Сопроводительное email-письмо для коммерческого предложения

Недавно мы опубликовали статью «Как отправить коммерческое предложение по e-mail?«, в которой пришли к выводу, что классическое КП должно отправляться в виде приложения к email-письму.

Следовательно, вполне логично задуматься над тем, что писать в сопроводительном письме, чтобы стимулировать читателя к открытию прилагаемого коммерческого предложения.

Мы обратили внимание на тот факт, что многие компании отправляют КП без сопроводительного письма — просто файл-приложение к пустому письму. Насколько это грамотно и корректно?

Да, письмо нужно и оно должно быть. Причин тому множество. Это раз.

И что в нём написать, чтобы добиться поставленной цели? Это задача номер два.

Сопроводительное email-письмо должно быть априори!

Если КП отправляется без сопроводительного письма — есть риск, что его не откроют, не распечатают и не прочтут.

Запомните, всё это больше нужно вам, чем клиенту. Даже если он отправил заявку на коммерческое предложение. Поэтому инициатива должна исходить именно от вас.

У каждого текста есть персональная задача. Какая она у сопроводительного письма? Верно — напомнить читателю о разговоре и сообщить информацию, которая «заставит» получателя ознакомиться с КП.

Он не должен гадать и догадываться. Ему нужно получить точные сведения, которые помогут принять решение.

Сопроводительное email-письмо в стиле отмазки

Если мы говорим о том, что отправляемое в файле КП нужно сопровождать письмом, то это не значит, что оно должно просто быть.

Это не значит, что достаточно написать «Отправляем Вам наше коммерческое предложение«.

Одного предложения в таком email-письме тоже недостаточно. А сколько нужно? Много текста тут тоже перебор.

И тут мы вспоминаем современное правило корректной email-переписки: письмо не должно содержать больше шести предложений.

Да, друзья. У вас есть максимум 6 предложений, чтобы убедить получателя email-письма ознакомиться с вашим коммерческим предложением.

Как этого добиться? Включаем понятие «логика текста» и работаем над планом.

Логика и план сопроводительного письма

Запомните — сопроводительное письмо не является продающим текстом. Это, скорее, информационный текст, преследующий конкретную цель.

Следовательно, нам нужно представить именно информацию, которая поможет найти ответ на вопрос «Почему мне нужно прочитать это коммерческое предложение прямо сейчас?».

Одна небольшая ремарка — если читатель не ознакомится с коммерческим предложением в момент получения email-письма, вряд ли у него найдётся для этого время позже…

И здесь изложение у нас должно идти логически выстроенным: текущее предложение основывается на предыдущем и «подготавливает» к следующему.

Поэтому давайте продумаем простой план:

1. Здороваемся.
2. Представляемся.
3. Напоминаем предысторию и говорим о коммерческом предложении.
4. Указываем детали коммерческого предложения.
5. Сообщаем одну-две ключевых выгод предложения.
6. Призываем к действию

Шесть пунктов, шесть предложений.

Примеры сопроводительного email-письма

Мы согласны с утверждением, что без наглядности и примеров любая теория и какие угодно рекомендации выглядят пустыми и слишком общими.

Итак, встречайте пример сопроводительного email-письма:

Здравствуйте, Иван! 

Меня зовут Сергей Иванов, я — директор компании «____________». Мы с Вами познакомились на встрече предпринимателей Санкт-Петербурга, которая состоялась 27 июля в «Гостином Дворе». 

У нас с Вами была очень занимательная и содержательная беседа относительно видов бизнеса с быстрой окупаемостью — как мы договорились, отправляю более подробную информацию о проекте «Мини-завод по производству газобетона». 

Если кратко: окупаемость инвестиций — 7-9 месяцев; гарантийный срок эксплуатации линии — 7 лет; расчётная прибыль — от 145 000 р. в месяц. 

Прилагаю детальную информацию и расчёты — со мной можно связаться по тел. _________. 

С наилучшими пожеланиями,

Сергей Иванов.

Заметили одну маленькую особенность? Я нигде не использовал сочетание слов «коммерческое предложение», вы даже слова «предложение» не найдёте. Как думаете, почему?

Ещё предлагаю вам изучить вариант сопроводительного письма, когда поступает запрос на коммерческое предложение через форму корпоративного сайта:

Здравствуйте, Иван! 

Меня зовут Сергей Иванов, я руководитель проекта «__________». Вы оставили запрос через форму сайта, в котором хотели бы получить более детальную информацию о нашей программе «____________». 

Все интересующие Вас сведения прилагаю, плюс экономическое обоснование главной выгоды — способствование снижению возврата товаров до 5-7 %. 

Изучите все данные в предложении, при возникновении дополнительных вопросов — со мной лично можно связаться по тел.____________. 

С наилучшими пожеланиями, Сергей Иванов

Как видите, все предельно, ясно, понятно и бьёт по потребностям получателей. Желаем вам лаконичных и эффективных писем!

Если коммерческое предложение отправляется без сопроводительного письма — есть риск, что его не откроют, не распечатают и не прочтут.

Понравилось? Поделитесь с друзьями!

Запрос коммерческого и ценового предложения: правила составления, образец

Время на чтение: 4 минуты

АА

Запрос коммерческого предложения – это один из видов коммерческого письма. Такие запросы обычно содержат просьбу о предоставлении информации насчёт каких-либо товаров или услуг. Кроме того, нередко запросы создаются для уточнения уже имеющейся информации.

В данной статье мы расскажем о том, как правильно составить такое письмо, познакомим вас с его образцами. Также вы узнаете несколько техник, с помощью которых можно сделать запрос коммерческого предложения более эффективным и привлекательным для адресата.

Содержание статьи

Что такое коммерческие запросы?

Коммерческие запросы – разновидность коммерческих писем, основанная на просьбе о предоставлении подробной информации о товаре или услуге. Отправитель такого письма может запросить неизвестную информацию, а может просто уточнить уже имеющиеся данные. Коммерческое письмо нельзя путать с письмом-офертой. Запрос коммерческого предложения создаётся на основании буклетов, каталогов, объявлений, прейскурантов… Словом, на основании любой рекламной информации.

Возникла проблема? Позвоните нашему специалисту по таможенным вопросам:

8-495-565-32-46

Обязательные составляющие письма-запроса — запроса коммерческого предложения

Такое письмо имеет свободную форму, но в нём обязательно должны быть освещены некоторые моменты:

• по какому поводу был совершен запрос;
• о каком именно товаре хочет узнать отправитель;
• условия и сроки оплаты товара.

Как грамотно составить письмо-запрос?

Чтобы получатель серьёзно отнёсся к отправителю, крайне важно составить запрос грамотно. Структура должна быть похожа на общую форму деловых писем.

Предлагаем вашему вниманию примерный порядок составления запроса.

1. Данные обеих сторон сотрудничества (реквизиты).
2. Дата написания, а также исходящий номер.
3. Точный заголовок, освещающий суть вопроса.
4. Непосредственное обращение к получателю.
5. Описание цели письма.
6. Суть письма (деловое предложение или просьба о конкретной информации).
7. Предложение сотрудничества, ожидание успешной сделки.
8. Искренняя благодарность за будущий ответ.
9. Подпись адресанта (занимаемая должность, фамилия, инициалы).

Образец запроса коммерческого предложения

Примеры, которые вы прочтёте далее – это лишь общая форма запроса коммерческих писем. Придерживаясь общего плана, можно составлять уникальные письма. Главное – грамотность и чёткость формулировок.

1. «Уважаемые господа!

Наша организация – известный и амбициозный производитель верхней одежды. В связи с нашими производственными нуждами, мы хотим приобрести большую партию пуговиц для пальто и плащей.

Можете ли вы оформить для нас коммерческое предложение на покупку соответствующего товара? Нашей фирме требуется (указать количество) пуговиц. Дополнительно укажите точную стоимость перевозки.

Ожидаем ваш детальный ответ.

Должность, ФИО, подпись»

В запросе ценовых предложений указываются чёткие пожелания.

2. «Уважаемые господа!

В течение 5 лет наша компания продала в (указать страну, город) много различной бытовой техники. Мы продаём технику как отечественных, так и заграничных брендов.

Наши сотрудники посетили вашу недавнюю выставку в (указать страну, город), и представленная продукция вызвала у нас живой интерес.

Если вы согласны с тем, чтобы наша компания продавала ваши изделия, просим ответить на данное письмо предложением о поставке. Пожалуйста, приложите к нему подробные технические характеристики всех позиций. Мы не только продаём технику, но и предлагаем всем покупателям качественное сервисное обслуживание, поэтому нареканий на ваши изделия у них не будет.

Надеемся на быстрый ответ.

С уважением,

Должность, ФИО, подпись»

Крайне желательно, чтобы запрос коммерческого предложения был подписан уполномоченным лицом или начальником компании. Оформлять такой запрос следует на бланке вашей фирмы.

Техники и сценарии для составления запроса

Стоит понимать, что запрос коммерческого предложения – это не просто письмо, а чёткий и продуманный план сотрудничества. Сначала его нужно сочинить, а уже потом – перенести на бумагу. В идеале ваша компания должна заранее иметь несколько заготовок таких писем «на все случаи жизни».

Не нужно забывать, что в современном мире больше всего ценится оригинальность. Обладая оригинальностью и остроумием, можно продать даже некачественный товар. Впрочем, мы не рекомендуем вам этого делать.

Пять оригинальных сценариев, с помощью которых можно создать запрос коммерческого предложения:

1. Письмо после телефонного разговора с представителем компании. В нём можно написать: «Как мы и обещали во время телефонного разговора, отправляем вам своё предложение». Это очень простой приём, но он вызывает доверие у получателя письма, ведь вы сделали именно то, что пообещали. Значит, вашей компании можно доверять.
2. Чёткий акцент на основную проблему. Применяя такой сценарий, вы можете предложить своему партнёру решение его проблемы. К примеру, владельцам интернет-магазина одежды можно сразу предложить виджет, позволяющий покупателям делать замеры вещей. В таком письме вы даёте понять, что ваше решение поможет устранить проблему и повысить прибыльность деятельности компании-получателя.
3. Неожиданное, «шокирующее» заявление. Используя этот сценарий, вам придётся пофантазировать. Нужно зацепить клиента «холодным душем». Оцените недостатки деятельности клиента, оцените свои собственные возможности… И предложите то, от чего он не сможет отказаться! Можно даже немного приукрасить, но при этом не следует отходить от делового стиля письма.
4. Строгая демонстрация предложения. Этот сценарий уместен в переписке между двумя серьёзными организациями. После обращения к адресату вы сразу должны перейти к сути письма. Выражаться следует сухо, но доброжелательно, проявляя заинтересованность в сотрудничестве. Использовать эту технику нужно лишь в том случае, если получатель уже знает, что именно вы хотите ему предложить.
5. Презентация «товара лицом». Если в вашем коммерческом предложении есть определённые товары, то вы можете сразу прикрепить их фотографии и описать очевидные выгоды. Изображения товаров должны находиться в самом начале письма, и «изюминки» следует разместить на самом видном месте.

Главное – грамотность и чёткость формулировок.

Как составить запрос цены?

Запрос цены – вид запроса, который составляется в том случае, если организация хочет купить услуги или товары у другой компании, но для начала предпочитает узнать точную цену. Этот вид запроса отправляют Другое название такого письма – запрос котировок.

В запросе ценовых предложений указываются чёткие пожелания. Можно сразу написать, какой именно объём товаров или услуг необходим вашей компании, а можно сказать, что точный объём закупки будет зависеть от предложенных цен. Чтобы цена в письме-ответе была корректной, вы должны точно указать спецификацию выбранных товаров.

Кроме того, в запросе цены можно запросить данные об условиях оплаты, объёме контракта, уровне качества товара. Поставщики обычно стараются отвечать на такие письма сразу же, но вы можете назвать желаемую дату и время отправки ответа. Общая же форма запроса цены ничем не отличается от формы коммерческого запроса. Если ваши попытки приведут к ожидаемому результату, не забудьте про проверку контрагента. Это нужно сделать для своего же блага.

Где найти нового партнёра по бизнесу? Как начать участвовать в тендерах — советы начинающим участникам в тендерных торгах.
Информация о том, почему коммерческое предложение не является публичной офертой вот здесь. В этой же статье вы найдёте определение публичной оферты и её значение во внешнеторговых операциях.

Резюмируем. Чтобы создать коммерческий запрос, нужно не только знать правильный алгоритм письма, но и обладать творческим мышлением. Если вам удастся, не отступая от делового стиля, оригинально «продать» свой запрос – вероятность положительного ответа сильно возрастёт. Поэтому все подобные запросы сначала тщательно продумываются, и лишь потом – составляются на бумаге.

Дополнительные сведения по теме вы найдёте в рубрике «Контрагенты».

Автор статьи

Стаж юридической практики более 13 лет. Специализируюсь на финансовом праве, коммерческой деятельности, налоговом праве, страховании, гражданском праве.

Написано статей

Бесплатная консультация по телефону:

8-495-565-32-46

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статье могла устареть!

Наш специалист бесплатно Вас проконсультирует.

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению примеры

Руководство для создания письма с коммерческим предложением

У любого текста есть своя задача. У сопроводительного письма — напомнить будущему клиенту о разговоре или написать так, что он захочет прочитать текст. У него нет времени вспоминать и догадываться. Его нужно мягко подтолкнуть к решению, а не просто написать — «Ознакомьтесь с нашим коммерческим предложением во вложении». Сопроводительное письмо бывают двух видов: для «холодного» коммерческое предложения и «теплого».

Начало сопроводительного письма

Давайте представим, одна компания решила разослать коммерческое предложение для новых клиентов. База электронных адресов у нее есть, коммерческое предложение готово, дело осталось за малым: написать такое сопроводительное письмо, чтобы им захотелось увидеть коммерческое. С чего начать?

Как любой продающий текст, сопроводительное письмо начинается с заголовка или темы письма.

Как неправильно писать:

• Посылать письмо «Без темы».
• Писать банально — Коммерческое предложение
• Ставить длинный заголовок — Предлагаем уникальную возможность покупки детского оборудования по специальным ценам! Действует только до 1 августа!

Лайфхак: никогда не пишите слово «предлагаю». Как только вы его употребляете, вы сразу становитесь на ступеньку ниже, чем ваш потенциальный клиент. Поэтому всячески избегайте его.

Как нужно:

• Как отучить налоговую совать нос в ваши дела? Бухгалтерские услуги на аутсорсинге
• Получите новые заказы в недвижимости (например, если вы продвигаете рекламные услуги по привлечению клиентов)
• Ремонт и эксплуатация серверов

Правильное сопроводительное письмо должно быть кратким. Примерно на 500 — 800 знаков. Оно, как трейлер к фильму, должно заинтересовать читателя и «заставить» перейти к коммерческому предложению.

Структура письма:

• Представляемся
• Объясняем, зачем прислали письмо
• Рассказываем про выгоду для клиента
• Указываем, что сделать

Давайте рассмотрим конкретные образцы сопроводительного письма к коммерческому предложению с примерами. Для начала возьмем шаблон письма для холодной аудитории, то есть для тех людей, которые ничего не знают о вашей компании и вообще могут расценить вашу рассылку как спам.

Поэтому главное — познакомиться и донести суть максимально эффективно и четко.

2. Образец сопроводительного письма к коммерческому предложению на «теплую» аудиторию

Давайте представим, что вы знакомы с людьми, которым рассылаете предложение. Возможно, вы получили контакты на одной из конференций. Или уже сделали «холодный» звонок и клиент дал согласие на рассылку. Он уже немного знаком с вами, поэтому считается «теплым» контактом. Вам нужно лишь в сопроводительное письмо напомнить о вашем разговоре. Как это сделать?

Максим, добрый день!

Я – Илья Смирнов, директор компании «Аксиома». Мы познакомились на конференции «Перезагрузка бизнеса в эпоху перемен» в Питере 22 августа. Вы заинтересовались вопросом легального снижения налогов и хотели перейти к нам на бух обслуживание.

