Образец ответа на коммерческое предложение

Коммерческая деятельность основывается на сотрудничестве между отдельными предприятиями, организациями. Запрос на реализацию взаимовыгодных мероприятий оформляют в виде коммерческого предложения. Следует рассмотреть образец ответа на коммерческое предложение и правила заполнения этого документа.

Общие сведения

Под коммерческим предложением (КП) понимается документ, который содержит информацию о предлагаемом товаре или услуге. Также КП содержит побуждение к конкретным видам деятельности, которые позволят в дальнейшем получать прибыль. Документ должен иметь четкую структуру.

Функции и цели

Как правило, предложения рассылаются для увеличения числа клиентов. Еще одна сфера применения – поиск компаний-партнеров, инвесторов, спонсоров. КП направляют фирмам, отдельным предпринимателям, представителям организаций.

С помощью данного маркетингового инструмента:

• Осуществляется продвижение конкретной услуги либо товара;
• Увеличивается популярность торговой марки, бренда;
• Формируется имидж предприятия перед клиентами, инвесторами, спонсорами;
• Расширяется клиентская база;
• Ведется поиск каналов сбыта продукции;
• Формируются целевые аудитории для отдельных групп товаров, услуг.

Коммерческие предложения выполняют широкий спектр функций. Поэтому любой предприниматель может столкнуться с подобным предложением.

Виды предложений

В маркетинге выделяют несколько видов КП. Они отличаются многими критериями и характеристиками, в том числе методами рассылки и содержанием.

Таблица 1. Виды КП.

Наименование	Описание
Холодные	Предназначены для клиентов, не знакомых с продуктом либо услугой. Обычно рассылаются по почте. Содержат информацию о самом продукте, а также элементы, побуждающие к конкретным действиям.
Горячие	Направляются клиентам, которые уже ознакомлены с продуктом, услугой и производителем. Письмо способствует принятию клиентом определенного решения.
Публичные	Применяется в сфере продаж, в особенности в интернете. Содержат информацию о продукте, его стоимости. Применяется в отношении неограниченного числа лиц.

Такие виды КП являются наиболее распространенными. Получив такое сообщение, каждый задумывается об ответе. В данном вопросе необходимо учитывать несколько важных правил.

Правила составления деловых писем:

Когда требуется ответ

Вопрос о том, нужно ли отвечать на предложение, актуален. Необходимость ответа зависит от нескольких факторов. Первоочередное значение имеет заинтересованность получателя. Если товар или услуга заинтересовала клиента, ему следует направить ответное письмо. Допускается оформление письменного отказа.

Часто сообщения носят холодный характер и рассылаются массово без учета потребности клиента. Холодные письма, в соответствии с деловым этикетом, можно оставлять без ответа.

Ответ в устной форме

Коммерческие предложения могут поступать в устной форме. В этих ситуациях, как правило, ожидают скорейшего ответа.

Среди наиболее распространенных вариантов:

• Предложение о трудоустройстве, участии в проектах;
• Презентации товаров по телефону;
• Посещение представителей производителя;
• Уличные рекламные акции.

В данном случае необходимо вежливо принять или отказаться от КП. Можно указать причины отказа или другим способом дать понять, что конкретный товар или услуга не интересует. Рекомендуется поблагодарить за внимание и сообщить о возможном сотрудничестве в будущем.

Письменные ответы

Такой вариант более распространен, так как КП оформляют чаще всего именно в письменном виде. В данном случае составляют письмо-ответ на предложение.

Особенности написания:

• Сообщение пишут в официально-деловом стиле;
• Адресата обязательно нужно поблагодарить за полученное КП;
• Указываются сведения о том, что информация о товаре и услуге изучена;
• Выражается отказ или согласие на последующее сотрудничество.

Ответы пишут в виде электронного письма. Если же КП поступило по обычной почте, рекомендуется отправить ответ на фирменном бланке предприятия.

