то уже прислал такой текст контрагенту, с которым предприятие стремится заключить договор о сотрудничестве. В принципе, ничего страшного, но у адресата может возникнуть подозрение о низком уровне интеллекта вероятного партнёра. Особенно плохо, если это правда.

Из всех перечисленных негативных последствий шаблонного подхода отнюдь не следует, что образцами пользоваться нельзя. Можно и нужно. Только, во-первых, необходимо знать общие правила и структуру составляемого документа, а во-вторых, желательно отнестись к делу творчески.

Как написать коммерческое предложение о сотрудничестве

Принимаясь за любое дело, необходимо подумать о его конечной цели. В данном случае программа-максимум состоит в убеждении желанного делового партнёра в выгодности сотрудничества. Что касается минимального допустимого эффекта, то он выражается стремлением дать почву для размышлений по тому же поводу. Не исключено, что задумавшись о вероятных перспективах и возможностях, открываемых совместной деятельностью, предприниматель «дозреет» и сделает встречный шаг.

Скачать образец

Исходя из цели, можно определиться с тем, как правильно составить письмо, содержащее предложение сотрудничества. В первую очередь оно должно соответствовать правилам деловой этики. Ими предусмотрены следующие стандарты:

• Текст размещается на фирменном бланке организации-адресанта;
• Заголовок должен кратко и ясно выражать суть письма;
• В отечественной практике наиболее распространённым и приемлемым обращением является прилагательное «уважаемый» с использованием имени и отчества лица, принимающего решения нужного уровня. Узнать, как зовут руководителя, обычно несложно;
• Употреблять такие формы приветствия, как «здравствуйте», или «добрый день» в принципе, тоже можно, но в переписке они не всегда уместны. К тому же нет никакой гарантии, что документ будет прочитан в указанное время суток.
• Уничижаться, извиняться за «отнятое время» (драгоценное, конечно) и льстить нельзя. Отношение к вероятному партнёру формируется с первых секунд знакомства, пусть и заочного. Потом отстаивать свои интересы будет трудно.
• Вежливо поблагодарить за внимание можно и нужно.

В конце текста выражается надежда на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество.

Структура письма проста, и включает всего три пункта:

1. Обращение;
2. Суть предлагаемого сотрудничества;
3. Выражение надежды на возникновение диалога с целью уточнения деталей.

О том, что независимо от способа доставки, текст должен содержать контактные реквизиты адресата, даже упоминать излишне. Это – само собой разумеется.

Для чтения удобней структурированный (то есть разбитый на подзаголовки или абзацы) текст, но это правило – общее для всей деловой переписки.

Типичные ошибки

Ошибки допускают все, и на них, конечно, учатся (но лучше на чужих). При составлении письма с предложением сотрудничества их авторы чаще всего грешат следующими стилистическими нарушениями.

Излишняя немногословность

Текст должен быть кратким, но не настолько, чтобы человек, читающий его, был вынужден догадываться о смысле. Считается, что один лист – предел, но если требуется больший объем, то лучше перейти на другую страницу и всё же досказать идею сотрудничества до конца. Если с самого начала предложение «зацепило», то время на чтение найдётся.

Повторы главной мысли

Пытаясь быть убедительными, некоторые авторы по два-три раза возвращаются к главной идее, на разные лады расхваливая её выгодность. Если это и в самом деле так, то вероятный партнёр сам сразу же оценит степень прибыльности сделки для себя. Не стоит предполагать, что он не умеет считать.

Самовосхваление

Хвастунов никто не любит – ни девушки, ни перспективные деловые партнёры. Если продукт или услуга в самом деле хороши, то об этом контрагент узнает по своим каналам, проверив информацию. Словам всё равно мало кто верит.

Допускаются тонкие намёки и ссылки на авторитетное экспертное мнение, но много места этому отводить не надо.

Слишком много цифр

Экономическое обоснование само по себе хорошо, но в письме, предлагающем сотрудничество, пространным расчётам не место. Достаточно указать вероятную величину рентабельности, а выкладки припасти для личной встречи. В этом есть своя интрига.

Ответ на коммерческое предложение

Оставление письма о предложении сотрудничества без ответа – нарушение деловой этики. Даже если партнёрство не представляет интереса, сообщить об этом необходимо. Разумеется, речь идёт не о массовой рассылке, а о конкретном предложении, адресованном руководителю.

Итак, вариантов может быть только два. Предприятие-адресат может:

• Выразить заинтересованность;
• Вежливо отклонить предложение.

Для обоих случаев есть свои правила, хоть и неписанные, но соблюдаемые большинством бизнесменов.

Если интерес есть. Понятно, что лучший вариант – когда сотрудничество «срастается» к обоюдному удовольствию. В этом случае форма ответа не так уж и важна. Наиболее заинтересованная сторона, а именно инициатор и автор письма будет рад ответу в любой форме – хоть устной и по телефону. За этой приятной реакцией наверняка последует приглашение к переговорам, которые, конечно, ещё неизвестно чем закончатся, но шанс на успех появляется.

Когда приглашение не принято. Психологически, нормальному человеку отказывать всегда труднее, чем соглашаться. Однако, когда это неизбежно, то следует помнить об этике поведения, выражаемой в создании условий «сохранения лица» (этому моменту большое внимание уделяют японские бизнесмены). В письменном виде отказ оформляется следующим образом:

• Ответ печатается на бланке фирмы;
• Документ озаглавливается как «ответ на предложение о сотрудничестве» с указанием входящих реквизитов и даты полученного письма. Если корреспонденция ведётся по электронной почте, использование выставляемой по умолчанию темы «Re:» нежелательно;
• Отказ сопровождается выражением сожаления. Распространено словосочетание «мы вынуждены»;
• Не лишним выглядит благодарность за предоставленную информацию;
• Указываются причины отказа. Они могут быть самыми общими или вполне конкретными, если деловые интересы от этого не страдают. Допустима формулировка «предлагаемое Вами сотрудничество не вполне соответствует политике нашей фирмы». Принятием более выгодного предложения отказ традиционно не аргументируется;
• Завершать текст отказа рекомендуется выражением надежды на сотрудничество в будущем, даже если автор понимает, что это лишь дань вежливости.
• Идеально, если в письме предлагается обсудить альтернативную совместную деятельность, в которой возможный партнёр заинтересован.

Использование шаблона при составлении отказа оправдано по причине возможной многочисленности сходных ситуаций. Сочинять ответ каждый раз слишком трудоёмко. Образец культурного и обоснованного отказа:

Скачать образец

Соблюдение правил делового общения важно не только по этическим причинам, но и из практических соображений. Ситуация на рынке скоротечна, и нет гарантии, что ранее отвергнутое предложение в новых условиях не засияет свежими красками.

Сроки ответа на предложение о сотрудничестве

Общепринятые деловые обыкновения предполагают реакцию на «горячие» предложения, в случае использования электронных каналов связи, в течение двух часов. Если за это время решение не принято, желательно, чтобы ответственное лицо всё равно связалось с отправителем и сообщило о переносе времени рассмотрения вопроса руководством.

Срок ответа на «бумажное» письмо – до двух дней. Практическая польза отклика состоит и в том, что предлагающая сторона не будет слать повторных писем.

Опубликовано:

Добавить комментарий

Вам понравится

Как написать эффективное «холодное» коммерческое предложение

Автор-фрилансер Дарья Сопина рассказала блогу Нетологии о видах коммерческих предложений и поделилась структурой эффективного «холодного» КП.

Обучение в онлайн-университете: курс «Коммерческий копирайтинг: практика работы с текстом»

Что такое коммерческое предложение

Коммерческое предложение, КП или компред — предложение о сотрудничестве. В нем одна компания предлагает товары или услуги другой компании или клиенту. Чаще всего КП отправляют по электронной почте. Компредом можно считать все письма, в которых есть оффер — предложение купить, оставить заявку или узнать подробности.

Пример коммерческого предложения с сайта shard-copywriting.ru

Виды коммерческих предложений

Холодные. Такое коммерческое предложение отправляют холодной целевой аудитории — той, с которой еще не взаимодействовали. Чаще всего используют единый шаблон для всех получателей. КП можно персонализировать, но если в базе много адресов, на это уйдет много времени. Главная цель холодного коммерческого предложения — заинтересовать получателя и получить обратную связь.

Теплые. Его отправляют теплой аудитории — тем, с кем было минимум одно касание: например, людям, которые оставили заявку на обратную связь на сайте. Чаще всего такие КП тоже шаблонные, но часть информации может быть персонализированной. Например, если потенциальный клиент заполнил на сайте какую-то форму, в компред можно автоматически подставлять данные из нее. Главная цель послания — добиться общения, провести потенциального клиента дальше по воронке продаж.

Горячие. Его отправляют горячей аудитории — тем, с кем уже обговаривали условия сотрудничества: например, в переписке или на личной встрече. Коммерческое предложение подробно расписывает, повторяет и закрепляет условия сотрудничества, обговоренные ранее. Горячий компред обязательно персонализируют. Его цель — подробно описать условия сотрудничества и заключить сделку.

Структура коммерческого предложения

Редактор Екатерина Кушнир рекомендует следующую структуру:

заголовок → оффер → основная часть → цена и аргументация → работа с возражениями → призыв к действию → контакты

Копирайтер Даниил Шардаков советует читателям использовать другую структуру:

колонтитул → заголовок → лид → оффер → выгоды → обработка возражений → призыв → постскриптум

Для холодных коммерческих предложений я использую такой вариант структуры:

• заголовок — кратко описываю главную выгоду получателя;
• лид — «цепляю» боль, предлагаю продукт в качестве решения проблемы;
• основная часть — подробно рассказываю о продукте;
• оффер — рассказываю о преимуществах компании, выгодах клиента;
• цена — называю точную сумму и аргументирую ее;
• призыв к действию — оставляю контакты, напоминаю о преимуществах и мотивирую позвонить или написать.

Моя структура короче, потому что холодные КП часто ассоциируют со спамом.

Коротким письмом с фактами и цифрами легче заинтересовать и получить обратную связь. Длинное письмо уместно для теплых и горячих КП.

Как написать текст для компреда

Заголовок. Выносим в заголовок главную мысль — что получит клиент от сотрудничества. Используйте конкретные факты и цифры, если это уместно. Постарайтесь сразу рассказать о главной выгоде — почему получатель должен выбрать именно вас.

Не используйте спамные слова, которые автоматически распознают фильтры: например, «бесплатно», «только сегодня», «гарантированный доход» и так далее. Если они будут в заголовке или тексте, письма могут попасть в спам.

Заголовок может быть длинным. Главное — сделать его привлекательным: дать гарантию, рассказать о том, что именно предлагаете, упомянуть о преимуществах. Если получается слишком длинным, используйте подзаголовок.

Заголовок может быть таким: есть конкретика, выгода получателя, гарантии

Лид. Лид-абзац — введение, второе, на что обратит внимание получатель вашего письма. Я описываю в нем главную боль целевой аудитории — проблему, которую можно решить продуктом. Чтобы узнать боли, нужно проанализировать ЦА: узнать, что беспокоит потенциальных клиентов, чего они боятся, чего хотят.

Задача лид-абзаца — увлечь получателя, заинтересовать, заставить читать дальше. Достаточно 2–3 предложений: в первых расскажите о боли, в последнем предложите ваш продукт в качестве решения.

Например, лид может быть таким, если мы рассылаем письма владельцам ресурсов с нулевой или очень низкой посещаемостью

Основная часть. В ней подробно описываем продукт, товар или услугу, которую предлагаем. Например, если это услуга — пишем, что в нее входит. Если товар — говорим о его характеристиках.

Пишите только то, что важно клиенту. Ему не важно, сколько лет вы на рынке и какие трудности есть на производстве. Описывайте продукт с выгодной стороны и показывайте преимущества. Например, расскажите, какие именно работы входят в комплексное сопровождение, какой бренд поставляет расходники, организуете ли доставку для оптовых покупок.

В нашем примере маркетинг индивидуален — можно рассказать, какие услуги входят в продвижение чаще всего, и предложить консультацию

Оффер. Это — главная часть коммерческого предложения. Здесь описываем то, что отличает вас от других компаний, почему получатель письма должен обратиться именно к вам. В оффере используют УТП — уникальное торговое предложение. Например, бесплатную доставку, скидку, гарантию качества, сертификат на второй заказ в подарок и так далее.

Пишите «в мире клиента» — указывайте не свои преимущества, а его выгоды. Например, читателю неважно, сколько у вас филиалов — ему важно, сможет ли он приехать в офис в своем городе. Ему все равно, что вы достигли хороших отношений с поставщиками, ему интересно, получит ли он скидку.

Достаточно 3–4 главных преимуществ

Цена. Ее нужно обязательно указывать: так вы сразу отсеете неплатежеспособных клиентов и не потратите на них лишнее время. Чтобы не напугать потенциального клиента, обоснуйте стоимость расскажите, что входит в эту цену.

Чем выше стоимость, тем подробнее ее нужно обосновывать.

Если рассчитываете цену индивидуально, расскажите, что входит в минимальную стоимость

Контакты. Завершите письмо контактом и призывом к действию. Если это уместно, напомните о выгоде для клиента или кратко обо всех преимуществах — так вы закончите КП на позитивной ноте.

Не растягивайте последний модуль, помните о длине коммерческого предложения

Что должно получиться

Такое коммерческое предложение получилось у меня для примера. Название компании и номер телефона вымышленные:

Чтобы коммерческое предложение получилось сильным

• Не используйте оценочные суждения: у каждого свое понятие «хорошо», «быстро», «качественно»;
• не решайте за читателя — предоставьте ему факты, а он уже сам решит, подходит ли ему ваше предложение;
• не используйте «спамные» слова — многие системы распознают содержание письма и отправляют в «спам»;
• пишите кратко.

Читать еще: «Правила хорошего коммерческого предложения»

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для «Нетологии»? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.

как составить и написать текст + образец

Чтобы заключить выгодную сделку для своего бизнеса, необходимо заинтересовать вероятного партнёра. Удобно сделать это в письменном виде — составить коммерческое предложение о сотрудничестве.

Доказать выгоду сотрудничества

Бизнесмен должен убедить партнёра, что сотрудничество принесёт обоим опровержимую выгоду. Также следует объяснить, при каких обстоятельствах он её получит.

При составлении коммерческого предложения (КП) следует учитывать статус предприятия и прислушиваться к рекомендациям опытных маркетологов.

Конечно, раскрученным компаниям с известными брендами (Mercedes, Газпром, Coca-Cola и прочее), не нужно прилагать усилия и всячески изощряться, чтобы убедить представителя той или иной компании сотрудничать с ними. В этом случае достаточно оформить письмо с кратким изложением преимуществ своего товара или услуги.

Для остальных бизнесменов очень важно соблюсти некоторые тонкости, чтобы данное предложение возымело желаемый эффект.

Чтобы написать удачное коммерческое предложение о сотрудничестве, необходимо поставить себя на место клиента

Важные компоненты, входящие в коммерческое предложение

При составлении документа о сотрудничестве необходимо придерживаться стандартных требований.

• Использовать фирменный бланк.
• Составить грамотное обращение к представителю компании.
• Выбрать оригинальный заголовок.
• Кратко изложить суть предложения.
• Побудить контрагента к действию.
• Привести актуальные контакты.
• Проявить вежливость в форме предварительной благодарности.

Использование бланков

КП можно составить на обычном листе бумаге, это вполне допустимо. Однако использование фирменного бланка с логотипом предприятия станет своеобразным элементом рекламы своей компании и красноречиво дополнит содержание письма.

Текст приветствия

Важная часть — обращение к потенциальному клиенту. К его составлению нужно отнестись серьёзно и понимать, к кому и каким образом следует обратиться. К примеру, по имени и отчеству допустимо обращаться в таких случаях:

• когда предложение отсылается после предварительного телефонного разговора с вероятным партнёром;
• КП адресовано целевому потребителю, к которому можно применить индивидуальный подход.

Оригинальный заголовок

Заголовок необходим в качестве рекламного эффекта, он должен содержать главную концепцию КП. При обращении в государственное учреждение креативный заголовок необязателен. От него также можно отказаться, если компания и так достаточно разрекламирована.

Если предложение исходит от бюджетной организации, предложение формулируется по установленному образцу, в котором креатив не требуется. Такое письмо носит стандартный характер и не требует проявления инициативы от его составителя, его форма остаётся в рамках принятых правил.

Суть предложения должна быть изложена содержательно, но лаконично: короткий рассказ о компании, предлагаемые товары, услуги, работу или взаимовыгодное сотрудничество.

Основная часть документа

В содержательной части излагаются основные условия будущего контракта. В естественной форме описывается возможная выгода, подкреплённая существенными аргументами. Главное, не переборщить с уговорами, делать это ненавязчиво, но так, чтобы рассчитывать на положительный результат.

Как побудить клиента к действию

Чтобы заставить согласиться сотрудничать, не следует применять давление. Такой подход только оттолкнёт получателя письма, и надежда на сотрудничество будет потеряна навсегда. Гораздо эффективнее сделать заманчивое предложение, предоставив какое-либо поощрение или вознаграждение. Например, скидку за своевременный отклик.

Контактные данные

Следует написать не только телефон, но и электронный адрес, чтобы клиент имел физическую возможность ответить на предложение о сотрудничестве.

Заранее поблагодарите получателя письма за то, что уделил время на его прочтение. Хотя, если речь о персональном деловом предложении, благодарность принято принимать по умолчанию.

Коммерческое предложение снабжено печатью и подписью руководителя

На ошибках учатся

Чтобы составить идеальное коммерческое предложение, нужно всегда прислушиваться к советам профессионалов. Но есть ещё один старый проверенный метод — учиться на ошибках других. На практике встречаются различные ошибки, перечислим некоторые из них.

Усложнённые синтаксические формы

Для формулировки КП необязательно строить слишком правильные, с законченным смыслом фразы. Более эффективно воздействуют на человека короткие предложения с недосказанными мыслями, междометиями. Изложение должно иметь живой язык, а не сухие умозаключения.

Чрезмерная краткость

Мнение о том, что нужен предельно короткий текст, ограниченный одной страницей, можно назвать стереотипом. А это далеко не то, что может дать желаемый результат. Лучше всего при составлении письма с коммерческим предложением забыть о рекомендациях в плане объёма, особенно, когда есть о чём интересно рассказать. Можно найти немало образцов таких писем и убедиться, насколько они содержательны и способны зацепить.

Дублирование

Обычно повторяются одни и те же ошибки, когда рассказывают об аналогичном товаре или услуге точно такими же фразами, как делает это конкурент. Необходимо не только описать и расхвалить свой продукт, а доказать, что именно в данной компании он самый лучший и незаменимый. Здесь уместно проявить красноречие, чтобы обратить внимание на исключительность товара. Далее следует раскрытие сути — почему именно с этой компанией будет более выгодно сотрудничать.

Перечисление достоинств

Простой рассказ о достоинствах продукции компании ни к чему не приведёт. Любая похвала требует доказательств: почему именно этот товар самый лучший и выгодный. Для этого прекрасно используются отзывы тех, кто пользовался данной услугой или продукцией, причём это должны быть либо широко известные личности (звёзды кино, спорта, эстрады), либо известные представители компаний с положительным имиджем.

Не менее эффективным будет интересная история, произошедшая с клиентом, который стал пользователем конкретного продукта или услуги. В финале истории обязательно рассказать о результатах его использования, лучше всего в цифрах. Если имеется в виду сотрудничество, то указать, какую прибыль получил партнёр.

Всем одно и то же

Грубейшей ошибкой может стать неправильный подход к рассылке одинакового предложения нескольким клиентам без ориентации на индивидуальность. Такое предложение теряет вес и, как правило, остаётся не реализованным. Клиент, который может стать вероятным партнёром, должен почувствовать, что это предложение адресовано именно ему, это в какой-то мере ему польстит и заставит откликнуться.

