Пример коммерческого письма – Коммерческое письмо: образец написания

Содержание

Деловое письмо образец правильного составления

Деловые письма составляются при общении с партнерами практически по любому поводу. Готовые примеры и правила составления таких документов можно найти в статье.

  Скачать образец делового письма (word)

Мнение эксперта

Саломатов Сергей

Эксперт по недвижимости

Советуем вам ознакомиться с тем как правильно написать письмо-запрос, подробности смотрите тут.

Назначение и структура

Деловое письмо можно определить как документ, который направляется от имени всей компании в адрес другой компании, ИП или частного лица (например, инвестора). По сути, любая корреспонденция компании – это деловые письма. Их назначение самое разное:

  1. Коммерческие предложения о сотрудничестве.
  2. Предложения об изменении условий сотрудничества, ведении переговоров.
  3. Рекомендация сотрудников.
  4. Напоминание о необходимости выполнения обязательств по договору.
  5. Разъяснение своей позиции, ответ на ранее присланное письмо и многие другие.

Документ обычно составляется на фирменном бланке компании, допускается отправить его по обычной или электронной почте. Однако если партнер имеет особое значение, предпочтительно распечатать его на качественной, плотной бумаге и вручить лично или с курьером. По структуре письмо напоминает типичный деловой документ – схематично можно представить его таким образом.

Пример коммерческого письма – Коммерческое письмо: образец написания

На что обратить внимание при составлении

Конкретных правил и образцов таких писем не существует, поэтому их структура, объем и оформление во многом зависят от конкретного случая. Например, письмо-уведомление будет достаточно лаконичным (3-4 абзаца), а рекомендация сотрудника или деловое предложение могут занять не одну страницу.

Однако есть и несколько общих правил, на которые стоит обратить внимание при составлении бумаги:

  1. Сам по себе документ не имеет какой-либо юридической силы, однако составляется по всем правилам оформления. Его структура, стиль изложения должны соответствовать общепринятым принципам современного документооборота.
  2. Предложения строятся логично, в четкой последовательности. Витиеватые, сложные, эмоциональные и тем более просторечные обороты отсутствуют. Тональность нейтральная.
  3. Изложение всегда ведется только от 1 лица – либо в единственном числе, если текст пишется непосредственно от руководителя, либо во множественном, если он составляется от имени всей компании.
  4. Проговаривается конкретная цель составления и ожидаемые действия адресата (направить ответ, рассмотреть кандидатуру сотрудника, согласиться на переговоры, прислать документ и т.п.).
  5. Бумага отражает не индивидуальные интересы руководителя или других сотрудников, а цели компании как коллектива. Если необходимо наладить личный контакт, целесообразно сделать это по-другому и не позиционировать себя как представителя компании.

ТОП 5 ошибок при написании

Ошибки можно разделить на 2 большие группы – одни связаны с письмом как с текстом (нарушение логики, лексики, прочих языковых норм), другие – с нарушением собственно делового этикета:

  1. Орфографические, пунктуационные ошибки не допускаются – текст письма всегда нужно проверить хотя бы 1-2 раза перед отправкой.
  2. Нарушение делового стиля изложения, наличие эмоциональных фраз, излишняя вежливость или, наоборот, строгость.
  3. Негативная тональность – даже угрозы необходимо прописывать без лишних слов – например: «Оставляем за собой право обратиться в суд в 30-дневный срок со дня получения Вами настоящего письма».
  4. Излишне большой или, наоборот, слишком маленький объем. Обычно весь текст можно уместить в 1-2 страницы. Однако это не значит, что до партнера не нужно доводить всю важную информацию. Объемные данные, схемы, бланки документов можно вынести в приложения.
  5. Лишение собеседника права выбора. Например, не следует писать: «Просим рассмотреть и утвердить окончательный вариант договора».

Типичные фразы-шаблоны

Использование в тексте стандартных фраз, свойственных деловой речи – совершенно нормальное и даже желательное явление. Ниже приводится список наиболее распространенных клише, применяющихся в различных ситуациях.