Рекомендации при написании

Лучший способ правильно составить ответ – использовать тот же стиль написания, в котором оформлено предложение.

Допускается использование аналогичной лексики, терминологии, языковых оборотов, последовательности изложения. Такой вариант допускается только в том случае, если автор не совершил грубые ошибки.

Структура и содержание

Конкретных требований к содержанию и структуре письменного ответа не предъявляется. Оно может составляться в свободной форме и состоять из нескольких фраз. Сообщение с положительным ответом должно быть максимально подробным. Если пишется отрицательный ответ, его нужно обосновать.

Основными элементами сообщения выступают:

• Обращение к адресату;
• Благодарность за внимание;
• Отметка о том, что предложение получено и рассмотрено;
• Основная мысль – положительный либо отрицательный ответ на КП;
• Обоснования и причины;
• Дополнительные идеи, условия, пожелания.

В письме можно указывать контактные данные, реквизиты предприятия. В случае отказа рекомендуется кратко выразить сочувствие. Можно включить конкретный перечень недостатков, из-за которых КП было отвергнуто.

Стиль ответа

Ответное письмо должно носить официальный характер. Его содержание должно полностью соответствовать этическим нормам и быть исключительно вежливым, даже если само предложение не соответствует этим требованиям.

Что учитывать при написании:

• То, что написано в сообщении, не должно задеть, обидеть либо оскорбить получателя;
• К получателю следует обращаться в вежливой и уважительной манере;
• Не следует включать в текст сложные умозаключения;
• Письмо должно содержать только те сведения, которые напрямую относятся к предложению;
• Если после изучения предложения остались вопросы, их нужно задать сразу же;
• Нельзя переходить на личности или высмеивать предложенные товары, услуги;
• При возможности можно направить ответное предложение;
• Письмо не должно содержать ошибки, жаргонизмы, неуместные фразеологизмы, ненормативные выражения.

В отдельных случаях письмо может носить нейтральный характер. Это означает, что клиент не готов согласиться на предложение, но и при этом не хочет отказываться от выгодных сделок. В данных ситуациях рекомендуют писать письма-запросы с просьбой о дополнительной информации по конкретному вопросу.

Слова и фразы в ответных письмах

Письмо следует начинать с обращения к получателю. В данном случае обычно используют слово «Уважаемый», чтобы подчеркнуть значимость и создать положительное впечатление у лица, которое читает сообщение.

В дальнейшем выражают благодарность за предложение. «Мы ознакомились» либо «нами рассмотрено ваше предложение» – это универсальные варианты, позволяющие дать понять о том, что информация принята к сведению.

Основная часть ответа зависит от принятого решения. Отказ обычно начинают с проявления сочувствия. При положительном решении указывается надежда на взаимовыгодное и плодотворное сотрудничество.

В деловой переписке запрещены:

• Бессмысленные вводные конструкции;
• Фразы «Доброго времени суток», «заранее спасибо»;
• Обращения с ошибками;
• Неправильные сокращения;
• Односложные ответы;
• Многочисленные тавтологии;
• Неуместный юмор;
• Метафоры;
• Восклицательные знаки;
• Избыточный канцеляризм.

При отправке посредством электронной почты следует обязательно указывать тему письма. Если сообщение содержит прикрепленные файлы, их перечень нужно указать в тексте.

Распространенные ошибки

Не зная, как правильно составить ответ на предложение, можно совершить множество грубых ошибок. Чтобы не нарушить нормы деловой этики, рекомендуется исключить наиболее распространенные ошибки, которые совершают при оформлении таких сообщений.

Среди них:

• Отсутствие обращения;
• Ответ несколькими словами;
• Неправильное употребление падежей, имен числительных;
• Ошибки при указании фамилий, названий;
• Неправильная структура письма;
• Использование неуместных словоформ;
• Неправильное применение терминов.

Такие ошибки следует исключать в любых видах деловой документации.

Образец написания

Чтобы ознакомиться с содержанием и определить порядок написания ответного сообщения, следует изучить образец. Это также позволит предотвратить возможные ошибки и упростить процесс написания деловых писем.