Фотогалерея: образцы удачных коммерческих предложений

Коммерческое предложение с правильной разбивкой на подзаголовки

Коммерческое предложение с удачной структурой документа

Коммерческое предложение с лаконичным изложением преимуществ услуги

Коммерческое предложение с описанием преимуществ при сотрудничестве

Коммерческое письмо иностранному партнёру

При составлении коммерческого письма-предложения иностранному клиенту следует придерживаться стандартной структуры и формы. Начинаться КП должно с обращения, броского, подкупающего заголовка. Далее следует внятное изложение сути предложения, его выгоды и заканчиваться выводами и контактными данными. Если в штате нет менеджера, владеющего английским, такие услуги может оказать переводчик или копирайтер со знанием английского.

Образец коммерческого предложения на английском

Коммерческое предложение структурировано и снабжено подзаголовками

Необходимость в сопроводительном письме

Сопроводительное письмо содержит принципы сотрудничества в сжатой форме. Используется сопровождение с тем, чтобы сократить объем основного предложения.

Составляется сопровождение по желанию отправителя, однако здесь должна присутствовать чёткая структура и соответствие требованиям основ делопроизводства.

Прежде всего, необходимо обратиться к адресату и поприветствовать его. Если оно отсылается после предшествующего телефонного звонка, желательно обратиться с указанием имени и отчества.

Пример обращения

«Здравствуйте, уважаемый Степан Васильевич!»

или «Добрый день, Вас приветствует компания …»

Далее идёт краткая информация об услугах или товаре с акцентом на выгоду:

«ООО «Домосед» делает Вам предложение широчайшего ассортимента кухонных аксессуаров по цене производителя».

Сообщить о прилагаемых документах:

«Предлагаем ознакомиться с выгодным предложением скидок».

Побудить к принятию решения:

«Желаете с нами сотрудничать? Обращайтесь по адресу…».

Образец сопровождения

Здравствуйте, уважаемая Мария Семёновна!

Меня зовут Дмитрий Павлович. Я главный менеджер отдела снабжения и продаж ООО «Мобиле», мы говорили с вами по телефону в среду в 11.40. По вашей просьбе направляем данные о системе расчёта.

Компания «Мобиле» располагает широким ассортиментом транспортных средств различного назначения (легковые, пассажирские, грузовые) и гибкую систему оплаты по доступным ценам:

1. Наличный и безналичный виды расчёта.
2. На выплату в течение 12 месяцев с внесением первого взноса в размере 10% стоимости.

Наше предложение дополнено приглашением на выставку-продажу нашей продукции, где предложены выгодные для Вас скидки. Начало события в 12.00 12.08.2016. Наш адрес: г. Москва, ул. Тимирязева, 45.

По всем вопросам обращайтесь по тел.: (325) 503–23–45.

С уважением, главный менеджер отдела снабжения и продаж ООО «Мобиле».

Образец сопроводительного письма на английском языке

Отправка предложения

Коммерческое предложение можно доставить лично или по обычной почте. Однако эти традиционные формы связи считаются несколько устаревшими. Самый современный и оперативный вид отправки, это, безусловно, электронная почта.

При всей её популярности, ещё не каждый знает о тонкостях процесса отправки электронного письма. Во-первых, важно применять формат PDF, он более универсальный и хорошо адаптирован для различных версий. Во-вторых, необходимо учесть, что подобное предложение отправляется исключительно от лица, с которым велись предварительные договорённости.

Не менее важным также является тема письма, ни в коем случае не отправлять «без темы». Она должна звучать примерно так: «Предложение о сотрудничестве по поставкам спортивных товаров».

Итак, требуется соблюсти следующую последовательность:

1. заполнить электронный адрес;
2. прикрепить основной документ в формате PDF;
3. сформулировать тему письма;
4. написать небольшой сопроводительный текст в теле письма.

Ожидание ответа

Начинающие менеджеры часто сомневаются, перезванивать ли контрагенту после отправки предложения. Опытные профессионалы всегда возьмут дело в свои руки. Сразу после отправки целесообразно позвонить и спросить, дошло ли письмо, и через какое время можно поинтересоваться решением партнёра. Дальнейшее поведение подскажет сама ситуация. Главное, не быть назойливым, не надоедать и не навязываться. Однако не забывать о поставленной цели и всё-таки постараться убедить клиента стать партнёром.

В настоящее время только ленивый не сможет справиться с задачей составить коммерческое предложение. Однако добиться подписания контракта о сотрудничестве — это уже вопрос профессионализма: умение вести переговоры, обладать культурой речи и навыками делового письма.

12 примеров коммерческих предложений от профи!

Бюро Баканева специализируется на создании коммерческих предложений (КП) для российских компаний. На этой странице мы собрали всю полезную информацию по компредам.

Бесплатная рассылка «Как составить коммерческое предложение»

4 бесценных урока за неделю + бонус за старание. Подписывайтесь прямо сейчас.

Почему 98% самодельных КП не работают?

Как обычно составляется КП для рассылки? Скорее всего, этим нагружают секретаря или кого-нибудь из отдела продаж. В итоге получается что-то вроде: «Уважаемые господа, наша фирма была основана в …» или «…мы — динамично развивающаяся компания…».

Впечатляющее начало, верно? Результат вполне предсказуем, такое КП с первого абзаца наводит зевоту и воспринимается как банальный спам. Неудивительно, что отклик на вашу рассылку практически нулевой.

Хотите получить отдачу от вложений в маркетинг?

Заказывайте КП в бюро Баканева. Вот несколько аргументов, почему это стоит сделать:

Структура. Ваше новое КП – это: броский и цепкий заголовок, внятная и емкая подача сути предложения и выгод для клиентов, обязательный вывод на обратную связь. Такое КП будет трудно проигнорировать его получателям.

Стиль. Специалисты бюро «заточат» содержание и стиль КП под конкретную категорию получателей: менеджеров отделов закупок, руководителей компаний, предпринимателей-частников и т.д. С таким КП вам будет проще «проникнуть» в мозги клиентов.

Оформление. Ваше КП будет выделяться среди самодельного рекламного спама и впечатываться в «подкорку» даже при беглом прочтении (важный момент) с учетом способа рассылки: факс, е-мэйл, директ-мэйл. Такой документ не затеряется среди бумаг на столе или другой рекламы в голове у клиента.

Рекомендации. В дополнение к КП вы получите крайне актуальные рекомендации по проведению рассылки. Их применение сократит процент «недошедших» или непрочитанных КП, увеличивая отклик – то, ради чего все и затевается.

12 примеров КП, написанных в Бюро

Базовый тариф — 12500 р.

Стоимость подготовки продающего коммерческого предложения − 12500 р. За эти деньги ваша компания получит маркетинговый документ, который: понятен клиенту, эффектно выглядит, отстраивает вас от конкурентов, подталкивает читателя к действию. Результат: выше отклик, больше новых клиентов, рост объемов продаж.

Как начать работу?

Работа над созданием КП начинается со сбора и краткого анализа информации о вашем бизнесе.  Напишите нам на [email protected] и мы вышлем вам список вопросов. Никакой предоплаты, сначала мы обсуждаем вашу задачу, изучаем ответы на вопросы, согласовываем значимые нюансы будущего КП. И только после этого включаются финансовые моменты.

От слов к делу…

Вы хотите, чтобы телефон в вашем отделе продаж разогрелся от входящих? Напишите нам на [email protected] или позвоните на +7 915 406-59-06, мы будем рады вам помочь.

P.S. Написание коммерческого предложения своими силами

Вопрос: cпасибо за информацию, но я пока не готов потратиться на написание КП. У вас случайно нет шаблонов или примеров коммерческого предложения о сотрудничестве? Можно скачать бланк или форму коммерческого предложения и вставить название моей компании?

Ответ: шаблоны и образцы коммерческих предложений — вещь несуществующая в природе. Нельзя взять чужое готовое предложение и просто заменить там название фирмы и товара. Но вы можете самостоятельно написать предложение с нуля. Возможно, в этом вам помогут несколько наших статьей по теме:

— Почему коммерческие предложения нужно писать от первого лица?
— Шикарная структура коммерческого предложения
— Идеальное антикризисное предложение
— Рекламный текст и красота стиля
— Как написать неработающее рекламное объявление — 6 проверенных рецептов

Комментарии

Коммерческое предложение о сотрудничестве: образец

Автор статьи: Судаков А. П.

Коммерческим предложением называется правильно составленный продающий текст, основной целью которого является привлечение потенциальных клиентов и их подталкивание к заключению сделки. В этой статье мы рассмотрим пример коммерческого предложения о сотрудничестве, а также расскажем об этом термине и правилах составления данного документа.

Цель предложения

Коммерческим предложением называют документ, который рассылается потенциальным клиентам. Рассмотрим, какие цели он преследует:

1. Привлечение покупателей на услуги или товары компании.
2. Дополнительная проверка на актуальность сформированного предложения и ценового диапазона.
3. Возобновление связи с клиентами, с которыми велась работа ранее, но по каким-то причинам сотрудничество было прервано.

Коммерческое предложение — это продающий текст

Подытожив вышесказанное, можно сделать вывод, что основной задачей коммерческого предложения, так или иначе, является увеличение объема продаж. И для этого необходимо правильно составить документ, чтобы он привлекал внимание и заинтересовывал менеджера, руководителя или конечного пользователя, а не сразу отправлялся в корзину.

Внимание: если у вас нет опыта и литературных способностей, то разумнее поручить составление предложения специально обученному специалисту или маркетологу.

Обращение должно цеплять клиента, давать ему грамотную информацию и подводить к покупке — для составления такой бумаги нужны знания в психологии и общие навыки продаж, поэтому написать его сможет не каждый человек. Помните, что сегодня многие просто удаляют рекламу, даже не читая ее, а адреса, с которых она поступает, добавляют в спам, поэтому вам нужно расположить к себе человека с первой строчки.

Считается, что составлять предложение должна команда, а не один специалист. Это не всегда справедливо — грамотный копирайтер, разбирающийся в ваших услугах, сможет составить отличный продающий текст, но все равно его нужно будет перечитать, подправить логические и стилистические ошибки, проверить на актуальность информации и пр. Он не должен раздражать, он должен давать правдивую, полезную и интересную информацию, чтобы в итоге был получен необходимый результат. Вы можете попробовать составить предложение и сами — в этом вам поможет наша статья и шаблон, который мы приведем в конце страницы.

Состав коммерческого предложения

Помните, как в школе вы писали сочинения или изложения? Перед тем как написать текст, составляется его план. В нашем случае также нужно продумать, что именно вы планируете ввести в текст и на какие пункты будет разбито письмо. Единой формы для КП нет — она может отличаться у разных компаний, для нее разрабатывают индивидуальные стили и формы. Но стандартом считается наличие трех пунктов:

1. Введение, в котором кратко рассказывается о предложении и о том, почему именно автор или компания решили направить обращение к получателю. К примеру, в магазин или на склад поступила новая коллекция товара, предприятие запустило новый тип продукции или компания решила поздравить своего клиента с Днем Рождения или Новым годом.
2. Тело письма, в котором указывается само предложение. Здесь пишут что именно предлагают, по какой цене, какие скидки или особые условия действуют для конкретного клиента.
3. Приложение, в котором указывается дополнительная информация. Обычно оно выступает в роли отдельного файла, в котором идет расшифровка к представленной выше информации, пояснения и другие нюансы.

Вариант оформления коммерческого предложения

Обратите внимание: многие начинающие составители КП допускают серьезную ошибку, вынося контактные данные в приложения. Потенциальный клиент не должен их искать или думать, кому позвонить, чтобы совершить покупку — не забывайте указывать реквизиты в теле или в конце письма. Если КП занимает несколько листов, то указывайте контакты на каждом.

Во время написания можно использовать стилистические приемы и всячески выделять важные места жирным или меняя шрифт. Но помните, что вы составляете деловое письмо, поэтому не нужно использовать в нем выделения цветом, различные арт-объекты, смайлики, мемы и прочее.

Структура письма

Итак, давайте рассмотрим, как написать письмо с предложением о сотрудничестве более детально. В нем должно быть:

1. ОКПО компании, а также ее код ОКУД.
2. Эмблема фирмы или ее логотип, если имеется.
3. Сокращенное или полное название компании. В большинстве случаев в тексте указывается сокращенное название, а полное — в реквизитах (его пишут именно так, как оно прописано в документах).
4. Фактический и юридический адрес компании, телефон (общий или номер того, с кем можно связаться по поводу предложения), иные реквизиты.
5. Обращение к клиенту. Рекомендуется обращаться к конкретному человеку, а не обезличено — в этом случае шанс того, что письмо будет прочитано, стремится к 100%. Обращение не должно быть фамильярным — только деловой стиль.
6. Заголовок КП. Он должен быть ярким и выделяющимся.
7. Тело письма. Сюда вносится все, что вы хотите сказать клиенту.
8. Приложение к письму. Если оно оформляется отдельным файлом, то в конце тела обязательно делается ссылка на файл.
9. В конце письма указывается контактное лицо, ответственное за предложение.

Внимание: многие составители указывают только контактное лицо и не подписываются под текстом. Это считается дурным тоном — обязательно подпишитесь, а не просто вставьте фамилию, к примеру, “С уважением, глава отдела сбыта Ищенко Николай”.

После того как коммерческое предложение будет составлено, его перечитывают и согласовывают с ответственными лицами (отделом продаж, руководителем, бухгалтером, юристом, конкретными специалистами и пр.). Каждый специалист может внести свои правки, если составитель допустил ошибки. Также могут вноситься рацпредложения по улучшению текста. Если претензий нет, то ответственные лица ставят свои визы, после чего письмо дорабатывается и распространяется среди клиентов.

Отметим один важный нюанс — как быть, если в письме содержится коммерческая тайна? В этом случае в теле или в конце письма следует добавить информацию о том, что предложение является ограниченным (или доступ к КП ограничен).

Вариант оформления коммерческого предложения в виде подобранного оборудования

Основные ошибки при составлении КП

Далее мы рассмотрим, как составить коммерческое предложение о сотрудничестве и не допустить при этом типичных ошибок. Перечислим основные ошибки, которые допускают люди, плохо разбирающиеся в правилах написания КП.

1. Используйте фирменные бланки для составления обращения. Если в вашей организации их нет, то их можно изготовить за несколько минут.
2. Не забывайте указывать реквизиты или номер телефона, по которому вас можно будет найти и уточнить необходимые нюансы. Эти данные должны присутствовать на всех страницах послания.
3. Соблюдайте деловой стиль. Не надо использовать фамильярности, даже если вы обращаетесь к хорошо известному человеку, не нужно выражать эмоции или украшать текст — делайте все просто, аккуратно и строго.
4. Старайтесь использовать поменьше шаблонов. Большинство менеджеров и ответственных сотрудников получает десятки предложений в месяц от “лучших компаний с богатым опытом”, “лидеров рынка” и “профессионалов”. Укажите, чего вы реально добились, кто ваши клиенты, какую выгоду получит получивший письмо от сотрудничества с вами.
5. Уходите от воды, старайтесь внедрять больше конкретики. Не надо растекаться мыслью по древу, чтобы сделать текст побольше — выделяйте конкретные предложения и пункты, откажитесь от слов-паразитов, от вводных предложений, от заезженных фраз и пр.
6. Напишите о преимуществах своей компании и сотрудничества. Здесь тоже не нужно обобщать. Пишите конкретно — опыт такой-то, реализованные кейсы такие-то, для клиентов имеется такой-то дисконт.
7. Пишите в свете клиента. Не нужно применять сложные технические термины или описывать процесс производства с научной точки зрения—указывайте только то, что необходимо для сотрудничества. Не нужно составлять чересчур длинные предложения в несколько строк — чем проще, тем лучше.
8. Постарайтесь в конце сделать призыв, как-то мотивировать заказчика, побудить его к действию. Используйте такие слова-мотиваторы, как “звоните”, “пишите”, “обращайтесь” и пр.
9. Не нужно делать чересчур большие коммерческие предложения. Высылаете клиенту прайс — просто опишите его и приложите к письму. Считается, что идеальное коммерческое предложение помещается на один лист, а все, что больше 3 листов — никогда и никто не прочитает.
10. Используйте разметку. Не нужно писать все одним абзацем — такой текст неудобно читать. Используйте заголовки, списки, абзацы, выделения.

КП для иностранцев

Сегодня все чаще российские компании работают с зарубежными партнерами, поэтому иногда приходится составлять КП на иностранном языке. Образец коммерческого предложения о сотрудничестве на английском мы приведем немного ниже, а сейчас рассмотрим общие правила, которые выдвигаются к подобным документам.

Образец коммерческого предложения для иностранцев

Первое и самое важное — письмо не должно содержать ошибок. То есть нельзя просто написать его на русском, а затем перевести с помощью гугл-транслейт или других сервисов — вам нужен человек, который действительно знает язык и свободно на нем общается. Если таких в компании нет, то обратитесь в профессиональное бюро переводов — эта услуга обойдется вам недорого. Не пытайтесь экономить, подумайте, как бы вы восприняли предложение от других компаний, если бы в нем были орфографические, стилистические и грамматические ошибки.

Отметим, что за границей у подобных бумаг имеется собственный стиль оформления:

1. С левой части страницы проводится вертикальная линия (раньше ее использовали для подшивки).
2. За границей отсутствуют абзацы, точнее так называемые красные строки (в том смысле, что новый абзац начинается с новой строки, а не с новой строки и отступа).
3. Смысловые блоки (абзацы) должны быть приблизительно одинаковые по размерам (количеству строк). Это облегчает восприятие текста.
4. Не используйте выравнивания по центру, по правому краю, по ширине. Все должно быть одинаково и равномерно.

Стиль обращения в письме на английском языке допустим как сугубо деловой, так и доверительный и даже немного раскрепощенный.

Внимание: запомните главное правило — одно КП должно решать один вопрос. Если вы предлагаете несколько разнотематических видов сотрудничества, то направляйте несколько обращений. Не нужно в одном письме предлагать приобрести одежду со склада по акционным ценам и тут же рассказывать ему о том, что вы планируете продавать спортинвентарь.

Также в деловом письме недопустимы сокращения. Постарайтесь вообще не использовать их, поскольку иностранцы видят в этом определенную небрежность.

Как отправлять

КП допускается отправлять как в бумажном виде на фактический адрес заказчика, так и в электронном. В последние годы “бумажные” письма практически не используются, но для некоторых клиентов они подходят. Их печатают на официальном бланке компании, с ее логотипами и реквизитами.

Электронное письмо обычно оформляется либо в формате Doc, либо в PDF (второй вариант предпочтительнее). Оптимальный вариант — отправка от имени того лица, с которым клиент уже сотрудничал или имел разговор. К примеру, компания “СТС” обращалась к вам по поводу оптовых цен на сетевое оборудование. Вы подготавливаете коммерческое предложение от имени менеджера, прикладываете к нему прайс отдельным файлом и предлагаете клиенту прийти в выставочный зал на презентацию, которая будет проводиться через пару дней.

Главная цель КП — заключение сделки о продаже

При отправке электронной почты обязательно прописывайте тему письма. Не надо оставлять это поле пустым или писать что-то вроде “ответ”. Указывайте название полностью: “коммерческое предложение для сотрудничества по оптовым поставкам одежды”.

Напоследок разберем, какую именно реакцию следует ожидать на отправленное сообщение. Обычно поступают по следующей схеме:

1. После отправки письма через 2—4 часа следует перезвонить клиенту и сообщить, что КП было отправлено. Поинтересуйтесь, получили ли его и через какое время следует ожидать решения.
2. Обязательно поставьте себе напоминание о том, что нужно в определенный день перезвонить и уточнить информацию. Если клиент сказал, что даст ответ в течение недели, то звоните ему через 5 дней — наверняка он уже или принял решение, или забыл о вашем письме. Если он не дает однозначный ответ, то перезвоните еще через 3—4 дня.

Здесь нужно быть довольно тактичным, не навязываясь клиенту, но и при этом напористым, ведь вам нужен конкретный результат. Не надо названивать каждый день по два раза, поскольку вас просто добавят в черный список, но и забывать про потенциального покупателя нельзя. Звоните сначала, чтобы уведомить о предложении, а затем через время, чтобы узнать о решении.