Как мы договорились, отправляю вам ссылку на мой семинар «Реальная оптимизация налогов», где я подробно рассказываю о рисках для бизнеса в 2018 году. Если кратко, то в семинаре рассмотрены 33 схемы налоговой оптимизации, которая поможет снизить ваши расходы как минимум на 25%.

Вся информация о наших ценах вы можете узнать тут…(ссылка на сайт или на скачивание).

Мой телефон для связи: …….

Хорошего дня, Илья.

Рассылку по теплым контактам делать проще, потому что человек ждет ваше письмо и примерно знает, о чем идет речь. Он уже вам доверяет и признателен за то, что сэкономили его время и решаете проблемы. А где доверие, там — готовый клиент.

Когда пишется слово «во вложение» или «во вложении»?

Выбор слов «во вло­же­ние» и «во вло­же­нии» зави­сит от того, какая падеж­ная фор­ма суще­стви­тель­но­го упо­треб­ля­ет­ся в кон­тек­сте.

В фор­ме вини­тель­но­го паде­жа суще­стви­тель­но­го напи­шем окон­ча­ние -е:

Во вложе́ние добав­лен ещё один пред­мет.

Добавлен во что? во вложе́ние.

В фор­ме пред­лож­но­го паде­жа это суще­стви­тель­ное име­ет окон­ча­ние -и:

Во вло­же­нии в посыл­ку недо­ста­ва­ло одной кни­ги.

Недоставало в чём? во вло­же­нии.

Слово «во вло­же­ние» пишет­ся с конеч­ной бук­вой «е» как фор­ма вини­тель­но­го паде­жа суще­стви­тель­но­го «вло­же­ние». Слово «во вло­же­нии» пишет­ся с бук­вой «и», явля­ясь фор­мой пред­лож­но­го паде­жа суще­стви­тель­но­го.

По теме поин­те­ре­су­ем­ся, какое выбрать окон­ча­ние у сле­ду­ю­щих слов сред­не­го рода:

• по при­бы­тии или по при­бы­тию на место;
• по окон­ча­нии или по окон­ча­нию шко­лы;
• по завер­ше­нию или по завер­ше­нии стро­и­тель­ства.

>Зачем нужно сопроводительное письмо к коммерческому предложению и как его правильно написать?

Зачем нужно?

Основное назначение сопроводительного письма:

1. Кратко ознакомить с содержанием КП и побудить адресата ознакомиться с документом поподробнее.
2. Не загромождать коммерческое предложение ненужной вводной и приветственной информацией.

К сопроводительному письму могут прилагаться:

• каталоги продукции;
• расценки на услуги;
• сроки проведения официальных мероприятий компании и др.

Сопроводительное письмо очень важно, если компания занимается «холодной» рассылкой предложений.

Как правило, никто не открывает приложенные файлы в таких письмах, а сразу их удаляет. Грамотно составленное СП должно побудить адресата уделить вашему предложению немного внимания. У получателя должно появиться желание потратить несколько минут на ознакомление с присланным материалом.

Также неправильно отказываться от составления СП, если с получателем предложения была достигнута устная договоренность по телефону или в ходе личной встречи. Помните, что через несколько часов после удачных переговоров у потенциального заказчика может вылететь из головы суть этих переговоров, или он может вообще забыть об этом разговоре. Его займут другие дела и заботы, и на полученное письмо без сопроводительного письма он просто не обратит внимания.

Такое письмо затеряется в десятках других писем. Даже напоминание при личной встрече или по телефону не всегда даёт результат.

Именно сопроводительное письмо должно не допустить, чтобы ваше предложение затерялось, и побудить потенциального партнёра скорее с ним ознакомиться.

Когда и каким образом отправляется?

Коммерческое предложение с сопроводительным письмом может отправляться от имени всей компании, так и от конкретных подразделений, отделов или сотрудников. Отправлять их можно, как и конкретному лицу, так и группе получателей.

Если вы отправляете сопроводительное письмо к коммерческому предложению по обычной почте, то желательно напечатать его на фирменном бланке организации.

Также необходимо отметить несколько моментов при написании СП:

1. Предметность. Пишите информацию только по делу и конкретно по вашем предложению. Не надо писать общеизвестные истины («Лондон – столица Великобритании») или «лить воду» («Наступившие солнечные, теплые майские деньки вдохновляют нас на новые трудовые подвиги»).
2. Краткость. Людям лень читать длинные тексты. Чем короче ваше сопроводительное письмо – тем больше шансов, что его прочтут. Постарайтесь изложить всю важную информацию (выгода от сотрудничества с вами) в максимально сжатой форме.
3. Не употребляйте нигде в письме фразу «коммерческое предложение». Эта фраза на психологическом уровне отпугивает. Старайтесь использовать другие слова. И делайте больше упора на преимущества сотрудничества с вами.
4. Простота и понятность. Не надо увлекаться эпистолярным жанром и нагромождать своё сопроводительное письмо профессиональными терминами и профессиональным языком. Будьте проще. У получателя появится чувство, что обращаются именно к нему.
5. Побуждение к действию. Укажите, что должен сделать получатель, если его заинтересовало предложение: просмотреть прикреплённый файл, посетить сайт, позвонить по указанному номеру и пр. Потенциальны клиентам не всегда понятно, что нужно сделать для начала сотрудничества. Понятность порядка действия повысит вероятность отклика от клиентов.

У сопроводительного письма могут быть разные цели. Оно может дополнять какую-то информацию, извещать о чем либо или пояснять неясности. Мы предлагаем вам узнать о таких видах СП: к резюме и декларации, в различные компании, в ФСС и к пакету документов. Также для вас мы подготовили статьи, в которых вы найдете подробную инструкцию по составлению данного документа к акту, для работодателя и в ПФР.

Сопроводительное письмо – важная часть любого пересылаемого предложения о сотрудничестве. От того, насколько грамотно оно составлено, будет зависеть и количество отзывов на ваше предложение.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Отправляем предложение в сфере B2B

Когда вы отправляете свое предложение в компанию на общий почтовый или электронный адрес, вероятность его попадания нужному сотруднику очень мала. Особенно если не указаны Ф. И. О. получателя.

В любой организации есть человек, который отвечает за обработку входящих писем. Писем много. Сначала смотрят те, которые ждут, потом — письма от партнеров и госорганов. В последнюю очередь — всё остальное.

На остальное чаще всего не остается времени, и ваше коммерческое предложение летит в корзину — виртуальную или реальную.

Общие рекомендации по отправке коммерческих предложений

1. Узнайте Ф. И. О. и почту сотрудника, который напрямую заинтересован в вашем предложении. Например, вы продаете канцтовары для офиса и готовы сделать хорошую скидку за объем. С кем у вас получится договориться быстрее: с сотрудником, который отвечает за закупку канцтоваров или с директором? Скорее всего, с первым, особенно если ему дают небольшой бюджет и требуют результат.
2. Обращайтесь к человеку, которому направлено коммерческое предложение, по имени-отчеству.
3. Если вы присылаете предложение после договоренности, обязательно напишите об этом в сопроводительном письме. Напомните, где, как и когда вы договорились о сотрудничестве.

4. Некоторые организации, которые постоянно ищут поставщиков, устанавливают специальный порядок приема коммерческих предложений. Например, на сайте X5 Retail group есть вся информация о том, как и куда нужно отправлять КП, сколько оно будет рассматриваться и т. п. В этом случае вам не надо «изобретать велосипед», действуйте по инструкции.

5. Не забывайте про бумажные письма. Во-первых, если письмо поставят на входящий номер при вас, оно точно не потеряется. По номеру вы всегда сможете узнать, у кого в данный момент находится ваше предложение. Во-вторых, именно для бумажных писем можно придумать интересные способы оформления, которые заинтересуют получателя.

Отправка коммерческого предложения в электронном письме

Нельзя: тема письма — «Коммерческое предложение», внутри — вложение с таким же названием, никаких приветствий и комментариев. При такой отправке даже самое продающее коммерческое предложение будет отправлено в «Спам» или «Корзину».

Чтобы предложение было прочитано, нужны:

• интересный заголовок с выгодами покупателя в теме письма
• в самом письме — текст коммерческого предложения или сопроводительное письмо к предложению, которое расположено во вложении.

Какой вариант: поясняющее письмо плюс вложение или все условия непосредственно в письме — подойдет для вас, можно определить только опытным путем.

Будьте заметными при отправлении бумажных писем

В книге Д. Каплунова «Эффективное коммерческое предложение» целая глава посвящена отправке предложений.

«Коммерческое предложение — менеджер. Конверт — смокинг, который создает солидный, представительный образ».

Способы выделиться на фоне других корреспондентов:

• цветные конверты нестандартного размера
• написание адреса от руки синей пастой
• никаких логотипов на конверте, пустой адрес отправителя
• фраза на конверте, которая может заинтриговать получателя
• приписки «Личная информация для…», «Финансовая информация для…»

При отправке коммерческих предложений в сфере B2B важно собрать всю необходимую информацию о потенциальном партнере: нужных сотрудниках, их адресах, задачах, мотивациях, способах взаимодействия внутри компании. Это поможет вам «достучаться» до правильного ЛПР (лица, принимающего решение) и эффективнее подать решение, предложенное в коммерческом предложении.

Коммерческие предложения для людей (B2C)

Коммерческие предложения в сфере B2С — это в основном электронные письма, в которых есть условия, помогающие принять решение о покупке. Например, акции, скидки, подарки, бонусы.

Еще в таких письмах рассказывают о новинках, приглашают на онлайн- или офлайн-мероприятия.

Когда покупатель подписывается на рассылку, например в интернет-магазине, дайте ему возможность выбрать те темы, которые ему интересны.

Например, так:

Рекомендации по отправке писем

1. Используйте html-письма, в котором работают все ссылки и кнопки. Представьте, вы получили предложение от двух компаний, которое вам интересно и готовы прямо сейчас сделать покупку. У одной компании в письме написан текст. Для того чтобы воспользоваться предложением, вам надо перейти на сайт, найти нужный товар и пройти весь путь с оформлением покупки. А в письме другой компании есть ссылка на товар и предложение купить в один клик. Какой вариант вы выберете?
2. Темы писем должны привлекать, но не обманывать. Не надо писать про скидку 50% на всё, если ваше предложение распространяется только на часть товаров.
3. Не заваливайте подписчиков письмами, чтобы не надоесть.

В B2C, в отличие от B2B, ваши письма попадают сразу к тому человеку, который принимает решение о покупке. И здесь очень важно разговаривать на одном языке с покупателями. Нужно уметь напоминать о себе так, чтобы вас не сочли навязчивым.

Примеры необычного оформления коммерческих предложений

История первая. Производитель фигурок из шоколада решил продавать их через цветочные магазины. Он лично отдавал продавцам коммерческое предложение в конверте из крафт-бумаги с сургучной печатью. К каждому конверту прикладывался образец шоколадного сувенира.

Продавцы не могли выбросить такое необычное послание и передавали его владельцу магазина.

История вторая. Владелица магазина игрушек, который находился в спальном районе, написала в каждую квартиру близлежащих домов душевное письмо с предложением познакомиться.

Покупатель с таким письмом мог получить специальный подарок и дополнительную скидку. Части письма можно было передавать знакомым, и те тоже получали все привилегии.

Эти истории показывают, что для того, чтобы обратить на себя внимание, надо немного фантазии. Именно так можно выделиться на фоне конкурентов.

Марк Твен говорил: «Ни одна импровизация не дается мне так хорошо, как та, которую я готовил три дня».

То же можно сказать и про креативность при отправке коммерческих предложений. Сначала подготовка, а потом творчество. Нужно оценить особенности и интересы целевой аудитории, ожидаемость вашего предложения, границы правил делового этикета, степень консервативности компании и ее руководства и многие другие факторы.

Сейте семена в подготовленную почву, поливайте и ухаживайте за ними. Только так вы получите большой урожай.

О каких необычных способах отправки коммерческих предложений вы слышали? Или вы знаете случаи, когда компания приложила много усилий для того, чтобы сделать коммерческое предложение более заметным, но это не принесло результат? Поделитесь в комментариях своими историями.

Юлия Галынская
Руководитель студии продающих текстов и рекламных материалов

Юлия Стерхова

Недавно мы опубликовали статью «Как отправить коммерческое предложение по e-mail?», в которой пришли к выводу, что классическое КП должно отправляться в виде приложения к email-письму.

Следовательно, вполне логично задуматься над тем, что писать в сопроводительном письме, чтобы стимулировать читателя к открытию прилагаемого коммерческого предложения.

Мы обратили внимание на тот факт, что многие компании отправляют КП без сопроводительного письма — просто файл-приложение к пустому письму. Насколько это грамотно и корректно?

Да, письмо нужно и оно должно быть. Причин тому множество. Это раз.

И что в нём написать, чтобы добиться поставленной цели? Это задача номер два.

Примеры сопроводительного email-письма

Мы согласны с утверждением, что без наглядности и примеров любая теория и какие угодно рекомендации выглядят пустыми и слишком общими.

Итак, встречайте пример сопроводительного email-письма:

Здравствуйте, Иван!

Меня зовут Сергей Иванов, я — директор компании «____________». Мы с Вами познакомились на встрече предпринимателей Санкт-Петербурга, которая состоялась 27 июля в «Гостином Дворе».

У нас с Вами была очень занимательная и содержательная беседа относительно видов бизнеса с быстрой окупаемостью — как мы договорились, отправляю более подробную информацию о проекте «Мини-завод по производству газобетона».

Если кратко: окупаемость инвестиций — 7-9 месяцев; гарантийный срок эксплуатации линии — 7 лет; расчётная прибыль — от 145 000 р. в месяц.

Прилагаю детальную информацию и расчёты — со мной можно связаться по тел. _________.

С наилучшими пожеланиями,

Сергей Иванов.

Заметили одну маленькую особенность? Я нигде не использовал сочетание слов «коммерческое предложение», вы даже слова «предложение» не найдёте. Как думаете, почему?

Ещё предлагаю вам изучить вариант сопроводительного письма, когда поступает запрос на коммерческое предложение через форму корпоративного сайта:

Здравствуйте, Иван!

Меня зовут Сергей Иванов, я руководитель проекта «__________». Вы оставили запрос через форму сайта, в котором хотели бы получить более детальную информацию о нашей программе «____________».

Все интересующие Вас сведения прилагаю, плюс экономическое обоснование главной выгоды — способствование снижению возврата товаров до 5-7 %.

Изучите все данные в предложении, при возникновении дополнительных вопросов — со мной лично можно связаться по тел.____________.

С наилучшими пожеланиями, Сергей Иванов

Как видите, все предельно, ясно, понятно и бьёт по потребностям получателей. Желаем вам лаконичных и эффективных писем!

Если коммерческое предложение отправляется без сопроводительного письма — есть риск, что его не откроют, не распечатают и не прочтут.

Образец рассылки коммерческого предложения. Как отправлять коммерческое предложение в теле письма

В данной статье пошагово рассмотрим как отправлять изображения в теле письма, а не вложенным файлом, для достижения максимального эффекта от рассылки.

Все мы пользуемся электронной почтой и наверняка не один раз получали красивые электронные письма, которые содержат не только текст, но и собственно оформление. Создать такие письма можно двумя способами:

Создав html версию письма;

Отправив наше предложение картинкой в теле письма.

Сейчас мы не будем рассматривать html версию электронного письма, так как ее нельзя отправить через обычную электронную почту, зачастую для отправки html электронных писем используются специальные сервисы электронных рассылок.

На данный момент мы остановимся на обычной картинке, которую мы и будем отправлять в теле письма. Неопытные пользователи часто ищут возможность вставить картинку в теле письма через обычный интерфейс электронной почты. Однако отправить картинку в теле, через онлайн электронную почту mail или яндекс нельзя, для этого потребуется установить почтовый клиент.

Рассмотрев несколько почтовых клиентов мы остановились на бесплатном Mozilla Thunderbird . Хотя можно использовать и другой почтовый клиент, с аналогичным функционалом.

Настраиваем Mozilla Thunderbird

Первым шагом мы настраиваем почтовый клиент Mozilla Thunderbird, что очень просто сделать за несколько минут. Достаточно ввести свой логин и пароль от уже существующей электронной почты в программе и на этом настройка заканчивается.