Ждать ли ответ

После отправки ответа на предложение, ожидать еще одно письмо не нужно. Ответное сообщение требовалось только автору предложения. Исключением являются случаи, когда в ответном письме содержалась просьба о предоставлении дополнительной информации. При положительном решении, автор предложения выйдет на связь с клиентом самостоятельно.

Варианты отправки

Отправлять письмо можно разными способами. Однако при получении делового предложения нужно направлять ответ аналогичным способом. Если предложение получено по электронной почте, то ответное сообщение отправляют также. По обычной почте ответ отправляют заказным письмом, чтобы удостовериться в получении.

Оформлять ответ на коммерческое предложение нетрудно. Для этого требуется знать основные принципы составления официальных писем. Сообщение оформляют в деловом стиле с четким соблюдением структуры. Перед отправкой ответ следует проверить на наличие ошибок и неточностей.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

регламент проведения, образец документа, требования к оформлению и ответу

Одним из обязательных этапов при подготовке технической документации на проведение закупки является определение и обоснование начальной максимальной цены контракта (НМЦК). Она может определяться различными способами, но наибольшей популярностью среди заказчиков пользуется метод сопоставимых рыночных цен.

СодержаниеПоказать

Именно в процессе анализа рынка заказчику требуется запросить коммерческие предложения от потенциальных поставщиков.

Для чего требуется запрос коммерческих предложений

Независимо от того, каким способом будет проводиться закупка, заказчик в обязательном порядке должен привести обоснование начальной максимальной цены контракта. Рассчитанная им цена будет фигурировать во всей документации по закупке: в извещении, в документации по государственному контракту и в разосланных поставщикам приглашениях принять участие в закупке.

Правила определения и обоснования НМЦК приведены в ст. 22 ФЗ-44. Правильная и справедливая цена контракта способствуют эффективному расходованию бюджетных средств и привлечению к торгам надежных заказчиков, а также служит дополнительной гарантией получения качественных товаров.

По ч. 1 ст. 22 ФЗ-44 цена контракта может определяться с учетом метода сопоставимых рыночных цен, затратного, проектно-сметного, тарифного или нормативного метода.

Метод сопоставимых рыночных цен является самым популярным и предполагает анализ рынка поставляемых товаров или услуг. Для того чтобы процедура проведения рыночного анализа была унифицирована и стандартизирована, Минэкономразвития разработало рекомендации №567, содержащие перечень мероприятий, которые нужно провести заказчику для сбора данных.

Согласно указанному документу, заказчик перед проведением закупки должен запросить как минимум три коммерческих предложения.

Если количество ответов, полученных от поставщиков, будет больше, чем три, то при дальнейших расчетах используются те, которые содержат минимальные значения стоимости услуг или товаров.

Коммерческое предложение, которое запрашивается у поставщика, — это документ, подтверждающий стоимость товаров и услуг, предполагаемых к закупке. Все товары и услуги при этом должны соответствовать заявленным характеристикам. Коммерческое предложение, полученное исполнителем, не влечет обязательств по заключению договора.

Регламент проведения запроса ценовой информации (коммерческих предложений)

В целях получения предложений от поставщиков заказчику необходимо подготовить запрос и разослать его поставщикам необходимых товаров и услуг.

Хотя заказчику необходимо получить ответы от 3 поставщиков, лучше изначально отправить запросы большему количеству компаний, так как никто не гарантирует, что все компании ответят (они предоставляют коммерческие предложения по своему усмотрению и закон не принуждает их к этому).

При выборе поставщиков для направления запроса заказчику следует придерживаться рекомендаций п. 3.7.1. Приказа №567. Так, здесь указано, что:

1. Запросы направляются поставщикам, обладающим аналогичным опытом поставок за последние 3 года (это, например, те, с кем ранее работал поставщик).
2. Информация о компании не должна присутствовать в реестре недобросовестных поставщиков.