Facebook

Twitter

Вконтакте

Одноклассники

Google+

Коммерческое предложение о сотрудничестве: образец письма и шаблоны

Алексей Наумов

Обновлено 03 сентября 2019

Шрифт A A

Нет времени читать?

Коммерческое предложение о сотрудничестве — это своего рода лицо компании. Поэтому при его оформлении необходимо придерживаться определенных правил. Как правило, каждая компания имеет свои шаблоны и образцы, которые помогают правильно написать коммерческое предложение.

Как составить Грамотное предложение

В настоящее время обороты стала набирать форма коммерческого предложения о сотрудничестве в виде спам-рассылки, что, в свою очередь, создает антирекламу компаниям, которые выбрали этот способ.

Текст коммерческого предложения должен быть направлен к конкретному клиенту, в нем должно быть веское обоснование, из которого будет точно понятно, почему обратились именно в ту или иную компанию.

Именно поэтому важно, чтобы этим занимался специально подготовленный человек, а не рядовой сотрудник, который в состоянии написать только стандартный шаблон.

Профессионально оформленное предложение о сотрудничестве, образец которого считается самым удачным, должно включать следующее:

• презентацию компании, которое включает в себя описание происхождения и рода деятельности, основного направления;
• презентации продукции компании, описание преимуществ продукции компании перед конкурентами;
  описание производственного процесса, если таковой имеется, и пр. ;
• обоснованное разъяснение, почему именно товар данной компании подойдет клиенту;
• указание условий поставки, цены и упаковки товара.

Такие критерии помогут определить, как правильно составить коммерческое предложение. Важно понимать, что письмо, отправленное по типу стандартного шаблона, не даст высоких результатов, и даже наоборот, может создать плохое впечатление о компании.

Презентация компании — один из ключевых шагов на пути к успешному продвижению товара на рынке. Если специалист знает, как написать качественное предложение, это уже 50% успеха.

Важно, чтобы текст был информативным и продающим, а также письмо должно быть написано на фирменном бланке, поскольку в нем будет содержаться адрес компании, телефоны, электронная почта, что очень важно. Вопросом о том, как составить уникальное предложение, а не какой-то банальный шаблон, задается каждый уважающий себя предприниматель. И это вполне естественно, ведь прежде всего нужно научиться правильно подавать свою компанию на рынке, иначе конкуренты раздавят вас.

Залог успеха коммерческого предложения

Чтобы добиться настоящего успеха и получить нового клиента, необходимо правильно себя зарекомендовать и как можно лучше преподать преимущества именно своей компании. Успешное письмо должно содержать максимально выгодные условия не только для себя, а для покупателя.

Для того чтобы предложение не выглядело как шаблон, начинать нужно с презентации, постепенно переходя к сути. Результат во многом зависит от лаконичности изложения сути. Хороший специалист не будет использовать старые примеры, а пойдет творческим путем и непременно сможет написать уникальное коммерческое предложение.

Если предприятие занимается производством, то следующим этапом будет описание именно производственных процессов. Правильная и краткая подача информации является одним из ключевых факторов для принятия положительного решения со стороны потенциального клиента. Кроме того, не надо перегружать потенциального клиента информацией, лучше дать ему время подумать.

Существует несколько правил, которые нужно соблюдать, чтобы получить положительный ответ:

• выдержать продолжительную паузу, тем самым давая клиенту подумать;
• если в течение недели или двух нет ответа, можно позвонить и уточнить, получил ли адресат сообщение, если нет, то предложить продублировать еще раз, а если да, то спросить, нет ли решения по данному вопросу;
• нельзя настойчиво звонить каждый день помногу, ведь это только оттолкнет клиента;
• информация, которую вы предоставляете, должна быть проверена и соответствовать действительности.

Если письмо с коммерческим предложением оформлено профессионально, с учетом всех вышеперечисленных правил, то совсем вскоре вы получите письмо с ответным предложением.

Примеры успешных предложений о сотрудничестве — это именно те, которые получили позитивный ответ. Обычно предложения рассматриваются от 2 дней до 2 недель. Вот почему важно уметь выдерживать паузу и избегать навязчивости со своей стороны. Если ответ все же окажется отрицательным, то необходимо узнать, что именно не устроило потенциального клиента. Возможно, цена на товар оказалась неприемлемой или выше чем у конкурента. Конечно, можно предложить скидку, аргументируя, что данный клиент очень важен для вас, и поэтому вы хотите показать ему свою расположенность таким образом. Очень часто такие маневры все же помогают заполучить потенциального клиента.

Конечно же, встречаются и примеры неудачных и провальных предложений о сотрудничестве, которые неправильно оформлены, переполнены ненужной информацией или же в них неправильно расставлены приоритеты. Такие письма нечитабельны, и поэтому зачастую клиенты даже не дочитывают их до конца, сразу же отправляют их в спам.

Популярные материалы

Коммерческое предложение — Примеры • Шаблоны • Образцы » ДеньгоДел

Умение составлять правильные и эффективные коммерческие предложения очень важно в любом бизнесе. Можно сказать, что с помощью коммерческого предложения происходит некая форма общения между фирмой и её реальными либо потенциальными партнерами, поставщиками, клиентами.

При разработке коммерческого предложения нужно уделять внимание как его оформлению и структуре, так и содержанию. Качественное коммерческое предложение не должно содержать слишком много текста. В идеале оно будет занимать не более 2-3 страниц (в отдельных случаях, в зависимости от специфики отрасли, документ может достигать и 10-15 страниц). А если речь идет о «холодном» коммерческом предложении, то его размер и вовсе не должен превышать одной страницы текста, иначе его просто не будут читать.

Как вы видите, чтобы вложиться в ограничения оптимального размера коммерческого предложения, и выразить всю его суть по максимуму, нужно немало времени и усилий потратить на разработку самого содержания этого документа. Если вам необходимо составить коммерческое предложение, и вы делаете это впервые, то без шаблонов, образцов и примеров вам не обойтись. В сети интернет вы можете найти огромное множество готовых примеров коммерческих предложений, которые можно взять за основу.

Некоторые шаблоны и вовсе являются практически готовыми коммерческими предложениями. Всё, что вам нужно – это всего лишь заполнить готовую форму, вписав в бланк название своей компании и вид предоставляемых услуг. Однако, несмотря на то, как именно вы будете создавать своё коммерческое предложение (использовать готовый бланк либо писать с нуля) вы должны всегда помнить о том, что коммерческое предложение – это очень важный документ в вашей деятельности, который может, образно говоря, предопределить судьбу вашего бизнеса.

Составление коммерческого предложения

Итак, для начала необходимо определить, кому вы будете оправлять коммерческое предложение. В зависимости от этого будет немного меняться его структура. Коммерческие предложения могут быть персонифицированные, то есть написанные для определенных конкретных людей (либо фирм), или неперсонифицированные, то есть рассчитанные на широкую аудиторию.

Однако, даже если вас интересует второй вид коммерческого предложения, вы должны составлять его под определенную целевую аудиторию. То есть, ваша целевая аудитория – это люди, которых потенциально может заинтересовать ваш товар или услуга. Например, целевая аудитория магазина детской одежды – это молодые родители, а услуг по кредитованию малого бизнеса – соответственно, начинающие предприниматели.

Какова цель любого коммерческого предложения? Безусловно, продажа товара или услуги. Поэтому все усилия при составлении коммерческого предложения должны быть направлены на то, чтобы заинтересовать получателя, побудить в нем желание совершить покупку. Поэтому с самых первых строк, которые прочитает ваш потенциальный клиент, коммерческое предложение должно вызывать интерес и заставлять, по крайней мере, дочитать до конца. А если получатель коммерческого предложения дочитал его до конца, значит, он заинтересовался. А если заинтересовался, значит, есть вероятность, что он захочет стать вашим клиентом или партнером.

Более подробно о структуре коммерческого предложения мы уже писали тут, вкратце напомним, что данный документ должен состоять как минимум из трех составляющих: вступления, основного текста и заключения. То есть, ваше коммерческое предложение должно быть последовательным и структурированным.

Образцы коммерческих предложений

Ниже приведем несколько образцов коммерческих предложений на оказание различных видов услуг. Как вы видите, данные примеры содержат все основные элементы эффективного коммерческого предложения: в самом начале присутствует короткая привлекающая внимание фраза, главная суть коммерческого предложения изложена кратко и ёмко, а также использованы изображения, различные цвета и шрифты.

Неперсонифицированные коммерческие предложения

Еще их называют «холодными» коммерческими предложениями, то есть они отправляются всем потенциальным клиентам услуги. Примеры ниже (для просмотра в максимальном разрешении кликните на изображение):

Персонифицированные коммерческие предложения

По сути, такое коммерческое предложение по своей структуре отличается от неперсонифицированных только тем, что имеет обращение к конкретному человеку (это может быть владелец бизнеса, директор компании, менеджер). Вот пример такого предложения:

Скачать образец коммерческого предложения

Еще несколько примеров коммерческих предложений в формате PDF:
Пример коммерческого предложения 1
Пример коммерческого предложения 2
Пример коммерческого предложения 3
Пример коммерческого предложения 4
Пример коммерческого предложения 5

Образец бланка коммерческого предложения

Вы также можете воспользоваться уже готовым бланком коммерческого предложения, вписав в форму актуальную информацию о товаре или услуге. Пример такого шаблона можно скачать здесь: Скачать шаблон коммерческого предложения

Как составить коммерческое предложение онлайн?

На сегодняшний день существует немало онлайн сервисов, которые работают для того, чтобы вы могли быстро, качественно и без проблем составить эффективное коммерческое предложение. По отзывам пользователей, одним из лучших сервисов является QuoteRoller. Раньше этот сервис имел только англоязычный интерфейс, что для некоторых являлось барьером к его полноценному использованию. Однако, уже существует QuoteRoller и на русском языке. На сайте www.quoteroller.com , перейдя по ссылке справа вверху страницы, вы можете зарегистрироваться, после чего начать составлять своё коммерческое предложение, следуя простым инструкциям.

Помимо этого, существуют и другие онлайн сервисы составления коммерческих предложений, например, Moffer. Этот сервис также является достаточно популярным и удобным в использовании.

Как написать бизнес-предложение — Руководство и шаблон на 2021 год

Деловое предложение может повысить или снизить ваши шансы на привлечение нового клиента. Напишите отличное письмо, и вы, скорее всего, поймаете их бизнес.

Напишите плохой вариант, и вы можете проиграть, даже если вы предлагаете лучший сервис. Итак, как написать бизнес-предложение? Какой правильный формат? Что вам нужно включить?

Хотя все зависит от вашей отрасли, а также от того, предлагаете ли вы товар или услугу, написать бизнес-предложение довольно просто. Мы ответим на все эти и многие другие вопросы в этом руководстве.

Чего ожидать от этого руководства по бизнес-предложениям

Независимо от того, начинаете ли вы с нуля или хотите изучить конкретный раздел, в этом руководстве мы рассмотрим вот что.

• Что такое бизнес-предложение
• Различия между бизнес-предложением и бизнес-планом
• Формат бизнес-предложения
• Как долго делать бизнес-предложение
• Как написать бизнес-предложение

Вы можете скачать бесплатный шаблон бизнес-предложения здесь, чтобы начать писать свое собственное предложение, работая над этой статьей.К концу вы будете готовы разработать хорошо составленное бизнес-предложение, которое сможет четко объяснить ваш бизнес и привлечь больше клиентов. Давайте начнем.

Что такое бизнес-предложение

?

Деловое предложение — это документ, который вы отправляете потенциальному клиенту, в котором описываются услуги, которые вы предлагаете, и объясняется, почему вы лучше всего подходите для этой работы.

Это предложение компании или частного лица выполнить определенную работу или проект, предоставить услугу или, в некоторых случаях, стать поставщиком определенного продукта.

Какие бывают типы бизнес-предложений?

Деловое предложение может быть запрошенным или незапрошенным. С запрошенным предложением потенциальный клиент отправит запрос предложений; с незапрошенным деловым предложением вы обращаетесь к клиенту в надежде привлечь его бизнес, даже если он явно не запрашивал предложение.

Хотя и то и другое является обычным явлением, запрошенное предложение продать легче, поскольку ваш потенциальный клиент уже решил, что он хочет совершить покупку или воспользоваться услугой, и они оценивают возможных поставщиков или компании.

В случае запрошенного предложения ваш потенциальный клиент мог бы направить RFP или «запрос предложения». Это именно то, на что это похоже — они хотят, чтобы вы прислали бизнес-предложение, чтобы они могли его рассмотреть.

Отличия бизнес-предложения от бизнес-плана

Бизнес-предложение — это не то же самое, что бизнес-план. Это наиболее распространенное заблуждение, но, несмотря на то, что есть области пересечения (например, ваше резюме), они разные.

При этом вы, безусловно, можете извлечь информацию из своего бизнес-плана при написании бизнес-предложения — на самом деле, это отличный способ начать.

Но не путайте их; они различны и обособлены. Короче говоря, бизнес-план представляет собой целостную стратегию того, как ваш бизнес работает и зарабатывает деньги. Деловое предложение — это официальная презентация клиентам, продающим ваши товары или услуги.

Деловое предложение описывает конкретный продукт или услугу, предлагаемую существующим бизнесом потенциальному клиенту.

Вы пытаетесь продать своему потенциальному клиенту свой продукт или услугу, а не свой бизнес. Вам не нужно финансирование, как у вас есть бизнес-план, вы пытаетесь продать.

Деловое предложение — это тоже не смета; хотя вы, вероятно, коснетесь затрат и цен в своем коммерческом предложении, оценка является гораздо более неформальной и представляет собой быстрый взгляд на затраты, а не на всю картину.

Что входит в деловое предложение?

В вашем коммерческом предложении должны быть рассмотрены три Ps:

• Формулировка проблемы: Какова текущая проблема вашего клиента

• Предлагаемое решение: Как ваш бизнес решает эту проблему лучше, чем другие решения
• Ценообразование: Сколько стоит это решение по сравнению с альтернативами

Если вы не знаете, как для начала, может быть, сначала попробуйте провести мозговой штурм; Начните с этих трех пунктов, и у вас будет грубая, скудная версия вашего бизнес-предложения.

Как написать коммерческое предложение

После того, как вы это сделаете, если вы готовы углубиться в подробности, вот пошаговая инструкция по форматированию бизнес-предложения.

Титульный лист

Ваше бизнес-предложение должно начинаться с титульного листа, на котором должно быть указано ваше имя, название вашей компании, имя человека, которому вы отправляете свое предложение, и дату подачи.

Содержание

В зависимости от того, как долго длится ваше коммерческое предложение, приятно подойдет оглавление.Включите его после титульной страницы, но до того, как приступить к каким-либо подробностям. Если вы доставляете его в формате PDF, включая якорные ссылки на каждый раздел, чтобы было легко перейти к определенным областям.

Краткое содержание

Представьте свое предложение с отличным исполнительным резюме, которое действительно продает ваш бизнес и продукты или услуги, которые вы предоставляете, — это то, почему вы подходите для этой работы. Здесь вы также можете воспользоваться кратким изложением своего бизнес-плана.

Описание проблемы, вопроса или работы

После вашего резюме перейдите к обсуждению проблемы, с которой в настоящее время сталкивается клиент. Думайте о «проблеме» или «вопросе» свободно; в конце концов, их главная проблема может заключаться в том, чтобы найти подходящего человека для завершения своего проекта. Но убедитесь, что вы понимаете, почему им нужен продукт или услуга, которые они ищут. Если предлагается разработать совершенно новый веб-сайт, убедитесь, что вы понимаете, что они хотят получить от сайта — более высокие продажи, большую гибкость управления контентом.

Это место, где вы сможете показать вашему новому клиенту, что вы понимаете его потребности и полностью понимаете проблему, которую он пытается решить.Воспользуйтесь этой возможностью, чтобы переформулировать проблему, с которой они сталкиваются, своими словами, чтобы они знали, что вы понимаете, что они ищут.

Подход и методология

В этом разделе показано, как вы планируете решать проблему потенциального клиента и какие шаги вы предпримете для выполнения своего плана.

Здесь вы подробно расскажете о том, как вы на самом деле планируете удовлетворить потребности клиента. В то время как предыдущие разделы могли быть поверхностными, в этом разделе бизнес-предложения вы подробно расскажете, какие шаги вы предпримете для решения их проблемы.

Однако будьте осторожны, не вдаваясь в слишком подробно, — слишком много деталей — сведите жаргон к минимуму. Ваш клиент должен быть в состоянии следовать вашему плану и иметь четкое представление о вашем плане, но вы не хотите утонуть его в мелочах.

Квалификация

Давайте, похвастайтесь немного — это раздел вашего делового предложения, в котором вы можете убедить своего потенциального клиента, почему вы наиболее квалифицированный человек, который может взяться за эту работу.

Вы можете упомянуть любое соответствующее образование, профильную подготовку или сертификаты, которые у вас есть, ваши прошлые успешные проекты аналогичного характера, годы опыта и т. Д.

Расписание и тесты

Будьте ясны со своим потенциальным клиентом: сколько времени займет ваш предлагаемый проект?

Если вы с самого начала убедитесь, что вы и ваш потенциальный клиент находитесь на одной волне, это поможет убедиться, что отношения остаются позитивными для вас обоих, и что вы не настраиваете своего клиента на нереалистичные ожидания.

Хотя у вас может возникнуть соблазн недооценить, сколько времени вам потребуется, чтобы завершить проект, не стоит этого делать. Не обещайте того, что не можете выполнить!

Если вы предлагаете товар, этот раздел может быть к вам неприменим, поэтому не стесняйтесь его опускать.Формат бизнес-предложения является гибким, поэтому адаптируйте его под свой бизнес и отрасль.

Стоимость, оплата и любые юридические вопросы

Здесь вы переходите к медным кнопкам и указываете стоимость и график платежей, если это необходимо.

То, как вы структурируете этот раздел, во многом будет зависеть от конкретного проекта или услуги, которую вы предлагаете. Раздела «Сводка комиссионных» может быть достаточно, если требуется единовременный платеж; в противном случае более подходящим может быть список «График сборов» или таблица цен.Всегда, когда это возможно, возвращайтесь к запросу клиента, чтобы убедиться, что вы предоставляете ему всю информацию, необходимую для принятия решения.

Если есть какие-либо юридические вопросы, которые необходимо решить, например, разрешения или лицензирование, укажите эту информацию здесь. Не стесняйтесь добавить раздел, полностью посвященный юридической стороне проекта, если это необходимо.

Преимущества

Это ваша последняя сделка — не бойтесь подробно рассказать своему потенциальному клиенту обо всем, что он получит, выбрав вас для завершения проекта.

Расскажите своим клиентам, почему вы лучший выбор, и о том, как их бизнес получит выгоду от выбора вас и вашего бизнеса в качестве решения.

Как долго должно быть коммерческое предложение?

Когда дело доходит до формата бизнес-предложения, это вопрос на миллион долларов, на который нет ответа. Вспомните, в школе вы спрашивали учителя, сколько должно быть сочинения, и он отвечал: «Сколько времени нужно, чтобы ответить на вопрос.”

То же самое относится и к вашему бизнес-предложению. В конечном итоге это зависит от вашей отрасли, объема проекта и требований клиента с точки зрения деталей и включенных элементов.

При этом, чем жестче может быть ваше первоначальное предложение и чем точнее вы сможете изложить свою точку зрения, тем легче будет донести его до клиентов. Начните с приведенного выше формата бизнес-предложения в качестве руководства, и вы будете на правильном пути к созданию выигрышного бизнес-предложения и привлечению новых клиентов.

Примечание редактора: эта статья была изначально написана в 2018 году и обновлена ​​для 2021 года.

Бриана — специалист по контенту и цифровому маркетингу, редактор и писатель. Ей нравится обсуждать бизнес, маркетинг и социальные сети, и она большая поклонница оксфордской запятой.Бри — жительница Портленда, штат Орегон, и ее нечасто можно найти в Твиттере.