Теперь Вы сможете просматривать и отправлять электронные письма не только через онлайн интерфейс, но и через программу. В использовании почтового клиента есть свои преимущества, среди которых есть возможность просматривать письма даже без интернета, которые программа каждый раз загружает на Ваш компьютер, так же удобно переключаться между несколькими почтовыми ящиками без постоянного ввода логина и пароля.

1. Кликаем Файл >> Создать >> Настроить мою учетную запись электронной почты

2. Вводим свои данные от электронной почты

На этом настройка заканчивается, нам всего лишь останется нажать несколько раз на кнопку далее.

Вставляем изображение в тело письма в Mozilla Thunderbird

Теперь все что нам осталось, это создать новое письма и вставить изображение в тело нашего письма, для этого:

1. Кликаем Сообщение >> Создать ;
2. Пишем адрес получателя письма и тему письма;
3. Кликаем по значку меню «изображение» и выбираем

4. В открывшемся окне кликаем по кнопке «Выбрать файл » и выбираем на компьютере файл который мы хотим отправить. Так же рекомендую перейти на вкладку «Ссылка » и указать ссылку на Ваш сайт, что бы посмотрев коммерческое предложение, Ваш потенциальный клиент мог одним кликом перейти на Ваш сайт.

На этом все, нажав на кнопку отправить, электронное письмо с изображением в теле будет доставлено адресату.

Мы рассмотрели самую простую возможность отправки изображения в теле письма, однако в определенных случаях, например при рассылке коммерческого предложения по большой базе клиентов, удобнее использовать сервисы.

Продолжаем разговор о тонкостях работы с коммерческим предложением . Как и обещал, в нескольких постах я расскажу о наиболее эффективных вариантах отправки коммерческих предложений и дам соответствующие рекомендации. Сегодня речь идет о классике — отправка КП менеджером по продажам после звонка клиенту. Поехали!

Эта схема работы с коммерческим предложением состоит из следующих этапов:

• Этап №1 — Звонок потенциальному клиенту

Цель данного этапа — вступить в контакт с клиентом, выйти на лицо, принимающее решение (ЛПР), взять его адрес почты, куда и будем высылать КП.

• Этап №2 — Отправка коммерческого предложения

С клиентом мы познакомились, ЛПР нам известен, как и его адрес. Осталось отправить этому человеку наше коммерческое предложение. Что и делаем на этом этапе. Отправляем красочное продающее коммерческое предложение в приложении к письму, либо выкладываем в облако и даем на него ссылку, а в само письмо ставим небольшой сопроводительный текст.

В этой схеме с текстом особо мудрить не нужно. Можно ограничиться приветствием получателя, напоминанием ему о звонке и достигнутых договоренностях, а также указанием на то, что предложение, которое клиент запрашивал, находится в приложении к данному письму.

При этом сперва проверьте, а нет ли в вашем коммерческом предложении этой неочевидной ошибки, которая губит все дело .

Кстати, как вам коммерческое предложение с конверсией 50%?

• Этап №3 — Узнать, дошло ли коммерческое предложение

Задача этого этапа предельна проста. На следующий день после отправки менеджер должен позвонить клиенту и узнать, получено ли письмо с коммерческим предложением (либо с презентацией, маркетинг-китом). Все, больше ничего узнавать не нужно. Если клиент КП получил, то стоит вежливо попрощаться, если нет — отправить заново и после повторить данный шаг.

• Этап №4 — Узнать результат

Принципиально важный этап работы! Еще через день-два нужно заново позвонить клиенту и уточнить результат рассмотрения коммерческого предложения. Здесь менежер должен узнать, в частности, прочитано ли КП, насколько оно интересно. А теперь внимание! Если клиент не заинтересовался коммерческим, то крайне необходимо спросить — ПОЧЕМУ?

Не стесняйтесь задавать этот вопрос. Как правило, клиентов он не напрягает и они честно говорят, что было не так. И, например, мы на основе такой обратной связи бесплатно вносим все необходимые корректировки в коммерческое предложение .

Почему этот момент так важен? Да потому, что если у вас нет обратной связи от клиентов, то как узнать, что не так с коммерческим предложением? Любые корректировки без наличия обратной связи и статистики превращаются гадание на кофейной гуще. И не факт, что приведут к нужному результату.

Поэтому обязательно спрашивайте у клиентов, что же не так в КП. Почему оно их не заинтересовало, что оказалось непонятным, а чего недостает в тексте. Таким образом можно значительно улучшить как само коммерческое предложение, так и доработать ваше предложение, отстроить вас от конкурентов .

И не забывайте после отправки КП включать систему автоматического дожима заявок , о которой я рассказываю и .

На этом сегодня все. В следующий раз я расскажу о том, как отправлять коммерческое предложение по базе электронных адресов без звонков клиентам. Еще чуть позже мы поговорим о том, как правильно работать с коммерческим предложением в офлайне.

В своё время, я довольно часто отправляла коммерческие предложения и была убеждена, что всё делаю правильно. Прошло время, и теперь мне стало проще судить о своих и чужих недоработках, анализировать, почему письма получают мало откликов.

8 секретов успешных коммерческих предложений

1. Сделайте письма личными

Перед рассылкой сообщений постарайтесь узнать имя, номер телефона и email человека, принимающего решение по вашему предложению, — так ваши письма сразу попадут в «правильные руки». Если клиент получает на почту — это привлекает даже больше внимания, чем собственно тема. добавляет имя в поле «Кому» автоматически, если оно, конечно, указано в профиле контакта.

2. Будьте последовательны

Соблюдайте последовательность изложения: кого вы представляете, какова цель письма, опишите преимущества сотрудничества с вами. Email отправителя должен быть легко узнаваемым, отображать имя отправителя и название вашей фирмы. Клиент должен понять, что письмо к нему попало не случайно.

Например, От кого: «Алина Светлова, ООО Папиллон»
Кому: «Егор Петров»

3. Держите своё слово

Договариваясь выслать коммерческое предложение отправляйте письмо в заранее оговорённые сроки. Хорошо будет упомянуть в тексте, что предложение выслано после предварительного звонка. Если поиском клиентов занимался менеджер, переписку лучше вести от его имени. Если же звонками занимались разные менеджеры — сделайте несколько рассылок с разными отправителями и подписями. В конце сообщения обязательно укажите контактные данные менеджера, чтоб клиент знал к кому обратиться. Как бонус, вы сможете сравнить эффективность сбора данных вашими коллегами.

4. Фантазируйте с темой письма

Не пишите в «Коммерческое предложение». Эта фраза относится к стоп-словам и уже настолько приелась, что отпугивает клиентов даже на подсознательном уровне. Только представьте, как тяжело выделить ваше письмо, если в день человеку приходят десятки подобных рассылок. Лучше придумайте заголовок, который поможет решить определённые потребности клиента.

5. Используйте ссылки вместо вложенных файлов

Объёмные письма могут не пропустить почтовые серверы. Даже если письмо и дойдёт до получателя, он может решить, что во вложенных файлах вирусы, или просто не захочет скачивать. Шлите «лёгкие» письма, используя в тексте ссылки. Клиент сам решит, что ему нужно скачать, а вы сможете проследить это по переходам по ссылкам. В дополнение вы можете разместить ссылку на свой сайт, только продумайте навигацию на сайте так, чтобы как можно быстрее сопроводить клиента к вашей цели.

6. Придерживайтесь корпоративного стиля

Выработайте единую манеру . В коммерческом предложении должны быть коротко описаны суть вашего предложения и выгоды для клиента от сотрудничества с вами. Пишите не более одной страницы, но не слишком официально. Используйте подзаголовки, списки, короткие абзацы. Первое предложение абзаца должно раскрывать основную мысль. В тексте не должно быть двусмысленности или сложно построенных предложений.

7. Указывайте в письме только то, что обсуждалось, без лишних слов

Так, чтоб клиент мог легко найти то, что его интересует. Читатель должен получить ответы на все свои вопросы до того, как успеет их задать или внимательно прочитать письмо полностью. Текст писем должен быть понятен для постоянных клиентов и тех, кто впервые узнает о вас. Письмо должно : позвонить вам, написать или узнать больше на сайте.

8. Потратьте время на проверку грамматики, картинок, ссылок и т.д.

Помните, что вы можете произвести первое впечатление только один раз, второго шанса уже не будет. В письмах не должно быть мелочей, которые могут испортить общее представление о вас. Не скупитесь потратить время/деньги на сообщение, от успеха которого зависят контракты, и ваш дальнейший бизнес. Обязательно сначала отошлите письмо себе и посмотрите как оно будет выглядеть.

письмо, по 223-ФЗ, пример, ответ, на поставку, документация

Понятие

Коммерческое предложение представляет собой официальный список расценок поставщика на товары, работы или услуги в конкретный период. В документе должны быть указаны точные характеристики ТРУ, то есть, по сути, коммерческое предложение — это прайс поставщика на те объекты, которые заказчик желает приобрести в результате осуществления закупки.

Заказчик использует анализ полученных им коммерческих предложений для того, чтобы определить и обосновать НМЦ контракта — для этого он запрашивает у исполнителей, сведения о текущих ценах на необходимые ему объекты или аналогичные им.

В этом и заключается отличие от запроса предложений или котировок — то есть непосредственно форм осуществления закупок.

Поставщики, которым может быть направлен запрос, должны иметь опыт в данной сфере, быть зарегистрированы в единой информационной системе и не состоять в реестре недобросовестных поставщиков.

Запрос коммерческих предложений (ЗКП) должен включать в себя точное описание и характеристики желаемого объекта закупочной деятельности заказчика, условия поставки и сроки. Направить его можно персонально — то есть конкретным поставщикам или неопределённому кругу лиц — для этого его необходимо разместить в ЕИС.

Сам по себе запрос не является приглашением к контракту — на основе полученных коммерческих предложений заказчик анализирует цены на рынке, чтобы обосновать НМЦК будущей закупки.

В зависимости от того, кто осуществляет ЗКП, можно выделить два его вида: частный и государственный.

1. Частные не регламентируются действующим законодательством — заказчики сами определяют форму и порядок подачи.
2. Понятия КП для государственных запросов в 44-ФЗ и 223-ФЗ нет, однако эта процедура там всё же упоминается.

Составление

В запрос на предоставление коммерческого предложения обычно включаются следующие сведения:

• описание ТРУ, технических характеристик и свойств, в том числе необходимых для определения идентичности объекта;
• единицы измерения объекта;
• объёмы поставки;
• существенные условия потенциальной поставки/выполнения контракта;
• сроки предоставления ответа;
• контактные данные заказчика.

Закон не устанавливает определённых требований к содержанию, поэтому дополнительно заказчик может просить предоставить ему иные сведения, например, о стоимости обслуживания поставляемого оборудования исполнителем контракта.

Тем не менее приказ Минэкономразвития РФ от 02.10.2013 № 567 содержит рекомендации по оформлению.

При осуществлении закупок по 44-ФЗ заказчик обязан разместить запрос коммерческих предложений в ЕИС. 223-ФЗ в этом отношении более мягок — ЗКП можно направить только ограниченному кругу лиц.

А также в документ должен быть включён пункт о том, что отправка документа не влечёт за собой юридических последствий по заключению договора.

Ответ

Ответ должен содержать актуальные сведения о предоставляемом исполнителем товаре, а также его цене на момент направления ответа. А также может быть указана применяемая ставка НДС, цена с НДС и без.

Здесь же можно обозначить свою готовность предоставить заказчику гарантию по результатам осуществления поставки и обозначить сроки как её действия, так и непосредственно осуществления работ, оказания услуг или предоставления товаров.

При ответе на ЗКП поставщик обязательно указывает свои контактные данные, а также полное наименование организации, юридический и почтовый адрес.

Определённой формы нет, однако, здесь тоже можно воспользоваться приказом Минэкономразвития РФ от 02.10.2013 № 567 или ориентироваться на то, как сформировал запрос сам заказчик.

( 1 оценка, среднее 5 из 5 )

7 советов, как написать сильный текст коммерческого предложения

В последнее время чаще пишу о том, как разработать сильное торговое предложение, сделать красивый дизайн или выбрать формат коммерческого предложения. И мало рассказываю о текстах.

Исправляюсь и публикую семь советов, которые помогут написать хороший текст коммерческого предложения.

Сформулируйте цель коммерческого предложения

Прежде чем писать, определитесь, чего вы хотите добиться с помощью коммерческого предложения. К сожалению, часто авторы формулируют цели КП размыто. «Проинформировать аудиторию о продукте» — это слабая цель, потому что непонятно, какой реакции ждать от аудитории. КП создаётся для продаж, поэтому цели лучше формулировать в терминах продаж.

Примеры нормальных целей:

• Сбыть остатки после сезона
• Продать новую услугу старым клиентам
• Найти дилеров
• Сделать спецпредложение, чтобы получить быстрые продажи
• Превратить заявки с сайта в деньги

Для достижения каждой цели потребуется свой формат коммерческого предложения. Не пытайтесь усесться сразу на несколько стульев и создать КП под несколько целей: продать и продукт и услугу, прорекламировать акцию и сбыть сезонные остатки. Вы просто запутаете клиентов и потеряете отклик.

Простое правило: одно коммерческое предложение — одна цель.

В тему: Подробная инструкция, как сформулировать цель КП.

Выберите правильный тон общения

Иными словами, манеру и стиль письма. Как вы будет общаться с аудиторией: панибратски, дружелюбно, сдержанно. На ты или на вы. Выбор тона зависит от особенностей аудитории. Если вы пишете, молодёжным айтишным стартапам, можно занизить стиль до разговорного общения. Если ваши клиенты — серьёзные дядьки из госкорпораций, свободный тон не пройдёт.

Важный момент — единство тона во всех рекламных инструментах. Бывает, что компания на сайте рассказывает о себе спокойно и сдержанно, а в коммерческом предложении переходит на ты и опускается до базарного впаривания. Так не надо, будьте последовательны. Пусть у компании будет один голос во всех каналах продаж.

Задорный тон заголовка компании по доставке свежих фруктов:

Сдержанной уверенностью в себе веет от текста коммерческого предложения юридической фирмы:

Пишите самое важное в начале

А что самое важное? На этот вопрос ответит правильно сформулированная цель. Если вы пишите с целью сообщить о скидке, напишите об этом в заголовке или нарисуйте яркий баннер в начале коммерческого предложения.

Есть, что предложить — предлагайте прямо.

Не надо:

• риторических вопросов: каждый хочет сэкономить, правда?
• цитат, пословиц и поговорок: копейка рубль бережёт.
• дурацких и банальных подводок: предприниматель, ты хочешь сэкономить деньги, заработанные тяжким трудом?
• обобщений: вы, как и каждый человек на Земле, когда-нибудь задумывались об экономии.

Задача коммерческого предложения, сделать,чтобы клиент захотел купить ваш товар или услугу. Ни один продукт не покупают просто так, а только ради получения пользы. Вот и покажите, что получит клиент благодаря вашему предложению, и чем оно отличается от конкурентов. Для этого используйте:

• Заголовок + подзаголовок, чтобы заявить главную пользу.
• Список основных преимуществ. Текстовый блок или список, чтобы детально раскрыть пользу и объяснить отличия от конкурентов.
• Тематическое изображение, чтобы усилить текстовое сообщение. Актуально, если вы делаете дизайн коммерческого предложения.

Пример первой страницы коммерческого предложения охранной фирмы. Сразу понятно, что предлагают, на кого ориентировано предложение, в чём уникальность:

Заголовок и подзаголовок: суть, выгода и позиционирование. Цифровой список: уникальные преимущества. Картинка показывает, кому предназначено коммерческое предложение и иллюстрирует пользу. Выноски на картинке работают на репутацию.

А вот пример начала письма с коммерческим предложением:

Заголовок говорит, что предлагают и для кого. Подзаголовок раскрывает пользу. Текстовый блок объясняет пользу подробнее, представляет автора, работает на его репутацию и отстраивает от других разработчиков.

Сильно, но без фантастических обещаний

разрабатываем коммерческие предложения.