ситуацияфраза
извещениеСообщаем/Доводим до Вашего сведения/Информируем/Уведомляем
пояснение причины, мотиваНа основании/В соответствии/В связи/В целях/По причине/В подтверждение/Во исполнение
просьбаПрошу принять меры/Прошу сообщить, направить, сделать, подтвердить…
подтверждениеПодтверждаем/Заверяем/Принимаем Ваши условия/Не возражаем против…
предложениеРекомендуем/Предлагаем/Приглашаем/Просим
гарантииГарантируем
отказВынуждены отказать по причине/Отклоняем Ваше предложение в связи с…
заключениеУбедительно просим/Надеемся на сотрудничество, понимание, содействие/Просим извинить, направить, сделать…

Образцы 2019 года

Вот несколько готовых примеров писем, на которые можно ориентироваться при составлении своего варианта.

Запрос данных

Пример коммерческого письма – Коммерческое письмо: образец написания

Просьба

Пример коммерческого письма – Коммерческое письмо: образец написания

Коммерческое предложение

Пример коммерческого письма – Коммерческое письмо: образец написания

Гарантийное письмо

Пример коммерческого письма – Коммерческое письмо: образец написания

Претензия

Пример коммерческого письма – Коммерческое письмо: образец написания

Благодарность

Пример коммерческого письма – Коммерческое письмо: образец написания

Извинения

Пример коммерческого письма – Коммерческое письмо: образец написания

Видео комментарий:

2ann.ru

Деловое письмо. Образец делового письма 2019 года

Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк делового письма .docСкачать образец делового письма .doc

Какие деловые письма бывают

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

  • дата написания,
  • реквизиты отправителя и получателя,
  • вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

  • информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,
  • просьбы и объяснения
  • заключение.
  • К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

    Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

    Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

    Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

    Пример коммерческого письма – Коммерческое письмо: образец написания

    На что обращать внимание при составлении письма

    При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

    Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

    Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

    Чего нельзя допускать в деловом письме

    В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

    В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

    Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

    Как отправить письмо

    Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

    1. Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.

      Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

    2. Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.

      Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

    3. Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.

    assistentus.ru

    Как составить заголовок к письму с коммерческим предложением?

    Я мог бы написать длинное вступление о том, насколько важно обращать внимание на заголовок письма, к которому вы прикрепляете коммерческое предложение. Но не буду этого делать, потому что определение простое — если заголовок письма не сработает, продажа не состоится. Поэтому сразу к делу.

    Нет единой универсальной формулы заголовка к письму с коммерческим предложением. В этой статье не будет «таблетки», которую можно скопировать и вставить в тему своего письма, отправить клиенту и получить результат.

    Если бы такая таблетка существовала — она была бы одна единственная. И не пришлось бы писать такую подробную статью. Но таблетки нет и волшебников тоже. Поэтому будем разбираться самостоятельно и детально.

    Здесь вы получите сборник инструментов и размышлений, которые можете приложить к своему продукту и получить результат.

    Погнали.

     

    Без воронки никуда

    Да, мы опять вспоминаем  о воронке. Каждый раз, когда вы отправляете коммерческое предложение клиенту, есть что-то, что ему предшествует. Например, «холодный звонок» клиенту, который пока ещё ничего о вас не знает.

    Вы позвонили, поговорили, убедили и клиент готов ознакомиться с вашим предложением подробнее. Вы отправляете ему письмо с коммерческим предложением. 

    Это всего лишь один сценарий из возможных. И таких сценариев может быть несколько десятков. Каждый из них по-своему уникален. И если вы будете вставлять во все письма один и тот же заголовок, ничего хорошего в ответ не получите.

    Поэтому всегда думайте о последовательности этапов взаимодействия с клиентом. Мы это называем воронкой.

    Вот примерная схема воронки коммерческого предложения на холодную базу.

    От этой схемы и будем отталкиваться.

    Ещё раз отмечу, что это не универсальная схема. Приложите её к своему бизнесу и адаптируйте. А мы идём дальше.

     

    Где формируется заголовок письма?