Как подойти к корпорациям с деловыми предложениями | Малый бизнес

В ту минуту, когда у вас появляется бизнес-идея, которую вы хотите представить корпорации, вы начинаете своего рода переговорный процесс. Тон вашей презентации, включенная информация, указанные цены, графическая цветовая схема и способ подачи предложения — все это элементы вашего запланированного подхода.Конечно, вы можете просто отправить общую брошюру и надеяться на лучшее, но без ваших усилий маловероятно, что ваше предложение будет успешным.

Изучите

Познакомьтесь со своим потенциальным клиентом. Если это государственная корпорация, ознакомьтесь с ее годовыми и квартальными отчетами, доступными в базе данных EDGAR Комиссии по ценным бумагам и биржам США. Зайдите на сайт компании и все прочтите. Обратите внимание на то, как компания брендирует себя, на детали ее продуктовой линейки и ее бизнес-модели. Позвоните в компанию и, если есть телефонное дерево, наберите «O» для оператора. Объясните, что вам нужен совет. Вы хотите представить предложение и задаться вопросом, кто отвечает за этот отдел. Еще один хороший источник информации — административный помощник генерального директора. Будьте очаровательны и болтливы, но не торопитесь, если все, что вы получите, — это ответ типа «Отправить на корпоративный адрес».

Понять

Ваша цель — выяснить, что компания хочет видеть в вашем предложении и как она будет решать, вести ли с вами бизнес.Если можете, развивайте отношения с руководителем целевого отдела. Задавайте все вопросы, которые только можете придумать, в том числе, удачно ли выбрано время, общие причины, по которым предложения не принимаются, и что обычно особенного в тех, которые принимаются. Используйте собранную вами информацию, чтобы сформировать в уме реалистичную картину того, как ваше бизнес-предложение может быть оценено, и напишите свое предложение с учетом точек зрения корпорации.

Подход

Ваша следующая цель — передать ваше предложение лицу, принимающему решение, а не почтовому ящику младшего аналитика, выполняющего функции привратника.Если у вас сложились отношения с нужным руководителем отдела, отправьте ему свое предложение. Иногда хорошей тактикой является отправка предложения напрямую генеральному директору. По крайней мере, помощник по административным вопросам взглянет на него, чтобы убедиться, что это важно, а затем отправит его тому, кто принимает правильное решение. Иногда использование экспресс-доставки привлекает к вашей посылке больше внимания, но это стало довольно распространенной тактикой и может не дать желаемых результатов. Если у вас есть уверенность в себе и у вас есть имя лица, принимающего решения, попробуйте провести презентацию самостоятельно.Допустим, вы были по соседству по другому делу и решили зайти. Личная встреча может заключить для вас сделку прямо сейчас.

Последующие действия

До тех пор, пока вы не подпишете сделку или вам не скажут уйти, продолжайте регулярно проверять. Не звони каждый день. Позвоните на следующий день после доставки вашего предложения, чтобы узнать, было ли оно получено. Спросите, когда вам следует вернуться. Перезвоните через неделю, а затем еще раз через неделю. Спросите еще раз, следует ли вам продолжать поддерживать связь, но не требуйте разговора с лицом, принимающим решение, или не принимайте отказ лично.Если вы оставите хорошее впечатление, через шесть месяцев вам могут позвонить-сюрпризы и сообщить, что ваше предложение принято.

Ссылки

Писатель Биография

Виктория Дафф специализируется на предпринимательских вопросах, опираясь на свой опыт в качестве признанного координатора стартапов, катализатора венчурных инвестиций и менеджера по связям с инвесторами. С 1995 года она написала много статей для электронных журналов и была постоянным обозревателем журналов Digital Coast Reporter и Developments Magazine.»Она имеет степень бакалавра искусств в области государственного управления Калифорнийского университета в Беркли.

Как написать бизнес-предложение за 7 шагов + бесплатный шаблон

Бизнес-предложение — это документ, который используется в управлении продажами для предложения определенных товаров или услуг. для потенциальных клиентов по определенной цене. Обычно они используются компаниями B2B для открытия нового бизнеса и могут быть запрошенными или незапрашиваемыми. Эффективные бизнес-предложения содержат резюме, ключевые детали проекта и требуют подписи клиента.

Шаблон бесплатного коммерческого предложения

В лучших бизнес-предложениях уточняются детали проекта, сроки, сроки и стоимость, и их можно рассматривать как соглашение между обеими компаниями, если они включают поле для подписи потенциального клиента. Шаблоны бизнес-предложений гарантируют, что ни один из этих компонентов не будет упущен, что делает их важным инструментом для любого малого бизнеса. Вы можете скачать наш шаблон или посетить нашу статью о том, что добавить, если вы хотите создать собственный шаблон.

Скачать бесплатный шаблон

Вот семь шагов к написанию эффективного бизнес-предложения:

1.Соберите необходимую информацию

Когда появляется новая возможность для бизнеса, руководители отдела продаж могут почувствовать давление, требуя, чтобы ваше предложение было отправлено как можно скорее. Хотя вы хотите отправить его раньше, чем позже, потратив некоторое время на то, чтобы сначала узнать о клиенте и проекте, вы сможете составить предложение, которое с большей вероятностью будет принято. Это проинформирует о ключевых элементах, которые следует включить в ваше предложение, и создаст более точный и эффективный документ, который приведет к закрытой сделке.

Чтобы максимизировать ваши шансы на заключение любой сделки, мы настоятельно рекомендуем провести ознакомительную встречу, прежде чем вы представите свой первоначальный коммерческий шаг и создадите предложение. Вы должны запланировать эту встречу, прежде чем создавать предложение, чтобы убедиться, что вы и ваш клиент находитесь на одной странице. Если вы не продемонстрируете, что понимаете их основные проблемы и не решите их потенциальные возражения, ваше предложение может быть отклонено или несерьезно.

Некоторые из ключевых вопросов, на которые вам нужно ответить перед написанием вашего предложения, включают:

• Кто покупатели? Человек, с которым вы встретились, может не принимать окончательное решение.Определите, кто еще может быть вовлечен в процесс. Если возможно, попросите потенциального клиента описать процесс принятия решения или утверждения.
• В чем болевая точка? Изучите своих конкурентов, чтобы определить потенциальные слабые места или пробелы. Задайте потенциальным клиентам вопросы об их прошлом опыте использования аналогичных продуктов или услуг, чтобы определить их болевые точки и способы их решения с помощью своих продуктов и услуг.
• Есть ли бюджет? Спросите потенциального клиента, имеет ли он в виду целевую цену или есть ли бюджет для проекта.Ответ на этот вопрос поможет вам не тратить время на предложения, которые не имеют шансов на прибыль.
• Есть крайний срок? Многие компании устанавливают внутренние крайние сроки для принятия решений о закупках, чтобы уложиться в график производства или запуска. Они также могут быть заинтересованы в совершении покупок в определенное время года. Спросите, есть ли у них крайний срок, чтобы помочь точно определить временные рамки.
• Как лучше всего решить их проблему? Определите, какие из ваших предложений приносят наибольшую пользу, исходя из того, кто покупатели, что им нужно, каковы их болевые точки и их график закупок.
• Каковы ваши расходы, если предложение будет принято? Рассчитайте затраты, такие как оплата труда или материалов, которые вы понесете в результате вашего предложения, и оцените общий прогнозируемый доход для вашей компании.

Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) используются для хранения и управления вашими потенциальными клиентами и контактами, поэтому это идеальное место для управления вашими предложениями. Фактически, вы можете включить свое бизнес-предложение в этапы воронки продаж, чтобы отслеживать действия с предложениями и продвигать потенциальных клиентов по циклу продаж.

Например, Salesforce Essentials позволяет хранить контактную информацию клиентов, заметки о встречах, документы и электронные письма в одном месте. Это упрощает и повышает эффективность управления продажами, включая предложения. Подпишитесь на бесплатную пробную версию сегодня.

Посетите Salesforce Essentials

2. Определите цели и объем проекта

Первое, что вы хотите сделать перед тем, как очертить объем вашего проекта, — это определить цель вашего бизнес-предложения.Важно, чтобы вы могли сформулировать свою цель, чтобы никогда не упускать из виду причину, по которой вы пишете предложение. Это помогает сформировать ваш план и ваше деловое предложение. Также рекомендуется указать цель во введении или в резюме вашего предложения.

Как определить цель вашего бизнес-предложения

Чтобы создать цель предложения, задайте себе следующие вопросы:

• Какова цель предложения?
• Каковы потребности или болевые точки вашего потенциального клиента или клиента?
• Какие проблемы вы решаете с помощью своих продуктов и услуг?
• Как ваше решение решает проблемы ваших клиентов или потенциальных клиентов?

После того, как вы ответили на эти вопросы, сформулируйте цель предложения, которая ориентирована на потребности вашего клиента или потенциального клиента.

Пример объективного утверждения

Цель этого бизнес-предложения — продемонстрировать, как _________________ может решить проблему _________________________ для ______________________________ с помощью ___________________________________________________.

Эта общая цель может быть применена в конкретном примере по следующему:

Цель этого бизнес-предложения — продемонстрировать, как Acme Restaurant Group может решить проблему высоких затрат на мероприятия и непоследовательного обслуживания гостей для специалистов по финансовому планированию Acme путем создания партнерства, при котором мы проводим все их обеденные презентации на основных рынках, где у нас есть места, и они есть события.

Как обозначить масштаб проекта

Объем проекта представляет собой краткое изложение его результатов и должен учитывать особенности, функции, задачи, затраты и графики. На этом этапе будет определено техническое задание (или «кто, что, где, когда, как и почему») применительно к вашему предложению и финансовым затратам. Хотя вы можете ответить на эти вопросы в уме, лучше записать их в виде отдельной заметки или записать ответы в CRM, прежде чем начинать свое предложение.

Чтобы обозначить масштаб проекта, ответьте на следующие вопросы:

• Кто: Кто будет выполнять работу, кто будет контролировать работу и кому звонит заказчик в случае возникновения проблемы?
• Что: Какие решения необходимо предоставить, что потребуется для их реализации, чего может ожидать заказчик и во что это ему будет стоить?
• Где: Где будут выполняться работы, и куда их доставят?
• Когда: Когда вы начнете, когда будут намечены ключевые этапы, когда будет завершен проект и когда должна быть произведена оплата?
• Как: Как будет выполняться работа, как ее развертывать, как ею управлять, как обеспечить обеспечение качества и удовлетворенность клиентов?
• Почему: Почему вы выбрали стратегии и альтернативы, которые выбрали, и почему покупатель должен выбрать вас?

Написание этих ответов даст вам фору, поскольку эти ответы составят основную часть бизнес-предложения.Это также дает вам окончательное подтверждение того, что у вас есть ресурсы, необходимые для завершения проекта, или укажет на любые серьезные препятствия, прежде чем вы будете слишком инвестированы.

3. Рассчитайте ваши трудозатраты и затраты

На раннем этапе вы хотите подумать, сколько будет стоить проект и сколько будет взимать плату с клиента. Многие компании используют простую формулу для оценки затрат на рабочую силу: мысленно просмотрите проект и запишите реальное количество часов, которое потребуется на выполнение каждой задачи.Сложите это и умножьте на 1,5.

Например, если вы оцениваете, что проект займет 10 часов, запишите это как 15 часов в своем предложении (10 * 1,5 = 15). Зачем переоценивать? Это связано с тем, что в проектах часто случаются непредвиденные повороты и повороты, и добавление этого дополнительного времени поможет учесть любые потенциальные препятствия и создать резервный бюджет.

Плюс, если все идет гладко и вы заканчиваете свое рабочее время ниже расчетного, вы всегда можете предложить бонусную работу или выставить счет своему клиенту на меньшую сумму.Оба результата приведут к довольным клиентам.

4. Начните составлять бизнес-предложение

Теперь пора погрузиться в сам документ предложения. Предложения, как правило, следуют нечеткой формуле. Они начинаются с введения, в котором кратко излагается ваш бизнес и проект, за которым следует тело, в котором рассматриваются все детали (включая таблицу цен, фотографии и диаграммы), и заключение, в котором клиенту сообщается, как действовать.

Хорошие деловые предложения, включая страницу для подписи, должны содержать от шести до семи разделов.Конечно, изучение этой части вашего предложения может занять некоторое время. Однако мы разработали шаблон бизнес-предложения, который вы можете загрузить, чтобы помочь вам начать работу.

Шесть разделов, которые вы должны рассмотреть в своем коммерческом предложении, включают:

• Введение: Начните с представления вашей компании и миссии таким образом, чтобы это соответствовало потребностям вашего потенциального клиента. Подчеркните, что отличает вашу компанию, ваши достижения, ваши достижения и любые награды.Стремитесь сохранить этот раздел на одной странице.
• Краткое изложение: Здесь вы должны представить аргумент, почему вы подходящая компания для работы, и передать читателю ключевую мысль предложения. Сосредоточьтесь на выводах, к которым вы хотите, чтобы читатель пришел после прочтения.
• Оглавление (необязательно): Оглавление может быть полезно для более длинных предложений с большим количеством деталей. Перечислите каждый раздел с соответствующим номером страницы. В общем, мы рекомендуем сделать ваше предложение как можно короче — для большинства предложений этот дополнительный раздел не нужен.
• Body: Здесь вы можете ответить на вопросы «кто, что, где, когда, как и почему». Включите информацию о расписании, логистике и ценах. Вы можете использовать диаграммы данных, чтобы проиллюстрировать основные концепции, а также можете включать отзывы прошлых клиентов и ссылку на ваш веб-сайт.
• Заключение: Закончите призывом к действию, побуждающим читателя связаться с вами или посетить ваш веб-сайт для получения дополнительной информации. В идеале вы хотите, чтобы ваш клиент немедленно предпринял какие-то действия, даже если это мелочи.
• Приложение: Этот дополнительный раздел может включать информацию, которая может не соответствовать основной части вашего предложения. Например, вы можете включить резюме сотрудников или дополнительные графики, прогнозы и отзывы клиентов.

Совет от профессионала: Когда вы будете писать свое предложение, вы, вероятно, будете возвращаться к старым электронным письмам и заметкам, чтобы найти «кто, что, где, когда, как и почему». CRM — отличное место для хранения этой важной информации.В частности, настраиваемые поля напоминают вам и вашим сотрудникам о необходимости сбора этой информации и упрощают доступ к ней в будущем.

Например, ИТ-компании необходимо отслеживать владельцев предпродажных услуг для их сделок, чтобы добавлять инженеров предпродажной подготовки поименно к своим предложениям — и выплачивать им комиссионные. Добавив эти поля к возможности в их CRM, информация станет легко доступной, когда придет время писать официальное предложение и платить комиссионные.

Количество настраиваемых полей, которые вы можете добавить, будет зависеть от выбранной вами CRM.Salesforce Essentials предлагает пользователям возможность добавлять пять настраиваемых полей в план Essential. Подпишитесь на бесплатную пробную версию сегодня, чтобы узнать, как Salesforce может помочь вам лучше управлять уникальными требованиями вашего бизнеса.

Посетите Salesforce Essentials

5. Измените свое деловое предложение

Во-первых, проверьте свое предложение перед отправкой потенциальному клиенту. По возможности отправьте его кому-нибудь еще, чтобы он перечитал. Вторая пара глаз может уловить ошибки, которых вы не видите. Многие инструменты обработки текста позволяют отслеживать изменения в общих документах, предоставляя вам записи комментариев коллег или предлагаемых исправлений.

Во-вторых, обратите внимание на тон и длину вашего предложения. В частности, убедитесь, что ваше предложение достаточно короткое, чтобы его можно было прочитать за один присест, и содержит профессиональный, но четкий язык.

Воспользуйтесь приложением

Любую дополнительную информацию, такую ​​как характеристики, графики и диаграммы, можно переместить в Приложение. Что касается длины, следите за повторением. Вместо того, чтобы многократно подчеркивать свое ценностное предложение, найдите единственный пример, который поможет вам понять: «Насколько мы заботимся о наших клиентах? Наша телефонная линия открыта круглосуточно и без выходных, и мы отвечаем на все электронные письма в течение 30 минут или меньше.”

Часы для делового предложения Тональный сигнал и язык

Убедитесь, что вы используете ясный, краткий и простой язык, избегающий отраслевого жаргона и технических терминов. В то же время избегайте преувеличений, преувеличивающих вашу компанию или услуги («Наш новаторский продукт увеличивает продажи в четыре раза»), поскольку это может подорвать доверие, которое вы пытаетесь вызвать у своего потенциального клиента. Кроме того, используйте тот же повседневный и формальный тон, который вы использовали бы в их офисе во время встречи.

6.Разошлите свое деловое предложение

После того, как ваше коммерческое предложение будет завершено, вы должны отправить его своему основному контактному лицу и основному лицу, принимающему решение. Если вы не уверены, кто именно должен его получить, не бойтесь спрашивать. Это гарантирует, что все ключевые люди имеют информацию и могут предоставить обратную связь или получить поддержку. Это также предотвращает задержки в процессе, которые возникают, когда нужные люди не имеют информации, необходимой им для принятия решения.

В большинстве случаев вы можете отправить свое предложение по электронной почте.Лучше всего отправить его в виде вложения, а не в теле письма, чтобы снизить риск потери ключевых деталей в длинной цепочке сообщений или их обрезания при распечатке или пересылке. Однако некоторые компании требуют, чтобы вы вошли в систему на их портале и указали сведения о своем предложении или указали расходы по предложению в предоставленных ими формах.

Совет от профессионала: Если вы регулярно отправляете свои деловые предложения по электронной почте, также неплохо рассмотреть возможность использования программного обеспечения для отслеживания электронной почты.Это поможет вам убедиться, что ваше электронное письмо прибыло по назначению, и сообщит вам, когда получатель откроет ваше сообщение. Затем вы можете запланировать дальнейшие действия, чтобы узнать, есть ли у них какие-либо вопросы.

7. Дальнейшие действия

Если вы уже писали предложение раньше, то знаете, что работа вряд ли закончится после того, как нажмете «отправить». Сопровождение клиента, чтобы напомнить ему и ответить на вопросы, является ключевой частью процесса предложения. Мы написали статью о нескольких различных типах последующих сообщений, которые вы можете использовать, а также о ряде примеров шаблонов последующих писем.

Ожидание идеального времени для последующих действий должно быть простой, но важной частью вашей стратегии предложения. Потенциальный клиент будет более открыт для последующего разговора, когда ваше предложение свежо в их памяти — независимо от того, прочитали ли они его полностью или бегло взглянули.

Вот почему CRM критически важны для продавцов. Помимо того, что они помогают отслеживать контактные данные клиента, они также могут быть отличным инструментом для отслеживания открытых предложений. Salesforce Essentials дает вам возможность управлять своими контактами, потенциальными клиентами и даже доходами от успешных сделок в рамках единой программы.

Посетите Salesforce Essentials

После того, как вы выиграли контракт

Возможно, вы думаете, что задача заканчивается подписанием контракта, но это не совсем так. Как может подтвердить любой владелец малого бизнеса, крайне важно применять тот же уровень организации к внедрению и постоянной поддержке. Это означает ответы на возникающие вопросы и выполнение результатов, указанных в вашем предложении.

Также очень важно помнить, что, хотя это может быть концом процесса продаж вашего нового клиента, это также начало новых отношений с клиентом.Когда я работал в стартапе программного обеспечения B2B, мы отправляли видеоролики, в которых торговый представитель представлял члена группы адаптации и объяснял, что будет дальше, чтобы они начали. Вы также можете отправить приветственный пакет или позвонить по телефону, приветствуя их как своего нового клиента, и ответить на любые вопросы.

Советы по составлению бизнес-предложений

Существует множество форматов, которые вы можете использовать для создания бизнес-предложения, в зависимости от потребностей вашего конкретного бизнеса. Хотя наш загружаемый шаблон — отличный способ помочь вам начать работу, вам следует обновить его, включив в него брендинг вашей компании и уникальные предложения.Выбранный вами формат должен быть разработан таким образом, чтобы привлечь внимание покупателя и помочь вашему предложению выделиться среди конкурентов.

