Оформление коммерческих предложений – Как разработать текст и дизайн коммерческого предложения, чтобы клиенты у вас купили

Секреты оформления коммерческих предложений. Эффективное коммерческое предложение. Исчерпывающее руководство

Секреты оформления коммерческих предложений

Оформление так же важно, как и текст. Оформление – первое впечатление о компании. А как говорила великая и неотразимая Коко Шанель: «У вас нет второго шанса произвести первое впечатление». В последние годы встречается все больше грамотно оформленных коммерческих предложений.

Зачем нужно оформление коммерческого предложения?

1. чтобы обеспечить удобное чтение.

2. чтобы правильно расставить акценты в нужных местах.

3. Чтобы структурировать свое изложение.

4. Чтобы не позволить читателю пропустить ключевые мысли.

5. Чтобы увеличить общую визуальную привлекательность текста.

6. Чтобы читатель мог быстро найти нужный ему момент.

Вы замечали, как неудобно читать сплошной, плохо оформленный текст? Вы его «сканировали», пропуская слова, изучали «по диагонали». Все это свидетельствует о невнимательном чтении. Невнимательное чтение – враг эффективности.

Поделюсь некоторыми рекомендациями по поводу оформления коммерческих предложений.

Пробелы между абзацами – чтобы текст не казался сплошным массивом и чтобы читателю было удобно следовать от одного абзаца к другому, используйте между ними увеличенный интервал.

Абзац максимум в 4–5 строк. Громоздкие абзацы никто внимательно не читает. Особенно если это коммерческое предложение.

Удобный шрифт – запоминайте: для печатного текста лучше использовать шрифты с засечками (Times New Roman, Georgia, Bookman Old Style), а для электронного – шрифты без засечек (Verdana, Tahoma, Arial). Оптимальные размеры шрифтов: 11–12. Научно доказано, что шрифт размером менее 9 пунктов большинству людей сложно читать.

Списки – практикуйте маркированные и нумерованные списки. Люди с большей охотой знакомятся с информацией в списках, чем с основным текстом, – списки удобнее изучать. В этом формате хорошо представлять выгоды, характеристики, перечень услуг, список клиентов, версии товара или услуги и т. д.

Подзаголовки – с помощью подзаголовков вы можете структурировать текст, постепенно переводя читателя от одного информационного блока к другому. Подзаголовок – продавец следующей части текста, он должен быть привлекательным, манящим. Часто в него помещают ключевую мысль, например:

«Как Вы экономите 30 %?» После такого подзаголовка можно порадовать читателя списком выгод.

Выделение – если желаете акцентировать внимание на ключевом моменте, выделяйте его, и тогда читатель его не пропустит. Выделения бывают разными:

• жирный шрифт;

• курсив;

• заглавные буквы;

• подчеркивание;

• другой шрифт;

• другой размер шрифта;

• заливка фона;

• скобки.

Считается, что оформлением текста нужно заниматься после его написания. Я не совсем согласен. Наводить лоск – это да, но даже во время написания можно следовать указанным правилам. Например, зачем перечисления изначально оформлять предложением из нескольких строк, если сразу можно использовать список? Вы экономите время, не делаете лишних движений.

Поделитесь на страничке

Следующая глава >

marketing.wikireading.ru

Коммерческое предложение: правила оформления - как правильно составить компред | Ромашки-Клуб

Коммерческое предложение: правила оформления

Чтобы произвести наилучшее впечатление на клиента, необходимо придерживаться следующих правил оформления коммерческого предложения:

1. «Шапка»

Коммерческое предложение должно быть напечатано на фирменном бланке вашей компании, и содержать "шапку" - т.е. расположенный вверху каждого листа логотип компании, адрес и телефоны. В идеальном варианте, эта "шапка" должна быть полноцветной – для этого можно воспользоваться цветным лазерным принтером или заказать бланки в типографии. Если же таких бланков у вас не существует, или же письмо будет отправлено по факсу или электронной почте – что ж, достаточно и распечатанного черно-белого варианта. Обратите внимание – шапка должна быть не только на первой, а на каждой странице вашего предложения.