Простым языком опишите преимущества

У вашего товара есть сильные стороны. Опишите их как можно понятнее. Заумные тексты нравятся только своим авторам. Никто не читает мудрёных коммерческих предложений, поэтому пишите так, чтобы вас понял даже двоечник.

• Мой способ писать понятно родился из образа жизни. Зимой я живу в городе, а летом в деревне. Среди простых людей, далёких от бизнеса и копирайтинга. Их жизнь — огород, скот, лес и река. Когда я сажусь писать клиентское КП или статью, я представляю своего соседа Сашу. Бывшего шофёра, пьяницу и браконьера. Я представляю, что он сидит передо мной и рассказываю ему, о чём пишу.

Базовые правила простого и понятного текста коммерческого предложения

Минимум слов. Главное — донести смысл. Чем короче, тем лучше.

• Производим работы по монтажу вентиляционных систем → Монтируем вентиляцию

Простой синтаксис. Никаких дремучих сложноподчинённых предложений, причастных и деепричастных оборотов, страдательного залога и вводных выражений.

• Трубы и фасонные изделия, изолированные пенополиуретаном, на сегодняшний день получили наибольшее распространение при строительстве новых трубопроводов и использование в сравнении со штучными изделиями.

Никаких канцеляризмов, корпоративных и рекламных штампов.

• Продукция отличается гарантированным качеством → На трубы гарантия 5 лет от сквозной коррозии
• Эксклюзивные сайты под ключ → Проектируем сайты для клиник. Пишем тексты, делаем дизайн, вёрстку, программируем. Запускаем и два месяца обслуживаем бесплатно.
• Наш каждый рабочий — мастер с большой буквы → Сварщики 5-6 разряда с аттестацией НАКС

Удаляйте бессмысленные слова. Местоимения, междометия, вводные слова, модальные глаголы, усилители. Вместо словесной шелухи наполняйте текст фактами, цифрами, интересными подробностями.

• Кстати, вы знаете, что мы можем значительно поднять продажи в вашем бизнесе? → Поднимем продажи сайтов → Поднимем продажи сайтов на 35% → Внедрим CRM и поднимем продажи сайтов на 35%

Избавляйтесь от субъективных оценок и самовосхваления. Сильное коммерческое предложение говорит о пользе продукта и оставляет клиенту возможность самому оценить значимость этой пользы.

• Совершили самый большой объем перевозок для своих партнёров в 2017 году → Для своих партнёров в 2017 году мы перевезли 100 ж/д цистерн, 75 платформ и полуплатформ — на треть больше, чем в 2016.

В тему: Сила конкретики.

Снимите возражения

У покупателя всегда будут сомнения относительно ценности вашего предложения. Возражения зависят от аудитории и от того, как она будет использовать ваш продукт. Если аудитория покупает продукт для использования, её будет волновать качество, окупаемость, сервис, надёжность и пр. Если ваш продукт будут перепродавать, то возникнут сомнения относительно вложений, спроса, маржи, наценок, прибыли, возврата непроданного и так далее.

Разберитесь, какие сомнения могут быть у вашей аудитории, и разбейте их честно и с подробностями. Можно снимать каждое возражение по отдельности, а можно объединять их в тематические группы. Дать гарантию — по-прежнему самый сильный способ борьбы с возражениями.

Гарантия качества и возврата продукции в тексте коммерческого предложения оптовой компании.

В тему: Пять характеристик сильной гарантии.

Сообщите цену

Если цена не индивидуальна для каждого клиента, лучше её назвать. Цену мало сообщить, цену нужно ещё и «продать». Это означает увеличить воспринимаемую ценность по отношению к цене. Когда человек решает, покупать или нет, он взвешивает цену относительно ценности. Если ему кажется, что цена ниже, а ценность выше, он купит.

Один из способов увеличить ценность — показать, что входит в предложение. Например, вы продаёте доставку контейнерных грузов из Китая в Якутск. Это одна услуга, а если рассказать, что цену входит не только доставка, но и упаковка, утепление, перетарка, страховка, таможня, то это уже шесть услуг по цене одной.

Призовите к действию

Цель вашего коммерческого предложения сделать так, чтобы клиент на него откликнулся. Подтолкните его к целевому действию: написать призыв, дать контакты, вставить кнопки и ссылки в электронное КП.

Пример призыва к действию в тексте коммерческого предложения ивент-компании:

Разберитесь, какие сомнения могут быть у вашей аудитории, и разбейте их честно и с подробностями. Можно снимать каждое возражение по отдельности, а можно объединять их в тематические группы. Дать гарантию — по-прежнему самый сильный способ борьбы с возражениями.

Рассказ об этом коммерческом предложении.

Призывы призывы в тексте коммерческого предложения для электронной рассылки.

Простой вариант со ссылкой:

Хорошо выражена польза конкретного действия.

Пример с кнопкой:

Рассылка для оптовых покупателей.

Текст коммерческого предложения готов

Можно отдавать в дизайн, можно верстать в фирменный бланк или программу рассылки.

Грамотно и без космических обещаний напишем, оформим и сверстаем коммерческое предложение. Разрабатываем коммерческие предложения.

Как составить коммерческое предложение: практические рекомендации и примеры

Многие предприниматели подходят к составлению коммерческого предложения чисто формально. Однако именно от него нередко зависит успех поиска новых клиентов. Директор маркетингового агентства MAVR Владислава Рыкова подробно объяснила, как правильно составить коммерческое предложение, чтобы заинтересовать покупателя.

Что такое коммерческое предложение?

Коммерческое предложение (далее — КП) — это ваш инструмент для увеличения прибыли, путем привлечения новых клиентов или осуществления повторных продаж для действующих. По сути, КП является предложением о сотрудничестве, с описанием тех выгод, которые сможет получить потенциальный клиент после приобретения товаров или услуг вашей компании.

Типы коммерческих предложений

Для того, чтобы правильно составить коммерческое предложение, необходимо сначала определить его цель: это будет рассылка по холодной базе клиентов, которые о вас не слышали или же ваше предложение будет направлено на горячего клиента, которому интересны ваши товары и услуги.

Холодное коммерческое предложение

Суть холодного коммерческого предложения состоит в том, чтобы заинтересовать и заключить сделку с тем клиентом, который не проявлял интереса к вашей компании. Большинство получателей воспринимают такие КП как спам. Поэтому, составляя холодное коммерческое предложение, вы должны преследовать две цели:

• заставить прочитать его до конца;
• заинтересовать потенциального клиента.

На этом этапе важно не продать услугу, а привлечь внимание и начать диалог. Соответственно, у вашего предложения должен быть интересный заголовок, в котором будет не только отображаться суть письма, но и должно уделяться внимание возможным болям клиента.

Холодное коммерческое предложение не должно быть больше 1–2 страниц печатного текста. Помните, клиент не ждет этого письма, поэтому 10 страниц с описанием вашей замечательной компании и самых лучших услуг, которые только может предоставить рынок, он читать, скорее всего, не будет.

Горячее коммерческих предложений

Здесь все наоборот. Такое коммерческое предложение отправляется клиенту, с которым у вас уже произошел диалог в ходе встречи или телефонного разговора. Вы уже успели провести презентацию своего товара или услуги, и теперь потенциальный клиент ждет от вас следующего хода.

Соответственно, здесь стоит давать клиенту полную информацию о том, что вы предлагаете: начиная от самой услуги и выгодах, которые получит ваш потенциальный клиент и заканчивая прайс-листом (желательно соблюдать этот порядок: сначала необходимо создать ценность продукта, а потом называть его цену).

Структура коммерческого предложения

Как и любой продающий текст, успешное коммерческое предложение должно иметь четкую структуру:

Колонтитул

В колонтитул необходимо выносить логотип вашей компании и контактные данные менеджера, который в дальнейшем будет работать с данным клиентом.

Колонтитул позволит вам кратко ответить потенциальному клиенту на вопрос: «Кто это?»

Заголовок

Важный элемент, значением которого пренебрегают многие менеджеры по продажам. Задача заголовка — обратить на себя внимание, зацепить выгодой и призвать к действию, чтобы ваш потенциальный партнер/клиент, заинтересовавшись, открыл письмо. Особое внимание заголовку стоит уделять, при составлении холодного коммерческого предложения.

Когда речь идет о холодном КП, заголовки типа: «Коммерческое предложение от компании N» с наибольшей вероятностью не зацепят внимание потенциального клиента. Такие заголовки неинформативны и ничем не отличаются от десятков предложений ваших конкурентов, поэтому подобные письма зачастую отправляются в корзину непрочитанными.

С другой стороны, при составлении горячего коммерческого предложения такой заголовок будет более чем уместным, ведь контакт с клиентом уже был и он заинтересован в товарах и услугах вашей компании.

При составлении заголовка следует избегать:

• Спам. «Бесплатно», «горячее предложение», «здесь и сейчас» и подобные выражения не стоит использовать, они создадут у человека, просматривающего почту, впечатление что его заманивают на бесплатный сыр.
• Отсутствие конкретики. Факты выглядят намного привлекательнее, чем размытые, но красивые заголовки. Допустим, что вы предлагаете услуги рекламного характера для ресторана с доставкой.

Плохой пример: «Вас ждут тысячи заказов в день».

Хороший пример: «1 500 человек в вашем районе заказали вчера пиццу не у вас. Давайте это исправим?»

Лид

От английского Lead — вести. То есть главная задача лида в КП — сказать о том, что именно вы можете закрыть боли клиента. Здесь можно идти либо от проблемы, либо от решения (если проблема отсутствует).

Пример: «Вариантов рекламы для пиццерий много. Но традиционные методы становятся менее эффективными и привлекают на 40% меньше гостей по сравнению с прошлым годом».

Оффер

На этом этапе необходимо заинтересовать читателя настолько, чтобы тот продолжил знакомство с вашим коммерческим предложением. Если оффер потенциальному клиенту будет неинтересен, то письмо не будет дочитано и отправится в корзину. Здесь рекомендуется использовать связку «товар-выгода» или «услуга-выгода». Также в конце этого блока вы можете использовать графическое наполнение для оформления визуализации ваших услуг (или результата их использования).

Пример: «Рекламное агентство N предлагает вам получить бесплатную консультацию по запуску новой рекламной компании, которая обеспечит вам поток новых гостей. Никаких пустых обещаний о космической конверсии, только успешные кейсы, которые помогли реальным компаниям в N городов».

Выгоды для клиента

Самый важный блок. Если клиент дошел до этого момента, здесь необходимо перечислить то, что он может получить от вашей компании за свои деньги. Правильно подсвеченные выгоды в коммерческом предложении подталкивают клиента к мысли, что решение, которые вы предлагаете, ему действительно нужно.

Пример. «Прямые выгоды от сотрудничества:

• Никаких теорий, только практика! Предлагаемые кейсы уже были успешно реализованы и помогли нашим клиентам.
• Мы привлекаем только тех потенциальных клиентов, которым действительно интересны ваши услуги/товары.
• Бесплатная консультация перед запуском рекламной кампании от нашего менеджера и предварительный прогноз ее эффективности.
• На протяжении всего периода рекламной кампании менеджер проекта (PM) будет контролировать каждый этап.
• Полная прозрачность: при заключении договора вы обязательно ознакомитесь с тем, как будет производиться оплата. Никаких подводных камней».

Цена

Здесь все просто. После того, как мы рассказали клиенту о преимуществах сотрудничества, необходимо обозначить, сколько будет стоить товар или услуга, если есть фиксированный прайс, в противном случае стоит написать о разработке индивидуальных условий для клиента.

Отработка возражений

Здесь необходимо ответить на вопросы, которые возникли в голове у читающего ваше коммерческое предложение: «Кто вы?», «Почему именно вы?», «Кто уже пользовался вашими услугами?», «География присутствия» и так далее.

Но одним из самых мощных инструментов для отработки возражения в КП являются гарантии. Если вы предлагаете какой-либо товар, то здесь можно написать о гарантиях, которые на него распространяются (18 месяцев на технику для офиса). Ну а в случае с услугой, можно предложить менее очевидную гарантию (при конверсии ниже N%, вторая рекламная кампания за наш счет).

Призыв

Ну и на этом этапе, необходимо прямо сказать клиенту, какое действие он должен совершить: позвонить или прийти к вам в офис. Хочу заметить, что тут стоит использовать повелительные глаголы.

Плохой пример: «Вы можете позвонить нам».

Хороший пример: «Звоните».

Также в призыве можно указать на эксклюзивность или ограниченную доступность вашего товара или услуги.

Ошибки при составлении коммерческих предложений

Здесь приведу типичные ошибки, которые совершают менеджеры по продажам при составлении коммерческого предложения.

1. Не стоит расписывать то, насколько ваша компания ориентируется на клиентов, состоит из профессионалов, прогрессивная, растущая и вообще самая лучшая на рынке. Клиенту интересна не компания, а услуга, которую предлагает компания — помните об этом.
2. Заискивание перед клиентом, особенно в холодных КП. Лесть хороша, когда она используется с умом. Чрезмерное подлизывание ведет к тому, что составленное КП отправится в корзину недочитанным.
3. Заумность. Пишите просто! Не стоит засорять коммерческое предложение сложными профессиональными терминами, типа «просчет юнит-экономики». Читающий просто не осилит тот учебник по высшей математике (а именно так и будет выглядеть ваше КП в его глазах) и отправит его в корзину.
4. Не стоит отправлять в одном письме и презентацию, и карточку с реквизитами, и каталог товаров — все это будет не структурировано и сложным для понимания и приведет к предсказуемому результату.
5. Занудство. Многие считают, что ЛПР (лицо, принимающее решения), читающий коммерческое предложение, оценит официальность и сухость письма. Ничего подобного! Такого чтива на его почте полно, и ваша задача — выгодно выделить свое предложение, помните, вы продаете не компаниям, вы продаете людям!

Заключение

Правильно составленное коммерческое предложение является сильным инструментом. Но, чтобы научиться им успешно пользоваться, необходима в первую очередь практика, в дальнейшем, опираясь на опыт, вы сможете создавать действительно интересные коммерческие предложения, которые будут приводить к сделке. Начните составлять ваше КП, руководствуясь советами, приведенными в этой статье и вы сможете написать действительно продающее коммерческое предложение.

типов профессиональных деловых писем

В профессиональном мире вам часто нужно будет написать деловое письмо или отправить профессиональное электронное письмо. От подачи заявки на новую работу, написания благодарственной записки, отправки записки с извинениями или отправки прощального электронного письма при отбытии — существует множество обстоятельств, при которых потребуется письмо или электронное письмо надлежащего формата.

Как написать деловое письмо

Деловое письмо — это официальный документ с установленной структурой.Как видно из примеров по ссылкам ниже, деловое письмо имеет очень определенный формат.

Деловое письмо включает контактную информацию, приветствие, текст письма, приветственное закрытие и подпись.

Что вы должны включить в профессиональное письмо, написанное для деловых целей? Деловое письмо — это официальный документ с установленной структурой. Как видно из примеров по ссылкам ниже, деловое письмо имеет очень определенный формат.Деловое письмо включает в себя контактную информацию, приветствие, текст письма, приветственное закрытие и подпись.

Есть правила для всего, от того, насколько широкими должны быть поля букв, до шрифта какого размера использовать.

• В целом, разумно, чтобы основная часть вашего делового письма была прямой и краткой.
• Объясните, почему вы пишете в первом абзаце,
• В следующем абзаце укажите подробности, а
• Используйте заключительный абзац, чтобы повторить причину написания
• Поблагодарите получателя за чтение и, возможно, упомяните о дальнейших планах

Ниже вы найдете список примеров деловых писем для разнообразной переписки по работе и деловой переписке, а также советы о том, как написать подходящее и эффективное деловое письмо.Используйте эти образцы как отправную точку, когда вам нужно написать собственное письмо.

Шаблон делового письма

Это пример профессионального делового письма. Загрузите профессиональный шаблон делового письма (совместимый с Google Docs и Word Online) или посмотрите другие примеры ниже.