Вот несколько советов по форматированию бизнес-предложений:

• Наймите дизайнера или используйте профессиональные шаблоны: Бизнес-предложения выглядят более профессионально, если вы используете специально разработанные шаблоны или если вы нанимаете дизайнера, который создаст их для вас.
• Используйте выноски для важных моментов: Это можно сделать, используя выноски, чтобы подчеркнуть, как ваше решение решает болевые точки вашего клиента.
• Используйте позиции и маркеры: Использование позиций и маркированных пунктов делает ваши бизнес-предложения менее плотными и удобными для чтения. Упрощение чтения вашего делового предложения увеличивает ваши шансы на то, что его прочитают и воспримут в более благоприятном свете.

Итог

Что касается написания бизнес-предложения, самое важное — это попытаться мыслить так, как ваш клиент. Если вы сможете поставить себя на их место, вы сможете лучше объяснить, почему ваша компания лучше всего подходит для этой работы, и предугадать все вопросы, которые могут возникнуть в процессе.

примеров писем с деловыми предложениями | Indeed.com

Компании часто работают друг с другом для получения взаимной выгоды. Сотрудничество предназначено для достижения определенного результата, например, представление предложения продукта или услуги потенциальному клиенту или предоставление решений проблем, с которыми сталкивается другая сторона. Один из эффективных способов сообщить о желании сотрудничать — это письмо с коммерческим предложением. В этой статье мы объясним, как написать письмо с коммерческим предложением, и изучим несколько образцов писем.

Что такое письмо с коммерческим предложением?

Письмо с коммерческим предложением — это документ, используемый для приглашения или предложения сотрудничества между организациями. Сотрудничество может осуществляться в форме соглашений о поставках продуктов и / или услуг, в которых указываются преимущества, которые дает сотрудничество. Вы можете отправить письмо с коммерческим предложением как часть ответа на запрос информации о вашем бизнесе, или вы можете отправить письма с коммерческими предложениями потенциальным клиентам, чтобы представить свою компанию и предлагаемые вами продукты.Вот несколько примеров использования письма с коммерческим предложением:

• Предложить партнерство
• Предоставить маркетинговые услуги
• Просить спонсорство
• Предложить внутреннее сотрудничество
• Предоставить решение в виде услуги или продукта

Связано: Интеграционные переговоры: определение, советы и примеры

Как написать письмо с коммерческим предложением

Чтобы ваш бизнес был хорошо оформлен и привлекателен, необходимо выполнить несколько шагов:

1.Создайте бизнес-заголовок

Напишите свою контактную информацию в верхней части письма, а затем укажите дату. Затем добавьте контактную информацию получателя. Если вы отправляете предложение по электронной почте, вы будете использовать тему с вашим именем и общей целью вместо бизнес-заголовка.

2. Правильно обратитесь к получателю

Начните тело с официального приветствия, используя правильное название получателя, например « г-н », « г-жа » или « Dr. «Например,» Уважаемый доктор Монг. «

3. Включите соответствующую справочную информацию

В первом абзаце укажите предмет вашего предложения. Вы можете описать проблему, с которой сталкивается получатель, или объяснить проект или мероприятие, над которым вы работаете.

4 Укажите цель предложения

В следующем абзаце укажите причину предложения. Излагайте условия и любые соответствующие статистические данные, подтверждающие вашу претензию, как можно яснее и кратко.

5. Включите запрос о последующих действиях.

Укажите потенциальные выгоды для получателя, а также время или возможность для дальнейшего контакта.

### 6. Закройте письмо надлежащим образом.
Поблагодарите получателя и предложите ему ответить на вопросы. Подходящее завершение: « С уважением, » или « С уважением, », за которыми следует запятая с вашей подписью и именем, напечатанные двумя строками ниже.

7. Приложите подтверждающую документацию

Приложите любые записи о продажах, формы, которые может потребоваться заполнить получателю, или дополнительную информацию о вашем проекте или бизнесе.

Связано: Путеводитель по благодарственным письмам

Образец бизнес-предложения для маркетинговых услуг

В этом образце предлагается соглашение о предоставлении услуг по связям с общественностью и маркетингу:

Timothy Caldwell Johnson
Johnson Public Relations, Inc.
976 Stratmore Ave.
Houston, TX 75822

17 марта 2019 г.

Mr.Уильям Биллингтон, директор по маркетингу
Houston Preventative Services
62350 Hollingwood Drive
Houston, TX 96703

Уважаемый г-н Биллингтон,

Я Тимоти Джонсон из Johnson Public Relations, участвуя в этой области в течение нескольких десятилетий, я понимаю, с какими разочарованиями вы можете сталкиваться регулярно. Если вы похожи на других директоров по маркетингу, вы, скорее всего, столкнетесь с постоянной проблемой, пытаясь определить, как найти лучший сервис для удовлетворения ваших потребностей в связях с общественностью. У меня есть информация, которая вам понравится.

Будучи ведущей PR-фирмой, Johnson Inc. уже более 25 лет предоставляет услуги по связям с общественностью таким компаниям, как ваша. Мы досконально понимаем потребности маркетинговых фирм в нашем регионе и знаем, как предоставить лучшие услуги для ваших нужд.

Мы по праву гордимся нашей репутацией в предоставлении высоко оцененных услуг для клиентов с одинаково оперативным 24-часовым сроком выполнения почти каждого запроса.С помощью специальной команды мы предоставляем услуги, которые помогут вам справиться с кризисными ситуациями или управлять ими, продвигать позитивные сообщения о вашей компании, обрабатывать запросы средств массовой информации и позитивно управлять своей репутацией.

У нас есть три настраиваемых варианта, которые мы хотели бы предоставить вам:

• * Пакет полного представительства: С помощью этого комплексного пакета Johnson, Inc. будет управлять репутацией вашей компании, создавать положительную рекламу научите своих сотрудников эффективным методам работы со СМИ и окажите поддержку в преодолении кризисов.Мы также обеспечиваем воодушевляющую внутреннюю PR-поддержку, чтобы помочь вашим сотрудникам полностью оценить и поддержать миссию вашей компании. *
• * Комплексная программа внешнего представительства: В этом варианте Johnson, Inc. предоставляет только сильную общественную поддержку. Мы поможем вам с разработкой плана реагирования на кризисные ситуации и будем использовать поддерживающие методы, чтобы вовлечь средства массовой информации в обеспечение позитивного освещения. *
• * Пакет антикризисного управления и контроля: Мы искренне надеемся, что кризисов никогда не произойдет. в вашей компании, однако, наш опыт показывает, что наиболее эффективная часть смягчения последствий должна быть подготовлена.Мы поможем вам разработать полный план кризисного управления и реагирования, чтобы помочь вашей компании вернуться в нормальное состояние, если что-то пойдет не так. *

Я хотел бы встретиться с вами и продемонстрировать, как мы можем устранить ваши опасения по поводу связей с общественностью. Я могу позвонить вам в понедельник, 17 марта, чтобы обсудить ваши проблемы и ответить на вопросы о трех вариантах, которые мы можем предложить.

С уважением,

Тим К. Джонсон
Директор по связям с общественностью
Johnson PR Inc.

Образец бизнес-предложения для спонсорства

Этот образец предложения предназначен для спонсирования ежегодного мероприятия:

Susan McDaniel
Handy Helpout Association
987 Portsmouth Blvd.
Филадельфия, Пенсильвания 28977

22 июля 2021 г.

Г-н Джордан К. Блумфилд
Блумфилд, Меркьюри, Форд и Линкольн
2589 Mainstreet Rd.
Philadelphia, PA 36669

Уважаемый г-н Блумфилд,

От имени Handy Helpout я хотел бы поблагодарить вас за очень щедрую поддержку, которую вы оказали нашим ежегодным праздникам в последние несколько лет .

В этом году у нас снова есть доступная возможность спонсорства на нашем праздничном феерии и тихом аукционе. В прошлом году благодаря нашим щедрым спонсорам, таким как вы, мы собрали более 200000 долларов, что позволило нам предоставить одежду, еду, инструктаж для собеседований при приеме на работу и помощь в подготовке резюме для тысяч клиентов в 2020 году.

В этом году мероприятие 2021 года будет проходить в пятницу и субботу, 15 и 16 ноября, с тремя уровнями спонсорства:

• * Платиновый спонсор: Мы показываем название вашей компании и логотип на наш хорошо заметный баннер и все рекламные и маркетинговые материалы для рекламы мероприятия. Мы размещаем логотип вашей компании на футболке мероприятия и приветствуем двух представителей компаний Bloomfield, Mercury, Ford и Lincoln на нашем ежегодном ужине в воскресенье, 16 ноября.Стоимость этого спонсорства составляет 7000 долларов. *
• * Золотой спонсор: Мы выделяем название и логотип вашей компании на баннере и размещаем ваш логотип на футболке мероприятия. Стоимость этого спонсорства составляет 2000 долларов. *

• * Серебряный спонсор: Мы размещаем логотип вашей компании на футболке мероприятия за 1000 долларов. *

  Мы надеемся на продолжение сотрудничества с Bloomfield, Mercury, Ford и Lincoln, чтобы сделать нашу праздничную феерию в 2021 году еще более успешной, чем в прошлом году.

Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами 2 ноября, чтобы обсудить нашу инициативу и ответить на любые ваши вопросы.

С уважением,

Susan McDaniel
Координатор
Handy Helpouts

Связано: Рекомендательное письмо: Обзор и примеры пример компании, предлагающей инвестиционное предприятие:

Стэнли Робертсон, генеральный директор
2899 N.Pine Valley Road
Anderson, CO
(555) 555-0198
[email protected]

28 июля 2018 г.

Superior Investments, LLC
Леонард Гилман, координатор по инвестициям
5787 W. Peterborough Rd., Ste # 1513
Anderson, CO

Уважаемый г-н Гилман,

Наша компания предприняла амбициозное предприятие по повышению узнаваемости нашего бренда, и мы уже видели некоторые многообещающие результаты.

Вот несколько недавних достижений:

• Увеличение региональных розничных продаж более чем на 250 000 долларов за последний квартал
• Расширение на новых розничных рынках в Юго-Восточном регионе
• Рост онлайн продажи на 27% за последние два квартала

Мы гордимся этими достижениями и достигли важной вехи в нашем прогрессе. Мы надеемся, что это продемонстрирует нашим уважаемым инвесторам, таким как вы, серьезное стремление к достижению нашей миссии.

На текущем этапе нашего прогресса у нас появилась прекрасная инвестиционная возможность для Superior Investments. Мы предлагаем инвестиции в размере 500 000 долларов США, которые позволят нам продолжить наше текущее агрессивное расширение, обеспечивая при этом выдающуюся прибыль вашей компании. Мы готовы обеспечить возврат 35% ваших инвестиций в течение следующих семи лет.

У нас нет никаких сомнений в том, что мы сможем завершить нашу инициативу по расширению, поскольку отзывы клиентов о качестве нашей продукции и обслуживания клиентов были положительными.Мы искренне ценим то, что вы и ваша компания являетесь частью истории нашего успеха, и по-прежнему считаем, что построение и поддержание взаимовыгодных деловых отношений является ключом к успеху.

Я очень признателен за время, потраченное на прочтение этого предложения, и буду рад проработать дальнейшие детали. Для получения дополнительной информации или если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной. Мы очень ценим вашу поддержку.

С уважением,

Стэнли Робертсон, генеральный директор

Как написать коммерческое предложение

Написание коммерческого предложения — очень важный шаг в привлечении нового клиента или продаже существующему.Это руководство научит вас методам создания коммерческих предложений, которые эффективно продемонстрируют возможности вашей фирмы.

ЧТО ОЖИДАТЬ Написание коммерческого предложения — очень важный шаг в привлечении нового клиента или продаже существующему. Есть несколько основных особенностей выигравшего коммерческого предложения. В этом Business Builder вы узнаете, что это за шаги и как их эффективно использовать.

Цель Business Builder — описать, как разработать предложение, которое получает продажу, выиграет тендер, получит контракт.Этот Business Builder проведет вас через необходимые шаги по разработке предложения, которое наилучшим образом продвигает возможности вашей фирмы.

ЧТО СЛЕДУЕТ ЗНАТЬ ПЕРЕД НАЧАЛОМ РАБОТЫ [наверх]

Хорошее предложение — это большие затраты времени, но если его сделать правильно, это может означать дополнительный бизнес и, следовательно, дополнительный доход для вашей фирмы. Вам следует подумать о написании предложения, когда —

• существует определенная вероятность того, что вы получите бизнес.Если это маловероятно, возможно, вы зря тратите время, когда его лучше потратить на более вероятных потенциальных клиентов.
• , когда предложение можно использовать с другими потенциальными клиентами, но персонализировать с учетом их особых потребностей.
• , когда вы должны использовать предложение, чтобы попасть в списки авторизованных участников торгов.

Коммерческое предложение преследует три основные цели.

Во-первых, он информирует потенциального клиента обо всей природе его потребности. Часто потенциальный клиент может осознавать лишь часть своей потребности.Это может быть прекрасной возможностью для вас продемонстрировать свою способность видеть «лес из-за деревьев» как объективный сторонний эксперт.

Во-вторых, предложение убеждает потенциального клиента в том, что вы способны предоставить то, что ему нужно, лучше, чем он сам.

В-третьих, предложение обеспечивает обоснование инвестиций потенциального клиента в терминах, которые полезны и понятны клиенту.

Однако, чтобы убедить своего клиента в том, что вы лучший человек для этой работы, вы должны заставить его прочитать ваше предложение.Так как же заставить этого занятого руководителя отложить в сторону другие насущные вопросы и принять ваше предложение? Ответ — написать предложение, которое удовлетворяет его потребности, а не то, что продает ваши услуги. А для этого вы должны иметь полное представление о характере, масштабах и потребностях потенциального клиента и представлять свои идеи таким образом, чтобы убедить потенциального клиента в том, что ваш продукт или услуга представляет собой лучший способ удовлетворить его потребности.

Имейте в виду … Вы должны передать ощущение того, что вы являетесь экспертом, всем, кто читает предложение.

Предложение должно продемонстрировать вашу ценность для организации вашего потенциального клиента. Вы должны убедить своего потенциального клиента, почему он не может удовлетворить свои потребности с помощью внутренних ресурсов своей организации.

Вы должны отличать свои товары или услуги от конкурентов — если вы сначала можете показать своему потенциальному клиенту, что ему нужны внешние ресурсы для удовлетворения его потребностей, тогда вы должны убедить его, что вы лучший выбор для этой работы.

Предложение предлагает решения с добавленной стоимостью. Организации не заинтересованы в новизне подходов.У них есть проблемы, требующие решения… быстро! Победившее предложение покажет, как клиент может решить свои проблемы и достичь своих целей, а также будет хорошо выглядеть для остальной части организации, особенно для своего начальника.

СОЗДАНИЕ ПРЕДЛОЖЕНИЯ [наверх]

Обычно стандартная длина предложения отсутствует. В зависимости от бизнеса, которым вы занимаетесь, предложение может быть двухстраничным письмом или десятистраничным документом. Важно знать протокол, если он есть.Представьте, как нелепо было бы отправить короткое письмо, когда ваш конкурент представил клиенту объемную диссертацию, не говоря уже о том, что вы, вероятно, упустите шанс получить хорошее задание. В некоторых случаях запрос предложений (RFP) может быть отправлен потенциальным поставщикам / поставщикам услуг потенциальным клиентом для участия в торгах по проекту или заданию.

Часто эти RFP устанавливают очень четкие руководящие принципы относительно желаемого содержания и длины предложения.Когда эта информация будет предоставлена, следуйте ее букве. Клиенты формулируют свои требования таким образом по уважительной причине — часто потому, что они ожидают рассмотрения сразу нескольких предложений. Они хотят иметь возможность легко сравнивать поданные предложения. Если они не могут быстро найти нужную информацию, они не будут тратить время на ее поиск. Здесь инновации не вознаграждаются. Однако в случаях, когда требования клиента неизвестны, лучший совет состоит в том, чтобы предложение было настолько длинным, насколько это необходимо, чтобы четко описывать работу, которую вы собираетесь выполнять.Однако, независимо от длины, вы должны предпринять некоторые необходимые шаги и некоторые стандартные функции, которые должны быть включены в ваше предложение. Вы найдете их в следующих разделах.

Читая следующие разделы, вы можете найти полезным обратиться к образцу предложения далее в этом документе для дальнейших пояснений и примеров.

Тема вашего предложения

Это особенно важно для организаций, которые получают одновременно несколько разных предложений.Указание темы или причины предложения помогает гарантировать, что ваше предложение будет передано соответствующему персоналу. Тема должна быть одной из первых вещей, которую увидит ваш потенциальный клиент. Если ваше предложение представлено в формате отчета, заголовок предложения должен появиться на титульной странице или в качестве заголовка вашего предложения, за которым следует краткое описание того, как вы собираетесь помочь потенциальному клиенту. Если ваше предложение составлено в форме письма, убедитесь, что вы изложили свою тему в первом абзаце. Помните, что у вашего потенциального клиента нет и не будет времени на поиск причины предложения.Будьте ясны и избегайте миловидности. Это не заголовок, предназначенный для развлечения, а описание, которое четко информирует потенциального клиента о причине предложения. Соответствующая тема может описывать, как ваш продукт (или услуга) позволит клиенту решить его проблему или достичь своей цели.

Например, , если вы представляете коммерческую клининговую службу, темой вашего предложения может быть «Обеспечение максимальной отдачи от клининговых услуг для ABC Corp.»

Если вы маркетинговая консалтинговая компания, это может быть: «Увеличение прибыли XYZ за счет диверсифицированного маркетингового подхода.”

Теперь сформулируйте общую тему вашего предложения.

---

---

---

РАЗРАБОТКА ТЕЛА ВАШЕГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ [наверх]

Теперь вы готовы создать приблизительный план вашего предложения. Коммерческие предложения обычно включают введение, определение проекта или потребности, обсуждение подхода, преимуществ вашего продукта / услуги и затрат, связанных с выполнением работы.

Есть ли еще какие-нибудь основные моменты, которые вы хотите включить? Найдите время и набросайте набросок.

---

---

---

---

---

Подготовьте введение , в котором обсуждается характер потребностей вашего потенциального клиента. В этом разделе вы должны указать, как организовано ваше предложение, и включить описание потенциального клиента и его бизнеса. Вам будет выгодно, чтобы сообщение было теплым и адаптированным к потенциальному клиенту, но в то же время дало понять, что вы хорошо понимаете потребности своего потенциального клиента. Ваша тема может быть включена в это введение.

Не используйте излишне заботливые заявления, такие как «Мы ​​искренне благодарны за возможность предложить…». Эти утверждения немедленно влияют на ваши рычаги воздействия на потенциального клиента — он становится начальником, а вы — подчиненным.Помните, что это предложение должно представлять вас как эксперта — того, кого вашему потенциальному клиенту посчастливилось нанять для удовлетворения своих потребностей.

Например, , если вы консультант по вопросам управления, ваше представление может начаться:

«За последние 20 лет Management Inc. помогла более ста компаниям повысить их производительность. Как и эти компании, Trailer Courier Service стремится оптимизировать операции и устранить ненужные функции. В следующем предложении мы обсудим наш подход к достижению более высокой производительности, определим преимущества, связанные с этой более высокой эффективностью, и — «

Напишите свое введение прямо сейчас.Не забудьте указать, что делает ваш потенциальный клиент и как вы организовали остальную часть предложения.

---

---

---

---

---

Обсудите текущую ситуацию или свое понимание проблемы клиента или потребности . Это действительно раздел определения проблемы. Убедитесь, что вы четко понимаете потребности вашего клиента. Если у вас есть сомнения, позвоните по телефону, чтобы подтвердить. Вы можете позвонить своему потенциальному клиенту напрямую или использовать суррогатную мать, возможно, контакт, который направил вас на потенциальный проект или задание.

После подробного описания ситуации, которую воспринимает потенциальный клиент, вы можете расширить определение проблемы, если уместно, добавив свои собственные опасения. Это не только подтвердит ваше понимание ситуации, но и передаст вашу глубину и понимание имеющейся возможности. Вы можете представить это как следующий этап. Таким образом, это не увеличивает без надобности текущую ситуацию (и связанные с этим затраты), но дает потенциальному клиенту возможность получить дополнительные выгоды.Выявление проблемы или возможности заранее закладывает основу для остальной части предложения.