2. Рег. № и дата регистрации предложения

В некоторых компаниях принято регистрировать все входящие и исходящие документы, в т.ч. коммерческие предложения. Именно для этого и нужны эти две строки, которые размещаются обычно на первой странице справа вверху. На первой строке предложение регистрируется вашим делопроизводителем, на второй – делопроизводителем клиента.

3. Куда (наименование организации, полный почтовый адрес, электронный адрес, телефоны/факсы)

Эта информация также размещается на первой странице в верхнем правом углу. Для удобства последующей работы с предложением, все контактные данные следует писать полностью, даже если это не первое предложение и даже если вы помните их наизусть – это упростит работу с данным предложением вашим коллегам во время вашего отпуска или отсутствия по другой причине.

4. Обращение

Кому (должность, ФИО)

Должность и полностью – фамилия, имя, отчество человека, которому адресовано предложение. Так как в коммерческих предложениях не принято (как в устной беседе) несколько раз обращаться к человеку по имени-отчеству, то здесь они должны быть полностью, а не в виде инициалов. Будьте аккуратны с должностью – не напутайте в написании сложных имен, а также – с должностью!

Уважаемые господа,

Подразумевается, что в обсуждении предложения может участвовать несколько человек, в т.ч. – более вышестоящие сотрудники компании, чем тот к которому Вы обращаетесь. Поэтому если предложение адресовано не генеральному директору и не владельцу компании, то, как правило, используется вышеуказанное стандартное общепринятое обращение. Оно применяется даже тогда, когда предложение адресовано одному человеку. Как правило, эта строка выделяется более крупным шрифтом.

5. Выражение своего уважения

Сразу после обращения должен располагаться очень краткий словесный реверанс. Следите за тем, чтобы эти фразы вежливости не повторялись из письма в письмо, если Ваша переписка достаточно длительна.

6. Повод написания

Первая строка самого сообщения должна напоминать, в какой связи предложение направлено. Например, если была встреча, на которой вы договорились с клиентом, что пришлете ему предложение – то так и должно быть написано. С самого начала чтения предложения клиент должен понимать: он получил его потому, что сам Вас попросил об этом!

7. Описание положения клиента

Затем следует вкратце пересказать – какие основные задачи клиента, о которых он вам рассказал, закрывает данное предложение. Описание этих задач позволит клиенту сразу определить – насколько точную информацию он вам предоставил и насколько правильно и полно вы ее поняли. Соответственно, если на предшествующей написанию данного предложения встрече о чем-то важном не было сказано, то по прочтении этой части клиент может дополнить условие поставленной перед вами задачи. Данная часть должна занимать от 1/4 до 2/3 страницы.

8. Описание предложений

Сама коммерческая часть должна вкратце описывать суть предложения, причем - без технических подробностей – они, если необходимы, должны содержаться в приложении, на которые в тексте предложения имеются ссылки. Если решений предлагается несколько – то вкратце объясняется их принципиальное отличие друг от друга.

9. Приложения

Все особые сведения, к которым можно отнести технические подробности, расчеты и проч. – должны быть вынесены в приложения, каждое из которых в верхнем правом углу имеет надпись: "Приложение №__" (если их несколько). Приложения располагаются после самого предложения. В принципе, приложений может быть сколь угодно много. Однако, следует соблюдать в этом вопросе определенную умеренность: необходимо быть уверенным, что прилагаемые вами сведения клиенту действительно интересны и понятны.

10. Сумма инвестиций

Ценовая часть – по принципу сложного бутерброда, т.е. и перед, и после собственно цены должны быть описания выгод и преимуществ клиента при выборе именно этого решения. Если решений несколько, то ценовая разница вкратце комментируется.

11. Срок действия предложения

Условия поставки, цена, сроки и прочее могут измениться. Клиент должен понимать, что выставленное Вами предложение - не бессрочное, поэтому обязательно следует определить – в течение какого периода вы гарантируете неизменность заявленных условий.

12. Ваша фирма, как деловой партнер (история, гарантии и пр.)

Кратко должны быть описаны конкурентные преимущества сотрудничества именно с вашей фирмой – буквально один абзац, несколько фраз.