Образец делового письма (текстовая версия)

Дженнифер Фамилия
{Почтовый адрес}
{Город}, {Штат} {Почтовый индекс}
555-555-5555
email @ email.com

17 июня 2020

Мишель Фамилия
Менеджер
Название компании
{Почтовый адрес}
{Город}, {Штат} {Почтовый индекс}

Уважаемая госпожа Фамилия:

Большое спасибо за то, что нашли время встретиться со мной, чтобы обсудить продажу моих свитеров ручной работы в вашем замечательном магазине.

Как я уже упоминал в нашем разговоре, я был покупателем вашего магазина с тех пор, как потратил свое пособие на третий класс, чтобы купить свою самую первую пару вязальных спиц. Для меня большая честь, что вы подумали о продаже одного из моих оригинальных творений в The Yarn Company вместе со своими собственными работами.

Мы обсудили пробную консигнационную схему, при которой часть продаж пойдет в магазин. Мне это более чем приятно.

Дайте мне знать, как вы хотите действовать. Я доступен почти во второй половине дня по телефону 555-555-5555, или вы можете написать мне по адресу [email protected], и я отвечу на ваше сообщение как можно скорее.

Спасибо и всего наилучшего,

Дженнифер Фамилия

Расширять

Другие шаблоны и форматы деловых писем

Шаблон делового письма
Этот шаблон включает всю информацию, которая должна быть включена в деловое письмо.Есть примеры каждого раздела письма и советы по выбору стиля для переписки.

Формат для написания делового письма
Этот формат письма включает информацию о выборе подходящего макета, шрифта, приветствия, интервала, закрытия и подписи для деловой переписки.

Примеры деловых писем, перечисленные по типу

Письма с извинениями
Когда и как извиняться на работе, а также примеры писем с извинениями для работодателей и коллег.Используйте эти письма, если вы допустили ошибку, плохо себя вели, пропустили собеседование или в других обстоятельствах, когда вы допустили ошибку и вам нужно извиниться.

Благодарственные письма
Очень часто в отзывах на работе преобладают негативные. Если кто-то, с кем вы тесно сотрудничаете, отлично справляется со своей работой, не упускайте возможности похвалить его и дать положительный отзыв. Отправка письма — хороший способ показать сотрудникам, коллегам, коллегам, клиентам и другим людям, насколько вы их цените.

Деловые благодарственные письма
Если кто-то окажет вам услугу или поможет вам каким-либо образом, всегда не забудьте отправить благодарственное письмо. Перейдите по этой ссылке, чтобы найти образцы писем с благодарностью для бизнеса для различных сценариев, связанных с бизнесом и трудоустройством.

Письмо об отказе от кандидата
Когда вы отвечаете за прием на работу, вам нужно будет сообщить соискателям вакансии, когда они не получат эту должность. Вот пример письма с отказом от кандидата для отправки человеку, который не был выбран для работы.

Поздравительные письма
Все любят, когда их признают за свои достижения, даже если это всего лишь быстрое сообщение электронной почты или рукописная заметка. Ознакомьтесь с образцами поздравительных писем для новых рабочих мест, новых предприятий, рекламных акций и других дел, связанных с бизнесом.

Примеры сообщений электронной почты
Хотя часто удобно отправлять рукописные или распечатанные заметки по почте, в наши дни более распространено электронное письмо. Здесь вы найдете примеры электронных писем, связанных с бизнесом и работой.

Письма сотрудникам
Просмотрите образцы писем сотрудников и писем для кандидатов на работу, включая рекомендательные письма сотрудников, письма с предложениями о работе, благодарственные и поздравительные письма и другие примеры писем.

Письмо с подтверждением трудоустройства
Арендодатели часто запрашивают письма с подтверждением занятости, чтобы подтвердить, что человек работает в компании. См. Информацию о том, что должно быть включено в письмо, и образец письма с подтверждением занятости.

Прощальные письма
Примеры прощальных посланий, чтобы коллеги, клиенты и ваши знакомые знали, что вы движетесь дальше. Отправка прощального письма — хороший способ сообщить людям новую контактную информацию, чтобы вы могли поддерживать связь в будущем.

Письма-запросы
Используйте письма-запросы, чтобы запрашивать встречи и узнавать о возможностях трудоустройства, которые не рекламировались. Эти письма — способ получить доступ к потенциальному работодателю, который не опубликовал список доступных вакансий.

Письма с предложениями о работе
Примеры писем с предложениями о работе, письма с отказом от работы, встречных писем и других писем, связанных с предложениями о работе.

Письмо о повышении должности
В письме о повышении должности содержится информация о повышении, включая новое звание, зарплату и дату перехода сотрудника на новую роль.

Сетевые письма
Образцы писем о поиске работы и карьерных сетей, включая рекомендательные письма, рекомендательные письма и информационные письма для установления контактов.

Письмо новому сотруднику
Образец приветственного письма для отправки новому сотруднику, а также подробные сведения, которые следует включить в этот тип письма.

Объявление о продвижении
Образец сообщения электронной почты, уведомляющего сотрудников компании о продвижении.

Рекомендательные письма
См. Примеры рекомендательных писем, рекомендательных писем, личных рекомендаций, профессиональных рекомендаций, ссылок на персонажей и академических ссылок.

Реферальные письма
Примеры реферальных писем, включая письма и сообщения электронной почты с просьбой о направлении, письма с указанием сотрудников, коллег или знакомых для работы, а также примеры реферальных сопроводительных писем и благодарственных писем.

Письма об увольнении
Если вы планируете уволиться с работы, ознакомьтесь с этим письмом об увольнении и примерами электронных писем. Их можно использовать в различных ситуациях, включая увольнение с уведомлением, увольнение по электронной почте и немедленное увольнение.

Письма о выходе на пенсию
См. Примеры писем для объявлений о выходе на пенсию, когда вы выходите на пенсию, а также поздравительных писем и электронных писем для знакомых, которые вышли на пенсию.

Письмо об увольнении
Образец увольнения сотрудника из организации.

Письма с приветствием
Примеры писем с приветствием для новых сотрудников и сотрудников, возвращающихся на работу после отпуска.

Шаблоны писем Microsoft Word
Когда вам нужно написать письмо о приеме на работу, может быть полезно начать с шаблона.Шаблоны Microsoft Word доступны для резюме, сопроводительных писем, писем об увольнении, рекомендательных писем и писем для интервью.

Деловое письмо в формате с примерами

Деловое письмо — это официальный документ, который, например, часто отправляется из одной компании в другую или из компании своим клиентам, сотрудникам и заинтересованным сторонам. Деловые письма используются также для профессиональной переписки между физическими лицами.

Хотя электронная почта стала наиболее распространенной формой переписки, распечатанные деловые письма по-прежнему используются для многих важных и серьезных типов корреспонденции, включая рекомендательные письма, подтверждение трудоустройства, предложения о работе и многое другое.

Написать эффективное, безупречное деловое письмо может оказаться легкой задачей, если вы будете придерживаться установленных правил в отношении верстки и языка.

Помните, что ваш получатель регулярно читает значительный объем корреспонденции и будет отдавать предпочтение хорошо написанным письмам, не содержащим опечаток и грамматических ошибок.

Что включать в письмо

Объясните цель вашего письма простым и понятным языком, сохраняя краткий начальный абзац.Вы можете начать со слов «Я пишу в отношении…», а затем сообщать только то, что вам нужно сказать.

Последующие абзацы должны включать информацию, которая дает вашему читателю полное представление о ваших целях, но избегает извилистых предложений и излишне длинных слов. Опять же, сделайте это кратким, чтобы удержать их внимание.

Если вы намерены каким-либо образом убедить получателя, будь то инвестирование денег, предоставление вам рекомендации, найм вас, партнерство с вами или решение проблемы, создайте убедительные аргументы в пользу вашего дела.

Если, например, вы хотите, чтобы читатель спонсировал благотворительное мероприятие, определите любое совпадение с благотворительными целями их компании. Убедите читателя, что помощь вам будет взаимовыгодна, и вы увеличите свои шансы заручиться их поддержкой.

Разделы делового письма

Каждый раздел вашего письма должен соответствовать соответствующему формату, начиная с вашей контактной информации и информации получателя; приветствие; тело письма; закрытие; и, наконец, ваша подпись.

Ваша контактная информация

• Ваше имя
• Ваша должность
• Ваша компания
• Ваш адрес
• Город, штат Почтовый индекс
• Ваш номер телефона
• Ваш адрес электронной почты

Дата

• Дата написания корреспонденции

Контактная информация получателя

• Их имя
• Их название
• Их компания
• Адрес компании
• Город, штат Почтовый индекс

Приветствие

• Используйте «Кому это может быть интересно», если вы не уверены, к кому конкретно обращаетесь.
• Используйте официальное приветствие «Уважаемый господин / госпожа / доктор. [Фамилия] », если вы не знаете получателя.
• Используйте «Уважаемый [Имя]», только если у вас неформальные отношения с получателем.

Тело

• Используйте строки с одинарным интервалом с добавлением пробелов между каждым абзацем, после приветствия и над закрытием.
• Выровняйте букву по левому краю (по левому полю).

Заключительное приветствие

Заключительный абзац должен состоять из двух предложений.Просто укажите причину написания и поблагодарите читателя за рассмотрение вашего запроса. Вот несколько хороших вариантов закрытия:

• С уважением
• С уважением
• Сердечно
• С уважением

Если ваше письмо менее формальное, попробуйте использовать:

• Все самое лучшее
• Лучшее
• Спасибо
• С уважением

Ваша подпись

Напишите свою подпись сразу под закрытием и оставьте четыре одинарных пробела между закрытием и напечатанным полным именем, титулом, номером телефона, адресом электронной почты и любой другой контактной информацией, которую вы хотите включить.Используйте следующий формат:

Ваша собственноручная подпись

Напечатано полное имя
Заголовок

Расширять

Шаблон делового письма

Вы можете использовать этот образец делового письма в качестве модели и загрузить шаблон (совместимый с Google Docs и Word Online) для текстовой версии ниже.

@ Баланс 2020

Образец делового письма (текстовая версия)

Линда Лау
Северный государственный университет
123 Main Street
Anytown, CA 12345
555-555-5555
[email protected]

5 марта 2020

Оскар Ли
Главный редактор
Acme Graphic & Design
123 Business Rd.
Business City, CA 54321

Уважаемый г-н Ли,

Я хотел бы пригласить вас принять участие в нашем предстоящем мероприятии по установлению контактов с отделом гуманитарных наук. Мероприятие состоится во второй половине дня 1 мая 2020 года. Мы хотим предоставить нашим выпускникам возможность встретиться с лидерами бизнеса в этом районе, которые могут искать новых сотрудников, имеющих ученые степени в области гуманитарных наук.

Мероприятие будет проходить в Студенческом центре Кокса при Северном государственном университете и продлится около двух-трех часов. Если вы заинтересованы в посещении или отправке представителя компании для встречи с нашими студентами, сообщите мне об этом при первой же возможности, и я могу зарезервировать для вас столик.

Спасибо за уделенное время и надеюсь вскоре получить от вас известие.

С уважением,

( подпись бумажное письмо)

Линда Лау
Заведующая кафедрой гуманитарных наук

Расширять

Пример подписи электронной почты

Если вы отправляете электронное письмо, ваша подпись будет немного отличаться.Вместо того, чтобы указывать свою контактную информацию в заголовке письма, укажите ее под своей подписью. Например:

Отправка делового письма по электронной почте

С уважением,

Имя Фамилия
Должность
Ваш адрес
Ваш номер телефона
Ваш адрес электронной почты

Расширять

Объясните, почему вы отправляете сообщение. Включите тему, о которой вы пишете, в строку темы электронного письма, чтобы читатель понял, почему вы отправляете сообщение.

Советы по написанию делового письма

Просмотрите образцы писем, в том числе сопроводительные письма, благодарственные письма для собеседований, повторные письма, письма о принятии и отказе, письма об увольнении, благодарственные письма и другие образцы писем, связанных с бизнесом и трудоустройством, и советы по написанию.

The Basic Business Letter // Purdue Writing Lab

Написание основного делового письма

Части делового письма

Этот ресурс организован в том порядке, в котором вы должны написать деловое письмо, начиная с адреса отправителя, если письмо написано не на фирменном бланке.

Адрес отправителя

Адрес отправителя обычно указывается на фирменном бланке. Если вы не используете фирменный бланк, укажите адрес отправителя в верхней части письма на одну строку над датой. Не пишите имя или титул отправителя, так как они указаны в конце письма. Включите только почтовый адрес, город и почтовый индекс.

Дата

Линия даты используется для обозначения даты написания письма. Однако, если ваше письмо написано в течение нескольких дней, укажите дату его написания в строке даты.При письме компаниям в США используйте американский формат даты. (Согласно принятому в США соглашению о форматировании даты месяц перед днем. Например: 11 июня 2001 г.) Напишите месяц, день и год на расстоянии двух дюймов от верхнего края страницы. В зависимости от того, какой формат вы используете для своего письма, выровняйте дату по левому краю или сделайте табуляцию до центральной точки и введите дату. В последнем случае укажите адрес отправителя на фирменном бланке, а не выровняйте его по левому краю.

Внутренний адрес

Внутренний адрес — это адрес получателя.Всегда лучше писать конкретному человеку в фирме, которой вы пишете. Если у вас нет имени этого человека, проведите небольшое исследование, позвонив в компанию или поговорив с сотрудниками компании. Включите личный титул, например мисс, миссис, мистер или доктор. Следуйте предпочтениям женщины, когда к вам обращаются как мисс, миссис или мисс. Если вы не уверены, что женщина предпочитает обращаться к вам, используйте мисс. существует вероятность того, что человек, которому вы пишете, является доктором или имеет другое звание, используйте это звание.Обычно люди не возражают, когда к ним обращаются с более высоким титулом, чем они на самом деле обладают. Чтобы написать адрес, используйте формат почтового отделения США. Для международных адресов введите название страны заглавными буквами в последней строке. Внутренний адрес начинается на одну строку ниже даты. Его следует выровнять по левому краю, независимо от того, какой формат вы используете.

Приветствие

Используйте то же имя, что и внутренний адрес, включая личный титул. Если вы знаете человека и обычно обращаетесь к нему по имени, в приветствии можно использовать только имя (например: Дорогая Люси :).Однако во всех остальных случаях используйте личные титулы и фамилию / фамилию, за которыми следует двоеточие. После приветствия оставьте одну строку пустой.

Если вы не знаете пол читателя, используйте несуществующее приветствие, например название должности, за которым следует имя получателя. Также допустимо использовать полное имя в приветствии, если вы не можете определить пол. Например, вы можете написать «Дорогой Крис Хармон: если вы не уверены в половой принадлежности Криса».

Кузов

Для блочного и модифицированного блочного форматов: одиночный пробел и выравнивание по левому краю каждого абзаца в теле письма.Между каждым абзацем оставляйте пустую строку. При написании делового письма помните, что краткость очень важна. В первом абзаце рассмотрите дружеское начало, а затем изложите основную мысль. Следующий абзац должен начать с обоснования важности главного пункта. В следующих нескольких абзацах продолжите обоснование, указав справочную информацию и вспомогательные детали. В заключительном абзаце следует повторить цель письма и, в некоторых случаях, требовать каких-либо действий.

Закрытие

Закрытие начинается в той же вертикальной точке, что и ваша дата, и через одну строку после последнего основного абзаца. Используйте только первое слово с заглавной буквы (например: «Спасибо») и оставьте четыре строки между закрытием и именем отправителя для подписи. Если после приветствия следует двоеточие, после закрытия должна стоять запятая; в противном случае после закрытия знаки препинания не ставятся.

Корпуса

Если вы приложили к письму какие-либо документы, например, резюме, вы указываете это, просто набрав Приложения под закрытием.Как вариант, вы можете указать название каждого документа, который вы вкладываете в конверт. Например, если вы включили много документов и хотите убедиться, что получатель знает о каждом документе, может быть хорошей идеей перечислить имена.

Инициалы машинистки

Инициалы машинистки используются для обозначения человека, который напечатал письмо. Если вы набрали письмо самостоятельно, не указывайте инициалы машинистки.