    Представим, что у вас уже есть коммерческое предложение, которое вы собираетесь отправлять клиентам после «холодного звонка».

    Прежде чем понять, от чего оттолкнуться при составлении заголовка, нужно разбить вашу воронку на этапы и отсеять сегменты, которые пока не стоит брать во внимание.

    У нас сформировались этапы работы. Для создания заголовка нам необходим только этап «допродажа», поэтому мы на некоторое время просто отключим остальные.

    Ну вот. Теперь будет гораздо легче.

    У нас есть три шага, которые нужно взять во внимание в процессе составления заголовка для коммерческого предложения

    • Поиск контактов
    • Холодный звонок
    • Отправка коммерческого предложения

    То есть в этом случае, мы подготавливаем клиента к получению коммерческого предложения. Если во время звонка клиент действительно заинтересовался вашим предложением, вероятность того, что он откроет письмо, увеличивается.

    Но также вы знаете, что есть клиенты, которые согласились получить КП и сказали вам адрес своего почтового ящика только с целью — завершить звонок и избавиться от общения с вами. Это тоже нужно учитывать. И этим клиентам тоже нужно отправлять коммерческое предложение.

    Но перед тем как отправлять предложение, нужно учесть ещё некоторые нюансы.

     

    Вопросы, на которые нужно ответить

    Итак, вы собрали контакты и позвонили клиентам. Некоторые из них согласились получить коммерческое предложение.

    При этом вы уже представились и коротко рассказали, как ваш бизнес может принести пользу. У вас уже есть готовое коммерческое предложение. Осталось только написать письмо и отправить его.

    Вероятно, у вас также есть готовое письмо, которое можно отправить. Не спешите этого делать. Каждый клиент уникален. Не делайте шаблон, чтобы отправлять всем подряд. Клиенты — не дураки. Они почувствуют, что точно такое же письмо было отправлено ещё нескольким десяткам получателей.

    И вот что получится в итоге.

    Поэтому давайте не будем лениться и сделаем всё правильно. Вы ведь создавали бизнес, чтобы получать прибыль.

    Перед составлением темы письма, на которую клиент обратит внимание, нужно ответить на несколько вопросов.

     

    Кто ваш клиент?

    Чётко определите получателя, чтобы сделать письмо персонализированным. Клиент хочет чувствовать, что это письмо было составлено именно для него, а не для массовой рассылки по сотням почтовых ящиков.

     

    Чего ждет клиент? Какое предложение он хочет получить?

    Вы уже поговорили с клиентом по телефону и примерно знаете, что конкретно он хочет получить в результате сотрудничества.

     

    Какие предложения делают конкуренты?

    Вы знаете, что предлагают ваши конкуренты и на что они делают ставку, чтобы выделяться среди других участников рынка.

     

    По какому конкретно критерию вы отличаетесь от конкурентов?

    Подумайте, что вы можете предложить клиентам, чтобы выделиться на фоне конкурентов. Им нет смысла менять партнёра, если у вас такие же условия сотрудничества и цены.

    Это отличие вы должны были сформировать еще при создании самого коммерческого предложения. Вот его и используйте.

    Если отличий несколько и все они выгодны, выберите самое мощное или то, которое интересно конкретно «этому» клиенту (которому вы отправляете письмо). 

     

    Что именно вы написали в теле письма?

    Сопроводительное письмо к коммерческому предложению — это отдельная большая и серьёзная тема.

    Тут важно сохранить логическую цепь воронки.

    Вот краткий план сопроводительного письма:

    • Здороваемся
    • Представляемся
    • Напоминаем предысторию (телефонный звонок) и говорим о коммерческом предложении
    • Указываем детали коммерческого предложения
    • Сообщаем одну-две ключевых выгод предложения
    • Призываем к действию (открыть КП и прочесть)

    Денис Каплунов написал подробную статью о том, как составить такое письмо. Прочитайте её:

    «Сопроводительное email-письмо для коммерческого предложения».  

     

    Обработка информации

    Теперь у нас есть информация, которую мы можем использовать.