При формировании и рассылке коммерческих предложений заказчику следует придерживаться следующего алгоритма:

1. Сформировать описание объекта закупки. Это необходимо сделать максимально детально, чтобы получить корректные коммерческие предложения. В запросе следует указать количественные и качественные характеристики закупки, условия поставки (время, место и пр.), которые могут повлиять на цену контракта.
2. Определить потенциальных поставщиков необходимого товара или услуги. В процессе поиска можно пользоваться общедоступными базами данных и каталогами, а также реестром контрактов в ЕИС.
3. Составить официальный запрос на предоставление ценовой информации.
4. Разослать его отобранным на предыдущем этапе поставщикам с помощью электронной почты (или иным способом).
5. Дождаться ответов и провести анализ полученной информации.
6. Рассчитать НМЦК.

Также ФЗ-44 допускает возможность размещения в ЕИС запроса цен от поставщиков, чтобы не заниматься их поиском самостоятельно. При этом в извещении о запросе коммерческих предложений необходимо указать финальную дату, до которой их требуется предоставить.

Заказчик может комбинировать способы получения нужной информации: одновременно направив запросы по почте и разместив данные в ЕИС.

Если же запросы не привели к получению нужной информации, то провести анализ цен можно на основании ранее заключенных контрактов в отношении аналогичной продукции. Для этого можно воспользоваться реестром контрактов из ЕИС.

Стоит отметить, что заказчик не вправе рассматривать для расчета НМЦК предложения, поступившие от анонимных поставщиков, а также те, которые не соответствуют установленным требованиям.

Требования к запросу коммерческого предложения

Требования к запросу на предоставление коммерческого предложения содержится в п. 3.10 Приказа №567. Данный документ должен содержать в себе следующие сведения:

1. Описание объекта закупки, количество предполагаемого к закупке товара, единица измерения (либо объем необходимых услуг и работ).
2. Сведения, позволяющие определять идентичность товаров и услуг, которые предлагаются поставщиками.
3. Условия будущего контракта, который будет заключен на основании государственной закупки, сроки и место поставки товара, величина обеспечения, порядок перечисления платы.
4. Финальная дата предоставления коммерческого предложения.
5. Наименование и реквизиты заказчика.
6. Номер запроса, согласно внутренней системе нумерации.
7. Дата передачи запроса.
8. Наименование и реквизиты поставщика.

Запрос необходимо также сопроводить текстом о том, что коммерческое предложение не обязывает поставщика подписывать контракт. Также нужно прописать, что ответ поставщика должен позволить однозначно определить предложенные товары и услуги, а также сроки действия данного ценового предложения.

Запрос подписывается директором бюджетной организации или ответственным за проведение закупки лицом. Обычно он оформляется на фирменном бланке заказчика. Образец запроса коммерческих предложений можно скачать здесь.

Желательно сопровождать письмо на электронную почту телефонным звонком поставщику, так как письмо может уйти в спам, или на сайте могут быть указаны некорректные сведения.

Можно дополнить текст письма дополнительной фразой, которая бы стимулировала поставщика к предоставлению коммерческого предложения.

Требования к ответу на запрос

Коммерческое предложение оформляется поставщиком в установленные сроки на фирменном бланке организации. В данном документе должны содержаться такие сведения:

1. Реквизиты компании (ИНН, КПП, наименование, фактический и юрадрес).
2. Актуальная стоимость товаров и услуг, в отношении которых формировался запрос.
3. Упоминание о том, что все расходы на доставку, отгрузку и пр. были включены в стоимость закупаемых товаров .
4. Срок действия предоставленного коммерческого предложения.
5. Дата отправки коммерческого предложения и его исходящий номер.

Оно должно быть заверено официальной печатью компании (если такая есть) и подписью руководителя. Стоит отметить, что коммерческие предложения без синей печати поставщики принимают с определенной опаской, так как в рекомендациях указано на необходимость такого заверения полученного предложения.