Примечание о формате и шрифте

Формат блока

При написании деловых писем необходимо обращать особое внимание на используемый формат и шрифт.Наиболее распространенный формат делового письма известен как блочный формат. При использовании этого формата вся буква выравнивается по левому краю и с одинарным интервалом, за исключением двойного пробела между абзацами.

Модифицированный блок

Другой широко используемый формат известен как модифицированный блочный формат. В этом типе тело письма, а также адреса отправителя и получателя выравниваются по левому краю и разделяются одинарным интервалом. Однако для даты и закрытия перейдите к центральной точке и начните вводить текст.

Полублок

Последний и наименее используемый стиль — полублочный. Он очень похож на модифицированный стиль блока, за исключением того, что каждый абзац имеет отступ, а не выравнивание по левому краю.

Имейте в виду, что разные организации предъявляют разные требования к формату профессионального общения. Хотя примеры, предоставленные OWL, содержат общие элементы для основного делового письма (жанровые ожидания), формат вашего делового письма, возможно, должен быть гибким, чтобы отражать такие переменные, как бланки и шаблоны.Наши примеры — просто ориентиры.

Если на вашем компьютере установлен Microsoft Office 2000, можно использовать Мастер писем, чтобы не гадать при форматировании деловых писем. Чтобы получить доступ к мастеру писем, щелкните меню «Инструменты» и выберите «Мастер писем». Мастер представит три упомянутых здесь стиля и введет дату, адрес отправителя и адрес получателя в выбранный формат. Letter Wizard следует использовать только в том случае, если у вас есть базовые представления о том, как написать деловое письмо.Его шаблоны применимы не для всех настроек. Поэтому вам следует обратиться к руководству по деловому письму, если у вас возникнут какие-либо вопросы или вы сомневаетесь в точности Мастера писем.

Шрифт

Еще одним важным фактором читабельности буквы является шрифт. Общепринятым шрифтом является Times New Roman, размер 12, хотя могут использоваться и другие шрифты, такие как Arial. Выбирая шрифт, всегда учитывайте свою аудиторию. Если вы пишете в консервативную компанию, вы можете использовать Times New Roman.Однако, если вы пишете в более либеральную компанию, у вас будет немного больше свободы при выборе шрифтов.

Пунктуация

Пунктуация после приветствия и закрытия — используйте двоеточие (:) после приветствия (никогда не запятую) и запятую (,) после закрытия. В некоторых случаях вы также можете использовать менее распространенный формат, известный как открытая пунктуация. В этом стиле после приветствия и закрытия знаки препинания исключены.

Как написать официальное деловое письмо

Урок 7: Как написать официальное деловое письмо

/ ru / business-communication / business-writing-essentials / content /

Как написать официальное деловое письмо

Если вам нужно пообщаться с другой компанией или поделиться важными новостями, деловых писем представят ваше сообщение в классическом изысканном стиле.В отличие от внутренних служебных записок, деловые письма обычно отправляются от одной компании к другой, поэтому они настолько формальны и структурированы, как . Однако письма также довольно универсальны, так как их можно использовать для официальных запросов, объявлений, сопроводительных писем и многого другого.

Несмотря на формальность, письма могут иметь дружелюбный тон , особенно потому, что они включают краткое введение перед тем, как перейти к основному вопросу. Независимо от тона, который вы используете в своем письме, ваше письмо должно оставаться кратким, ясным и легко читаемым.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать об официальных деловых письмах.

Этот урок посвящен американской деловой литературе. Письма, написанные в других частях света, могут иметь незначительные отличия в форматировании.

Структура делового письма

Деловое письмо четкая структура имеет решающее значение для его внешнего вида и удобочитаемости. При написании письма вы можете следовать приведенной ниже структуре, чтобы создать эффективный документ.

• Открытие : Укажите свой почтовый адрес, полную дату (например, 30 июля 2017 г.), а также имя, компанию и адрес получателя. Пропустите одну строку между вашим адресом, датой и информацией о получателе. Не добавляйте свой адрес, если вы используете фирменный бланк, который уже содержит его.
• Приветствие : Обращайтесь к получателю, используя «Уважаемый» вместе с его титулом и фамилией, например «Уважаемый мистер Коллинз» или «Уважаемый директор Кинкейд».«Если вы не знаете пол получателя, используйте его полное имя, например« Уважаемый Тейлор Дин ». Наконец, не забудьте добавить двоеточие в конце приветствия.
• Тело : В первом абзаце представьтесь и представьтесь и суть вашего письма. Следующие абзацы должны подробно описать вашу основную мысль, в то время как ваш последний абзац должен повторить цель письма и содержать призыв к действию, если это необходимо.
• Закрытие : Рекомендуемое официальное закрытие включает «С уважением» или «Искренне Ваш.»Для более личного завершения рассмотрите возможность использования« Сердечно »или« С наилучшими пожеланиями ». Независимо от того, что вы выберете, добавьте в конец запятую.
• Подпись : пропустите четыре строки после закрытия и введите свое имя. Пропустите следующую строку и введите название должности и название компании. Если вы отправляете бумажную копию, подпишите свое имя в пустом месте синими или черными чернилами.
• Приложения : Если вы прилагаете документы с этим письмом, укажите их здесь.

Другой важной частью структуры является макет , который определяет форматирование текста.Наиболее распространенный макет для делового письма известен как формат блока , при котором весь текст выравнивается по левому краю и с одинарным интервалом, за исключением двойных пробелов между абзацами. Благодаря такому расположению письмо выглядит чистым и легко читаемым.

Редакция

Как указано в Business Writing Essentials, версия является важной частью письма. Просмотрите свое письмо, чтобы оно было кратким, и выровняйте его на предмет орфографических и грамматических ошибок. Когда вы закончите писать, попросите кого-нибудь прочитать ваше письмо и дать вам отзывов , поскольку они могут обнаружить ошибки, которые вы могли пропустить.Также убедитесь, что к вашему документу приложены все приложения и что все бумажные копии подписаны.

После проверки содержания рассмотрите вид вашего письма. Если вы печатаете бумажную копию, обязательно используйте качественную бумагу. Также попробуйте использовать фирменный бланк, чтобы придать вашему документу более официальный вид.

Пример делового письма

Чтобы увидеть этот урок в действии, давайте взглянем на безупречное деловое письмо, рассмотрев приведенный ниже пример.

Это письмо выглядит великолепно! Структура идеальная, текст выравнивается по левому краю и с одинарным интервалом.Корпус формальный, дружелюбный и лаконичный, а приветствие и завершение выглядят хорошо. Он также содержит собственноручную подпись, что означает, что он готов к отправке в бумажном виде.

Умение написать деловое письмо пригодится вам на протяжении всей вашей карьеры. Продолжайте практиковаться и изучать его, и вы сможете общаться в классическом стиле.

/ ru / бизнес-коммуникация / как написать мощный бизнес-отчет / контент /

20 шаблонов и примеров деловых писем для различных целей

Когда вы пытаетесь отправить профессиональное деловое письмо, иногда эти скучные шаблоны Microsoft Word просто не помогут.

Word затрудняет создание фирменных бланков, у вас нет гибкости, чтобы оформить документ так, как вы хотите, и конечный результат почти всегда утомителен.

Вот почему у нас есть полный набор шаблонов фирменных бланков и деловых писем, которые вы можете настроить, чтобы они соответствовали любому виду делового письма, которое вам может понадобиться отправить.

Перейдите по нашим опциям ниже или прокрутите вниз, чтобы увидеть их все.

20 шаблонов деловых писем для различных целей

Шаблон № 1: Шаблон делового письма по экологической благотворительности

Шаблон № 2: Шаблон делового письма с графическим дизайном

Шаблон № 3: Шаблон банковского делового письма

Шаблон № 4: Деловое письмо о детском здравоохранении

Шаблон № 5: Шаблон делового письма по семейному праву

Шаблон № 6: Шаблон делового письма от университета

Шаблон № 7: Шаблон бизнес-письма для ресторана

Шаблон № 8: Шаблон делового письма о технологиях

Шаблон № 9: Шаблон делового письма «Дизайн интерьера»

Шаблон № 10: Армейское деловое письмо

Шаблон № 11: Креативный шаблон делового письма

Шаблон № 12: Шаблон делового письма репетитору

Шаблон № 13: Шаблон делового письма по кардиологии

Шаблон # 14: Шаблон делового письма о ландшафтном дизайне

Шаблон # 15: Книжное благотворительное деловое письмо

Шаблон # 16: Шаблон делового письма Illustrator

Шаблон # 17: Шаблон праздничного делового письма

Шаблон № 18: Шаблон делового письма о продуктах по уходу за кожей

Шаблон № 19: Шаблон делового письма от художника

Шаблон № 20: Шаблон делового письма юридической фирмы

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Шаблон № 1: Шаблон бизнес-письма по экологической благотворительности

Готовите официальное письмо для вашей некоммерческой организации? Фирменные бланки для деловых коммуникаций — лучший способ.

Этот шаблон бизнес-письма, посвященного экологической благотворительности, позволяет вам отправить официальное бизнес-письмо, подходящее для вашего бизнеса или организации.

Keep it green для благотворительной организации по защите окружающей среды. Выбирайте синий цвет для брендов, связанных с океаном. Подумайте о пастельных тонах для бизнеса, связанного с младенцами и маленькими детьми.

Чтобы он был профессиональным, он не должен быть скучным черно-белым форматом. Если он соответствует вашему бренду, имеет профессиональный бланк с контактной информацией и легко читается, вы — золотая медаль.

Шаблон № 2: Шаблон делового письма с графическим дизайном

Ищете что-то более уникальное для общения вашего малого бизнеса? Этот образец делового письма станет для вас идеальной отправной точкой.

Просто замените замещающий текст своим собственным сообщением и будьте готовы к отправке. Не стесняйтесь обновлять приветствие «Кого это может касаться» чем-нибудь более неформальным или прямым, если хотите.

Вы можете легко заменить имя и заголовок в подписи письма, а также сопоставить шрифт и цвета шаблона с вашим собственным брендом.Создание фирменного бланка в Visme поможет вам создать гораздо более красивый результат, чем скучное письмо в Google Docs или Microsoft Word.

Шаблон № 3: Банковское деловое письмо

Для более формального бизнеса этот базовый шаблон делового письма идеально подходит для общения. Вы можете использовать этот шаблон, чтобы отправить рекомендательное письмо, письмо с предложением работы, коммерческое письмо и многое другое.

Убедитесь, что в письме вы используете читаемый и профессиональный шрифт, например Arial или Times New Roman.В названиях компаний, приветствиях и подписях можно использовать более забавный или фирменный шрифт, но вы хотите, чтобы ваше письмо было полностью разборчивым.

Шаблон № 4: Деловое письмо о детском здравоохранении

Правильное деловое письмо не обязательно означает нулевой цвет. Возьмите страницу из этого шаблона письма, созданного для благотворительной организации по охране здоровья детей. Если ваш бренд работает с маленькими детьми, использование цвета — это ваш бренд.

Просто убедитесь, что вы используете формат делового письма с вашим адресом и адресом получателя, полным именем, номером телефона и другой контактной информацией, чтобы в итоге вы получили эффективное деловое письмо.

Шаблон № 5: Деловое письмо по семейному праву

Использование цвета в шаблоне делового письма — отличный способ выделиться среди получателей. А простой, но профессиональный дизайн этого шаблона — идеальная отправная точка.

Все, что вам нужно сделать, это заменить имена и замещающий текст вашей собственной информацией, сопоставить профессиональный шаблон письма с вашим брендом и загрузить в формате PDF для печати.

Обязательно сделайте корректуру перед отправкой письма.Убедитесь, что нет опечаток или ошибок, которые могут повлиять на ваш профессионализм.

Шаблон № 6: Шаблон делового письма от университета

У местных колледжей и университетов есть много писем, которые они должны отправить — письма о зачислении, предложения о работе для профессоров и другие способы общения с будущими студентами.

Этот шаблон делового письма — идеальная отправная точка для любых образовательных коммуникаций. Просто обновите почтовый адрес и контактную информацию своими собственными, прежде чем делиться ими.

Шаблон № 7: Шаблон письма ресторанного бизнеса

Рестораны тоже нуждаются в своих фирменных деловых письмах! Если вы обращаетесь к поставщикам, отвечаете на заявления о приеме на работу или составляете регистрационные документы, фирменные бланки идеально подходят для того, чтобы иметь под рукой.

Этот шаблон фирменного бланка ресторана включает в себя фирменные цвета ресторана, а также фотографии блюд, которые они подают, что создает уникальный внешний вид для их делового письма.

Шаблон № 8: Шаблон делового письма о технологиях

Еще один отличный способ разработать шаблон делового письма — использовать стиль цветных блоков, как мы видим здесь в этом деловом письме о технологиях.

Имейте в виду, что современное общение не требует отступа перед каждым абзацем, но не забывайте запятую после приветствия и подписи.

Шаблон № 9: Шаблон делового письма «Дизайн интерьера»

Еще один отличный вариант использования ваших деловых писем — это отправка благодарственных писем клиентам, а также поисковые письма для новых клиентов.

Этот шаблон фирменного бланка с дизайном интерьера идеально подходит для индивидуальных предпринимателей или владельцев малого бизнеса, которые хотят распространять информацию через местную обычную почту. Просто убедитесь, что внутренний адрес и контактная информация верны, чтобы люди знали, где с вами связаться, чтобы узнать больше!

Шаблон № 10: Армейское деловое письмо

Еще один замечательный шаблон делового письма, который стоит рассмотреть, — это армейский бланк. Этот дизайн идеально подходит для людей в вооруженных силах или связанных с ними предприятий.

Простой в использовании блочный формат в наших шаблонах деловых писем дает пользователям легкий доступ к редактированию текста и графики-заполнителя с их собственным эффектом.

Шаблон № 11: Creative Business Letter Template

Наш креативный шаблон делового письма идеально подходит для более личного использования, особенно когда речь идет о написании сопроводительного письма или заявления об увольнении, которое вы хотите сделать индивидуальным и профессиональным.

Просто убедитесь, что удобочитаемость по-прежнему является ключевым моментом в дизайне ваших букв, и вы золотые.Обновите формы и шрифты в этом шаблоне фирменного бланка, чтобы он соответствовал вашему личному бренду, чтобы сделать его более индивидуальным.

Шаблон № 12: Шаблон делового письма репетитору

Ведете собственный бизнес? Фирменные бланки по-прежнему являются отличной практикой для профессионального общения с партнерами, клиентами, покупателями и т. Д.

Воспользуйтесь этим шаблоном бизнес-письма для учебных занятий и замените замещающий текст своим собственным бизнес-письмом.Затем вы можете легко загрузить файл изображения с высоким разрешением или PDF-файл для печати и отправки.

Наши фирменные бланки также можно использовать для общения по электронной почте. Либо прикрепите свое письмо к электронному письму, либо включите дизайн в свое программное обеспечение для электронного маркетинга или CRM.

Шаблон № 13: Шаблон делового письма по кардиологии Шаблоны деловых писем

также отлично подходят для массового охвата, например, когда вам нужно разослать сообщения на сайты пресс-релизов, публикации в СМИ, журналистов и т. Д.

На вышеуказанном бланке вы можете указать контактную информацию нескольких человек в вашей команде, с которой люди могут связаться, чтобы получить дополнительную информацию. Это идеально подходит для некоммерческих организаций или медицинских офисов, которые делятся объявлениями и информацией сообщества.

Шаблон № 14: Шаблон бизнес-письма «Ландшафтный дизайн»

Оформление делового письма — отличный способ сделать так, чтобы ваше сообщение выделялось и читалось.

Этот шаблон фирменного бланка идеально подходит для предприятий, связанных с природой, но его можно настроить для любой ниши или отрасли.Просто найдите красивое фоновое изображение, используйте инструмент цвета Visme, чтобы подобрать цвета к изображению, и вуаля!

Затем вы можете легко загрузить в формате PDF для печати или прикрепить к электронному письму.

Шаблон № 15: Книжный шаблон благотворительного делового письма

Иногда вам действительно хочется быть более откровенным в своем деловом общении! И это нормально — все дело в голосе и личности вашего бренда, а также в том, к кому вы обращаетесь.