    • Потенциальный клиент
    • Его потребности
    • Предложение конкурентов
    • Наше отличие от конкурентов
    • Письмо
    • Коммерческое предложение (вложенное в письмо)

    И есть 3 критерия, которые нужно учесть при составлении темы письма:

    1. Ориентируем тему на конкретного клиента
    2. Сообщаем выгоду
    3. Говорим только правду

    Согласен с тем, что третий пункт очевиден. Решил его вставить, поскольку некоторые авторы так сильно хотят, чтобы письмо открыли, что в порывах выброса креатива составляют «сногсшибательную» тему письма. А потом огорчаются — «Почему же нет продаж, я ведь так старался?».

    Поэтому — только правда, правда и ничего кроме правды.

     

    Составление темы письма

    Чтобы не ходить вокруг да около, предлагаю несколько формул, которые вы сразу можете использовать.

    • [Имя клиента], в продолжение нашего разговора о [выгода]
    • [Имя клиента], вот 3 новых способов получить [выгода]
    • [Имя клиента], вот [продукт/услуга], который [выгода]
    • [продукт/услуга] + [выгода]
    • [продукт/услуга] + [выгода] + [выгода]
    • [продукт/услуга] + [выгода] + [выгода] + [выгода]
    • Новый способ [выгода] в [целевая аудитория] [выгода]
    • Информация о том, как [выгода]

    Всё гениальное просто. Можно набросать ещё с десяток формул. Но зачем, если вы уже к пятой формуле уловили посыл? Тут главное — виртуозно жонглировать словами и не забывать о трёх составляющих — КЛИЕНТ + ВЫГОДА + ПРАВДА.

     

    Примеры для понимания

    Конечно, я не оставлю вас с таким количеством информации наедине. Всё это нужно адаптировать под примеры, чтобы вы не просто уловили суть, а сгенерировали идеи, которые можно подставить под  ваши продукты и услуги.

    Поехали.

    Формула: [Имя клиента], в продолжение нашего разговора о [выгода]

    Это самая простая формула. Используйте её, если отправляете письмо клиенту сразу после телефонного звонка. Пока он ещё находится в этом потоке информации, и не переключил своё внимание на посторонние задачи.

    Пример: «Иван Иванович, в продолжение нашего разговора о поставке дешёвого щебня»

    В некоторых случаях можно даже обращение по имени убрать и сделать его только в теле письма.

    Если вы письмо отправляете не сразу после разговора, а через некоторое время (3-4 часа или день), то заголовок нужно сделать более привлекательным, чтобы ещё раз зацепить клиента, который уже успел отвлечься от темы разговора

     

    Формула: [Имя клиента], вот 3 новых способов получить [выгода]

    Пример: «Пётр, вот 3 новых способов увеличить прибыль в вашем ювелирном магазине»

     

    Формула: [Имя клиента], вот [продукт/услуга], который [выгода]

    Пример: «Виктор, вот автозапчасти по цене ниже рыночной на 15%»

     

    Формула: [Продукт/услуга] + [выгода]

    Пример: «Брендовое оборудование для салонов красоты в рассрочку на 6 месяцев»

     

    Формула: [Продукт/услуга] + [выгода] + [выгода]

    Пример: «Офисная мебель по оптовым ценам с гарантией 24 месяца»

     

    Формула: [продукт/услуга] + [выгода] + [выгода] + [выгода]

    Пример: «Офисная мебель по оптовым ценам с доставкой и гарантией 24 месяца»

     

    Формула: Новый способ [выгода] в [целевая аудитория] [выгода]

    Пример: «Новый способ увеличения продаж в автосервисе на 10%  каждый месяц»

     

    Формула: Информация о том, как [выгода]

    Пример: «Информация о том, как сократить возвраты одежды до 5-7%»

     

    Это не панацея…

    … а всего лишь примеры с учётом особенностей некоторых видов бизнеса. Идеальной формулы нет. Но глядя на эти примеры, вы можете получить идеи для темы своего письма. Направление мышления вы уже поняли.

    Я постарался в подробностях описать ход действий. Если в этой статье вам всё понятно, найти свою формулу будет несложно.