Например, , если вы работаете в детском саду и запрашиваете корпоративные счета, ваше введение может начинаться так: «В последнее десятилетие сложилась тенденция, когда все больше и больше матерей возвращаются на работу. Однако мало что изменилось, чтобы обеспечить этим матерям надежный и доступный уход за детьми. Когда мама не может рассчитывать на надлежащий уход за своим ребенком, ваша организация не может полагаться на маму… »

Определите текущую возможность или проблему.Убедитесь, что вы четко понимаете ситуацию. Можете ли вы расширить определение, демонстрируя, как вы можете повысить ценность организации?

Затем представьте цели и объем работ, на которые может рассчитывать ваш потенциальный клиент. Опишите, что вы будете делать, и укажите точные сроки доставки или завершения основных работ. Будьте агрессивны, но реалистичны. Сейчас не время давать обещания, которые вы не можете выполнить. Ваш потенциальный клиент будет подозрительным. Ему нужен тот, на кого он может положиться, кому он может доверять.Это может быть первый контакт с этим потенциальным клиентом, но вы намерены сделать его постоянным клиентом. И если вам посчастливится получить задание, вы завоюете доверие и уважение своего клиента, если будете мало обещать или делать слишком много.

Например, , если вы работаете в сфере общественного питания, ваши цели и объем будут следующими: «Обеспечить высококачественные продукты и услуги по разумной цене на свадьбу Джонса 18 сентября. Ключевые задачи будут включать:

1.Планирование меню — 6 июня
2. Заказ еды и товаров — 12 августа
3. Доставка цветов — 1 сентября (и т. Д.)

Определите ваши цели и объем. Обратитесь к теме вашего предложения, чтобы помочь вам здесь. Затем перечислите основные шаги вашего подхода.

---

---

---

---

---

Теперь пора заполнить детали вашего подхода. Убедитесь, что вы предоставили достаточно деталей, чтобы потенциальный клиент мог их ясно понять, но оставьте их достаточно широкими, чтобы случайно не сузить его варианты или не раскрыть ваши рекомендации.

Например, , если потенциальный клиент хочет пересмотреть свою систему бухгалтерского учета, опишите процесс, который вы будете использовать при оценке лучшей системы, но не предлагайте никаких предварительных предложений на данный момент. У вас может не быть полной информации о его потребностях или возможности поговорить с ним один на один, и любое предложение возможного решения может поставить под угрозу получение вами задания. Возможно, он уже изучил этот вариант и отказался от него по неизвестным вам причинам или, что еще хуже, принял предложение и сделал это сам.

Кроме того, когда вы описываете свой подход, включайте результат или результаты на каждом этапе. Это то, что получает ваш клиент по завершении каждого шага. Результат сигнализирует об окончании одного шага и начале следующего. Тем не менее, не все этапы требуют результатов, а нужны только ключевые. Предоставление результатов — эффективный метод оценки прогресса проекта. Результаты предоставляют свидетельство того, что работа завершается, и являются ценным механизмом для использования при управлении крупными проектами как для заказчика, так и для поставщика.Результатами могут быть товары или услуги. Например, если вы консультант, вы можете предоставить отчет о ходе работы в устной или письменной форме по завершении ключевых этапов проекта. С другой стороны, если вы строительный подрядчик, строящий дом, подходящим результатом может быть завершение строительства комнаты или системы (водопровода, электричества, кондиционирования воздуха и т. Д.).

Подумайте о своем предложении. Сделайте каждый из основных шагов и детально разработайте свой подход. Где это уместно, включите результаты.

---

---

---

---

---

Далее, опишите преимущества, которые потенциальный клиент может ожидать от ваших продуктов или услуг. Это важная часть вашего коммерческого предложения. Сейчас не время скрывать информацию — представляйте все возможные преимущества, которые может дать ваш продукт / услуга. Не растягивайте до смешного, но убедитесь, что вы исчерпали все основные преимущества.

При составлении списка преимуществ всегда помните, что вы можете сделать, чтобы добиться успеха у своего потенциального клиента, как вы можете заставить его хорошо выглядеть.При составлении списка обратите особое внимание на его роль, обязанности и уровень в организации.

Например, , если вы продаете менеджеру модернизированной телефонной системы, убедитесь, что вы знаете, каковы его основные проблемы (возможно, надежность и стоимость), и подчеркните, как ваша система их преодолевает (высокие рейтинги доверия потребителей, модульные функции, так далее.). Однако, если вы не знаете, кто принимает решения, лучше связать преимущества вашего продукта / услуги с общими целями организации.

Возможно, вам придется провести небольшое исследование. Если компания ведет активную рекламную кампанию, найдите журналы или отраслевые журналы, в которых компания может размещать рекламу. Каковы их претензии? На кого они нацелены? Если это публичная компания, получите копию их годового отчета. В нем вы найдете ключевые инициативы компании. В вашей библиотеке может быть копия одного из них, или вы можете позвонить в компанию напрямую. Библиотекарь-справочник также может помочь вам найти в журналах и газетах актуальные статьи о компании.Если после этого вы останетесь с пустыми руками, практически у всех организаций есть цели по росту и прибыльности, поэтому свяжите ваши выгоды с тем, как ваш продукт / услуга может увеличить долю рынка, увеличить продажи, снизить затраты, повысить производительность и т. Д.

Например, , если вы новое туристическое агентство, которое ищет коммерческие счета, ваши предложения должны быть полны того, как вы можете сэкономить деньги для своих клиентов — получение лучших предложений на авиабилеты, отели, аренду автомобилей; предлагая дополнительные услуги, которые в настоящее время должны выполнять ваши клиенты; предлагая альтернативные варианты планирования, которые сокращают командировочные расходы и т.

Просто помните,
у вашего предложения будет больше шансов на успех, если вы представите его в перспективе, знакомой потенциальному клиенту, показывая, как ваш подход позволит ему или всей организации достичь его / их целей. Если все сделано правильно, ваши выгоды будут косвенно обосновывать, почему ваши товары или услуги должны использоваться потенциальным клиентом. Это может быть указано как конечный продукт или предлагаемый результат проекта. Используйте такие утверждения, как « Используя наш современный производственный процесс…», или « Мы будем полагаться на наши тридцать пять лет в бизнесе, чтобы…» Если у вас есть несколько ключевых преимуществ, перечислите их в таблице с наиболее значимыми в начале.Это очень эффективный метод передачи ценности, которую вы приносите потенциальному клиенту.

Несколько слов об особенностях и преимуществах — Люди покупают продукт или услугу, потому что они нуждаются или хотят этого. Чтобы создать потребность или желание, вы должны продвигать преимущества использования вашего продукта или услуги. Многие владельцы бизнеса продвигают особенности своего бизнеса и пренебрегают указанием на то, какую пользу продукт или услуга принесут покупателю. Функции позволяют продукту или услуге выполнять свои функции.Выгоды — это результаты, которые человек получает от использования продукта или услуги.

Например, функцией локального принтера может быть круглосуточное обслуживание. Выгода для клиента может заключаться в повышении гибкости и ускорении сроков выполнения работ. Клиента больше интересует, как вы можете ему помочь (преимущества), а не детали вашей услуги (особенности).

Перечислите основные преимущества вашего продукта или услуги. Затем запишите, каковы могут быть цели вашего потенциального клиента.Свяжите свои преимущества с целями потенциального клиента. Теперь разработайте раздел о преимуществах вашего предложения, убедившись, что вы пишете его с точки зрения потенциального клиента.

---

---

---

---

Теперь пора представить стоимость вашего продукта или услуг. Чрезвычайно важно, где вы разместите эту информацию в своем предложении. АБСОЛЮТНО не включайте стоимость в начале, пока у вас не будет возможности полностью объяснить свой подход и вытекающие из этого преимущества. Любой хороший рыбак знает важность начальных этапов приманки призового улова.Точно так же ваш потенциальный клиент должен знать, что он покупает, прежде чем он захочет тратить свои деньги. Если вы слишком рано включите затраты в предложение, это может немедленно оттолкнуть вашего потенциального клиента и заставить его отклонить предложение, прежде чем он получит возможность полностью осознать его влияние.

Ваша оценка стоимости товаров или услуг должна быть как можно более подробной, чтобы не возникло недоразумений при доставке товаров или услуг. Если вы цитируете большой проект, разбейте его на этапы, подробно указав эти затраты.

Например, если вы устанавливаете новую компьютерную систему, этот раздел может начинаться:

1. Оцените параметры оборудования 100 человеко-часов 10 000 долл. США

2. Выбрать и заказать оборудование	1/3 предоплаты	60 000 долл. США
3. Установите оборудование	1/3 стоимости оборудования 200 человеко-часов	60 000 долл. США 20 000 долл. США
4. Система отладки	Стоимость 1/3 100 человеко-часов	60 000 долл. США 10 000 долл. США
5.Поезд	50 человеко-часов	5 000 долл. США
ИТОГО		225 000 долл. США

Ваш потенциальный клиент не захочет удивляться скрытым расходам после того, как он примет ваше предложение. Помните, что вы хотите превратить эту перспективу в постоянного клиента. Раскройте все потенциальные затраты, даже если вы не можете заранее их подсчитать. Будут расходы, над которыми вы не можете повлиять. Спланируйте их и расскажите потенциальному клиенту, что они из себя представляют.Скорее всего, ваш клиент будет иметь ограниченный бюджет, в рамках которого он работает.

Например, , если установка вашей телефонной системы требует значительного количества поездок (но вы не совсем уверены, сколько или что авиакомпании будут делать в это время), вы можете указать цену за установку плюс поездки ( т. е. 100 000 долларов за установку плюс разумные командировочные расходы). Будьте уверены, это не освобождает вас от должного управления этими затратами; однако в нем сообщается, что существуют дополнительные расходы, которые должны быть предусмотрены в бюджете.Помните, что сюрпризы могут разрушить даже самые лучшие отношения.

Определите стоимость вашего предложения. Вы включили все расходы?

---

---

---

---

Наконец, вы подошли к концу вашего предложения . Здесь вы хотите напомнить потенциальному клиенту, почему вы лучший выбор для работы. Это хорошее время, чтобы заняться собственным пиаром. Убедитесь, что у вас есть заявление о квалификации, в котором вы говорите, почему вы подходите для выполнения работы для потенциального клиента.Включите корпоративную историю, биографию руководителей вашей компании и опишите свои объекты.

Это может начаться примерно так:

«Как крупнейший производитель велосипедов в США за последние 40 лет, TRED поставил более 10 000 лизинговым компаниям более 10 миллионов велосипедов…»

Дата начала или дата доставки также могут быть полезны и могут иметь значение при получении заказа или нет. Здесь важно соблюдать баланс — если вы можете «начать немедленно», клиент может почувствовать, что вы не заняты, и он может придумывать собственные причины этого.С другой стороны, если вы отложите дату начала / поставки слишком далеко, вы рискуете остудить горячую перспективу. Лучший совет — руководствоваться здравым смыслом и информацией, которую вы уже знаете о своем потенциальном клиенте. Если вчера им это было нужно, ты знаешь, что делать.

Завершите свое предложение заключительным абзацем, содержащим заявление о заинтересованности в выполнении работы для потенциального клиента. Этот абзац также можно использовать для повторения преимуществ ведения бизнеса с вашей компанией.

Например, «Все сотрудники TRED привержены высочайшим стандартам качества в продуктах и ​​услугах. Наша бесплатная услуга по доставке в ночное время означает, что у вас нет запасных частей… »

Закройте свое предложение. Расскажите, почему ваша компания — лучший выбор. Повторите значительные преимущества, которые получит ваш потенциальный клиент.

Рекомендации по подготовке предложения

Если ваше предложение представлено в формате отчета, всегда включайте сопроводительное письмо.В сопроводительном письме должны быть кратко изложены ваши цели и выделены области, на которые вы хотели бы обратить особое внимание потенциальным клиентам. Сопроводительное письмо должно быть коротким и дружелюбным, не более одной страницы. Завершите письмо кратким описанием того, почему ваша компания подходит для этой работы. Затем завершите предложенными дальнейшими действиями (т. Е. Я свяжусь с вами DATE, чтобы ответить на любые ваши вопросы). Сопроводительное письмо не только задает тон остальной части предложения, но также предоставляет потенциальному клиенту контакт, по которому он может позвонить для получения дополнительной информации.Вы можете сослаться на сопроводительное письмо в Разделе III в качестве примера.

По возможности используйте графики или диаграммы. Сделав предложение более похожим на отчет, потенциальный клиент может прочитать и понять представленную информацию. Используйте понятные, лаконичные диаграммы, чтобы помочь читателю. Одна хорошо составленная диаграмма лучше тысячи слов. Используйте боковые панели и описательные заголовки. Поскольку ваша цель — сделать так, чтобы его прочитали, сделать его привлекательным — несомненный плюс. Проверьте язык, который вы использовали, и убедитесь, что ваше предложение содержит большинство активных глаголов, а не пассивных.

Например, «наша фирма ПРОИЗВОДИТ результатов» vs. «Результаты: ПРОИЗВОДИТ нашей фирмой». Предложение является образцом ваших профессиональных навыков. Это то, что потенциальный клиент собирается увидеть, и довольно часто не в вашем присутствии. Это наиболее ощутимый предмет, который вы предлагаете до того, как получите заказ или задание, и он должен продемонстрировать вам
r профессионализм компании. Если ваше предложение находится в формате отчета, привяжите его. Вы можете сделать это самостоятельно, если у вас есть подходящие материалы и оборудование, или попросите местного типографа сделать это за вас.Если ваше предложение представляет собой письмо, напечатайте его на канцелярских принадлежностях. В любом случае убедитесь, что нет опечаток. Опечатки — это признак небрежности и пренебрежения деталями, ни то, ни другое клиент не хочет испытывать в проекте. Если можете, попросите коллегу прочитать ваше предложение на предмет содержания, опечаток и правильной грамматики. Презентация вашего предложения — лучший индикатор того, чем вы занимаетесь.

Используйте контрольный список для своего предложения. После того, как ваше предложение будет завершено, примите к сведению следующее, чтобы убедиться, что вы включили все ключевые элементы:

• Удовлетворяет ли ваше предложение основную цель потребности потенциального клиента?
• Есть ли опасность, что потенциальный клиент может неправильно понять ваш подход, чтобы предоставить ему решение? Вы четко представили свой подход?
• Достаточно ли подробно описана работа, которую вы собираетесь выполнять?
• Достаточно ли веских причин, по которым вы должны быть выбраны для поставки товаров или услуг, привели ли вы?
• Ваше предложение написано с точки зрения потенциального клиента? Вы используете язык, который ему знаком? Знаете ли вы его личные цели или основные цели его организации?
• Ясно ли указаны ваши гонорары или расходы? Следуют ли они описанию вашего подхода и преимуществ?
• Поймет ли клиент, что он или она должен делать после прочтения предложения?

Внесите соответствующие изменения в копию.Когда это будет завершено, вы готовы отправить свое предложение. Один из вариантов — отправить его по почте. Вы можете отправить его стандартной доставкой или в ночное время. Хотя ночная курьерская служба может быть дороже, получатель обращает особое внимание на получение таких посылок. Это то, что ты хочешь.

Если возможно, передайте предложение потенциальному клиенту лично. Это усиливает ваш интерес к проекту и дает возможность встретиться с потенциальным клиентом, если вы еще этого не сделали.В любом случае, как только окончательный документ будет доставлен и у потенциального клиента будет достаточно времени, чтобы его просмотреть, позвоните или посетите, чтобы спросить, можете ли вы прояснить какие-либо аспекты предложения.

Если вы не получите известий от потенциального клиента в течение недели или десяти дней, отправьте ему письмо, подтверждающее ваш интерес к его проекту. Будьте напористы, не доставляйте неудобств. Если вы сделали все, что вы могли придумать в рамках разумного, но до сих пор не слышите от потенциального клиента, отнесите это к опыту и продолжайте свой бизнес.Надеюсь, вы сможете использовать часть своего предложения для другого потенциального клиента. В большинстве случаев вы получите уведомление по телефону или по почте о том, было ли ваше предложение принято или нет. Если это не так, попытайтесь выяснить, почему, и извлеките уроки из отзывов, чтобы вы могли включить их в свое следующее предложение.

Образец коммерческого предложения [вверху]

Ниже приводится образец коммерческого предложения. Это короткое предложение демонстрирует ключевые элементы, обычно присутствующие в успешном коммерческом предложении. Он написан маркетинговой компанией потенциальному клиенту с целью увеличения доли рынка для этого клиента, небольшой компании, занимающейся розничной рыбной ловлей.

Предложение компании по продаже рыболовных снастей XYZ Тема и вступление Разработка эффективного коммерческого предложения должна иметь измеримые цели. Конечная цель маркетинговой компании ABC — обеспечить продажи и прибыль за счет рекламных инвестиций компании XYZ Fishing Tackle Company. Были рассмотрены четыре конкретных области, а именно: Конкурентное давление и рекламная деятельность Установление достижимых целей по охвату и частоте Творческие соображения Бюджет Текущая ситуация Пресноводные и морские рыбаки тесно связаны между собой, и им от семи до 65+ лет.Однако основная аудитория для рекламной активности — это возраст от 25 до 54 лет и составляет 48,8% от всего рынка. На этом рынке присутствуют как мужчины, так и женщины, причем две трети участников спортивного рыболовства составляют мужчины. Чаще всего ловят рыбу те, чей доход составляет от 15 000 до 50 000 долларов в год. Географически южный и северный центральный регионы страны являются крупнейшими и наиболее частыми местами спортивной рыбной ловли в пресной воде, за ними следуют западные и северо-восточные районы страны. Цели Задача состоит в том, чтобы выбрать средства массовой информации, которые окажутся наиболее экономически эффективными, и разработать эффективную рекламу, чтобы гарантировать, что сообщение будет доходить до целевой аудитории с достаточной частотой, чтобы обеспечить запоминаемость. Дальнейшие цели включают в себя выбор средств массовой информации, которые будут синергетически поддерживать творческую стратегию и создать микс мультимедиа, который позволит каждому средству полностью реализовать свой потенциал для увеличения продаж и доставки сообщения о продажах в стимулирующей манере. Подход Согласно нашему опыту и тщательным исследованиям, мы будем оценивать радио как первичную среду. Это полуинтрузивная среда, предлагающая очень явные преимущества, одно из которых заключается в четком определении демографической цели без чрезмерного вторичного воздействия. Тщательно исследуя форматы станций и данные анализа аудитории, мы можем достичь заранее определенного возраста и уровня доходов потенциальных покупателей. Мы также будем оценивать печать, потому что этот носитель будет стратегически поддерживать радио и может предложить возможность эффективно сегментировать рынок как в демографическом, так и в психологическом плане при разумных затратах.Использование журналов, специализирующихся на торговле и потребителях, а также местных газет позволит максимально увеличить объем печати. Телевидение тоже будет считаться средством, которое эффективно работает на высшем уровне вторжения и эмоциональной стимуляции. Этот носитель имеет завидный послужной список для запуска новых продуктов и повсеместно используется для представления продуктов и услуг широкого потребления. Результат Еженедельные отчеты о ходе работ будут отправляться лицу, назначенному нашим ключевым контактным лицом, а окончательная презентация будет представлена ​​высшему руководству по завершении проекта. Льготы Тщательный анализ вашего рынка и средств массовой информации для выхода на этот рынок поможет правильно распределить рекламный бюджет для наиболее полного использования ваших маркетинговых долларов. Этот запланированный маркетинговый подход синергетически приведет к максимально возможному охвату и глубочайшему проникновению с вашим текущим бюджетом. Кроме того, поскольку мы являемся одной из крупнейших и старейших маркетинговых фирм, специализирующихся на рыбной промышленности, у нас есть контракты с некоторыми популярными журналами, радио- и телевизионными станциями.Это позволяет нам договариваться о самых выгодных тарифах на рекламу для наших клиентов. Затраты Мы рады предложить следующие расценки на необходимые работы. Стоимость работы на радио и телевидении будет предоставлена ​​после того, как будет окончательно определена частота и выбор станций вещания. Затраты на производство серии из шести радиороликов продолжительностью 60 секунд будут составлять 30 000 долларов, включая написание сценария, повествование, гонорары талантам, права на музыку, производство и пост-продакшн.Эти ролики могут быть завершены в течение шести дней после окончательного утверждения сценария. Затраты на производство двух полноцветных полностраничных рекламных объявлений для журнала Fisherman Today и Sports Fishing , общий тираж которого превышает 2,8 миллиона читателей, составят 7 958 долларов США, включая фотографию, копию, макет и готовую пленку. для отправки в издание. Срок изготовления печатной рекламы составляет 4 недели с момента утверждения макета, копии и фотографии. Стоимость размещения рекламы в обоих изданиях шесть раз составит 93 448 долларов.00, за которую взимается комиссия в размере 15%. Мы произведем серию из шести 30-секундных рекламных роликов для телевидения. Стоимость будет составлять 120 000 долларов и будет включать концепцию, сценарий, талант, повествование, права на музыку, выбор места ction, производство, пост-продакшн, спецэффекты и мастер-пленки в приемлемых для телестанций форматах. Производство может быть начато в течение семи дней после получения подписанного заказа на поставку и чека на оплату одной трети затрат по каждой включенной позиции. Закрытие Мы работаем в сфере маркетинга и рекламы шестьдесят один год. Мы добились успеха в продвижении продукции для моторных лодок Sea Witch, буев Bensons, рыболовных катушек Daiwa и удочек Strarkweather в Австралии. Мы знаем отрасль, а также рынок и готовы помочь вам получить свою долю рынка. Мы хотим поблагодарить вас за внимание, а также за ваше сотрудничество в сборе информации, необходимой для тщательного изучения целей и задач вашей компании.Если у вас есть какие-либо вопросы, звоните мне по телефону (555)555-1000 .