Так что вам может потребоваться более минималистичный подход к шаблону делового письма, как у нас. Благодаря белому фону и базовому цвету границы у вас есть простой, но красивый шаблон фирменного бланка, который поможет вам начать работу.

Шаблон №16: Шаблон делового письма Illustrator

Используйте этот шаблон фирменного бланка для более творческого подхода. Благодаря веселым ярким цветам и формам у вас будет возможность продемонстрировать свои творческие способности в общении.

Это идеально подходит для владельцев бизнеса, у которых есть более творческий выход, например, иллюстратора, графического дизайнера или даже писателя. Просто сохраняйте профессиональное содержание письма, и вы можете получить удовольствие от дизайна.

Шаблон № 17: Шаблон праздничного делового письма

Хотите поменять его на праздники? Попробуйте шаблон делового письма этого сезона! Может быть забавно подобрать формат вашего фирменного бланка к празднику, а также может дать вам перерыв в том, чтобы все время смотреть на цвета вашего собственного бренда.

Шаблон № 18: Шаблон бизнес-письма по продукту для ухода за кожей

Этот шаблон делового письма идеально подходит для брендов, которым нужен шикарный, минималистичный вид в своем деловом общении. Использование только одного акцентного цвета — отличный способ добавить яркости вашему письму, чтобы цвет не перекрывал дизайн.

Если у вас несколько фирменных цветов, выберите один, чтобы выделить вашу букву — или переключите его и каждый раз используйте другой фирменный цвет!

Шаблон № 19: Шаблон делового письма от художника

Еще один отличный способ обозначить свое деловое письмо — это разместить на фирменном бланке фотографию вашей реальной работы, как мы видим в этом шаблоне.

Независимо от того, являетесь ли вы художником, фотографом и т. Д., Загрузка фотографии своей работы для использования в деловом общении — идеальный способ продемонстрировать свой опыт и подготовить потенциальных клиентов к работе с вами.

Шаблон № 20: Шаблон делового письма юридической фирмы

И последнее, но не менее важное: у нас есть профессиональный шаблон делового письма для таких фирм, как юристы, бухгалтеры и т.п.

Когда ваш бизнес в целом немного более формальный, вам нужно придерживаться более традиционного формата деловых писем, чтобы не отталкивать текущих или потенциальных клиентов.

Этот шаблон фирменного бланка — отличная отправная точка — просто добавьте свой логотип, цвета бренда и информацию о содержании, вставьте копию письма, и готово!

Готовы создать свой собственный шаблон делового письма?

Готовы начать создавать собственное профессиональное деловое письмо? Начните работу с одним из наших шаблонов деловых писем и полностью настройте его в соответствии со своим бизнесом и его потребностями. Создайте бесплатную учетную запись Visme сегодня.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Хотите узнать больше о создании профессионального делового письма, которое приносит результаты? У нас есть ответы.

1 квартал. Какой стандартный формат делового письма?

Формат вашего делового письма должен включать обратный адрес (название и адрес вашей компании), дату, внутренний адрес (имя и адрес получателя), приветствие, основной текст и закрытие.

2 кв. Как вы структурируете деловое письмо?

Структура делового письма довольно проста. Вы захотите включить контактную информацию в свой бланк. Но затем вы структурируете его так же, как и любую букву: начните с соответствующего приветствия, напишите содержание письма, а затем закройте его, поставив свою подпись.

3 кв. Какие бывают виды деловых писем?

Есть много разных типов деловых писем, которые вам может понадобиться отправить. Существуют коммерческие письма, письма-заказы, рекомендательные письма, письма-предложения, благодарственные письма, дополнительные письма, сетевые письма, благодарственные письма и многое другое.

4 квартал. Как начать деловое письмо?

Начало вашего делового письма всегда должно быть относительно формальным и профессиональным. Что-то вроде «Уважаемый господин./РС. [Имя] »,« Уважаемый господин / госпожа »или« Для кого это может касаться »- хорошие варианты, когда вы играете осторожно.

Если вы хорошо знакомы с человеком, которому пишете, вы, вероятно, уже знаете, как он предпочитает, чтобы к нему обращались.

Q5. Есть ли в Word шаблон делового письма? В

Microsoft Word есть базовые черно-белые шаблоны деловых писем. Шаблоны Visme намного привлекательнее, просты в использовании и могут иметь фирменные цвета и шрифты вашего бизнеса.

Q6. Чем закончить деловое письмо?

Завершите свое деловое письмо подписями. В вашей подписи может быть написано «С уважением, [Ваше имя]», «С уважением, [Ваше имя]» или «Спасибо, [Ваше имя]», — в зависимости от того, что работает для вашего бизнеса.

Q7. Где указывается дата в деловом письме?

Дата указывается на вашем бланке. Он должен отображаться под вашим обратным адресом, но перед адресом получателя.

Q8. Какой лучший онлайн-редактор деловых писем?

Несмотря на то, что в Интернете есть множество инструментов, предназначенных для помощи в создании таких вещей, как деловые письма, Visme, безусловно, является лучшим из доступных для создания деловых писем.Это связано с нашим широким разнообразием шаблонов, простым в использовании интерфейсом, фирменным комплектом для создания профессиональных документов и тем фактом, что с помощью нашего инструмента можно создать любой тип визуального контента, а не только деловые письма.

Формат делового письма — Обзор, структура и пример

Каков правильный формат делового письма?

Деловое письмо всегда должно иметь определенный формат и структуру, чтобы гарантировать, что оно будет получено как профессиональное и отвечающее стандартам. Несмотря на то, что существует множество различных типов деловых писем, в этом руководстве будет подробно рассмотрен наиболее классический формат деловых писем.

Обзор делового письма

В бизнесе Корпорация Корпорация — это юридическое лицо, созданное физическими лицами, акционерами или акционерами с целью получения прибыли. Корпорациям разрешается заключать контракты, предъявлять иски и предъявлять иски, владеть активами, перечислять федеральные налоги и налоги штата и занимать деньги в финансовых учреждениях. Письмо — это просто любой тип корреспонденции, отправляемой между двумя сторонами. Он может быть на любую тему и отправлен с помощью многих способов доставки, таких как электронная почта, обычная почта или доставка вручную.

Тон вашего письма будет зависеть от аудитории и цели общения. Межличностные навыки. Межличностные навыки — это навыки, необходимые для эффективного общения, взаимодействия и работы с отдельными людьми и группами. Люди с хорошими навыками межличностного общения являются сильными вербальными и невербальными коммуникаторами и часто считаются «хорошими людьми». является. Иногда вам нужно будет вести себя более формально, а иногда уместно более непринужденный голос.

Пример, приведенный ниже, представляет собой нейтральный голос и умеренный уровень формальности.

Структура делового письма

Ниже приведен пример того, как оформлено и структурировано деловое письмо. Не стесняйтесь копировать и вставлять текст в свою электронную почту, Word или документ Google и обязательно настройте и вычитайте его тщательно.

[Имя отправителя]

[Название компании отправителя]

[Уличный адрес отправителя]

[Город, штат / провинция отправителя и почтовый индекс]

[Номер телефона и / или адрес электронной почты отправителя]

[Дата]

[Имя получателя]

[Название компании получателя]

[Уличный адрес получателя]

[Город, штат / провинция получателя и почтовый индекс]

[Телефон получателя номер и / или адрес электронной почты]

[Тема]

[Уважаемое имя],

[Введение — здесь вы объясняете цель письма, например, почему вы пишете это, то, что вы надеетесь получить от этого, и любую другую важную информацию, которую вы хотите сообщить заранее.]

[Средняя часть — здесь вы уточняете и предоставляете более подробную информацию о том, что вы обрисовали в общих чертах в первом абзаце. Таких абзацев может быть еще несколько, в зависимости от того, какой длины должно быть письмо]

[Заключение — это место, где вы завершаете и резюмируете вещи. В этом абзаце может быть призыв к действию или следующие шаги.]

[С уважением],

[Подпись]

[Имя отправителя]

Пример полного делового письма

Теперь, что вы знакомы с форматом делового письма, давайте рассмотрим пример со встроенной реальной информацией.

Джон Браво

ABC Education Inc.

1234-123 Street

New York, NY 01218

21 мая 2018 г.

Сара Джини

XYZ Company Inc. Street

New York, NY 04851

Re: Обновленная частота выставления счетов

Уважаемая г-жа Джини,

Я пишу, чтобы сообщить вам о нашей новой модели ценообразования, вступающей в силу 1 февраля 2019 года.Первого февраля мы перейдем с годового платежного цикла на ежеквартальный, и это письмо содержит важную информацию, которая может повлиять на вашу организацию.

Проведя обширное исследование и получив отзывы от наших клиентов, мы определили, что большинство клиентов решительно предпочитают ежеквартальный цикл выставления счетов, а не годовой. Чтобы максимально удовлетворить ваши потребности, мы решили предложить это преимущество, которое вступит в силу 1 февраля 2019 года.

Это письмо просто уведомляет вас о предстоящих изменениях, и в настоящее время от вас не требуется никаких немедленных действий. Благодарим вас за продолжение работы.

С уважением,

Джон Браво

Загрузить шаблон формата делового письма

Введите свое имя и адрес электронной почты в форму ниже и загрузите бесплатный шаблон прямо сейчас!

Шаблон формата делового письма

Загрузите бесплатный шаблон Word Doc, чтобы создать свой индивидуальный документ!

Дополнительные соображения по форматированию

В дополнение к общему формату и структуре, изложенным выше, вы также можете рассмотреть следующую информацию в качестве стандартной деловой практики.

Общие стандарты форматирования включают:

• Arial, Times New Roman или аналогичный стандартный шрифт
• Размер 11 или 12 пунктов
• Заглавные буквы в предложении
• Белый фон
• Бумага размером 5 x 11 дюймов
• Книжная ориентация
• Поля 1 дюйм
• Одинарный, 1,5 или двойной интервал
• Черный цвет шрифта
• Использование фирменных бланков
• Односторонняя или двусторонняя печать
• Обычный белый фон

Дополнительные ресурсы

Спасибо за прочтите это руководство о том, как использовать правильный формат делового письма.CFI — глобальный провайдер онлайн-образования и предлагает аналитику финансового моделирования и оценки (FMVA). TM Стать сертифицированным аналитиком финансового моделирования и оценки (FMVA) ® Сертификат CFI’s Financial Modeling and Valuation Analyst (FMVA) ® поможет вам обрести уверенность, в которой вы нуждаетесь. в вашей финансовой карьере. Запишитесь сегодня! сертификация для финансовых аналитиков.

Чтобы продолжить обучение и продвинуться по карьерной лестнице, вам будут полезны следующие дополнительные ресурсы:

• Шаблон заявления об увольнении Письмо об увольнении Письмо об увольнении — это официальное письмо, отправленное сотрудником своему работодателю с уведомлением о том, что он больше не будет работать в компании
• Шаблон резюмеУзнайте, как написать резюме для инвестиционного банка (аналитик или партнер) с помощью бесплатного руководства и шаблона резюме CFI. Резюме IB уникально. Важно адаптировать свое резюме к отраслевому стандарту, чтобы его не сразу удалили.
• Шаблон сопроводительного письма Используйте этот шаблон сопроводительного письма, чтобы пройти собеседование! Сопроводительное письмо может сделать или испортить заявку на вакансию, поэтому очень важно правильно его составить. Независимо от того, читает ли ваше письмо HR или менеджер по найму напрямую, вы должны отметить несколько важных полей.Это руководство содержит бесплатный шаблон сопроводительного письма и объяснение того, что вам нужно знать.
• Руководства по собеседованию Ознакомьтесь с руководствами CFI по собеседованию с наиболее распространенными вопросами и лучшими ответами на любую должность в сфере корпоративных финансов. Вопросы и ответы на собеседование по финансам, бухгалтерскому учету, инвестиционному банкингу, исследованиям капитала, коммерческому банковскому делу, FP&A и т. Д.! Бесплатные руководства и практика для успешного прохождения собеседования

Форматы для различных типов деловых писем

Этот отчет сам по себе своим объемом защищает от риска быть прочитанным.

— Сэр Уинстон Черчилль

Деловое письмо — это нечто большее, чем мы думаем; это не только меморандумы и предложения, но и человеческие эмоции и отношения. Если мы оторвемся от черного и белого делового письма, мы можем обнаружить, что диапазон и формы делового письма захватывающие и разнообразные, в отличие от клинического ощущения, с которым это часто ассоциируется. Деловые письма — это письма, которые создаются кем-то в компании и обычно отправляются другому бизнесу или клиенту, в отличие от личных писем, которые более неформальны и, как правило, отправляются от человека к человеку.

Деловые письма: Если бы мы определяли деловые письма, мы могли бы сказать, что деловых писем — это просто деловые письма . Это может быть внешняя почта, отправляемая одной компанией другой, или внутренняя переписка сотрудникам компании. Деловые письма должны иметь определенный формат, независимо от их типа.

Часто деловые письма являются первым контактом с потенциальным клиентом или работодателем; Следовательно, становится критически важным, чтобы вы правильно понимали тон и смысл письма, чтобы произвести хорошее впечатление.Несмотря на то, что документ достаточно простой в изготовлении, написание эффективных деловых писем может оказаться довольно сложной задачей.

Вот краткий список отзывов, которые нужно знать при написании деловых писем.

• Будьте краткими и простыми. Используйте простые и сжатые слова вместо длинных. Деловые письма должны быть содержательными; этого можно достичь, используя ясные и краткие слова, короткие предложения и четкие абзацы.

  • Говорите прямо: ваш читатель — занятой профессионал, поэтому переходите прямо к сути письма, не теряя времени.
    
  • Лучший способ начать письмо — это указать цель в самом начале. Это называется прямым подходом, и он задает тон тому, чему следует следовать в теле письма. Это привлекает внимание читателя.
    
  • Если ваше письмо содержит плохие новости, прямой подход не рекомендуется. Вместо этого используйте косвенный подход, при котором вы указываете плохие новости во втором или третьем абзаце письма.
    
  • Всегда держите преимущества читателей перед своими.Вместо того, чтобы говорить, что вы ожидаете от них сделать для вас, упомяните, что вы можете им предложить.
    
  • Будьте внимательны, чтобы правильно указать имя и титул получателя.
    
  • Сделайте ваш тон разговорным, но в то же время профессиональным; не будьте слишком формальными.
    
  • Держитесь подальше от жаргона, если вы не уверены, что читатель его поймет.
    
  • Используйте в письме активную речь и личные местоимения.
    
  • Всегда заканчивайте письмо просьбой к действию.
    
  • Будьте осторожны с тоном письма; не производите впечатление самонадеянного, высокомерного или хвастливого.

Что касается форматирования письма, то ниже приведен стандартный формат любого делового письма:

• Фирменный бланк: У большинства компаний есть специальный бланк, на котором вам нужно будет печатать буквы. Это может привести к необходимости отрегулировать поля, чтобы слова не печатались на бланке.
  
• Имя и адрес: Всегда старайтесь называть имя того, кому должно быть отправлено письмо, даже если вам нужно позвонить, чтобы узнать это.
  
• Дата: Это дата написания письма. Следует выписать, например, 15 января 2018 года.
  
• Артикул: Здесь дается краткое описание цели письма. Например, можно написать «потерянный счет» или «номер счета 23654» или что-то в этом роде.
  
• Приветствие: Если вы не знаете этого человека, используйте более формальное слово, например доктора Брайана Лоудена.
  
• Тема / текст: Одинарный пробел и выравнивание по левому краю для измененных блочных и блочных букв. Между абзацами должна быть одна пустая строка. Первый абзац должен иметь дружеское начало и указывать цель письма. Последующие абзацы должны поддерживать цель, которую вы указали в первом абзаце.
  
• Закрытие: Это должно быть «спасибо», «искренне» или что-то подобное.
  
• Подпись: Это настоящая подпись человека, от которого написано письмо, которое может отличаться от подписи человека, написавшего письмо.
  
• Инициалы машинистки: Это инициалы человека, напечатавшего письмо. Это не инициалы человека, от которого оно принадлежит. Если они оба одно и то же лицо. тогда эта строка не нужна. Обычно первые инициалы — это инициалы писателя, а вторые инициалы машинистки в нижнем регистре.Например: JW / sc.
  