    А если вас интересуют шаблоны маркетинг-кита, то в нашем блоге много статей на этот счет. Чтобы найти их воспользуйтесь поиском в верхней правой части страницы.

    Заключение

    Если вы знаете клиента, продукт и можете чётко выделить выгоды, составить тему письма не сложно.

    Важно, чтобы вы больше думали не о выгоде, которую получите в процессе сотрудничества, а о том, какую пользу получит клиент. Вероятно, из всех путей этот — самый правильный.

    Дерзайте.

    kaplunoff.com

    Коммерческие письма

    Виды писем.

    План работы.

    1. Письмо-просьба

    2. Сопроводительное письмо

    3. Письма-подтверждения

    4. Письмо-напоминание

    5. Письмо-сообщение

    6. Письмо приглашение

    7. Письмо благодарность

    8. Гарантийное письмо

    9. Письма запросы

    10. Коммерческие письма

    11. Ответ на запрос

    12. Предложение (оферта)

    13. Ответ на предложение

    14. Рекламация

    15. Ответ на рекламацию.

    Заключение

    Введение.

    Деловые письма представляют собой официальную корреспонденцию различных типов. Многообразие их все увеличивается: от расписки до развернутого протокола с дополнительным соглашением, от рекламного проекта до повестки в суд. Существует несколько видов классификации деловых писем, в основ их лежат не различные подходы, а различные классификационные признаки. По тематическому признаку проводится в достаточной мере условное разделение корреспонденции на деловую и коммерческую.

    Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческий сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу. Коммерческая переписка решает вопросы сбыта продукции и снабжения К чисто коммерческим видам деловой корреспонденции относятся: письма-запросы, предложения, письма-рекламации и ответы на эти виды писем.

    Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов. Многообразие форм и тематических разновидностей деловых писем отражает многообразие рассматриваемых в них вопросов - от коротких сообщений, расписок, приглашений до многостраничных протоколов.

    Деловое письмо - всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

    По функциональному признаку деловые письма делятся на инициативные письма и письма ответы. Обязательного ответа требуют просьбы, письма-обращения, коммерческие инициативные письма (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация).

    Письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения, письма-заявления констатируют свершившийся факт и поэтому не требуют ответа.

    По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов.

    По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные. Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций. Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста.

    По композиционным особенностям деловые письма делятся на одноаспектные и многоаспектные. Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, вопрос, а многоаспектное - несколько. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты - просьбы, сообщения, предложения.

    1. Письмо-просьба.

    Пример: Просим вас принять наше приглашение...

    Вторично просим безотлагательно погасить задолженность...

    Количество ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического лица, не поддается учету: получение информации, высылка каталогов, прейскурантов, образцов продукции, согласование действий, побуждение к какому-либо действию и т.д.

    Физическим лицам в форме просьбы пишутся заявления, неофициальные служебные записки.

    Почти все многоаспектные письма содержат просьбу.

    2. Сопроводительное письмо.

    Сопроводительные письма составляются для сообщения адресату о направлении, каких либо документов, материальных ценностей. Сопроводительные письма выполняют важную функцию контроля за прохождением документов и грузов, выполняя вместе с тем функцию ярлыка. При регулярном отправлении грузов сопроводительные письма выполняются в форме трафарета.

    3. Письма-подтверждения.

    Письма-подтверждения направляются для подтверждения получения документов и материалов-писем, телексов, спецификаций, прейскурантов, каталогов, образцов изделий, телеграммы или состоявшегося телефонного разговора.

    В ключевую фразу письма-подтверждения входят слова, образованные от глагола "подтверждать". Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением, пожеланием и т.д.

    При подтверждении своего согласия с чем-либо (например, с предлагаемой датой переговоров, ценой, условиями поставки заказа и т.п.), при санкционировании, удостоверении чего-либо в письмах употребляются следующие стандартные выражения:

    Подтверждаем...

    Посылаем Вам наше подтверждение...

    С удовлетворением подтверждаем...

    4. Письмо напоминание.

    Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться принятия нужного решения. Письмо-напоминание состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении принятых решений, договоренностей и указания мер, которые будут приняты в случае их невыполнения.

    Ключевыми письма-напоминания являются слова, образованные от глагола "напоминать".

    Кроме напоминания в таких письмах часто содержаться требования выполнить те или иные обязательства.

    Стандартные выражения:

    Напоминая о сроках...

    Напоминаем, что...

    Считаем необходимым еще раз обратить Ваше внимание...

    5. Письмо сообщение.

    Такие письма отправляются при необходимости сообщения (извещения, уведомления, информирования) о каких -либо событиях или фактах, представляющих взаимный интерес (например сообщение о прибытии делегации, назначении деловой встречи, посещении завода-поставщика, проведении переговоров, об отгрузке товаров и т.п. Такие письма наиболее ярко представляют жанровую разновидность информационного письма.

    Объем информационного письма может варьировать от размеров обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц.

    К разновидностям информационных писем относят рекламно-информационные письма, письма-заявления, письма-напоминания и др.

    Стандартные выражения писем сообщений:

    Ставим Вас в известность, что...

    Доводим до Вашего сведения, что...

    С радостью сообщаем (Вам) о...

    При ссылках:

    Ссылаясь на телефонный разговор...

    В ответ на Ваше письмо...

    6. Письмо приглашение.

    Письмо-приглашение может быть адресовано конкретному лицу, или нескольким лицам, или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты, так и тексты-трафареты. Система факсовой связи сегодня облегчает задачу распространения корреспонденции. Однако, учитывая фактор адресата, нужно иметь в виду, что приглашение, направленное конкретному лицу, должно быть, отправлено по почте, особенно в торжественных случаях.

    стандартные выражения письма-приглашения:

    Мы были бы рады видеть Вас на...

    Мы будем весьма признательны Вам за участие в...

    7. Письмо благодарность.

    Письмо-благодарность направляется для выражения благодарности за что-либо (например, за полученное письмо, каталог, приглашение, участие в каком-либо мероприятии, спонсорскую помощь, гостеприимство и т.п.). Чаще всего подобные письма имеют персональную адресацию. Написание их обусловлено требованиями этикета и совершенно необходимо с точки зрения перспективного сотрудничества.

    Стандартные выражения:

    Позвольте Вас поблагодарить...

    С благодарностью подтверждаем...

    За ранее благодарим за...

    8. Гарантийное письмо.

    Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу.

    Слово "гарантия" вообще может не упоминаться в тексте письма, тем не менее, письмо будет оставаться документом, содержащим гарантию.

    Гарантироваться могут плата за выполненную работу, сроки ее выполнения, качество выполнения работ, качества товара, сроки его поставки, оплата полученной продукции и т.п. Эти аспекты могут составить содержание целого письма или войти в текст письма в качестве его составляющей.

    Гарантийные письма носят подчеркнуто юридический характер, соответствуя по статусу документам договорного характера.

    Стандартные выражения:

    Гарантируем...

    Гарантируем, что...

    Фирма "Эсконт" гарантирует...

    9. Письма-запросы.

    Письмо-запрос направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Оно обычно используется в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами, имеющими свой расчетный счет в банке.

    Запрос состоит из двух частей: введения, в котором в повествовательной форме излагается существо вопроса, и заключения, в котором ставятся те вопросы, на которые ожидается ответ адресата. При необходимости в текст письма вводятся ссылки на устную договоренность, достигнутые решения, прежние письма, нормативные акты.

    Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде писем-ответов.

    Письмо-ответ выступает как зависимый по композиции и тематике текст по отношению к письму запросу. В ответе должна быть ссылка на первичное письмо и его тему. В обоих письмах должны совпадать объем информации, аспекты содержания в последовательности их изложения, терминология, система ссылок.

    mirznanii.com

    Запрос коммерческого и ценового предложения: правила составления, образец

    Пример коммерческого письма – Коммерческое письмо: образец написания

    Запрос коммерческого предложения – это один из видов коммерческого письма. Такие запросы обычно содержат просьбу о предоставлении информации насчёт каких-либо товаров или услуг. Кроме того, нередко запросы создаются для уточнения уже имеющейся информации.