13. Дата следующего контакта

Обозначьте – когда вы планируете связаться с клиентом в следующий раз, и каким будет этот контакт – телефонным, личным, "электронным". Желательно напоминать о себе самому – не оставляйте следующий контакт на инициативу клиента.

14. Дата

Обязательно датируйте каждое ваше предложение – это поможет избежать недоразумений, когда, например, вы неоднократно высылаете какие-либо поправки и уточнения в дополнение к основному предложению, и клиент уже запутался – какое из них последнее.

15. Подпись

В конце предложения, после обязательных словесных реверансов, не забудьте указать свои должность, имя и фамилию. Если предложение отвозится клиенту на бумажном носителе или отправляется по факсу – то весьма желательным атрибутом будет ваш автограф.

16. Нумерация страниц

Если в вашем предложении несколько страниц, то они должны быть обязательно пронумерованы, причем – для удобства клиента, следует использовать формат "стр. №_ из (всего)" - это уменьшит риск, что клиент не дочитает предложение до конца, растеряв половину страниц.

17. Оформление

Каждый абзац следует начинать с красной строки. Можно сделать увеличенный интервал между абзацами. Текст смотрится привлекательнее, если использовано выравнивание "по ширине".

Не стоит использовать вычурные шрифты, сложное форматирование и пр. – в оформлении коммерческого предложения желательна умеренность. Лучше, если шрифт будет не очень мелким (подойдет 12 или 14 пт), пусть это будет Times New Roman или Arial – они наиболее привычны и хорошо читаются. Не злоупотребляйте с курсивом и жирностью – используйте их только для выделения каких-то моментов, причем – в незначительных количествах.

Само коммерческое предложение обычно занимает не более двух страниц. Обратите внимание, чтобы текст был равномерно распределен по поверхности этих двух страниц: нежелательны ситуации, когда второй лист заполнен не более чем на четверть. Будет неплохо, если оформление предложение будет содержать элементы корпоративного стиля, и будет перекликаться с оформлением корпоративного сайта, буклетов, рекламных материалов или проспектов, и пр.

Отлично, если предложение будет выполнено "в цвете" - медленно, но неуклонно новым стандартом становится использование цветных отпечатков. Если предложение будет передаваться клиенту курьером, почтой или лично – то позаботьтесь о том, чтобы оно было аккуратно сшито. Это может быть скоросшиватель с прозрачной обложкой, или если общее количество страниц предложения вместе с приложениями достаточно велико, то можно воспользоваться современными средствами брошюровки.

Выполните эти рекомендации буквально – и добивайтесь успеха!

romasky.ru

Как правильно оформить коммерческое предложение?

Интересное

Как правильно оформить коммерческое предложение?

13 августа 2013 11 140 просмотров


Вера Ежкина

Денис Каплунов, автор книги «Эффективное коммерческое предложение», уверен — даже самое мощное по своей сути предложение окажется провальным, если вы не уделите внимания его оформлению. Он подготовил чек-лист, который поможет правильно оформить любое коммерческое предложение и существенно повысит ваши шансы на успех.