Поставщику желательно прямо указать в тексте, что коммерческое предложение не является публичной офертой (это означает, что поставщика не могут привлечь на основании него к заключению договора).

Стоит отметить, что коммерческое предложение имеет ограниченный срок действия. Связано это с постоянными изменениями рыночной конъюнктуры, что может потребовать от поставщика изменения ценовой политики. Срок действия цен на предлагаемые товары и услуги определяется поставщиком по своему усмотрению. Обычно в тексте ответа исполнителем указывается дата, до которой предложенные цены считаются действительными.

Если поставщик не пропишет в коммерческом предложении временные рамки, то такое предложение будет признано бессрочным. Но по рекомендациям Минэкономразвития №567 п. 3.14 при расчете НМЦК следует учитывать только те предложения, которые поступили не позднее, чем за полгода до проведения рыночного анализа. Поэтому перед проведением закупки следует всегда запрашивать актуальные предложения от поставщиков.

Только в исключительных случаях заказчику разрешают использовать старые сведения из коммерческих предложений. При этом актуальная стоимость товаров и услуг пересчитывается с учетом поправочного коэффициента (методика расчета приводится в п.

3.18 Приказа №567).

Обычно предложение направляется заказчику на указанную им электронную почту. Но заказчик в запросе вправе прописать иной предпочтительный способ получения предложений от исполнителей. Образец ответа на запрос коммерческих предложений можно скачать здесь.

В Методических рекомендациях указано, что полученные от поставщиков коммерческие предложения подлежат хранению вместе с остальной закупочной документацией. Это могут быть как оригиналы коммерческих предложений, так и снимки экрана, содержащие изображения поступивших предложений и даты их формирования.

Таким образом, запрос рыночных предложений в рамках государственных закупок производится в целях анализа рынка при определении и обосновании НМЦК методом сравнимых рыночных цен. Рекомендации Минэкономразвития №567 содержат перечень информации для формирования запроса коммерческих предложений. Требования к определению НМЦК на основании полученных предложений прописаны в 22 ст. 44-ФЗ. Запрос допускается отправить на личную почту поставщика либо опубликовать извещение о запросе ценовой информации в ЕИС.

Полученное от поставщика коммерческое предложение носит только ознакомительный и информационный характер и не может служить основанием для принуждения его к заключению договора на указанных условиях.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.

Опыт в сфере госзакупок

Коммерческое предложение. Определение что такое Коммерческое предложение простыми словами и языком с примерами.

Что такое коммерческое предложение?

Коммерческое предложение – это документ, цель которого – убедить организацию купить товар или услугу.

Предложения делятся на затребованные и незатребованные. Это означает, что компания-покупатель либо активно ищет предложения, удовлетворяющие конкретным потребностям, либо реагирует на входящие предложения, обычно от менеджеров по продажам, рассматривая их условия.

Например, незатребованное предложение может стать результатом делового обеда на торгово-промышленной выставке, где продавец сообщает потенциальному клиенту о том, что у него есть вариант решения проблемы клиента, после чего уточняет, например: «Есть ли у вас желание ознакомиться с нашим предложением?»

Сокращения, принятые в затребованных коммерческих предложениях

Компании, запрашивающие коммерческие предложения у продавцов, могут использовать ряд общепринятых сокращений:

• Request for information (RFI) – запрос информации. Этот инструмент часто предшествует процедуре запроса коммерческого предложения. Его главная цель – помочь покупателю понять, у кого из потенциальных поставщиков больше возможностей предоставить то, что нужно.
• Request for proposal (RFP) – запрос предложения. Помимо обозначения того, что нужно клиенту, этот документ содержит требования к оформлению и структуре коммерческого предложения. RFP обычно используется тогда, когда покупателю нужно оценить, какая компания является лучшим поставщиком, основываясь на ряде факторов помимо цены.
• Request for quotation (RFQ) – запрос цены. Этот документ используется тогда, когда цена является главным фактором для принятия решения, но не единственным. Покупателю также может понадобиться информация о наличии товара, сроках доставки и других деталях. Ответы на RFQ часто бывают короче, чем ответы на RFP.
• Invitation for bid (IFB) – приглашение на участие в торгах. IFB используется для выбора поставщика товаров или услуг, основываясь на цене. Проще говоря – это просьба ответить на вопрос: «Сколько вы за это хотите?».