    В данной статье мы расскажем о том, как правильно составить такое письмо, познакомим вас с его образцами. Также вы узнаете несколько техник, с помощью которых можно сделать запрос коммерческого предложения более эффективным и привлекательным для адресата.

    ','

    Содержание статьи

    Что такое коммерческие запросы?

    Коммерческие запросы – разновидность коммерческих писем, основанная на просьбе о предоставлении подробной информации о товаре или услуге. Отправитель такого письма может запросить неизвестную информацию, а может просто уточнить уже имеющиеся данные. Коммерческое письмо нельзя путать с письмом-офертой. Запрос коммерческого предложения создаётся на основании буклетов, каталогов, объявлений, прейскурантов… Словом, на основании любой рекламной информации.

    Обязательные составляющие письма-запроса — запроса коммерческого предложения

    Такое письмо имеет свободную форму, но в нём обязательно должны быть освещены некоторые моменты:

    • по какому поводу был совершен запрос;
    • о каком именно товаре хочет узнать отправитель;
    • условия и сроки оплаты товара.

    Как грамотно составить письмо-запрос?

    Чтобы получатель серьёзно отнёсся к отправителю, крайне важно составить запрос грамотно. Структура должна быть похожа на общую форму деловых писем.

    Предлагаем вашему вниманию примерный порядок составления запроса.

    1. Данные обеих сторон сотрудничества (реквизиты).
    2. Дата написания, а также исходящий номер.
    3. Точный заголовок, освещающий суть вопроса.
    4. Непосредственное обращение к получателю.
    5. Описание цели письма.
    6. Суть письма (деловое предложение или просьба о конкретной информации).
    7. Предложение сотрудничества, ожидание успешной сделки.
    8. Искренняя благодарность за будущий ответ.
    9. Подпись адресанта (занимаемая должность, фамилия, инициалы).

    Образец запроса коммерческого предложения

    Примеры, которые вы прочтёте далее – это лишь общая форма запроса коммерческих писем. Придерживаясь общего плана, можно составлять уникальные письма. Главное – грамотность и чёткость формулировок.

    1. «Уважаемые господа!

    Наша организация – известный и амбициозный производитель верхней одежды. В связи с нашими производственными нуждами, мы хотим приобрести большую партию пуговиц для пальто и плащей.

    Можете ли вы оформить для нас коммерческое предложение на покупку соответствующего товара? Нашей фирме требуется (указать количество) пуговиц. Дополнительно укажите точную стоимость перевозки.

    Ожидаем ваш детальный ответ.

    Должность, ФИО, подпись»

    В запросе ценовых предложений указываются чёткие пожелания.

    1. «Уважаемые господа!

    В течение 5 лет наша компания продала в (указать страну, город) много различной бытовой техники. Мы продаём технику как отечественных, так и заграничных брендов.

    Наши сотрудники посетили вашу недавнюю выставку в (указать страну, город), и представленная продукция вызвала у нас живой интерес.

    Если вы согласны с тем, чтобы наша компания продавала ваши изделия, просим ответить на данное письмо предложением о поставке. Пожалуйста, приложите к нему подробные технические характеристики всех позиций. Мы не только продаём технику, но и предлагаем всем покупателям качественное сервисное обслуживание, поэтому нареканий на ваши изделия у них не будет.

    Надеемся на быстрый ответ.

    С уважением,

    Должность, ФИО, подпись»

    Крайне желательно, чтобы запрос коммерческого предложения был подписан уполномоченным лицом или начальником компании. Оформлять такой запрос следует на бланке вашей фирмы.

    Техники и сценарии для составления запроса

    Стоит понимать, что запрос коммерческого предложения – это не просто письмо, а чёткий и продуманный план сотрудничества. Сначала его нужно сочинить, а уже потом – перенести на бумагу. В идеале ваша компания должна заранее иметь несколько заготовок таких писем «на все случаи жизни».