  1. Проверьте, чтобы основной текст вашего коммерческого предложения (без приложений) не превышал объем в две страницы. Идеальный вариант — одна страница.
  2. Проверьте, следовали ли вы правилу: печатный текст — шрифты с засечками, электронный текст — шрифты без засечек?
  3. Убедитесь, что размер шрифта вашего письма максимально удобен для чтения (с экрана и в печати) — например: Verdana 12, Tahoma 11, Calibri 14.
  4. Даже если вы готовите коммерческое предложение на основании индивидуального дизайна (в том числе полиграфического), помните — читать «черное на белом» гораздо удобней, чем «белое на черном».
  5. Если вы используете цвет — убедитесь в том, чтобы в документе было не больше 2-3 разных цветовых оттенков.
  6. Запомните — коммерческое предложение, выполненное в цветном оформлении (печатный и электронный вариант) всегда изучается более увлеченно.
  7. Используйте в тексте не больше 2-ух разных шрифтов, чем больше разных шрифтов — тем сложнее плавно изучать текст.
  8. Не нужно в шапке коммерческого предложения наряду с контактной информацией указывать свои банковские реквизиты — вы же еще не договорились.
  9. В крупных компаниях принято регистрировать и датировать коммерческие предложения — перед отправкой убедитесь, что у него есть номер и дата (кстати, дата должна быть актуальной).
  10. Проверьте, что вместо фразы «Коммерческое предложение» вы используете заголовок. Исключение — когда вас самих просят отправить или подготовить конкретно «коммерческое предложение». В таком случае после фразы «коммерческое предложение» приветствуется краткое уточнение. Например «Коммерческое предложение по раскрутке сайта _____ в Facebook». Это делается в две строки: первая — «Коммерческое предложение» (более крупным шрифтом), вторая — само уточнение.
  11. Убедитесь, что заголовок в своей длине не превышает две строки. Идеальный вариант — 1 строка и 3-5 слов.
  12. Заголовок коммерческого предложения должен быть написан более крупным шрифтом (по сравнению с основным текстом) и выравнен по центру.
  13. Внимательно посмотрите, чтобы в вашем коммерческом предложении не было пустых строк для заполнения от руки («__________») — это признак шаблонности.
  14. Убедитесь, что вы используете один тип выравнивания основного текста (или по ширине или по левому краю) и что нет визуальных пропусков.
  15. Подзаголовки выделяйте полужирным шрифтом. Как правило, они выравниваются по левому краю.
  16. Убедитесь, что абзацы в вашем коммерческом предложении не превышают объем в четыре строки.
  17. Проверьте, чтобы максимальная длина предложений не превышала две строки.
  18. Наиболее удобная для чтения ширина одной сроки — 60-80 символов с пробелами.
  19. Убедитесь в том, что между абзацами есть «воздух» (пробел, пустая строка).
  20. Запомните, перечисления должны быть оформлены в виде маркированного или нумерованного списка (клиенты, преимущества, характеристики, варианты товара и т.д.)
  21. Проверьте, выделили ли вы ключевые моменты (то есть, расставили ли вы акценты) в своем тексте с помощью визуальных и графических инструментов?
  22. Старайтесь ограничить количество слов, написанных заглавными буквами, особенно в заголовках и подзаголовках.
  23. Если в тексте коммерческого предложения используется прямая речь или цитаты — их желательно выделять курсивом или использовать рукописный шрифт.
  24. Если вы предлагаете товар, убедитесь, что вы приложили к коммерческому предложению его фотографии (в разных ракурсах). Очень хорошо работают «фотографии в действии», то есть когда он уже используется по назначению.
  25. В электронном тексте ссылки лучше «прикреплять» к конкретной фразе (особенно в призыве к действию), чем помещать их в натуральном виде.
  26. Если Вы отправляете коммерческое предложение по электронной почте желательно его не прикреплять как документ, а помещать сразу в поле письма (особенно в виде дизайнерского корпоративного шаблона).
  27. Никаких «смайликов»!
  28. Убедитесь, что в каждом случае используете не больше одного восклицательного (а также вопросительного) знака.
  29. Не увлекайтесь многоточиями.
  30. Убедитесь в том, что постскриптум визуально выделен — именно «P.S.», а не всякие «З.Ы.». И еще — в коммерческом предложении достаточно одного постскриптума.
  31. Подпись на коммерческом предложении должна быть поставлена пастой или чернилами синего цвета (при условии, что основной текст черный). И никаких факсимиле.
  32. Если вы используете приложения к своему коммерческому предложению — не забудьте об этом сказать в основном тексте. Причем, каждое приложение должно иметь номер и четкий заголовок.
  33. Если вы прилагаете к своему коммерческому предложению визитку — не забудьте загнуть ее верхний правый край: по деловому этикету это означает, что вы передаете визитку лично.
  34. Перед отправлением всегда тестируйте качество оформления. По электронной почте — отправьте его на свой второй ящик. По факсу — отправьте его на другой факс, и убедитесь, что все хорошо видно.
  35. Если вы отправляете текстовый документ по электронной почте — желательно его перевести в формат PDF. Предварительно из MS Word версии уберите визуальные подчеркивания красного и зеленого цвета, указывающие на возможность грамматических неточностей.

Больше информации о тонкостях составления коммерческих предложений в книге Дениса Каплунова:

Книга есть в электронном и бумажном вариантах.

blog.mann-ivanov-ferber.ru