Содержание коммерческого предложения

Несмотря на то, что коммерческие предложения могут принимать форму делового письма без определенной структуры, чаше они представляют собой длинные документы, которые могут включать в себя что угодно – от технических спецификаций до списка оборудования или кадрового обеспечения проекта, в зависимости от того, что запрошено в RFP.

Поставщики, отвечающие на RFP, всегда должны придерживаться предпочтительной для покупателя структуры коммерческого предложения. Чаще всего структура коммерческого предложения включает следующие элементы:

• сопроводительное письмо;
• титульный лист;
• краткое резюме;
• содержание;
• обзор или краткое описание проблемы или задачи;
• стратегия или подход к решению проблемы;
• типичная тактика;
• квалификация компании;
• график;
• цены.

Коммерческие предложения могут быть любой длины – столько, сколько нужно для сообщения необходимой информации.

12+ бесплатных шаблонов цитат | Бесплатные шаблоны предложений

Вы ищете редактируемый шаблон письма с предложением? Тогда вы попали в нужное место, потому что здесь у нас есть элегантно подготовленный шаблон цитаты, который легко редактируется в программе Microsoft Word. Вы можете скачать бесплатно 12+ шаблонов писем с цитатами на этой странице. Ценовое письмо — это одно из самых важных деловых писем, которое обычно пишется для указания цены на услугу, продукт или работу. Такие письма пишутся поставщиками, продавцами или продавцами, чтобы дать потенциальным клиентам представление о цене товаров или услуг, которые будут продаваться. Это похоже на обещание продавца предоставить указанные товары или услуги в определенном ценовом диапазоне. Мы также можем сказать, что написание письма с предложением — это самый первый шаг к сделке продажи, потому что принятие предложения может привести к транзакции продажи. Как правило, коммерческие письма пишутся в ответ на запрос коммерческого предложения, и большинство предприятий также пишут и отправляют их как эффективный инструмент продвижения.Вы можете скачать это письмо с цитатой ниже.

Например, вы пишете компании письмо с запросом коммерческого предложения, объясняющее вашу ситуацию и запрашивающее коммерческое предложение для выполнения работы, компания напишет письмо с предложением в ответ на ваше письмо. Поскольку деньги, скорее всего, будут обменены в сделке купли-продажи, для покупателя лучше всего иметь представление о продуктах или товарах, используя письмо с предложением, отправленное компанией. Коммерческое письмо дает потенциальному покупателю представление о стоимости закупаемых товаров, поэтому покупатель может приобрести желаемые вещи по разумной цене, не теряя при этом денег.Ценовое письмо может содержать подробную информацию о ценах на определенные товары, выбранные клиентом, условиях оплаты и условиях доставки товаров и т. Д. Ценовое письмо должно быть написано профессионально, чтобы произвести хорошее впечатление на клиентов. Профессионалы всегда рекомендуют использовать шаблон цитаты, чтобы быстро написать безупречное коммерческое письмо.

Скачать шаблон коммерческого предложения:

Официальное электронное письмо с ответом на запрос

Прочтите приведенное ниже официальное деловое письмо с ответом о проекте в аэропорту от внешнего менеджера проекта клиенту.

По контексту попытайтесь угадать значение слов / фраз, выделенных полужирным шрифтом . Затем выполните викторину в конце, чтобы проверить, правы ли вы.