СОЗДАНИЕ КОНЦЕПЦИИ [наверх]

Вы можете столкнуться с ситуацией, когда полноценное предложение не требуется, но все же необходимо установить контакт. Именно в таких ситуациях можно использовать концептуальный документ. Концептуальные документы являются отличным маркетинговым инструментом, поскольку их относительно легко подготовить, они недороги и хорошо приняты потенциальными клиентами.Они лежат где-то между полномасштабным предложением и неформальным обсуждением, но с одной и той же целью — получить бизнес клиента.

Концептуальный документ должен определить, что вы видите проблемой потенциального клиента, и предложить подход, который обеспечит эффективное решение. Если он будет принят положительно, это может привести либо к заказу, либо к запросу на более официальное предложение. Этот документ обычно имеет длину от трех до пяти страниц, которым предшествует одностраничное сопроводительное письмо.Он должен передать, что это ваши первые мысли после того, как вы потратили некоторое время на решение проблемы.

Как и предложение, концептуальный документ должен показывать, что вы понимаете и обладаете знаниями, необходимыми для решения проблемы клиента. В отличие от предложения, в концептуальном документе не приводится полная информация по каждому из ключевых разделов — в концептуальных документах используется значительное количество маркированных списков, а в предложениях содержатся таблицы и множество пояснительных текстов. Но не ошибитесь. Концептуальный документ сам по себе является конечным продуктом и не предназначен для модификации, переделки или пересмотра.

Существует общепринятый подход к концептуальным документам, состоящий из пяти частей.

• Сопроводительное письмо: Это письмо начинается с короткого абзаца, подтверждающего вашу заинтересованность в помощи клиенту в решении конкретной проблемы. Во втором абзаце должна быть ссылка на следующий концептуальный документ. Следует указать, что концептуальный документ — это документ, созданный для стимулирования обсуждения и дальнейшего изучения проблемных областей, связанных с клиентом. В третьем абзаце выражается благодарность клиенту за проявленный интерес к вашей компании и за возможность подать концептуальный документ.В заключение можно сказать, что вы с нетерпением ждете сотрудничества с клиентом. Это помогает задать тон совместной работе и сотрудничеству.
• Постановка проблемы: Этот раздел должен состоять всего из двух абзацев или около половины страницы с двойным интервалом. В нем должна быть указана история или предыстория проблемы, а также любые существующие факторы, которые усугубляют проблему. Эта информация может быть получена в основном из того, что вам предоставил потенциальный клиент, или из того, что вы наблюдали самостоятельно.
• Цели: Раздел Цели должен быть кратким и по существу. Это было бы хорошее место для обозначения трех-пяти значимых целей с помощью маркированного списка. Эти цели должны быть тем, что вы считаете важным, а также должны отражать то, что было выражено потенциальным клиентом.
• Предлагаемая методология: Это поэтапное описание предлагаемого вами решения проблем, указанных ранее. Этот раздел может включать две или три страницы и должен отражать ваш подход в конкретных терминах и в хронологической последовательности.
• Резюме: Это может быть не более одного параграфа, в котором снова говорится о проблеме клиента, подчеркивается предлагаемое вами решение и основные преимущества для клиента.

При правильной подготовке концептуальный документ может помочь вам в бизнесе, которым вы занимаетесь, без затрат и интенсивной работы по подготовке полномасштабного предложения. Ниже приведен образец концептуального документа компании XYZ Sports Fishing Tackle Company:

J. LIVINGSTONE SEGAL III Дата John Weldon xyz Fishing Tackle Company 123 Main Street Anytown, PA 000000 Уважаемый г-н.Велдон: Как вы знаете, мы занимаемся спортивным рыболовством и морской индустрией более шестидесяти лет. Компания была основана моим дедом в 1934 году в Австралии. Он переехал в США в 1948 году. Мы знаем отрасль, ценим ваши проблемы и необходимость увеличения доли рынка. Цель этого документа — предоставить нам возможность внимательно изучить наше восприятие ваших потребностей и представить рекомендации, которые можно легко реализовать. Я хотел бы поблагодарить вас за то, что вы предоставили Дж. Ливингстону Сигалу форум для обсуждения ваших потребностей и помощи в их решении. Если у вас есть какие-либо вопросы, не стесняйтесь обращаться ко мне. С уважением, Дж. Ливингстон Сигал III

Постановка проблемы

За последние десять лет компания XYZ Fishing Tackle Company почувствовала усиление давления и потерю доли рынка из-за иностранной конкуренции, а также появление общенациональных супермаркетов, выходящих на рынок рыболовных снастей.Еще одна возникшая проблема — снижение признания XYZ как ведущей компании, производящей всю свою продукцию в США.

.

Упущены эффективные маркетинговые и рекламные стратегии, что еще больше усугубляет проблемы. Много долларов было потрачено на рекламу с прямым откликом, часто не нацеленную на надлежащую аудиторию.

Таким образом, цели заключаются в следующем:

• Развить представление в индустрии рыболовных снастей США о том, что XYZ является производителем рыболовных катушек, удочек и других рыболовных снастей премиум-класса.
• Используйте средства массовой информации для поддержки усилий по продажам XYZ.
• Поддержите продажи на уровне розничной торговли с помощью эффективных материалов для точек продаж.
• Создавайте специальные рекламные акции в периоды пиковых продаж: Рождество, День отца, День святого Валентина, дни рождения, выпускной, особые личные достижения, а также предсезонные акции. (и др.)

Предлагаемая методология

• Разработка эффективных рекламных и маркетинговых стратегий для преодоления потери доли рынка.
• Создавайте креативные, запоминающиеся и узнаваемые рекламные объявления для использования в печатной, теле- и радиорекламе.
• Определите, какие публикации и вещательные СМИ лучше всего добьются необходимых результатов. (и др.)

Мы считаем, что организованный и тщательный подход, изложенный в этом концептуальном документе, позволит вашей компании добиться увеличения доли рынка, а также вернуться к национальному и международному признанию. Дж. Ливингстон Сигал, Инк.готов служить вам.

РЕСУРСЫ [наверх]

Книги

Убедительные бизнес-предложения: написание для привлечения клиентов, клиентов и контрактов Том Сант. (AMACOM, 1992).

Выигрышные предложения: написание для получения результатов , 2-е изд. Автор: H.Y. Таммемаги. (Самоконсультация, 1999).

Руководство консультанта по написанию предложений: как удовлетворить ваших клиентов и удвоить свой доход , 3-е изд. пользователя Herman Holtz.(Wiley, 1998).

Профессиональные торговые ассоциации

Американская ассоциация менеджмента

Американская маркетинговая ассоциация

Прочие источники

Местные отделения Ассоциации малого бизнеса США (SBA)

Служба поддержки вышедших на пенсию руководителей (SCORE)

Центры развития малого бизнеса (SBDC)

О писателе — Феличе Филип Верреккья — отмеченный наградами писатель / продюсер / режиссер, живущий в Южном округе Честер, штат Пенсильвания.В дополнение к плотному графику написания статей он выполняет требования для получения степени доктора философии. в трансперсональной психологии.

---

Все права защищены. Текст этой публикации или любая ее часть не могут быть воспроизведены каким-либо образом без письменного разрешения издателя.

Как написать письмо с предложением, которое привлекает внимание и закрывает продажи

«Больше писем никто не пишет».

Это обычное наблюдение, которое слышали от бабушек всего мира.И хотя нельзя отрицать, что письма уступили место голосовой почте, электронной почте и текстовым сообщениям, одно остается важным для тех из нас, кто ведет собственный бизнес:

Письма-предложения.

Большинство из нас тратит большую часть своего времени на составление самих предложений. Но в некоторых ситуациях нам нужно сделать немного больше. Краткое сопроводительное письмо с изложением предложения ожидается некоторыми потенциальными клиентами и многие оценят его.

К сожалению, очень заманчиво просто скинуть это сопроводительное письмо в спешке.Мы тратим кропотливые часы на то, чтобы составить правильное предложение … но в конечном итоге упускаем прекрасную возможность наладить немедленную связь с потенциальным клиентом.

Давайте разберемся, что такое письма-предложения, когда их следует использовать и как сделать их максимально простыми и эффективными!

Что это такое?

Термин «письмо с предложением» на самом деле имеет несколько значений. Может быть немного запутанно разбираться в концепции, не зная, к какой интерпретации имеют в виду люди.

Вот две наиболее распространенные версии:

1. Краткое сопроводительное письмо, которое служит официальным знакомством с потенциальным клиентом. Это письмо показывает читателю, что вы понимаете его потребности, выделяет несколько ключевых отличительных черт, почему вы лучший выбор для их удовлетворения, и, надеюсь, заинтригует читателя достаточно, чтобы прочитать ваше предложение полностью.
2. Письмо, которое действует как само предложение. Вы увидите это чаще всего с небольшими проектами и более неформальными клиентами.

Сегодня я сосредоточусь на первой интерпретации .Эти письма должны сопровождать стандартное предложение, подобное тем, которые мы раздаем в нашей библиотеке шаблонов предложений, и их можно быстро создать с помощью программного обеспечения для предложений Bidsketch.

Письмо с предложением — это не просто краткое изложение вашего полного предложения. Это убедительный вводный документ, призванный заинтриговать читателя достаточно, чтобы узнать больше.

Как насчет некоторых примеров?

Самый простой способ понять, как работает письмо с предложением, — это увидеть некоторые из них в действии.

Вот пример письма с предложением из книги консультанта и эксперта по предложениям Тома Сэнта Убедительные деловые предложения :

Уважаемый г-н Тейлор:

Прилагаемое предложение является ответом на ваш запрос на аудит следующих объектов:

• Центр реабилитационной медицины Patriot в Сан-Луис-Обиспо, Калифорния

• Городская больница Феникс в Фениксе, Аризона

• оздоровительный центр Moreno Valley в Саннимиде, Калифорния

• Медицинский центр Playa Vista в Лос-Анджелесе, Калифорния

Наше предложение удовлетворяет вашу потребность в тщательном аудите всех четырех операций, но мы также пошли еще дальше, приняв во внимание ваши более широкие цели.Мы разработали общий план, который поможет вам собрать необходимые данные для финансового оздоровления недвижимости и защиты стоимости ваших инвестиций. Мы также обрисовали в общих чертах наши услуги на тот случай, если одно или несколько из этих свойств не могут стать прибыльными и должны быть проданы или ликвидированы.

Мы рекомендуем проводить аудит в рамках партнерства между нами через нашу штаб-квартиру в Лос-Анджелесе, Калифорния, где у нас есть большой опыт в области аудита недвижимости, и Джеймсом Дж.Harrison, CPA, & Company, фирма с офисами в Фениксе, штат Аризона, с признанным опытом в поддержке отрасли здравоохранения. Это партнерство обладает уникальной квалификацией для проведения аудита и предоставления дополнительных услуг, которые могут потребоваться.

Мы привносим ряд явных преимуществ в процесс проведения вашего аудита:

1. Как компании среднего размера, мы обладаем гибкостью и оперативностью, чтобы соблюдать все сроки, особенно те, которые устанавливаются третьими сторонами и регулирующими органами.Мы предлагаем вам уровень обслуживания и приверженность, которые национальные фирмы сохраняют для своих крупнейших клиентов.
2. В то же время у нас есть ресурсы, специализированные знания и опыт для быстрого проведения комплексных аудитов учреждений длительного ухода.
3. Старшие партнеры обеих фирм будут лично участвовать в проведении ваших проверок.
4. Мы предоставляем услуги высочайшего качества по выгодной цене.

Мы стремимся провести все четыре аудита, потому что важно составить полную картину финансового положения всех четырех предприятий.Кроме того, проведя все четыре аудита, мы можем сэкономить вам деньги. По этим причинам наши фирмы отказались бы участвовать в раздельном или частичном присуждении контракта.

Мы будем рады работать с вами над этим проектом. Можем ли мы назначить время, чтобы представить наше предложение всей управленческой команде?

С уважением,

Дональд Миллер, CPA

Вот еще одна из превосходной книги Алана Вайса «Консультационные предложения на миллионов долларов» :

Уайл Э. Койот

Вице-президент, Predation

Acme Co., Inc.

85 Каньон Др.

Notsocarefree, AZ 88901

Уважаемый Wile,

Как и обещал, я приложил два экземпляра предложения, отражающих наши договоренности, достигнутые вчера в вашем офисе. Сегодня утром я также отправил электронную версию.

Пожалуйста, выберите предпочтительный вариант, условия оплаты и верните одну из подписанных мною копий в прилагаемом конверте FedEx. Я также приложил различные счета-фактуры на случай, если это поможет в процессе.

Я готов начать в течение недели после вашего принятия, как уже обсуждалось.

Обратите внимание, что это предложение защищено авторским правом и содержит мою интеллектуальную собственность. Он не может быть передан кому-либо за пределами вашей организации по любой причине без моего явного согласия.

Я позвоню вам в пятницу в 10 часов утра по договоренности, если я не получу известие от вас раньше, чтобы узнать, какой выбор вы сделали. Если вы хотите немедленно начать телефонное «рукопожатие», я буду рад помочь вам.

Спасибо за возможность работать с вами над этим важным проектом.

С уважением,

Алан Вайс, PhD

И, наконец, еще одно письмо с предложением от Kurzweil Education Systems. Хотя контекст другой (запрос гранта), цели идентичны:

Уважаемая г-жа Этуотер,

Средняя школа Орчард рада представить это предложение на ваше рассмотрение. Мы с нетерпением ждем возможности сотрудничать с вами, чтобы предоставить нашим учащимся с плохими навыками чтения программу чтения под названием «Читай, чтобы добиться успеха»! В средней школе Орчард учатся более 50 учеников из группы риска, чья успеваемость по чтению как минимум на два года ниже их текущего уровня.Цель Read to Succeed! Программа призвана помочь всем учащимся с плохими навыками чтения научиться читать на уровне своего класса и повысить скорость чтения, понимание прочитанного и продолжительность чтения.

В течение последнего года мы проводили пилотную программу Read to Succeed! программа с небольшой группой учащихся с плохими навыками чтения, и были замечены значительные улучшения, когда большинство учащихся повысили свои навыки чтения на один-два уровня обучения. Чтение к успеху! Программа предоставляет студентам доступ к вспомогательным системам чтения, наряду с обучением классных учителей и специалистов по чтению.

Мы добились ощутимого успеха и теперь стремимся расширить нашу программу Read to Succeed! программа для удовлетворения потребностей всех учащихся из группы риска в средней школе Orchard. В нашем предложении запрашивается финансирование в размере 16 504 долларов США на приобретение программного обеспечения, оборудования и обучения, необходимых для оснащения ресурсной комнаты средней школы Орчарда пятью вспомогательными системами чтения, каждая из которых включает компьютер, сканер и вспомогательное программное обеспечение для чтения.

Мы ценим, что ABC Foundation проявляет интерес к помощи нашим ученикам в развитии навыков чтения с помощью нашей новой программы чтения! Пожалуйста, позвоните мне по телефону 703-555-1212 x342, если вам потребуется дополнительная информация или возникнут вопросы по этому предложению.

Спасибо,

Дженнифер Хазелтон

Координатор специального образования

Когда вы используете письма с предложениями?

Изображение предоставлено: jackmac34

Вам не нужны письма с предложениями для каждого проекта, который вы пытаетесь реализовать. Многое зависит от масштабов проекта и характера клиента .

Крупный корпоративный клиент с обширным проектом с большей вероятностью ожидает письма с предложением, чем небольшой проект от нового стартапа.

Крупные корпоративные клиенты привыкли видеть сопроводительные письма в сообщениях и служебных записках внутри офиса, поскольку там больше бюрократии и четко определенная корпоративная иерархия. Весь процесс немного более формальный.

Вам не нужны письма с предложениями для небольших вакансий, хотя вы можете включить их, если хотите. Как вы увидите через секунду, они не занимают много времени и, если все сделано правильно, могут быть убедительными торговыми документами. Они также могут добавить приятный индивидуальный подход.

Некоторые компании пропускают сопроводительное письмо и вместо этого выбирают персонализированное благодарственное письмо в конце своих предложений.Это довольно необычно, но это хороший способ показать клиенту, что вы цените возможность, с личным подходом.

Краткое содержание, предложения и письма с предложениями

Изображение предоставлено: встряхивание

Если вы знакомы с подачей предложений для крупных проектов и клиентов, вам может быть интересно, что отличает письмо с предложением от резюме. Как все сочетается?

Самая большая разница между ними заключается в назначении .С полными предложениями цель проста: передать ключевую информацию, необходимую, чтобы убедить клиента выбрать вас для выступления.

Исполнительное резюме — это, по сути, сокращенная, менее подробная версия этого предложения. Идея состоит в том, чтобы дать возможность занятому руководителю высшего звена быстро просмотреть его и получить необходимые заверения, чтобы передать его своим подчиненным, которые подробно рассмотрят предложение.

Вскоре у нас будет целая статья о резюме, так что следите за обновлениями!

Письмо с предложением, с другой стороны, предназначено для того, чтобы представиться, быстро показать клиенту, что вы понимаете его потребности, и кратко упомянуть несколько вещей, которые делают вас идеальным выбором.Цель — произвести хорошее впечатление. Не нужно упорно продавать или вдаваться в подробности. Все, что вам нужно сделать, это заинтриговать читателя настолько, чтобы он обратился к полному предложению.

Эти документы также имеют разную длину . Хотя по-настоящему масштабные проекты (с участием оборонных подрядчиков, компаний из списка Fortune 500 и т. Д.) Могут иметь предложения объемом в сотни страниц, наше исследование более 25 000 предложений показало, что идеальным вариантом будет около пяти.

Это хорошая база для малых и средних проектов.Краткое изложение, которое вам действительно нужно только для крупных проектов, — это лишь часть полного предложения. Несколько страниц идеально. Письмо с предложением должно быть еще короче — не более одной страницы для достижения наилучших результатов.

Конструктивно эти документы на самом деле очень похожи на . Разница заключается в уровне детализации. Как вы увидите ниже, письмо с предложением хорошо сочетается с полным предложением (выявить потребности клиента, порекомендовать решение, представить преимущества и дать ему простой способ действовать).