    Не нужно забывать, что в современном мире больше всего ценится оригинальность. Обладая оригинальностью и остроумием, можно продать даже некачественный товар. Впрочем, мы не рекомендуем вам этого делать.

    Пять оригинальных сценариев, с помощью которых можно создать запрос коммерческого предложения:

    1. Письмо после телефонного разговора с представителем компании. В нём можно написать: «Как мы и обещали во время телефонного разговора, отправляем вам своё предложение». Это очень простой приём, но он вызывает доверие у получателя письма, ведь вы сделали именно то, что пообещали. Значит, вашей компании можно доверять.
    2. Чёткий акцент на основную проблему. Применяя такой сценарий, вы можете предложить своему партнёру решение его проблемы. К примеру, владельцам интернет-магазина одежды можно сразу предложить виджет, позволяющий покупателям делать замеры вещей. В таком письме вы даёте понять, что ваше решение поможет устранить проблему и повысить прибыльность деятельности компании-получателя.
    3. Неожиданное, «шокирующее» заявление. Используя этот сценарий, вам придётся пофантазировать. Нужно зацепить клиента «холодным душем». Оцените недостатки деятельности клиента, оцените свои собственные возможности… И предложите то, от чего он не сможет отказаться! Можно даже немного приукрасить, но при этом не следует отходить от делового стиля письма.
    4. Строгая демонстрация предложения. Этот сценарий уместен в переписке между двумя серьёзными организациями. После обращения к адресату вы сразу должны перейти к сути письма. Выражаться следует сухо, но доброжелательно, проявляя заинтересованность в сотрудничестве. Использовать эту технику нужно лишь в том случае, если получатель уже знает, что именно вы хотите ему предложить.
    5. Презентация «товара лицом». Если в вашем коммерческом предложении есть определённые товары, то вы можете сразу прикрепить их фотографии и описать очевидные выгоды. Изображения товаров должны находиться в самом начале письма, и «изюминки» следует разместить на самом видном месте.

    Главное – грамотность и чёткость формулировок.

    Как составить запрос цены?

    Запрос цены – вид запроса, который составляется в том случае, если организация хочет купить услуги или товары у другой компании, но для начала предпочитает узнать точную цену. Этот вид запроса отправляют Другое название такого письма – запрос котировок.

    В запросе ценовых предложений указываются чёткие пожелания. Можно сразу написать, какой именно объём товаров или услуг необходим вашей компании, а можно сказать, что точный объём закупки будет зависеть от предложенных цен. Чтобы цена в письме-ответе была корректной, вы должны точно указать спецификацию выбранных товаров.

    Кроме того, в запросе цены можно запросить данные об условиях оплаты, объёме контракта, уровне качества товара. Поставщики обычно стараются отвечать на такие письма сразу же, но вы можете назвать желаемую дату и время отправки ответа. Общая же форма запроса цены ничем не отличается от формы коммерческого запроса. Если ваши попытки приведут к ожидаемому результату, не забудьте про проверку контрагента. Это нужно сделать для своего же блага.

    Где найти нового партнёра по бизнесу? Как начать участвовать в тендерах — советы начинающим участникам в тендерных торгах.
    Информация о том, почему коммерческое предложение не является публичной офертой вот здесь. В этой же статье вы найдёте определение публичной оферты и её значение во внешнеторговых операциях.

    Резюмируем. Чтобы создать коммерческий запрос, нужно не только знать правильный алгоритм письма, но и обладать творческим мышлением. Если вам удастся, не отступая от делового стиля, оригинально «продать» свой запрос – вероятность положительного ответа сильно возрастёт. Поэтому все подобные запросы сначала тщательно продумываются, и лишь потом – составляются на бумаге.

    Дополнительные сведения по теме вы найдёте в рубрике «Контрагенты».

    Бесплатная консультация по телефону:

    Москва и Московская область: +7 (499) 703-48-81 (звонок бесплатен)

    Санкт-Петербург и Лен.область: +7 (812) 309-93-24

    Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статье могла устареть!

    Наш специалист бесплатно Вас проконсультирует.

    vedinform.com