Уважаемый мистер Макадам,

Ссылаясь на ваше последнее электронное письмо, касающееся текущей ситуации с проектом аэропорта Скиптон,

, я могу подтвердить следующее: :

Мы успешно завершили 2 этап в понедельник и в настоящее время готовимся к запуску 3 этапа. В целом проект идет хорошо.Мы не сталкивались с какими-либо проблемами с оборудованием, но все еще есть небольшие проблемы с системой доставки.

Как было отмечено на нашей последней встрече, проблема с системой доставки из-за программного обеспечения. Это очень распространенная проблема программного обеспечения, и нам просто нужно время, чтобы исправить код. Будьте уверены, что эта проблема изучается, а мы уверены, что она будет решена к концу месяца.

Примите мои извинения за то, что я не получил копию обновленного отчета по проекту ранее. Пожалуйста, найдите в приложении копию отчета в конце электронного письма.

Что касается вашего вопроса о пакете поддержки после установки, я могу подтвердить, что мы обеспечиваем как удаленную поддержку, так и поддержку на месте 24 часа в сутки, 365 дней в году. Это включает удаленный мониторинг, обслуживание каждые 3 месяца, посещение сервисного инженера, а также стоимость всех запчастей и работ.

По поводу ваш запрос о продлении периода поддержки после установки с 6 месяцев до 12 месяцев. Могу я предложить обсудить этот вопрос на следующей встрече по обновлению проекта?

Надеюсь, это ответит на ваши вопросы.

Если вам потребуется дополнительная помощь, пожалуйста, свяжитесь со мной по моему мобильному телефону 07340 7602133.

Я с нетерпением жду вашего ответа.

С уважением,

Дэвид Митчелл
Менеджер проекта

Как написать эффективные электронные письма команде QA (или любой другой) [образец электронного письма включен]

Что мы делаем в первую очередь, когда приступаем к работе (или иногда сразу после того, как просыпаемся)? — Проверить почту, да? Иногда мы не знаем, на что будет похож наш день, пока не прочитаем все письма во входящих.

Во многих из наших предыдущих статей мы подчеркивали важность хороших коммуникативных навыков для эффективного донесения вашего сообщения до предполагаемой аудитории — одного из важных мягких навыков для тестировщиков.

В этой статье мы сосредоточимся на одном конкретном разделе письменного общения — электронной почте.

Мы делимся некоторыми советами и рекомендациями, которые помогут сделать общение по электронной почте более плавным и эффективным. Это применимо ко всем командам, а не только к команде QA.

Скажем, вы получили это электронное письмо:

Эл. Почта № 1

Кому: Группа тестирования
Тема: Обновление QA
Тело:
Группа ,
Произошла непредвиденная задержка в развертывании кода на промежуточной стадии. окружающая обстановка. По какой-то причине код перепутался, и мы не знаем, когда эти проблемы будут устранены. Нам придется отложить наши действия, не знаю, когда. Так что займитесь другими действиями по тестированию.

Запланировано, что запрос на изменение CR0100H68 будет запущен в производство к концу этого месяца. Пожалуйста, просмотрите документ из пункта обмена и дайте мне оценку.

Спасибо,
X, команда QA.

Считаете ли вы, что электронная почта эффективна? Сравните это со следующим:

Эл. Почта № 2

Кому: Группа тестирования
Тема: Развертывание кода промежуточной среды отложено — на неопределенный срок и CR0100H68- анализ потребностей
Тело:
900 Привет, 9010 Сегодня , У меня два обновления для команды.

# 1) Промежуточная среда Проблемы развертывания:

• Из-за непредвиденных причин развертывание кода промежуточной среды задерживается — еще нет ETA. Мы должны отложить наши промежуточные мероприятия до тех пор, пока не появятся новые обновления.
• Пожалуйста, работайте над созданием шаблонов для аудита качества, пока проблема не будет решена.

# 2) Новое обновление и задачи для запроса на изменение CR0100H68:

• Запуск планируется к концу месяца.
• Пожалуйста, ознакомьтесь с документами и сообщите мне завтра до EOD следующие подробности.