Эта структура делает всех ваших документов убедительными. Следуйте ему, и вы сможете обращаться к людям независимо от того, сколько (или мало) из вашего пакета предложений они читают.

Как написать письмо с предложением за 5 простых шагов

Изображение предоставлено: asi24

Как каждый клиент уникален, так и каждое письмо с предложением.

С учетом сказанного, вы можете избавить себя от множества неприятностей, приняв структуру убеждения, которая хорошо работает в любой ситуации.Как только вы поймете ключевые элементы и то, как их расположить, нужно заполнить пробелы, чтобы адаптировать каждую букву к клиенту.

Том Сант рассказывает, как написать эффективное письмо с предложением за пять простых шагов:

Шаг 1. Определите основные бизнес-потребности клиента

Сильное письмо-предложение начинается с темы, о которой потенциальный клиент уже думает: потребностей его бизнеса. Что не дает им спать по ночам? Что их беспокоит? Почему они вообще запрашивают предложения?

Если вы ведете с этой информацией, вам кажется, что вы присоединяетесь к разговору, который они уже ведут в своей голове.Нет лучшего способа заставить потенциального клиента почувствовать себя понятым.

Это больше, чем просто повторение спецификаций проекта из RFP. Кому-то может понадобиться, например, новый дизайн веб-сайта, но это лишь поверхностные требования.

Отсутствие блестящего нового веб-сайта ни у кого не вызывает недосыпание. Но постепенное сокращение их клиентской базы или потеря доли рынка — более глубокие последствия для бизнеса — безусловно, могут.

Вам, возможно, придется немного покопаться, чтобы обнаружить проблемную точку бизнеса под поверхностным проектом.Но если вы сделаете это и поделитесь этим с клиентом, вы сразу же выделите себя среди конкурентов, которые просто повторяют спецификации проекта без более глубоких размышлений.

Параграф с обоснованным описанием потребностей может выглядеть примерно так:

Прилагаемое предложение является ответом на ваш запрос на изменение дизайна вашего веб-сайта. Мы понимаем, что вы хотели бы объединить несколько веб-сайтов после слияния с компанией Acme. Задача состоит в том, чтобы объединить две отдельные клиентские базы, при этом приучить их к новому бренду и убедить их, что качество их услуг не снизится.

Шаг 2. Предложите решение для удовлетворения этих потребностей

После того, как вы определите болевые точки клиента, пора наметить рекомендуемое решение.

Используйте этот абзац, чтобы дать читателю широкий обзор благоприятных результатов, которых они ждут. Опять же, эти результаты не соответствуют требованиям к уровню поверхности, изложенным в RFP.

Никто не будет платить серьезные деньги только за новый крутой сайт; они платят, потому что хотят того, что новый веб-сайт может предложить их бизнесу (больше клиентов, продаж, узнаваемости бренда и т. д.)

Оставьте подробные детали для своего полного предложения, но используйте этот абзац, чтобы определить решение и связать его с ощутимыми преимуществами для бизнеса.

Параграф хорошего решения может выглядеть так:

Мы рекомендуем активизировать цифровое присутствие, которое использует сильные стороны обоих веб-сайтов под одним баннером. Наше предложение включает план по запуску нового бренда в течение девяти месяцев. Этот план включает в себя веб-сайт, адаптированный для мобильных устройств, обновленный магазин электронной коммерции и форум сообщества, где клиенты могут получить техническую поддержку.

Шаг 3. Объясните свой основной подход

После того, как вы описали, как выглядит ваше решение, уделите минуту , чтобы объяснить, как вы его разместите. Помните, что письма-предложения наиболее полезны для больших и сложных проектов. Есть много движущихся частей; Хорошая идея — дать клиентам представление о том, как будут развиваться дела.

Рекомендуемое вами решение, вероятно, состоит из набора услуг, которые, если их выполнять вместе, приводят к решению.Используйте этот абзац, чтобы выделить основные задействованные услуги и описать, что и когда произойдет.

Хороший пример может выглядеть так:

Наш процесс начинается со стартовой встречи между нашими стратегами и ключевыми участниками цифрового маркетинга из вашей команды. Определившись с видением редизайна, мы разработаем несколько каркасных версий, из которых вы сможете выбрать. Мы учтем ваши отзывы о еженедельных телефонных встречах, когда доработаем дизайн-победитель.

Шаг 4.Назовите несколько ваших самых важных отличий

Почему клиент должен нанять вас, а не кого-либо еще?

Понимание их потребностей и рекомендация правильного решения поможет вам далеко, но именно уникальная ценность, которую вы привносите в проект, действительно скрепляет сделку.

В вашем полном предложении это подробно изложено. Используйте письмо с предложением, чтобы выделить лишь несколько из наиболее важных факторов, которые делают вас идеальным выбором для работы.

Поскольку это, как правило, более длинный абзац, вы можете разбить каждый фактор с помощью маркированного списка, чтобы упростить чтение.

Продолжая пример веб-дизайна, хороший пример может выглядеть так:

Мы привносим явные преимущества в процесс обработки вашего редизайна:

• Уникальность нашего процесса состоит в том, что наши специалисты по маркетингу тесно сотрудничают с дизайнерами. Это гарантирует, что новый веб-сайт будет красивым, функциональным и станет мощным инструментом для развития бизнеса.
• Наши консультанты имеют большой опыт работы в сфере коммуникаций и переработали веб-сайт компании Beta после их слияния с компанией Delta.
• Мы также находимся в Лос-Анджелесе, что позволяет нашим старшим консультантам тесно сотрудничать с вашей командой и оказывать постоянную поддержку после запуска.

Шаг 5. Завершите призывом к действию

Представьте себе такую ​​ситуацию. Занятый, перегруженный руководитель, который работает на клиента вашей мечты, читает ваше письмо с предложением и ему это нравится. Он или она делает мысленную пометку, чтобы ответить позже, но поступает срочный звонок, и ваше предложение откладывается.

«Позже» никогда не наступает; заинтересованная перспектива забывает о вас, потому что вы потерялись в перемешивании!

Короткий призыв к действию помогает избежать таких ситуаций.Предложите читателю простое действие, которое он может предпринять, если он хочет продолжить. Еще лучше: дайте им эту возможность и предупредите о том, как и когда вы будете следить за ними.

Вот пример хорошего призыва к действию:

После того, как вы ознакомитесь с прилагаемым предложением, подпишите договор в электронном виде, если хотите действовать как есть. Я позвоню вам в пятницу, чтобы обсудить любые вопросы, которые могут у вас возникнуть.

Видите, как это работает? Даже если заинтересованный потенциальный клиент забывает следить, взяв дело в свои руки, вы получите еще один шанс получить выступление.

Чтобы повторить процесс от начала до конца:

1. Представьтесь, определив ключевые потребности клиентов
2. Порекомендуйте решение для их устранения
3. Объясните свой основной процесс
4. Назовите несколько ключевых отличий
5. Завершите с помощью следующих шагов / призыв к действию
6. (Редактировать и корректировать)

Несколько советов, которые сделают ваши письма с предложениями еще более эффективными

Изображение предоставлено: StockSnap

Если вы будете следовать приведенной выше схеме, вы сможете быть замеченным и заинтриговать читателя достаточно, чтобы узнать больше.И все это в пределах одной страницы.

Большое предостережение: если клиент хочет чего-то другого, его рекомендации важнее всего. Если они указывают, какую информацию включать или опускать в письме с предложением, неукоснительно следуйте их руководящим принципам. Как вы можете убедить их, что понимаете их потребности, если вы не можете следовать даже элементарным инструкциям?

Вы могли заметить, чего не хватает: стоимость . Почти в каждой ситуации указывать сумму в долларах в письме с предложением является ошибкой.Это просто дает занятым руководителям — людям, у которых не было времени прочитать ваше предложение и полностью осознавать ценность, которую вы можете принести, — легкий повод отклонить вас.

Если они заметят высокую цифру на первой странице, ваша посылка может оказаться в мусорном ведре до того, как вы получите хороший шанс. Единственным исключением может быть случай, когда клиент специально запрашивает об этом . Или если выгодная цена — ваше конкурентное преимущество.

Не забудьте отформатировать . Ключевые слова, которые вы используете, и их структура.Но презентация не менее важна. Письмо, отправленное с заголовком компании и бланком, говорит о профессионализме. И обязательно обращайтесь к получателю официально. На этом веб-сайте есть отличный пример формата делового письма.

Наконец, вспомните свою цель . Сделайте свое письмо с предложением коротким и сфокусированным на клиенте. Не поддавайтесь искушению постоянно рассказывать о себе, своей квалификации или опыте. Забудьте о продаже клиента при найме вас после того, как прочтете письмо в одиночестве.Давление намного ниже. Просто переведите их на следующую страницу.

Произведите незабываемое первое впечатление

Написание письма с предложением может показаться затруднительным. Особенно после того, как вы тщательно продумали предложение и думаете, что уже закончили.

Но это не обязательно. Если вы будете следовать простой схеме, описанной выше, вы произведете незабываемое впечатление на крупных клиентов с обширными (и прибыльными) проектами. Не упустите возможность выделиться из общей массы.

Вы используете письма с предложениями? Вы заметили, как они повлияли на привлечение клиентов? Оставьте комментарий ниже и дайте мне знать!

Как написать простое предложение по проекту

Предложение — это документ, который облегчает профессиональные отношения между организацией и внешними участниками. Как правило, проектное предложение является исходной основой для определения концепции проекта и включает в себя то, что вы хотите достичь, объяснение целей и планы по их достижению.Обычно проектное предложение включает список действий или задач, которые будут связаны с проектом, иллюстрируют важность этой конкретной идеи проекта и объясняют происхождение этого проекта.

Предложение — это также маркетинговый документ, который запускает отношения между организацией и внешними заинтересованными сторонами проекта. Создание предложения позволяет организации создать формальную логическую презентацию для внешнего работника или донора проекта. Предложения обычно составляются на одной из ранних стадий вашего проекта (до того, как будут составлены подробные планы и выделены ресурсы).Поэтому оценки времени и бюджета часто в лучшем случае являются приблизительными.

Зачем вам проектное предложение?

Прежде всего, требуется предложение, чтобы получить поддержку руководства для нового проекта, программы или услуги в вашей организации. Во-вторых, он используется, чтобы заставить всех в команде думать об одних и тех же целях и приоритетах. Наконец, он служит для организации способом узнать, когда им нужно принимать новые решения о найме или корректировке бюджета. Успешные организации детализируют свои проектные предложения и участвуют в планировании проекта, прежде чем искать бюджет или поддержку со стороны руководства.

Каковы преимущества четкого проектного предложения?

Четкие предложения доказывают жизнеспособность проекта или программы.

Повышение ясности в отношении требований и дорожной карты проекта.

Структура и организация устанавливаются заранее, что снижает вероятность перекоса.

Успешные предложения приводят к утвержденным бюджетам и финансовой поддержке роста организации и тиражирования проектов.

Предложения играют неотъемлемую часть в росте организации, помогая в утверждении бюджета и принятии новых клиентов.

Обращение к заинтересованным сторонам и создание альянсов повышает доверие и известность в сообществе в целом.

Заблаговременное детальное описание методов и инструментов измерения вашего проекта обеспечивает подотчетность на каждом этапе вашей работы.

Интеграция написания грантов в повседневную работу превращает предложения в полезные документы по планированию и подробные шаблоны для реализации проекта.

Какие бывают типы проектных предложений?

Официально запрошенное проектное предложение создается в ответ на официальный запрос нового предложения.В этом случае документ запроса предложения (RFP) используется для описания требований и конкретных потребностей клиента. Официально запрошенное предложение — это структурированный и конкретный ответ на указанный RFP. Наличие RFP упрощает весь процесс предложения. Поскольку подробности изложены, планирование проекта может предотвратить недоразумения или недостаток информации, которые в дальнейшем могут вызвать осложнения.

Неформально запрошенное предложение не требует запроса предложения. То есть не требуется специального документа для определения требований клиентов или аудитории.Это начальная приблизительная отправная точка при предложении жизнеспособности проекта. Основное различие между формальным и неформальным проектным предложением — это количество деталей, участвующих в планировании. В неофициальных предложениях отсутствуют подробные детали проекта, такие как цели, результаты и методы. Неформально запрошенное проектное предложение можно понимать как запрос предложения, в котором отсутствует конкретика.

Незапрошенные предложения по проекту можно сравнить с холодным звонком — никто не просил и не ожидал его получить, но если аудитория сможет понять предложение, оно может оказаться чрезвычайно ценным.Незапрошенное предложение обычно формируется из более специальных мероприятий, таких как момент «ага» или полезный разговор с клиентом. Незапрошенные предложения могут быть сложнее всего для написания, так как вам придется приложить дополнительные усилия, чтобы убедить аудиторию в жизнеспособности проекта. Часто эти предложения требуют тщательного изучения и максимальной тонкости, поскольку аудитория даже не подозревает о том, что это предложение идет им навстречу.

Предложения по продолжающимся проектам, по сути, являются обновлением или напоминанием о текущих и уже утвержденных проектах.Этот тип предложения является наиболее простым в построении, поскольку он является продолжением уже существующей документации. Предложение о продолжении можно рассматривать как встречу с аудиторией, чтобы убедиться, что для следующего этапа предоставлены правильные средства, а также как обсуждение прогресса и учет любых изменений перед тем, как двигаться дальше.

Предложение по проекту обновления требуется, когда текущий проект был прекращен или ресурсы и поддержка, лежащие в основе такого проекта, больше не могут быть использованы. Это предложение больше о том, чтобы доказать, что окупаемость инвестиций больше, чем деньги, потраченные на ресурсы, чтобы проект можно было начать заново.

Дополнительное проектное предложение требуется, когда для завершения проекта требуется больше ресурсов, чем было первоначально предложено. Основная цель дополнительного предложения — доказать ценность добавления ресурсов и обновить аудиторию графиком, основанным на этом новом плане. Часто дополнительное предложение требуется, когда первоначальный объем проекта превышает первоначальные ожидания. Его можно рассматривать как продолжение исходного документа предложения.

Чем НЕ является проектное предложение

Проектное предложение не является контрактом.Его легко спутать с коммерческим предложением (документом, в котором изложены юридические термины). Клиенты или спонсоры просто подписывают проектное предложение, чтобы одобрить его содержание. После подписания и утверждения проектного предложения бизнес начинает составлять контракт в дополнение к таким элементам, как устав проекта и план проекта.

Как написать проектное предложение

После рассмотрения того, какой тип предложения лучше всего подходит для вас и вашего проекта, пора приступить к планированию вашего документа.

Крайне важно помнить, что, независимо от типа предложения, вам всегда нужно устанавливать следующие флажки при запуске документа предложения.

• Определите свою аудиторию.
• Определите проблему, решаемую вашим предложением.
• Изучите текущее состояние проблемы и возможные решения.
• Заблаговременно определите, какое влияние этот проект окажет на успех компании.
• Установите график и определите тип и количество требуемых ресурсов.
• Начните обрисовывать свой документ предложения.

Образец описания проекта предложения

Этот раздел предназначен для предоставления общей картины проекта, а также наиболее важных деталей проекта.

Включите в этот раздел следующее:

• Название организации
• Название проекта
• Краткое изложение проекта
• Сроки проекта
• Подготовлено
• Приложенная документация
• Контакты проекта (любые лица, участвующие в проекте)

Цель этого раздела — представить причины для выполнения этого проекта, а также указать все цели.В частности, в этом разделе очень важно писать кратко и ясно. Некоторые профессионалы проекта даже предлагают писать резюме проекта в последнюю очередь.

Прежде чем вы начнете писать, вы должны быть в состоянии ответить на следующие вопросы.

• Почему вы занимаетесь этим проектом?
• Что ты будешь делать?
• Как вы это будете делать?
• Кто это будет делать?
• Где это будет делать?
• Сколько времени это займет?
• Сколько это будет стоить?
• История проекта В этом разделе предложения требуется несколько кратких предложений, поясняющих проблему, которую решает ваше предложение.Здесь очень важно объяснить текущее состояние проблемы и почему ваша аудитория должна заботиться о ее решении. Не забудьте включить ссылки и статистику в этот раздел. Лучше всего держать его не более 1 страницы.
• Цели проекта Используйте этот раздел предложения, чтобы явно перечислить цели, которых пытается достичь проект.

Раздел предложения о методологии проекта — это то место, где вы детализируете план того, как будут достигнуты цели, упомянутые в предыдущем разделе.Это первый раздел предложения, в котором подробно описан порядок действий по устранению проблемы, и он призван доказать, что для этого решения было проведено соответствующее исследование. Для начала обрисуйте используемую методологию, целевую аудиторию и определите процесс достижения ваших целей.

Этот раздел обычно разбивается на три части

• Сводка подхода к проекту Используйте несколько предложений, чтобы описать общий подход к проекту.Это включает в себя то, как будет организована команда, какие инструменты будут использоваться и как будут учитываться изменения во время выполнения.
• Распределение задач и оценка времени Это раздел предложения, где представлен подробный график проекта. Для начала составьте список задач, которые требуются для проекта, а также примерное количество часов, необходимых для выполнения каждой из них. Оттуда вы можете взглянуть на свой пул ресурсов и соответствующим образом распределить свою команду. Цель этого раздела — определить время и шаги, которые потребуются для достижения решения, а также ресурсы, задействованные в каждом разделе.Здесь вы начинаете видеть, как идеи превращаются в действия. Предложение по проекту часто включает диаграмму Ганта с указанием ресурсов, задач и сроков.
• Результаты проекта Здесь вы перечисляете все результаты, которые вы ожидаете увидеть после закрытия проекта. Например, это могут быть продукты, информация или отчеты, которые вы планируете доставить клиенту. Убедитесь, что каждому результату соответствует предполагаемая дата доставки.

Этот раздел посвящен управлению изменениями во время выполнения проекта.Клиенты знают, что предложение редко охватывает все, что требуется для реализации данного проекта, поэтому необходимы методы управления изменениями. Определите, как вы будете отслеживать успех проекта на протяжении всего его жизненного цикла, чтобы показать клиентам, что, когда и если произойдут изменения, проект не пойдет наперекосяк.

Этот раздел разбит на две части

• План управления рисками Подробный план действий по минимизации вероятности риска или изменений в течение жизненного цикла проекта.
• Реестр рисков Построчный список рисков и потенциальных контрмеров, которые будут использоваться для противодействия этим рискам.

Данный раздел посвящен оценке общей стоимости предлагаемого проекта.

Этот раздел разбит на три основные части

• Бюджет проекта Это должен быть подробный бюджет по статьям, разбитый по различным категориям проектов, таким как командировки, заработная плата или материалы. Убедитесь, что все накладные или косвенные расходы также включены в бюджет.
• Описание бюджета Это краткий список комментариев к бюджету, если необходимы какие-либо дополнительные разъяснения или обоснования.
• Дополнительная финансовая отчетность Для некоторых проектов, в зависимости от сложности, потребуются дополнительные финансовые отчеты, такие как отчет о прибылях и убытках, налоговая декларация или источники финансирования.

Заключительный раздел проектного предложения предназначен для краткого обзора всех уже обсужденных вопросов. Это ваш последний шанс завоевать доверие аудитории, поэтому убедитесь, что вы включили наиболее важные доказательства для получения одобрения.Это также последний момент, чтобы доказать, что вы должным образом изучили все решения и предложенный вами метод лучше всего подходит для бизнеса.

Этот раздел посвящен любым дополнительным диаграммам, графикам, изображениям или отчетам, которые были процитированы в предложении. Часто ссылочные материалы попадают в приложение, поскольку они не входят в основной текст предложения.

Последние мысли

• Для эффективной презентации сначала определите тип предложения по проекту.
• Убедитесь, что ваше предложение нацелено на вашу аудиторию и четко определяет проблемы, которые оно решит.
• Следуйте семи разделам предложения, чтобы более эффективно убедить вашу аудиторию.

Готовы начать реализовывать проекты более предсказуемо и прибыльно? Узнайте, почему современные организации, предоставляющие профессиональные услуги, выбирают Mavenlink для управления проектами.