• Приложения: Перечислите здесь все, что вы можете отправить, например брошюры, образцы и т. Д.

У каждой из этих областей есть подходящее место, в зависимости от того, какой тип письма вы создаете. То, что происходит в каждой области, также может отличаться в зависимости от того, кому отправляется письмо и кто его пишет. Существует три основных стиля делового письма: блок , модифицированный блок и полублочный стиль .Каждый из них написан примерно одинаково, включая ту же информацию, но макет для каждого из них немного отличается.

Образец письма в стиле модифицированного блока Имя отправителя Адрес отправителя (1 место) Сегодняшняя дата (четыре раскрывающиеся строки) Фирменное наименование получателя Внимание: человек идет на Адрес получателя (две выпадающие строки) Уважаемое имя: В этом типе измененной печатной буквы все абзацы выстраиваются в линию по левому краю.У вас , а не , нужно вообще отступать. Поля должны быть установлены на 1–1,5 дюйма по всей длине страницы. Если вы используете фирменный бланк компании, вам нужно будет учесть это при расчете поля, на котором он будет размещен на странице. Вам нужно использовать только одинарный пробел между предложениями. Между абзацами оставляйте лишнюю свободную строку. С уважением, (раскрывающиеся четыре строки) Подпись здесь Добавить название, Добавить заголовок [Идентификационные инициалы] Корпусов: куб.см: Название Имя

Образец модифицированного письма в стиле полублоков Сегодняшняя дата (четыре раскрывающиеся строки) Фирменное наименование получателя Внимание: человек идет на Адрес получателя (1 строка) Уважаемое имя: (1 строка) В этом типе полумодифицированной печатной буквы все абзацы выстраиваются в линию по левому краю.Однако первое слово в каждом абзаце имеет отступ. Поля должны быть установлены на 1–1,5 дюйма по всей странице. Если вы используете фирменный бланк компании, вам нужно будет учесть это при вычислении поля, на котором бланк помещается на странице. (1 строчный интервал) Вам нужно только разделять предложения одним пробелом. Между абзацами оставляйте лишнюю свободную строку. Имейте в виду, что эти образцы писем являются ориентировочными. Люди часто подстраиваются под свой предпочтительный стиль. С уважением, (через четыре строки вниз) Подпись здесь [Идентификационные инициалы] Корпуса: куб.см: Название Имя

При наборе делового письма следует обратить особое внимание на шрифт .Даже если вы сделаете всю форму правильно и выберете неправильный шрифт, это все равно может сделать документ очень непрофессиональным и даже трудным для чтения. У некоторых компаний есть предпочтения, которые они хотели бы, чтобы вы использовали. В большинстве случаев рекомендуется использовать Times New Roman или Ariel с размером шрифта 12. Важно помнить, что если вы работаете на кого-то и пишете буквы на бланке компании, вы представляете эту компанию. Поэтому лучше не допускать личных намеков, глупостей и глупостей.

Образец письма о стиле блока Адрес отправителя Телефон отправителя Сегодняшняя дата RE: что это за буква (раскрывающиеся 4 строки) Имя получателя Фирменное наименование получателя Адрес получателя (1 пробел) Внимание: человек собирается на (1 пробел) Уважаемое имя: (1 пробел) В этом типе печатных букв все абзацы выстраиваются в линию по левому краю.Отступов абзацев нет. Поля должны быть установлены на 1–1,5 дюйма по всей странице. Если вы используете фирменный бланк, вам нужно будет учесть это при расчете поля, на котором он будет размещен на странице. (1 строка) Вам нужно только разделять предложения одним пробелом. Между абзацами оставляйте лишнюю свободную строку. Имейте в виду, что эти образцы писем являются ориентировочными. Люди часто настраиваются в соответствии с их предпочтительным стилем. (1 строка) Некоторые люди предпочитают центрировать указанную выше информацию об отправителе. (1 строка) С уважением, (через четыре строки вниз) Подпись здесь [Идентификационные инициалы] Корпусов: куб.см: Название Имя

Если мы рассмотрим типы деловых писем дальше, их в основном шесть.

Письма-благодарности — это профессиональная вежливость, предназначенная для подтверждения получения чего-либо или подтверждения факта или ошибки.Обычно это краткая информация о дне, когда что-то было доставлено, и благодарственное письмо.

Письма с жалобами предназначены для уведомления об ошибке или дефекте. Они могут быть применимы к компании или частному лицу, и обычно они требуют возмещения или корректировки. Как правило, они описательны с формальным тоном, который должен выражать неудовольствие, но не должен быть откровенно злым. Вы должны решить проблему и попытаться предложить решение, чтобы исправить ситуацию.См. Пример письма с жалобой ниже.

Образец письма-жалобы Адрес отправителя Ваш номер телефона (1 строка) Сегодняшняя дата (1 строчный интервал) Бумажная компания Big C Внимание: Лиза Лупи Адрес получателя (1 строка) Уважаемая мисс Лупи: (1 строка) Я хотел написать вам письмо, чтобы решить проблему, с которой мы столкнулись с вашим отделом заказов в последние два раза, когда мы покупали у вас.Оба наших последних двух заказа для вашей компании не были выполнены в полном объеме. У них обоих не хватало одной пачки бумаги, всего 1000 листов. Хотя одна оплошность приемлема, я надеюсь, что это не станет закономерностью. (1 строчный интервал) Я хотел бы, чтобы эта ситуация была любезно исправлена, если две пачки бумаги были заменены и отправлены моему вниманию. Нам нравится вести дела с вашей компанией на протяжении многих лет, и мы надеемся, что эта ситуация будет исправлена, чтобы мы могли двигаться вперед и продолжать делать это.Не стесняйтесь обращаться ко мне, если у вас есть какие-либо вопросы по этому поводу. (1 строка) С уважением, (через четыре строки вниз) Подпись здесь Патти Пейпер Чейзер, Супервайзер по контролю качества Корпуса: копии последних упаковочных листов и заказов куб.см: Бухгалтерия Отделение толкателя бумаги

Письма о корректировке: они следуют за письмом с жалобой и включают ответ компании или отдельного лица на жалобу.Тон должен быть скромным, так как это упражнение по укреплению доброй воли. Заявителю были причинены неудобства; это письмо должно признать ошибку и перечислить конкретные решения для решения проблем.

Письма-запросы: Это письма-запросы или ответ на отправленный кем-то запрос. Целью письма является получение запрошенной информации или объекта.

Письма с заказами: Эти письма, также известные как заказы на поставку, используются для заказа или покупки материалов.По сути, это юридический документ, подтверждающий сделку между покупателем и продавцом.

Ответные письма: Это ответ на полученное письмо. Как правило, они перечисляют выполнение запроса или подробно описывают шаги, предпринятые для выполнения запроса, сделанного кем-либо.

Поздравительные письма: Это письма «хороших новостей», и их довольно легко написать. Такие письма используются для поощрения или вознаграждения сотрудника, делового партнера или потребителя. Такие письма являются проявлением доброй воли и написаны для построения или укрепления любых деловых отношений.Когда вы пишете поздравительное письмо, делайте это как можно скорее после того, как произошло хорошее событие. Вначале упомяните, какое событие побудило вас написать письмо; последуйте за ним с одобрением или похвалой за достижение; и, наконец, сделайте его кратким и честным. Поздравительное письмо должно быть одностраничным и не должно звучать фальшиво или издевательски.

Письма с плохими новостями: В отличие от письма с хорошими новостями, с письмами с плохими новостями, такими как письма об увольнении и отказе, нужно обращаться осторожно.В деловом письме необходимо сохранять лаконичный и профессиональный тон, но при этом необходимо учитывать чувства читателя. В письме с плохой новостью вместо того, чтобы прямо сообщить читателю плохую новость, вам нужно поместить ее в середину текста.

Вот несколько рекомендаций, которые вы можете помнить при написании письма с плохой новостью:

• Письмо нужно открывать вежливо. Всегда придавайте важность усилиям и чувствам читателя.
• После открытия необходимо указать подробности проблемы.
• Укажите новость или решение.
• Сообщите читателю о причинах принятого решения.
• Закройте профессионально и вежливо.

Письмо с плохими новостями должно представлять плохие новости в положительном свете. Это должно убедить читателя в том, что все необходимые аспекты того или иного вопроса были приняты во внимание перед принятием решения. Письмо с плохими новостями не должно оставлять у читателя неприятный привкус во рту; вместо этого у человека должно остаться ощущение, что решение было справедливым и справедливым.

Письма-запросы: Судя по названию, это письма, отправленные компании или профессионалу с просьбой о помощи. Можно просить время, деньги, услуги или продукты; Дело в том, что когда вы просите кого-то о помощи, вы на подсознательном уровне потенциально ставите себя ниже, чем другой человек. Независимо от того, чувствуете ли вы это лично, это чувство должно проявляться через ваши слова, не звучая при этом надобно. Вот несколько вещей, о которых следует помнить:

• Письмо с просьбой должно быть скромным, но не звучать так, как будто вы унижаетесь.
• Язык письма должен быть неэмоциональным и нейтральным. Например, вместо того, чтобы сказать: «Нам действительно это нужно срочно», скажите: «Это нам очень поможет».
• Избегайте использования слишком большого количества прилагательных, так как это может сделать язык эмоциональным.
• В письме-запросе должно быть четко указано, что вам что-то нужно, и должна быть выражена признательность за помощь, которую вы надеетесь получить.

Заметки: Другой наиболее распространенной формой делового общения являются меморандумы или записки.Хотя они предоставляют информацию, похожую на письмо, они сильно различаются по своему формату. Вот основные отличия:

• Они почти всегда предназначены для обращения внутри организации.
• Они прямые по стилю и очень по делу.
• У них нет приветствий.
• У них нет бесплатного закрытия.
• Они используются для передачи нечувствительной информации.
• Они имеют формат, отличный от буквенного.

При форматировании заметки следует помнить о строгом формате, которого придерживаются заметки. Записки всегда начинаются с итогового заявления или изложения точной цели. Заметки очень четкие, по делу и в деловом тоне. Записки обычно представляют собой короткие фрагменты информации, которые быстро переходят к сути и информируют, объявляют или запрашивают что-то. Термины «меморандум» и «меморандум» могут использоваться как синонимы. Нет необходимости в строке для подписи или каких-либо других официальных окончаний или закрытий, которые требуются для писем.Иногда человек, от которого написана записка, ставит инициалы рядом с именем на записке, чтобы указать, что он или она прочитал и одобрил ее, прежде чем она будет распространена или опубликована. Думайте о записке как о том, что объявление компании через громкоговоритель для тех, кто находится в вашем офисе. Вы будете прямо и по делу и дадите людям информацию, которой вам нужно поделиться.

Образец меморандума МЕМОРАНДУМ Кому: Все сотрудники От кого: Номер Лизы, бухгалтерия Дата: 15 апреля 2018 г. Re: Обновления налоговой формы Налоговое время снова настало.Важно, чтобы каждый сотрудник приходил в бухгалтерию в течение следующих 10 дней, чтобы подписать новые формы удержания. Каждый сотрудник должен обновить имеющуюся у нас форму, поэтому это необходимо сделать. Чтобы обновить форму, вам необходимо иметь с собой следующее: · Водительское удостоверение · Карточка социального страхования · Значок сотрудника

Краткое изложение: Как следует из названия, краткое изложение представляет собой более короткую и лаконичную версию более длинного документа.Резюме предназначены для быстрого чтения. Читатель резюме не обязательно должен быть экспертом по определенной теме; но при чтении резюме он или она должны получить достаточно информации, чтобы иметь общее представление о более крупном документе. Ниже перечислены основные черты исполнительного резюме:

• Краткое содержание не должно превышать одной страницы.
  
• Это сжатая форма всех основных моментов, описанных в полном тексте документа.
  
• Он должен указать проблему, предоставить справочную информацию, перечислить альтернативы и сделать выводы по данной проблеме.
  
• Стоит в начале каждого документа.

Описав особенности резюме, давайте посмотрим, как его написать.

• Резюме должны быть написаны после составления основного отчета. Чтобы написать резюме, нужно просмотреть весь отчет и отметить важные моменты.
  
• Основные моменты, перечисленные в вашем резюме, должны появиться в том же порядке, что и в основном документе.
  
• Укажите каждую точку в простом, декларативном и прямом утверждении.
  
• Если вам нужно уточнить вопрос, сделайте его кратким и лаконичным; держитесь подальше от жаргона и слишком большого количества технических терминов.
  
• По завершении проверьте документ на наличие ошибок и попросите непрофессионала просмотреть его. Если человек теряет интерес, другие нетехнические читатели могут отреагировать таким же образом.

Суть резюме заключается в его краткости и ясности. Избегайте ненужной информации и сокращайте технические термины. Простой и понятный подход лучше всего подходит для написания резюме.

Написание для международной аудитории: В сегодняшней меняющейся деловой среде любой профессионал в любой момент времени пишет для международной или глобальной аудитории. Деловой писатель должен знать читателя и его конкретные потребности.В некоторых случаях читателю, незнакомому с английским языком, может потребоваться перевод документа. Все эти факторы необходимо учитывать при написании для международной аудитории. Ниже приведены несколько полезных советов, как хорошо писать для глобальной аудитории:

• Пишите короткие предложения, не более 25 слов.
  
• Выберите слова, которые легко произносятся и не имеют разного значения.
  
• Не используйте жаргон, терминологию, сарказм или сленг при написании для международной аудитории.
  
• Старайтесь использовать активный голос и настоящее время везде, где это возможно.
  
• Избегайте двусмысленности.
  
• Не используйте латинские сокращения.
  
• Предоставьте глоссарий определений специальных слов, используемых в документе.

Ключ к написанию для международной аудитории — сделать его простым, но эффективным. При написании для международной аудитории писатель должен осознавать культурные факторы, чтобы не оскорблять чувства читателей.

Вот несколько советов писателю:

• Знайте целевую аудиторию, для которой вы пишете, и изучите, что можно и что нельзя делать для этой аудитории.
  
• Если возможно, найдите носителя языка, который вычитает культурные аспекты в вашем документе.
  
• Помните о политических и культурных факторах, к которым может быть чувствительна ваша аудитория.

Есть и другие типы писем, которые вам могут понадобиться, в том числе о увольнении и рекомендациях.Они очень похожи на те примеры, которые вы уже видели. Для этих типов писем вы должны выбрать стиль письма, которому вы хотите следовать, а затем обратиться к предмету.

Рекомендательные письма иногда запрашиваются от бывших коллег, которым требуется письмо для обращения к новому или потенциально новому работодателю. Их также можно отправить в школы или другие подобные учреждения. Обычно это ссылки на вакансии, ссылки на персонажей или академические ссылки.Для целей делового письма они обычно попадают в категорию справочных материалов о трудоустройстве. В рекомендательном письме должно быть сказано, почему человек, о котором идет речь, является подходящим человеком для найма. Основная цель — описание их сильных сторон и способностей.

Образец рекомендательного письма Адрес отправителя Ваш номер телефона (1 строка) Сегодняшняя дата Имя получателя Адрес получателя (1 строка) Уважаемый господин.Сильфоны: (1 строка) Я пишу, чтобы порекомендовать кандидата на собеседование на должность фотографа в вашей компании. Лиза Фототакер подала заявку на вакансию в вашей компании, и у меня есть опыт работы с ней. (1 строка) Лиза — очень творческий человек, с тонким чувством стиля и вниманием к деталям. Она является активом для любой команды, принося с собой чувство художественного дизайна и талантов, которые так часто востребованы.Я без колебаний рекомендую нанять ее на эту должность. Она отвечала за фотографирование и всю работу по оформлению и дизайну нашего последнего календаря, чему мы очень рады. (1 строка) Если я могу ответить на вопросы относительно этой рекомендации, не стесняйтесь обращаться ко мне. (1 строка) С уважением, (четыре раскрывающиеся строки) Подпись здесь Линда видоискатель Владелец

Когда дело доходит до написания деловых писем, они в основном пишутся одинаково.