— Сколько тестовых сценариев нам нужно?
— Какую часть существующей документации нам придется изменить?
— Сколько времени на написание новой документации?
— Требования к тестовым данным?
— Время выполнения теста?

Спасибо,
X, команда QA.

Если бы я был получателем электронного письма №1, вот что бы произошло:

• Возможно, я даже не открою его сразу, потому что строка темы ничего не говорит о важности содержания письма.
• Даже если бы я его открыл — давайте признаем, это всего лишь один большой кусок слов; утомительно, мягко говоря.
• Задачи, которые нужно сделать, или ожидания от меня довольно расплывчаты, поэтому я действительно не знаю, что делать.

Но если я получу электронное письмо №2:

• Я знаю, о чем идет речь — тема письма помогает мне правильно угадывать тон сообщения.
• Содержание четко организовано в виде маркированных пунктов, чтобы упростить понимание.
• Все задачи, которые необходимо выполнить, и расчетное время прибытия четко определены, поэтому вы знаете, что делать.

В идеале я бы разделил сообщение и отправил два отдельных письма по двум темам, по которым я публикую обновления.
Но это ваш выбор.

Как видите, простые меры позволили улучшить качество связи.

Рекомендации, которые делают общение по электронной почте более плавным и эффективным

# 1) Организуйте свои мысли, прежде чем начать составлять электронное письмо.

# 2) Используйте строку темы в своих интересах — задайте тон того, что будет содержать электронное письмо. Если хотите, дайте получателям возможность заглянуть внутрь.

# 3) Используйте флаг «Важно» в программе электронной почты, чтобы сигнализировать о важном сообщении, но опять же, будьте благоразумны в своем решении относительно того, что является важным. Например, , , если тестирование не может быть продолжено из-за какой-либо ошибки и все команды должны знать об этом, отметьте электронное письмо как важное.

# 4) Четко определите цель электронного письма. Есть 3 основные причины для получения электронного письма

• Вы предоставляете информацию — Будьте четкими в том, что вы пишете. Сохраняйте ясность, делайте это просто. Будьте краткими.
• Вы запрашиваете информацию — Что вы хотите, когда вы хотите, как вы этого хотите.
  Например, , я хотел бы получить копию документа плана тестирования от EOD. Поместите то же самое в общую папку проекта и дайте мне знать .- Такое заявление расскажет вам: «Что — план тестирования, когда — EOD и как — поместить его в общую папку.
• Подтверждение — Это однострочные сообщения, и в них нет ничего особенного. Обычно «Спасибо» или «Готово».

# 5) Попробуйте проверить правописание. Большинство почтовых приложений имеют возможность выполнять эту проверку в обязательном порядке каждый раз при отправке электронного письма.

# 6) Когда вы включены в список CC, это означает, что это FYI. Так что вам просто нужно знать, что происходит, но никаких действий от вас не ожидается.

# 7) Не используйте «Ответить всем», когда в этом нет необходимости.

# 8) Чтобы письмо, которое вы отправили нескольким получателям, не было «отвечено всем», используйте BCC для всех адресов электронной почты.

# 9) Будьте внимательны. Когда вы даете критический или отрицательный отзыв о человеке или продукте, постарайтесь сделать это, поговорив с ним напрямую или отправив электронное письмо только этому человеку.

Рекомендуемое чтение = >> Инструменты тестера строки темы электронной почты

Еще несколько советов, как избегать моментов «Упс»

# 1) Добавьте адреса электронной почты в поля «Кому», «Копия» или «Скрытая копия» в конце, как только вы составили электронное письмо и остались довольны написанным вами содержанием.Это связано с тем, что иногда вы можете случайно нажать «отправить», прежде чем будете готовы, и в конечном итоге окажетесь отправителем неполного или неправильного электронного письма.

# 2) Когда случается так, что вы случайно отправили наполовину полное (или наполовину неполное, в зависимости от ваших философских взглядов) электронное письмо, вы можете воспользоваться возможностью отзыва, чтобы внести поправки.